営業時間変更メール：社外向けお知らせの3つのポイントと例文

件名：営業時間短縮のお知らせ（[開始日]～[終了日]）

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[会社名]は、[理由]のため、[開始日]から[終了日]まで、営業時間を短縮させていただきます。

変更後の営業時間は下記の通りです。

• 変更前営業時間：[変更前営業時間]
• 変更後営業時間：[変更後営業時間]

今回の営業時間短縮に伴い、[顧客への影響 例：お電話でのお問い合わせ対応に遅れが生じる可能性がございます。]など、ご不便をおかけする可能性がございます。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先電話番号]
[問い合わせ先メールアドレス]

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

営業時間の変更って、結構ドキドキしますよね？

特に短縮営業となると、お客様への影響も心配だし、どう伝えたら失礼なく済むのか…と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか？

この記事では、そんなお悩みを解決する、短縮営業のお知らせメール作成のポイントを3つご紹介します。

さらに、効果的なメール作成ステップや例文もご用意しているので、最後まで読んで、自信を持ってメールを作成できるようになりましょう。

この記事では、まず短縮営業のお知らせメールを書く際の3つの注意点、そして効果的なメール作成ステップ、具体的な例文、そしてメール以外の連絡方法まで、分かりやすく解説していきます。

短縮営業のお知らせメールを書く際の3つの注意点

お客様にスムーズに理解していただき、混乱を招かないためには、いくつかの注意が必要です。

せっかくのお知らせメールが、誤解を生んでしまったり、お客様を不安にさせてしまったりしたら、本末転倒ですよね。

そこで、スムーズな情報伝達のための3つのポイントを、見ていきましょう。

1. 変更内容を明確に伝える

まず何よりも重要なのは、変更内容を正確かつ分かりやすく伝えることです。

曖昧な表現は誤解を招く原因になります。

営業時間を変更する日時、期間、そして変更後の営業時間を、はっきりと記載しましょう。

例えば、

1月10日より、営業時間を17時までとさせていただきます

のように、具体的な日時と時間を明記することが大切です。

短縮する時間帯だけでなく、変更後の営業時間をしっかり伝えることで、お客様の予定調整もスムーズになりますね。

2. 顧客への影響と対応策を説明する

営業時間の短縮は、お客様にとって何かしらの影響があるかもしれません。

例えば、来店が難しくなる、問い合わせ対応が遅れるなどです。

これらの影響を事前に予測し、お客様への影響と、その対応策を具体的に説明することで、お客様の不安を軽減することができます。

例えば、

ご不便をおかけしますが、オンラインでのご注文も承っております

といった代替案を示すことで、お客様への配慮を示すことができます。

対応策を提示することで、お客様は安心感を抱き、理解を示しやすくなりますよ。

3. 丁寧な言葉遣いとフォーマルな表現を用いる

ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いとフォーマルな表現が不可欠です。

親しみやすい表現も大切ですが、ビジネスメールでは、敬語を用い、改行や句読点を適切に使い、読みやすい文章を心がけましょう。

例えば、「誠に勝手ながら」や「ご迷惑をおかけいたします」といった言葉を使うことで、丁寧な印象を与えることができます。

また、メールの最後に、問い合わせ先を明記することで、お客様からの質問にも迅速に対応できる体制を示すことができます。

丁寧な対応は、お客様との良好な関係を築く上で非常に重要です。

効果的なメール作成のためのステップ

前章では、短縮営業のお知らせメールを書く際の3つの注意点を解説しました。

これらの点を踏まえ、効果的なメールを作成するための具体的なステップを説明します。

顧客にスムーズに情報が伝わり、混乱を最小限に抑えるために、以下の3つのポイントに注意してメールを作成しましょう。

件名：簡潔で重要な情報を伝える

件名は、メールを開封するかどうかを決定する重要な要素です。

受信者がすぐに内容を理解できるよう、簡潔で重要な情報を伝えましょう。

「営業時間変更のお知らせ」や「[会社名] 営業時間短縮のお知らせ」など、一目見て内容が分かる件名にしましょう。

短縮営業の期間も入れるとさらに効果的です。

例えば、「[会社名] 営業時間短縮のお知らせ（[開始日]～[終了日]）」のように記述することで、受信者はすぐに重要な情報を把握できます。

本文：変更理由、期間、影響、対応策を具体的に記述

本文では、営業時間変更の理由、期間、顧客への影響、そしてその対応策を具体的に記述することが重要です。

曖昧な表現は避け、正確な情報を伝えましょう。

箇条書きを使うと、情報が整理され、読みやすくなります。

例：本文の構成例

• 変更内容：営業時間の変更について
• 変更理由：[理由を具体的に記述。例：改装工事のため、スタッフの研修のためなど]
• 変更期間：[開始日]～[終了日]
• 変更後の営業時間：[変更後の営業時間]
• 顧客への影響：[顧客への影響を具体的に記述。例：電話対応時間短縮、商品の受け取り方法変更など]
• 対応策：[顧客への影響に対する対応策を具体的に記述。例：電話受付時間を延長、オンライン注文の対応強化など]

締めの言葉：感謝の言葉と問い合わせ先を明記

最後に、顧客への感謝の言葉と問い合わせ先を明記しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がけ、顧客への配慮を示すことが大切です。

問い合わせ先を明確に示すことで、顧客の不安を解消し、スムーズなコミュニケーションを促進します。

例：締めの言葉の例

ご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。

何かご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

[問い合わせ先電話番号]
[問い合わせ先メールアドレス]

これらのステップを踏まえることで、顧客に分かりやすく、丁寧なメールを作成できます。

次の章では、具体的なメール例文をいくつか紹介します。

短縮営業のお知らせメール例文

前章では、効果的なメール作成のためのステップを解説しました。

ここからは、実際に短縮営業のお知らせメールを作成する際の例文を3パターンご紹介します。

それぞれの例文は、異なる状況や顧客への対応方法を示していますので、自社の状況に合わせて適宜修正してご活用ください。

例文1：シンプルな告知

件名：営業時間変更のお知らせ

[顧客名]様

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]は、[理由]のため、[期間]の間、営業時間を短縮させていただきます。
新しい営業時間は、[開始時間]～[終了時間]となります。

ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。

[会社名]

シンプルな告知に最適な例文です。

変更内容を簡潔に伝え、顧客への影響を最小限に抑えることを目的としています。

理由を簡潔に記述し、新しい営業時間のみを明確に伝えることで、顧客の理解を促します。

例文2：代替手段の提示

件名：営業時間短縮のお知らせと代替手段のご案内

[顧客名]様

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]は、[理由]により、[期間]、営業時間を[開始時間]～[終了時間]に短縮させていただきます。

通常営業時間外のご用件につきましては、[代替手段 例：ウェブサイトのお問い合わせフォーム、電話対応時間変更のお知らせ]をご利用いただけますようお願い申し上げます。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

[会社名]

短縮営業によって顧客に不便が生じる場合、代替手段を提示することで顧客への配慮を示せます。

ウェブサイトへの問い合わせフォームや、電話対応時間の変更などを具体的に提示することで、顧客の不安を解消し、スムーズなコミュニケーションを維持できます。

例文3：謝罪と今後の対応を説明

件名：営業時間短縮のお知らせと深くお詫び申し上げます

[顧客名]様

平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]は、[理由]により、[期間]、営業時間を[開始時間]～[終了時間]に短縮せざるを得ない状況となりました。

皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。

今後、[今後の対応 例：通常営業への復帰時期、顧客への更なるサポート体制の強化など]に努めてまいりますので、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[会社名]

顧客への影響が大きい場合、謝罪と今後の対応を明確に示すことで、信頼関係を維持することが重要です。

誠意ある対応を示すことで、顧客の理解と協力を得やすくなります。

今後の対応策を具体的に示すことで、顧客の不安を軽減できます。

これらの例文を参考に、自社の状況に合わせた適切なメールを作成してください。

顧客への丁寧な対応を心がけることで、良好な関係を維持できるでしょう。

営業日変更連絡：社外への効果的な情報伝達方法

メールは手軽で迅速な情報伝達手段ですが、営業時間変更の連絡は、メールだけに頼らず、多角的なアプローチを行うことが重要です。

顧客への影響を最小限に抑え、スムーズな業務継続を図るため、以下の方法を検討しましょう。

メール以外の連絡手段の検討

メールが届かない、または確認されない可能性も考慮し、代替手段を用意することが大切です。

例えば、以下のような方法が考えられます。

• 電話連絡: 重要な顧客や取引先には、直接電話で変更内容を伝え、理解を得ることで、より確実な情報伝達を実現できます。特に、緊急性の高い変更の場合には有効です。

• FAX: メールが利用できない顧客への連絡手段として、FAXを活用することも有効です。フォーマルな文書として残るため、記録として残したい場合にも適しています。

• 郵送: 重要な顧客への連絡には、書面で正式に通知することで、信頼感と丁寧さを示すことができます。

また、電話やFAXで連絡する際は、あわせてメールも送り、メール内に「電話/FAXでも連絡する」旨を明記するのもおすすめです。

電話連絡の例

担当者様へのお電話でも、営業時間変更についてご説明します。

FAX連絡の例

営業時間変更のお知らせをFAXでも送付します。

ウェブサイトへの掲載

会社ウェブサイトに営業時間変更情報を掲載することで、多くの顧客に同時に情報を伝えることができます。

変更内容を分かりやすく、目立つように掲載し、アクセスしやすい場所に配置しましょう。

更新履歴を明確に示すことで、情報の信頼性を高めることもできます。

ホームページのトップページにバナーやスライド画像を設置し、営業時間変更を告知すると効果的です。

顧客への個別連絡

全ての顧客に個別連絡を行うのは現実的ではない場合もありますが、特に重要な顧客や取引先には、個別で連絡を取り、変更による影響や対応策について丁寧に説明しましょう。

顧客との良好な関係維持に繋がる重要なステップです。

個別連絡は、電話、メール、または手紙など、顧客との関係性や状況に応じて適切な方法を選びましょう。

個別連絡メールの例

件名：営業時間変更のお知らせ [顧客名]様
[顧客名]様
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[会社名]の営業時間を下記の通り変更させて頂くことになりました。

[変更内容]

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。

[問い合わせ先]

これらの方法を組み合わせることで、より効果的な情報伝達を実現し、顧客への影響を最小限に抑えることができます。

状況に応じて最適な方法を選択し、丁寧な対応を心がけましょう。

まとめ：効果的な営業時間変更のお知らせメール作成と配信

ここまで、営業時間変更のお知らせメール作成について、注意点や具体的な例文、そしてメール以外の連絡方法まで見てきましたね。

重要なポイントを改めて確認しておきましょう。

1. 変更内容の明確化： 営業時間の変更内容を、開始日時、終了日時、期間などを含めて具体的に伝えましょう。

2. 顧客への影響と対応策の提示： 変更によって顧客にどのような影響があるのか、そしてその対応策を明確に示すことが大切です。

3. 丁寧な言葉遣い： フォーマルで丁寧な言葉遣いを心がけ、顧客への配慮を示しましょう。

これらの点を踏まえ、効果的なメールを作成するには、事前にしっかりと計画を立て、顧客目線で内容を検討することが重要です。

例えば、一度下書きを作成し、客観的に見直してみることをおすすめします。

そうすることで、伝えたいことがきちんと相手に伝わる、より洗練されたメールを作成できるはずです。

スムーズな情報伝達で、顧客との信頼関係をさらに深め、安心してビジネスを進めていきましょう。

皆さんのビジネスが成功することを心から願っています。