年次評価提出を促す 催促メールの書き方と例文

件名：【[会社名]】年次評価シートのご提出のお願い

株式会社[会社名]
[部署名] [氏名]様

お世話になっております。
[会社名]、人事部の[名前]です。

さて、[提出期限]が提出期限となっておりました年次評価シートですが、[氏名]様の分が未提出となっております。

大変恐縮ですが、年次評価は人事評価を決定する上で非常に重要な資料となりますので、
[提出期限]までにご提出いただけますようお願いいたします。

提出方法は、[提出方法]となります。
ご不明な点がございましたら、人事部[名前]までお気軽にお問い合わせください。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご提出の可否についてご返信いただけたら幸いです。

何卒、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

人事担当者の皆さん、こんにちは。

年次評価の時期、提出状況の管理は大変ですよね。

提出が遅れている社員への対応、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、年次評価の提出をスムーズに進めるための、催促メールの書き方と例文を徹底解説します。

提出遅延が人事評価にどう影響するのか、具体的な催促メールの作成方法、そして送る際の注意点まで、皆さんの「困った」を解決する情報が満載です。

この記事を読めば、催促メールで頭を抱える日々から解放され、社員の皆さんと気持ちよく人事評価を進められるはず。

ぜひ、最後までお付き合いください。

年次評価提出の遅れが人事評価に及ぼす影響

年次評価の提出遅れは、単なる事務手続きの遅延以上の影響を及ぼします。

人事評価プロセス全体を滞らせ、社員のキャリアにも不利益をもたらす可能性があるのです。

その面からも、年次評価シートの提出をメールで催促するのは重要です。

ここでは、提出遅延がもたらす具体的な影響について見ていきましょう。

評価プロセスの遅延による具体的な影響

年次評価の提出遅延は、人事評価プロセス全体に連鎖的な遅延を引き起こします。

まず、評価者による評価作業が遅れ、その結果、フィードバックの遅延、昇進や昇給の決定遅延につながる可能性があります。

さらに、評価結果を基にした人材育成計画の策定も遅れるため、社員の成長機会を逸してしまうかもしれません。

また、評価結果の集計や分析が遅れると、組織全体の課題発見や改善策の実施も遅れてしまうでしょう。

これらの遅延は、組織全体のパフォーマンス低下にもつながりかねません。

未提出が及ぼす社員への不利益

評価シートの未提出は、社員本人にも直接的な不利益をもたらします。

まず、自己評価を提出しないと、評価者は社員の自己認識を把握できません。

そのため、一方的な評価になってしまい、社員の納得感が得られない可能性があります。

また、評価が遅れることで、フィードバックが遅れ、自身の成長につながる機会を逃してしまうかもしれません。

昇進や昇給の判断材料にも影響を与え、キャリアアップの機会を逸する可能性も考えられます。

さらに、評価結果は、今後のキャリアプランを考える上でも重要な情報となるため、未提出は社員自身のキャリア形成にもマイナスの影響を与えるでしょう。

催促メールを書く前に確認すべき3つのポイント

年次評価の提出を促すメールは、ただ送れば良いというものではありません。

メールを送る前に、いくつか確認しておくべき重要なポイントがあります。

これらのポイントを事前に確認することで、より効果的に提出を促し、スムーズな評価プロセスへと繋げることができます。

ここでは、催促メールを送る前に必ず確認すべき3つのポイントを解説します。

対象者の状況と提出状況の確認

まず最初に、催促メールを送る対象者の状況を把握することが大切です。

具体的には、以下の点を確認しましょう。

• 提出状況の確認：対象者が本当にまだ評価を提出していないのかをシステム上で確認します。

• 過去の提出履歴：過去に提出の遅延が頻繁にあるかなどを確認します。

• 業務状況の把握：対象者が多忙な時期に重なっていないかなどを確認します。

これらの情報を確認することで、個々の状況に合わせた適切な対応をすることができます。

例えば、業務多忙による遅延であれば、提出期限の延長を検討するなど、柔軟な対応が必要になるかもしれません。

メール送信のタイミング

次に、メールを送信するタイミングを検討しましょう。

催促メールを送るタイミングは、早すぎても遅すぎても効果が薄れてしまう可能性があります。

• 提出期限の少し前：まずは、提出期限の数日前を目安に、一度目のリマインドメールを送るのがおすすめです。

• 提出期限当日：提出期限当日には、未提出者に対して再度通知メールを送ります。

• 期限後のフォローアップ：期限を過ぎても未提出の場合は、状況に応じて個別で連絡をします。

このように、段階的にメールを送信することで、対象者に適切なタイミングで提出を促すことができます。

また、緊急度に応じて、メールだけでなく電話での連絡も検討すると良いでしょう。

メールのトーンと表現の使い分け

催促メールを作成する際、最も重要な要素の一つがメールのトーンと表現です。

相手に不快感を与えないよう、丁寧かつ明確な言葉遣いを心がけましょう。

• 丁寧な言葉遣い：高圧的な印象を与えないよう、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。「～してください」といった命令形ではなく、「～いただけますでしょうか」のような表現を使うと良いでしょう。

• 状況に合わせた表現：初回の催促メールでは、柔らかい表現で提出を促し、再催促や緊急度の高い場合は、より具体的な表現を使うようにしましょう。

• 前向きな言葉：単に催促するだけでなく、「一緒に頑張りましょう」といった前向きな言葉を添えることで、相手のモチベーションを高める効果も期待できます。

これらのポイントを踏まえることで、相手に不快感を与えることなく、年次評価の提出を促すことができるでしょう。

年次評価提出を促す催促メールの基本構成

効果的な催促メールを作成するためには、いくつかの要素を適切に組み合わせる必要があります。

ここでは、件名から締めの言葉まで、催促メールの基本的な構成要素と、それぞれのポイントを解説します。

件名の書き方と具体例

件名は、メールの開封率を左右する重要な要素です。

件名を見ただけで、メールの内容が「年次評価の提出に関する催促」であることが明確に伝わるようにしましょう。

件名を作成する際のポイントは、以下の通りです。

• 具体性：何に関する催促なのかを明確にする
• 緊急性：提出期限が迫っていることを示唆する
• 簡潔性：長文にならないように短くまとめる

件名の具体例

件名：【重要】年次評価シートのご提出に関するお願い

件名：【[部署名]】年次評価シート提出のお願い（期限：[提出期限]）

件名：年次評価シートのご提出について（[氏名]様）

上記の例のように、件名に「重要」「お願い」といった言葉を入れることで、メールの重要度を伝えられます。

また、部署名や氏名を入れることで、よりパーソナルな印象を与え、開封率の向上に繋げられます。

本文の書き出しと挨拶

本文の書き出しでは、まず宛名と挨拶を丁寧に行いましょう。

丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に不快感を与えずに、メールを読んでもらうことができます。

書き出しのポイントは以下の通りです。

• 宛名の明記：誰に宛てたメールかを明確にする
• 丁寧な挨拶：相手への配慮を示す
• 自己紹介：必要に応じて、自分の所属部署と氏名を伝える

例文

[宛先]様

いつも[会社名]の業務にご協力いただき、誠にありがとうございます。
人事部の[氏名]です。
[宛先]様

お疲れ様です。[部署名]の[氏名]です。

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

上記のように、丁寧な挨拶から始めることで、相手に不快感を与えることなく、スムーズに本題に入ることができます。

催促の理由と提出期限の再通知

挨拶の後は、本題である催促の理由を明確に伝えましょう。

なぜ提出が必要なのか、提出期限はいつまでなのかを再度伝えることが大切です。

催促理由と提出期限を伝える際のポイントは以下の通りです。

• 催促理由の明示：年次評価の重要性を伝える
• 提出期限の再通知：具体的な期日を明確に示す
• 期日厳守のお願い：期限内に提出するよう促す

例文

さて、先日は年次評価シートのご提出についてご案内いたしましたが、[宛先]様の評価シートが未提出となっております。

大変恐縮ですが、年次評価は人事評価を決定する上で非常に重要な資料となります。
つきましては、大変お手数ですが、[提出期限]までにご提出いただけますようお願いいたします。

上記の例のように、年次評価の重要性を伝え、期限内の提出を促すことで、相手に期日意識を持ってもらうことができます。

提出方法の再確認とサポート案内

提出方法が不明確だと、提出の遅れに繋がる可能性があります。

そのため、提出方法を改めて伝え、もし不明な点があればサポートすることを伝えましょう。

提出方法の再確認とサポート案内のポイントは以下の通りです。

• 提出方法の再提示：提出方法を具体的に説明する
• 提出先やツール：提出先や使用するツールを明記する
• サポートの案内：問い合わせ先を明示する

例文

提出方法は、[提出方法]となります。
ご不明な点がございましたら、人事部[氏名]までお気軽にお問い合わせください。

提出方法を再確認することで、提出の遅延を防ぐとともに、丁寧なサポート体制をアピールすることができます。

返信依頼と締めの言葉

最後に、返信を依頼し、丁寧な言葉で締めくくりましょう。

返信を求めることで、提出状況を把握しやすくなり、相手にも責任感を持たせることができます。

返信依頼と締めの言葉のポイントは以下の通りです。

• 返信依頼：提出の可否や状況を報告してもらう
• 協力のお願い：期日内の提出への協力をお願いする
• 感謝の言葉：相手への感謝を述べる

例文

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご提出の可否についてご返信いただけたら幸いです。

何卒、ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

上記のように、返信を依頼することで、相手の状況を把握し、スムーズに評価プロセスを進めることができます。

状況別 催促メールの例文集

ここからは、年次評価の提出を促すための、状況に応じた催促メールの例文を紹介します。

初回催促から、再催促、提出期限間際の緊急催促、そして提出遅延理由の確認まで、様々な状況に対応できるメール例文を参考に、効果的な催促メールを作成しましょう。

初回催促の丁寧な例文

まずは、提出期限を過ぎた社員に対して、初めて送る催促メールの例文です。

丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への配慮を示しながら、提出を促すようにしましょう。

初回催促メール例文

件名：【[会社名]】年次評価シートのご提出のお願い

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

さて、[期日]が提出期限となっておりました年次評価シートですが、現在[氏名]様の分が未提出となっております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご提出をお願いできますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

今後ともご理解ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

この例文は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように配慮しています。

提出期限を過ぎていることを伝えつつも、あくまでお願いベースで提出を促すようにしましょう。

再催促時のメール例文

次に、初回催促後も提出がない社員への再催促メールの例文です。

初回よりも少し強い表現を使い、期限を明確に伝え、提出を促すようにしましょう。

再催促メール例文

件名：【[会社名]】年次評価シートのご提出のお願い（再送）

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

先日、年次評価シートのご提出のお願いをさせて頂きましたが、[氏名]様の分が未提出のままとなっております。

大変恐縮ではございますが、[再提出期限]までにご提出をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

何卒、ご理解ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

この例文では、再送であることを明記し、再度提出をお願いしています。

提出期限を具体的に示すことで、社員の行動を促す効果が期待できます。

提出期限間際の緊急催促メール

提出期限が迫っているにも関わらず、未提出の社員がいる場合に送る緊急催促メールの例文です。

緊急性を伝えつつ、具体的な対応を求めるようにしましょう。

緊急催促メール例文

件名：【重要】【[会社名]】年次評価シートご提出のお願い（期限間近）

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

年次評価シートの提出期限[期日]が間近に迫っておりますが、[氏名]様のシートが未提出となっております。

誠に恐縮ですが、[期日]までにご提出いただきますようお願いいたします。

ご不明な点等ございましたら、お早めにご連絡ください。

ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

この例文では、件名に「重要」と記載し、緊急性を強調しています。

提出期限を再度伝え、早急な対応を促すようにしましょう。

提出遅延理由の確認メール

提出が遅れている理由を確認するためのメール例文です。

提出を促すだけでなく、状況を把握し、必要であればサポートすることも重要です。

提出遅延理由確認メール例文

件名：【[会社名]】年次評価シートご提出状況について

[部署名] [氏名]様

いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

年次評価シートのご提出状況についてですが、[氏名]様のシートが未提出となっております。

もし、ご提出が遅れている理由がございましたら、お聞かせいただけますでしょうか。

何かお困りのことがございましたら、遠慮なくお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、ご回答よろしくお願いいたします。

この例文では、提出遅延の理由を確認し、状況把握に努めることを目的としています。

理由に応じて、適切なフォローを検討するようにしましょう。

催促メール作成時の注意点と効果的な対策

催促メールは、社員の年次評価提出を促すための重要な手段です。

しかし、その言葉遣いや対応によっては、社員のモチベーションを下げたり、不快感を与えたりする可能性もあります。

ここでは、催促メールを作成する際に注意すべき点と、より効果的な対策について解説します。

言葉遣いの注意点と避けるべき表現

催促メールで最も重要なのは、言葉遣いです。

相手に不快感を与えないように、丁寧で柔らかい表現を心がけましょう。

以下に、避けるべき表現をまとめました。

避けるべき表現の例

• 「至急提出してください」
• 「まだ提出されていないようですが」
• 「期限を守ってください」
• 「いい加減にしてください」
• 「どうなっているのですか」

これらの表現は、相手に不快感を与えるだけでなく、反発を招く可能性もあります。

代わりに、以下のような表現を心がけましょう。

好ましい表現の例

• 「お忙しいところ恐縮ですが、ご提出をお願いいたします」
• 「[提出期限]が近づいておりますので、ご確認いただけますでしょうか」
• 「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」
• 「ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご協力をお願いいたします」

催促メールを送る際のフォローアップの重要性

催促メールを送った後も、放置せずにフォローアップを行うことが重要です。

メールを送るだけで終わらせず、相手の状況を把握し、必要に応じてサポートを行いましょう。

• メール送信後の状況確認：メール送信後、数日経っても提出がない場合は、電話やチャットなどで状況を確認しましょう。

• 提出を促すだけでなく、サポートも行う：提出が遅れている理由によっては、評価シートの記入方法がわからない、時間が足りないなどの理由が考えられます。必要に応じて、記入方法の説明や提出期限の調整など、柔軟に対応しましょう。

• 個別対応を検討する：何度も催促しても提出がない場合は、個別に面談を行い、状況を詳しくヒアリングしましょう。

• 進捗状況の共有：人事部内で進捗状況を共有し、未提出者への対応をチームで検討しましょう。

• 提出後の感謝を伝える：提出があった場合は、お礼のメールを送り、感謝の気持ちを伝えましょう。

これらのフォローアップを行うことで、提出率を向上させるだけでなく、社員との信頼関係を構築することにも繋がります。

年次評価提出の催促メール まとめ

この記事では、年次評価の提出を促すための催促メールについて、その影響から具体的な作成方法、注意点まで詳しく解説してきました。

ここで改めて、特に重要なポイントを振り返りましょう。

1. 催促メールを送る前に、対象者の状況や提出状況を必ず確認する
2. 提出期限を明確に伝え、再提出を促す際は具体的な指示を心がける
3. 丁寧な言葉遣いを徹底し、相手への配慮を忘れない

これらのポイントを踏まえ、催促メールを作成する際には、まず落ち着いて対象者の状況を把握することから始めましょう。

状況に応じた適切な対応をすることで、よりスムーズな年次評価のプロセスが実現できるはずです。

そして、このプロセスが完了した際には、きっと大きな達成感と成長を実感できるでしょう。

皆さんの成功を心から応援しています。