件名： [案件名]に関するお申し込みについて
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度は、[案件名]へのご応募をいただき、誠にありがとうございました。
[案件名]に関するご提案を拝見し、慎重に検討いたしました。しかしながら、[断りの理由：具体的な理由を簡潔に記述。例：予算の都合、スケジュールの都合、社内規定との抵触など]のため、誠に申し訳ございませんが、今回はお断りさせていただきます。
ご期待に沿えず、大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。
[代替案がある場合は、ここで代替案を提示する。例：今回の案件は難しいものの、別の案件であればご協力できる可能性がございます。改めてご相談させていただければ幸いです。]
今後とも、[会社名]にご理解ご協力を賜りますようお願い申し上げます。
[名前]
[部署名]
[電話番号]
[メールアドレス]
ビジネスの場で、取引や契約の申し込みを断る時って、ちょっとドキドキしますよね？
せっかくの機会なのに、相手に失礼なく、そして良好な関係を維持しながら断るにはどうすればいいの？
と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、そんなお悩みを解決します。
効果的な申し込み辞退メールの書き方、具体的な例文、そして送信後の対応まで、丁寧に解説。
スムーズなビジネスコミュニケーションを実現するための秘訣を、ぜひ最後まで読んで、マスターしてくださいね。
申し込み辞退メールを書く際の注意点
ビジネスシーンで、取引や契約の申し込みを断るメールを書く際には、いくつか注意すべき点があります。
良好な関係を維持するためにも、これらのポイントをしっかり押さえて、丁寧なメールを作成しましょう。
迅速な対応を心がける
申し込みをいただいてから、返信を遅らせるのはNGです。
できるだけ迅速に、24時間以内を目安に返信することを心がけましょう。
返信が遅れる場合は、すぐに「連絡が遅れて申し訳ございません」と謝罪の言葉を添えて、返信予定日時を伝えましょう。
迅速な対応は、相手への配慮であり、ビジネスにおける信頼関係を築く上で非常に大切です。
丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いは必須です。
「〜させていただきます」「〜いたします」などの謙譲語を適切に使用し、敬語と謙譲語を混同しないよう注意しましょう。
また、感情的な言葉や、相手を非難するような表現は絶対に避けましょう。
常に冷静で、客観的な表現を心がけることが重要です。
例文：丁寧な言葉遣いの例
件名：○○に関するお申し込みについて
[宛先]様
この度は、[案件名]へのご応募をいただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討いたしましたが、誠に恐縮ながら、今回はお断りさせていただきます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
断る理由を明確に伝える
断る理由を曖昧にすると、相手は不信感を抱く可能性があります。
なぜ申し込みを辞退するのか、具体的かつ明確に伝えましょう。
ただし、相手を責めるような表現は避け、事実を淡々と伝えることが大切です。
例えば、「予算の都合」「スケジュールとの兼ね合い」「社内規定との抵触」など、客観的な理由を提示することで、相手も納得しやすくなります。
代替案を提示する（可能な場合）
もし可能であれば、申し込みを断る代わりに、代替案を提示してみましょう。
例えば、今回の案件は断るものの、別の案件や、時期をずらした提案など、相手にとってプラスとなる提案があれば、今後の関係維持に繋がります。
ただし、無理な代替案はかえって逆効果になるので、慎重に検討しましょう。
取引や契約の申し込みを断る際の例文：ケース別
ビジネスシーンでは、取引や契約の申し込みを断らなければならない場面も出てきます。
断る理由は様々ですが、丁寧な言葉遣い、明確な理由の説明、そして可能な限り代替案の提示が重要です。
以下では、ケース別に例文を示します。
予算超過の場合の例文
予算が限られている場合、取引や契約を断らざるを得ないことがあります。
この場合は、予算の制約を明確に伝え、誠意ある謝罪を添えましょう。
例文1：予算超過の場合
件名： [会社名]様 [案件名]に関するご提案について
[相手会社名] [担当者名] 様この度は、[案件名]のご提案をいただき、誠にありがとうございました。
拝見いたしました資料は大変興味深く、[案件名]への期待感も高まりました。
しかしながら、誠に残念ながら、現在の予算状況を鑑みた結果、
今回のご提案をお受けすることが難しいと判断いたしました。ご期待に沿えず、申し訳ございません。
今後の機会には、ぜひともご一緒させて頂きたいと考えております。[あなたの氏名]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
予算が超過しているため、今回の取引は難しいことを丁寧に説明しています。
「ご期待に沿えず、申し訳ございません」と謝罪することで、誠意を伝えることがポイントです。
スケジュールが合わない場合の例文
プロジェクトのスケジュールが合わない場合、取引や契約を断る必要が出てきます。
この場合は、具体的なスケジュールと理由を明確に伝えましょう。
例文2：スケジュールが合わない場合の例文
件名： [会社名]様 [案件名]に関するご提案について
[相手会社名] [担当者名] 様この度は、[案件名]のご提案をいただき、ありがとうございました。
ご提案いただいた内容につきましては、大変魅力的なものでした。
しかしながら、現在、弊社では[理由]のため、[期間]までスケジュールが埋まっており、
誠に申し訳ございませんが、今回のご提案をお受けすることができません。今後のプロジェクトにおいては、ぜひご検討いただければ幸いです。
[あなたの氏名]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
スケジュールが合わない理由を具体的に説明し、断りの理由を明確にしています。
「今後のプロジェクトにおいては、ぜひご検討いただければ幸いです」と、今後の関係継続に繋がる言葉を加えることで、良好な関係を維持できます。
社内規定に抵触する場合の例文
社内規定に抵触するため、取引や契約を断る場合があります。
この場合は、規定の内容を具体的に説明する必要はありませんが、断る理由を明確に伝えましょう。
例文3：社内規定に抵触する場合の例文
件名： [会社名]様 [案件名]に関するご提案について
[相手会社名] [担当者名] 様この度は、[案件名]のご提案をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案の内容は魅力的でしたが、
弊社規定に抵触するため、今回はお断りさせていただきます。
ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。今後とも、良いお付き合いが続けられるよう願っております。
[あなたの氏名]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
社内規定に触れるため断る旨を簡潔に伝え、具体的な規定の内容には触れていません。
「今後とも、良いお付き合いが続けられるよう願っております」と、丁寧な言葉で締めることで、良好な関係を維持できます。
他社との契約済みの場合の例文
既に他社と契約済みの場合、新規の取引や契約を断る必要があります。
この場合は、既に契約していることを明確に伝えましょう。
例文4：他社との契約済みの場合の例文
件名： [会社名]様 [案件名]に関するご提案について
[相手会社名] [担当者名] 様この度は、[案件名]のご提案をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいた内容につきましては、大変魅力的なものでした。
しかしながら、既に[他社名]様と同様の契約を締結しているため、
今回は誠に申し訳ございませんがお断りさせていただきます。今後とも、良いお付き合いが続けられるよう願っております。
[あなたの氏名]
[あなたの役職]
[あなたの会社名]
既に他社と契約済みであることを明確に伝え、断りの理由を明確にしています。
「今後とも、良いお付き合いが続けられるよう願っております」と、今後の関係継続に繋がる言葉を加えることで、良好な関係を維持できます。
これらの例文はあくまで参考です。
それぞれの状況に合わせて、適切な言葉を選んで修正してください。
丁寧な言葉遣いと明確な説明で、良好なビジネス関係を維持しましょう。
申し込み辞退メールの具体的な書き方
丁寧な言葉遣い、明確な理由の説明を踏まえた上で、具体的なメールの書き方を解説します。
相手に不快感を与えることなく、良好な関係を維持するためのポイントを、例文と共に見ていきましょう。
件名：簡潔で重要な情報を記載する
件名は、メールの目的を相手に瞬時に伝える重要な部分です。
簡潔に、かつ重要な情報を盛り込むことで、開封率の向上にも繋がります。
例えば、「[案件名]に関するお申し込みについて」のように、具体的な案件名を含めることで、相手がすぐに内容を把握できます。
長すぎる件名は避け、要点を押さえた簡潔な表現を心がけましょう。
件名例
- 件名：〇〇プロジェクトに関するお申し込みについて
- 件名：御社からのご提案に関するお返事
- 件名：新規取引に関するお申し込みについて
- 件名：セミナー参加申込に関するご連絡
これらの件名例は、それぞれ異なる状況に応じた簡潔な表現で、相手にメールの内容をすぐに理解させることができます。
本文：感謝の言葉から始め、理由を丁寧に説明する
本文は、感謝の言葉から始めることが大切です。
相手からの申し込みに対して感謝の意を表すことで、丁寧な印象を与え、良好な関係を維持できます。
その後、断る理由を具体的に、かつ丁寧に説明します。
曖昧な表現は避け、なぜ申し込みを辞退せざるを得ないのかを明確に伝えましょう。
感情的な表現は避け、事実を淡々と伝えることが重要です。
感謝と理由の説明の本文例
例1
[企業名]様
この度は、[案件名]への熱いご提案をいただき、誠にありがとうございました。
担当者一同、[案件名]について詳細な資料を拝見し、検討を重ねてまいりました。
しかしながら、[断る理由]のため、誠に残念ながら今回はお断りさせていただきます。
ご期待に沿えず、申し訳ございません。
例2
[企業名]様
先日は[案件名]のご提案をいただき、ありがとうございました。
検討の結果、現時点では[断る理由]と判断いたしました。
今後とも、[企業名]様との良好な関係を築いていきたいと考えておりますので、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
これらの例文は、感謝の言葉から始まり、断る理由を明確に説明しています。
状況に応じて、より具体的な理由を追記する必要があります。
締めの言葉：今後の関係性を考慮した言葉を選ぶ
締めの言葉は、今後の関係性を左右する重要な部分です。
単なるお断りの言葉だけでなく、今後のビジネス関係への配慮を示す言葉を選びましょう。
例えば、「今後のご発展を心よりお祈り申し上げます」や「また機会がございましたら、ぜひご検討ください」といった言葉で締めくくることで、丁寧な印象を与え、良好な関係を維持できます。
締めの言葉の例
- 今後とも、[企業名]様との良好な関係を築いていきたいと考えております。
- この度は誠に申し訳ございませんでした。今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
- 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
これらの締めの言葉は、状況に応じて使い分けることで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。
署名：氏名、役職、会社名などを明確に記載する
署名には、氏名、役職、会社名などを明確に記載しましょう。
連絡先も記載することで、相手からの問い合わせへの対応がスムーズになります。
メールアドレスや電話番号などを記載する場合は、社内規定に沿って適切な情報を記載しましょう。
署名例
敬具
[氏名]
[役職]
[会社名]
[電話番号]
[メールアドレス]
これらの情報を明確に記載することで、相手に信頼感を与え、スムーズなコミュニケーションを促進します。
これら4つの項目を意識することで、相手に失礼なく、かつ丁寧な申し込み辞退メールを作成できます。
次は、効果的な謝罪表現や代替案の提示について見ていきましょう。
効果的な謝罪表現と代替案の提示
申し込みを辞退する際には、丁寧な謝罪と、可能な限り代替案の提示が重要です。
ビジネスにおける良好な関係維持のためには、誠意ある対応が不可欠です。
誠意のこもった謝罪表現の例
断りの理由に関わらず、まずはお詫びの言葉を伝えることが大切です。
単なる「申し訳ございません」だけでなく、具体的な状況を踏まえた謝罪表現を用いることで、相手への配慮を示せます。
例文5：お詫びと断りのメール
件名：この度は誠に申し訳ございませんでした。[案件名]に関するお申し込みについて
[相手企業名] [担当者名]様この度は、[案件名]へのご応募誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしましたが、諸般の事情により、今回はご期待に沿えず、お申し込みをお断りせざるを得ない状況でございます。
深くお詫び申し上げます。[断りの理由を簡潔に説明]
今後のご縁を大切にしたいと考えております。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。[貴社名]
[部署名] [氏名]
例文6：代替案提示を伴う謝罪メール
件名：[案件名]に関するお申し込みについて
[相手企業名] [担当者名]様この度は[案件名]へのご応募、誠にありがとうございました。
残念ながら、現時点ではご希望に沿えるご回答ができかねます。
誠に申し訳ございません。[断りの理由を簡潔に説明]
しかしながら、[代替案]という選択肢もございますので、ご検討いただければ幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
[貴社名]
[部署名] [氏名]
これらの例文では、「誠に申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」といった表現を用いることで、丁寧な謝罪を表現しています。
また、断りの理由を明確に示すことで、相手への不信感を軽減する効果も期待できます。
代替案提示のメリットとデメリット
代替案を提示することで、相手企業との良好な関係を維持できる可能性が高まります。
しかし、安易な代替案はかえって誤解を招く可能性もあるため、注意が必要です。
メリット:
- 相手の失望感を軽減できる
- 今後のビジネスチャンスにつながる可能性がある
- 企業イメージの向上に繋がる
デメリット:
- 無理な提案は逆効果になる可能性がある
- 負担が大きくなる可能性がある
- 期待を裏切る可能性がある
代替案を提示できない場合の対応
代替案を提示できない場合は、断りの理由をより詳細に、そして誠意をもって説明することが重要です。
今後の関係性を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
また、今後の協力の可能性を示唆することで、関係悪化を防ぐことができます。
例文7：代替案提示ができない場合のメール
件名：この度は誠に申し訳ございませんでした。[案件名]に関するお申し込みについて
[相手企業名] [担当者名]様この度は[案件名]へのご応募、誠にありがとうございました。
検討の結果、誠に残念ながら、今回はお申し込みをお受けすることができません。
[断りの理由を具体的に説明]ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
今後とも、[貴社名]にご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
[貴社名]
[部署名] [氏名]
代替案の提示は必須ではありませんが、可能な限り検討することで、より円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。
誠意ある対応を心がけることで、ビジネスにおける良好な関係を築いていきましょう。
申し込み辞退メールを送信後の対応
申し込み辞退メールを送信した後は、その後の対応が良好なビジネス関係を維持する上で重要になります。
相手からの反応を適切に受け止め、必要に応じてフォローアップすることで、信頼関係を築き、今後のビジネスチャンスにつなげましょう。
相手からの反応への対応
メール送信後、相手から返信があった場合、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。
返信の内容によって対応は異なりますが、基本的には感謝の言葉と、丁寧な説明を心がけましょう。
質問への対応例
相手から、辞退理由に関する質問や、代替案についての問い合わせがあった場合、明確で分かりやすい回答を心がけてください。
曖昧な回答は誤解を生む可能性があるので注意が必要です。
件名：Re: [元のメールの件名]
[相手企業名] [担当者名] 様
この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
[質問内容]につきましては、[回答内容]となります。
詳細につきましては、[補足説明]の通りです。今後とも、[自社名]をよろしくお願い申し上げます。
[氏名]
[役職]
[会社名]
納得いただけない場合の対応例
相手が辞退理由に納得していない場合、改めて丁寧な説明を行い、誤解を解くよう努めましょう。
感情的な表現は避け、冷静に事実を伝え、誠意ある対応を心がけることが重要です。
どうしても納得いただけない場合は、上司や関係部署に相談し、適切な対応を検討する必要があるでしょう。
件名：Re: [元のメールの件名]
[相手企業名] [担当者名] 様
先日は、[案件名]につきましてご検討いただき、誠にありがとうございました。
辞退のご連絡について、ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございませんでした。
[再度、辞退理由を丁寧に説明する]今後とも、[自社名]をよろしくお願い申し上げます。
[氏名]
[役職]
[会社名]
今後の関係維持のためのフォローアップ
相手との関係性を考慮し、状況に応じてフォローアップを行うことで、良好なビジネス関係を維持することができます。
例えば、今後のビジネスチャンスを模索したり、関係性を維持するための情報提供をしたりするのも有効な手段です。
今後のビジネスチャンスを模索する例
今回の案件は断ったものの、将来的な協業の可能性を探るために、定期的な情報交換を提案するのも良い方法です。
件名：[自社名]より今後のご協業について
[相手企業名] [担当者名] 様
先日は[案件名]につきまして、ご検討いただきありがとうございました。
この度は誠に申し訳ございませんでしたが、[自社]では[相手企業]様の今後の事業展開に役立つ[情報やサービス]を提供できる可能性があると存じます。
今後、機会がありましたら、ぜひご検討いただければ幸いです。[氏名]
[役職]
[会社名]
丁寧な対応を心がけることで、たとえ今回の取引が成立しなかったとしても、将来的なビジネスチャンスにつながる可能性があります。
良好な関係を維持し、信頼を築くことが、長期的なビジネス成功の鍵となるでしょう。
まとめ：丁寧な断り方で良好なビジネス関係を築く
ここまで、ビジネスにおける申し込み辞退メールの書き方について、具体的な例文や注意点などを解説してきました。
重要なポイントを改めて確認してみましょう。
- 迅速かつ丁寧な対応で、相手への配慮を示すこと
- 断る理由を明確に伝え、誤解がないように配慮すること
- 可能であれば、代替案を提示し、今後の関係性を考慮すること
これらの点を踏まえることで、相手に不快感を与えることなく、良好なビジネス関係を維持することができるでしょう。
では、実際に申し込みを辞退するメールを作成する際には、一度、下書きを作成し、送る前に内容を十分に見直すことをおすすめします。
第三者にチェックしてもらうのも良い方法ですよ。
そうすることで、より丁寧で、誤解のないメールを作成できるはずです。
相手に誠意が伝わるメールを作成し、ビジネスシーンをスマートに、そして円滑に進めていきましょう。
きっとあなたのビジネスが成功することを願っています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
