査定作成依頼メールの書き方｜社内向け例文と5つのコツ

件名：【[プロジェクト名]】に関する査定作成のご依頼

株式会社[会社名]

[部署名] [役職] [宛名]様

お世話になっております。

[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[プロジェクト名]に関する査定書の作成を[部署名][宛名]様にお願いしたく、ご連絡いたしました。

つきましては、[査定対象の詳細]について、[査定の目的]を踏まえ、[期日]までにご対応頂けますでしょうか。

[参考資料名]を添付いたしましたので、ご参照ください。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

「査定書の作成、誰にお願いしたら良いかな？」「どうやって伝えれば、スムーズに進むだろう…」

業務上で査定が必要になった時、そんなふうに悩むことがありますよね。

この記事では、社内向けの査定作成依頼メールについて、基本構成や押さえるべき注意点をわかりやすく解説します。

読み進めれば、依頼が伝わりやすくなり、査定作業がぐっとスムーズに進むはずです。

結果として、あなたの業務効率アップにもつながりますよ。

査定作成依頼メールの基本構成と注意点

まずは、査定依頼メールの基本構成と、書く上での注意点を見ていきましょう。

件名の書き方とポイント

件名は、メールの「顔」。

忙しい相手に「これは重要だ。」と一目で理解してもらう必要があります。

査定依頼メールだとわかるように、具体的に記載しましょう。

例えば、

[製品名]に関する査定作成のご依頼

[プロジェクト名]の査定書作成のお願い

のように書くと、内容がすぐに伝わります。

また、件名に

【要回答】【〇月〇日まで】

などの情報を加えると、さらに親切です。

ただし、長すぎる件名は逆効果なので、簡潔にまとめることを意識しましょう。

宛名と挨拶の基本

宛名は、誰に送るメールなのかを明確にするために、とても重要です。

社内メールなので、役職名と氏名、または部署名と担当者名を記載します。

例えば、

〇〇部長

〇〇部 〇〇様

のように、相手の名前を間違えないように丁寧に書きましょう。

挨拶は、メールの第一印象を決める大切な部分です。

いつもお世話になっている場合は、「いつもお世話になっております」と書き出し、初めてメールを送る場合は、「初めてご連絡いたします」など、状況に応じて使い分けましょう。

丁寧な挨拶は、相手に好印象を与え、依頼をスムーズに進めるための潤滑油になります。

依頼内容を明確に伝える

依頼内容が不明確だと、相手は「何をすればいいんだろう？」と困ってしまいます。

査定を依頼する目的、必要な情報、具体的な依頼内容を、できるだけ具体的に伝えましょう。

例えば、

[製品名]の[〇〇に関する]査定をお願いします。

[プロジェクト名]の[〇〇の費用]について、査定書を作成していただきたいです。

のように、具体的に書くことが大切です。

もし、参考資料や過去の査定書などがあれば、添付ファイルで共有すると、より親切です。

依頼内容を明確にするポイント

• 査定対象を明確にする
• 査定の目的を伝える
• 必要な情報をリストアップする
• 参考資料があれば添付する

期日と回答期限を明記する

「いつまでに査定書が必要なの？」

依頼する側も、される側も、期日はとても重要です。

期日を明記することで、相手はタスクの優先順位をつけやすくなります。

査定書の提出期限だけでなく、回答期限も併せて記載すると、より丁寧です。

例えば、

〇月〇日までに査定書の提出をお願いします。

〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。

のように、具体的な日付を記載しましょう。

もし、期日に余裕がない場合は、その理由も添えると、相手の理解を得やすくなります。

期日は、依頼する側もされる側も、気持ちよく仕事をするための大切な約束です。

社内メールで使える査定作成依頼例文3選

ここでは、社内での査定作成依頼に使える3つの例文を紹介します。

状況に応じて適切な例文を使い分け、スムーズな依頼を心がけましょう。

それぞれの例文には、どのような場面で役立つのかを解説していきます。

シンプルで丁寧な依頼文例

まず、シンプルな依頼文例を紹介します。

この例文は、初めて依頼する場合や、特に詳細な情報が不要な場合に適しています。

丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。

例文1：シンプルな依頼文例

件名：[案件名]に関する査定作成のご依頼

[部署名] [役職] [氏名]様

いつも大変お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

この度、[案件名]に関する査定書の作成をお願いしたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

この例文は、必要最低限の情報で構成されています。

詳細な背景や目的を伝える必要がない場合に便利です。

相手に負担をかけずに、査定作成を依頼できます。

詳細な情報を伝える依頼文例

次に、詳細な情報を伝える依頼文例です。

この例文は、査定対象の詳細な情報や、査定の目的などを明確に伝えたい場合に有効です。

依頼内容を具体的に伝えることで、より正確な査定結果が期待できます。

例文2：詳細な情報を含む依頼文例

件名：[案件名]に関する査定作成のご依頼（詳細）

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

今回、[案件名]に関する査定書の作成をお願いしたくご連絡いたしました。

査定にあたっては、以下の点についてご留意いただけると幸いです。

• 査定対象：[査定対象の詳細]
• 査定目的：[査定の目的]
• 提出期限：[提出期限]

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

この例文では、査定対象や目的、提出期限などを具体的に記載しています。

これにより、依頼者は査定担当者へ正確な情報を伝えられます。

また、査定担当者もスムーズに業務に取り組めるでしょう。

期日が迫っている場合の依頼文例

最後に、期日が迫っている場合の依頼文例です。

この例文は、緊急度の高い依頼や、期日が迫っている場合に活用できます。

相手に状況を理解してもらい、迅速な対応を促すことが目的です。

例文3：期日が迫っている場合の依頼文例

件名：【至急】[案件名]に関する査定作成のご依頼

[部署名] [役職] [氏名]様

いつも大変お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。

大変恐縮ですが、[案件名]に関する査定書の作成を至急お願いしたく、ご連絡いたしました。

提出期限が[提出期限]と迫っており、大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご協力をお願いいたします。

ご多忙中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

この例文では、件名に「【至急】」と記載し、緊急度を明確にしています。

また、期日が迫っていることを伝え、相手に協力を促しています。

ただし、このような依頼は多用せず、本当に必要な場合にのみ使用しましょう。

スムーズな依頼を実現する5つのコツ

査定作成を依頼する際、メールの書き方だけでなく、依頼の仕方を工夫することで、よりスムーズな連携が可能です。

ここでは、相手に快く査定作成を引き受けてもらい、スムーズな業務進行を促すための5つのコツを紹介します。

1. 依頼の背景や目的を説明する

査定作成を依頼する際には、なぜその査定が必要なのか、背景や目的を明確に伝えましょう。

これにより、依頼された側は業務の重要性を理解し、より責任感を持って取り組むことができます。

また、背景を理解することで、査定内容の精度向上にも繋がります。

例えば、新規プロジェクトの予算策定のために査定が必要な場合、「[プロジェクト名]の予算策定にあたり、[対象物]の査定が必要となります」と具体的に伝えましょう。

2. 必要な情報を漏れなく伝える

査定を依頼する際には、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。

査定対象の具体的な情報はもちろんのこと、査定に必要な資料やデータ、過去の査定結果など、可能な限り詳細な情報を提供しましょう。

情報不足は、査定の遅延や誤った査定結果につながる可能性があります。

例えば、査定対象が機械であれば、「メーカー名」「型番」「製造年」「使用状況」などを伝える必要があります。

3. 相手への配慮を忘れない

依頼メールは、相手への配慮を忘れないように作成しましょう。

一方的な依頼にならないよう、相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

また、査定業務を依頼することで、相手の業務負荷が増える可能性も考慮し、感謝の気持ちを伝えることも重要です。

例えば、「お忙しいところ大変恐縮ですが」「ご協力いただけると幸いです」などの言葉を添えることで、相手への配慮を示すことができます。

4. 期日を事前に相談する

査定の期日は、依頼する側が一方的に決めるのではなく、事前に相手と相談して決定しましょう。

相手の業務状況やスケジュールを考慮し、無理のない期日を設定することで、査定の遅延を防ぐことができます。

また、期日を事前に相談することで、依頼された側も計画的に業務を進めることができます。

例えば、「[期日]までに査定結果が必要なのですが、ご都合はいかがでしょうか」と相談するようにしましょう。

5. 依頼後のフォローアップを徹底する

査定を依頼した後も、進捗状況を定期的に確認し、必要に応じてフォローアップを行いましょう。

これにより、査定の遅延を防ぐだけでなく、依頼された側も安心して業務を進めることができます。

また、査定結果を受け取った際には、感謝の気持ちを伝え、今後の協力関係を築くように努めましょう。

例えば、進捗状況を尋ねる際には「査定の進捗状況はいかがでしょうか」と尋ね、必要であれば「何かお手伝いできることはありますか」と声をかけると良いでしょう。

査定書作成依頼の社内メールテンプレート

件名と本文のテンプレート例

ここでは、査定書作成依頼の際に役立つ、件名と本文のテンプレートを紹介します。

状況に合わせて、内容を調整して活用してください。

査定書作成依頼テンプレート例1

件名：[案件名]に関する査定書作成のご依頼

[部署名] [担当者名]様

いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。

さて、[案件名]に関する査定書の作成を[部署名][担当者名]様にご依頼させて頂きたく、ご連絡いたしました。

つきましては、[依頼内容の詳細]について、[期日]までにご対応頂けますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

このテンプレートは、基本的な情報を網羅しており、丁寧な印象を与えるため、多くの場面で使いやすいでしょう。

査定書作成依頼テンプレート例2

件名：【至急】[案件名] 査定書作成のご依頼

[部署名] [担当者名]様

お世話になります。[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。

誠に恐縮ですが、[案件名]の査定書を早急に作成いただきたく、ご連絡いたしました。

[依頼内容の詳細]について、大変恐縮ですが[期日]までにご対応頂けますでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

署名

このテンプレートは、期日が迫っている場合や、緊急度が高い場合に適しています。

件名に【至急】と入れることで、相手に緊急度を伝えられます。

テンプレート利用時の注意点

テンプレートは便利ですが、そのまま使うのではなく、以下の点に注意して利用しましょう。

• 件名: 依頼内容が明確に伝わるように、案件名や目的を具体的に記載しましょう。
• 宛名: 相手の部署名、担当者名を正確に記載しましょう。
• 挨拶: 丁寧な言葉遣いを心がけ、日頃の感謝を伝えましょう。
• 依頼内容: 何を依頼したいのか、具体的に記載しましょう。
• 期日: いつまでに回答や対応が欲しいのか、明確に記載しましょう。
• 結び: 相手への配慮を忘れず、感謝の言葉を伝えましょう。

テンプレートをそのまま使うのではなく、状況に応じて調整し、相手に失礼のないように心がけましょう。

『代筆さん』で査定作成依頼の文面作成を効率化

適切な敬語表現で相手に失礼のない査定依頼メールを作成することは大切だと理解していても、依頼背景や査定内容を整理し、丁寧かつ明確な文章にまとめるには相応の時間を要するものです。

そんなとき、メール作成の負担を軽減してくれるのが、AI文章作成ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、「社内向け査定作成依頼メールを作りたい」といった簡単な指示を入力するだけで、ビジネスマナーに沿った自然な文面を自動生成してくれるWebサービスです。

査定対象や依頼の背景、期日などを整理して入力すれば、相手への配慮が感じられる丁寧な文章に仕上げてくれます。

特に、社内メールで重要な「適切な敬語表現」や「相手への配慮」を盛り込んだ文面を提案してくれるため、査定依頼のような重要な場面でも安心です。

さらに、よく使う定型文を登録しておけば、次回からワンクリックで呼び出せるので、査定依頼のように定期的に発生する業務でも効率的に対応できます。

フォーマルからカジュアルまで文体を調整する機能も備わっているため、相手との関係性や状況に応じた適切なトーンでメールを作成できるのも魅力です。

もちろん、AIによる文章生成は完璧とは限らないため、最終的には内容を確認し、必要に応じて調整する必要があります。

それでも、査定内容や期日の整理から文章の構成までを、ゼロから考える手間を大幅に省けるため、本来集中すべき査定内容の検討や業務に時間を割けるようになります。

『代筆さん』は無料プランも用意されており、比較的手頃な価格で利用できる有料プランも選択できます。

査定作成依頼メールのような重要な社内コミュニケーションを、より効率的かつ確実に進めたいときには、『代筆さん』の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ：査定作成依頼メールでスムーズな業務連携を実現しよう

査定作成依頼メールは、相手に理解と協力を得るための重要な手段です。

• 件名で内容を明確にする
• 依頼内容と期日を具体的に記載する
• 依頼背景と目的を伝え、相手への配慮を忘れない

これらのポイントを意識しながら作成することで、依頼の意図が正確に伝わり、査定担当者がスムーズに対応できるメールになります。

具体的な件名や期日、背景の説明を踏まえて文章を整えるだけで、相手に配慮した丁寧な依頼を実現できますよ。

もし、査定作成依頼メールをできるだけ効率的に作りたいとお考えの方は、『代筆さん』をぜひ一度試してみてください。

必要な情報を入力するだけで、相手への配慮が伝わる自然で丁寧な文面を簡単に生成できるので、忙しい中でも正確で失礼のない依頼メールを送りたい方に非常におすすめのサービスです。

査定作成依頼メールは、社内の情報共有や業務の円滑な進行を支える大切な役割を担っています。

あなたの丁寧な依頼は、相手に安心感を与え、気持ちよく受け止めてもらえるでしょう。