社内向けビジネスマナー研修 案内メール作成を4ステップで解説

件名：【ご案内】ビジネスマナー研修のご案内

株式会社[会社名]

[部署名]の皆様

お世話になっております。

[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、社員の皆様のビジネスマナー向上を目的とした研修を下記の通り開催いたします。

研修を通して、皆様の更なるスキルアップをサポートできれば幸いです。

• 研修日時：[研修日時]
• 研修場所：[研修場所]
• 研修内容：[研修内容]
• 参加対象者：[参加対象者]
• 申し込み方法：[申し込み方法]
• 申し込み締め切り：[申し込み締め切り]

詳細については、添付資料をご確認ください。

皆様のエントリーをお待ちしております。

ビジネスマナー研修の案内メールを作ろうと思っても、いざ書こうとすると意外と手が止まりがちですよね。

ただ単に日程や場所を伝えるだけでは、社員に「参加したい」と思ってもらえないのが悩ましいところです。

「これなら受けてみよう」と思える内容にするには、メールの書き方にちょっとしたコツが必要です。

今回の記事では、そんな研修案内メールを効果的に作成するためのポイントを、具体的な例文とともに解説します。

「わかりやすく、でも丁寧に」を叶えるメール作りのヒントを、ぜひ参考にしてみてくださいね。

1. 社内メールで研修を案内する際の基本構成

件名で研修内容と目的を明確にする

メールを開封してもらうための第一歩は、件名で「何のメールか」を明確に伝えることです。

例えば、「ビジネスマナー研修のご案内」のように、研修内容を具体的に記載しましょう。

さらに、「スキルアップ研修」や「社員成長支援」のようなキーワードを加えることで、研修の目的をより明確に伝えることができます。

これにより、社員はメールを開封する前から、研修内容への関心を持つことができ、参加意欲を高める効果が期待できます。

件名を見ただけでメールの内容が想像できるように、具体的に記載することを心がけましょう。

宛名と挨拶で丁寧な印象を与える

メールの冒頭では、宛名と挨拶を丁寧に行うことが大切です。

「社員各位」や「[部署名]の皆様」のように、対象者を明確にしましょう。

そして、「いつもお世話になっております」のような挨拶を添えることで、丁寧で好印象なメールを演出できます。

宛名と挨拶は、メールの第一印象を左右する重要な要素です。

ここをしっかり押さえることで、読み手に誠実な印象を与え、その後の内容もスムーズに読んでもらいやすくなります。

特に社内メールでは、丁寧なコミュニケーションが重要になるため、この点を意識してメールを作成しましょう。

2. ビジネスマナー研修のお知らせメール例文とポイント

続いては、実際に研修を案内するメールの例文と、作成する上でのポイントを解説します。

具体的な例文を通して、効果的な案内メールの作成方法を理解していきましょう。

研修日時、場所、内容の詳細を記載する

研修案内メールにおいて、研修日時、場所、内容の詳細は、参加者が研修を検討する上で最も重要な情報です。

これらの情報を明確に記載することで、参加希望者はスムーズに予定を立てることができ、研修への参加率向上にもつながります。

研修詳細記載の例文

件名：【ご案内】ビジネスマナー研修のご案内

社員各位

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

この度、社員の皆様のビジネスマナー向上を目的とした研修を下記の通り開催いたします。

• 研修日時：[研修日時]
• 研修場所：[研修場所]
• 研修内容：[研修内容]

詳細については、添付資料をご確認ください。

皆様のエントリーをお待ちしております。

この例文では、研修日時、場所、内容を箇条書きで示し、一目で内容を把握できるように工夫しています。

さらに、詳細を添付資料で確認できるようにすることで、メール本文を簡潔に保ちつつ、必要な情報を過不足なく伝えることができます。

参加対象者と申し込み方法を明記する

参加対象者と申し込み方法を明記することは、案内メールの重要な要素です。

誰が参加できるのか、どのように申し込めばいいのかを明確にすることで、参加希望者は迷うことなく行動できます。

対象者を限定する場合は、その理由も簡潔に説明すると、より丁寧な印象になります。

参加対象者と申し込み方法を明記した例文

件名：【ご案内】ビジネスマナー研修のご案内

[部署名] の皆様

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

この度、[部署名] の皆様を対象としたビジネスマナー研修を下記の通り開催いたします。

• 研修日時：[研修日時]
• 研修場所：[研修場所]
• 研修内容：[研修内容]
• 参加対象者：[参加対象者]
• 申し込み方法：[申し込み方法]
• 申し込み締め切り：[申し込み締め切り]

詳細は添付資料をご確認ください。

皆様のエントリーをお待ちしております。

この例文では、参加対象者を明確に示し、申し込み方法と締め切りを記載しています。

締め切りを設定することで、参加者の意思決定を促し、研修準備をスムーズに進める効果が期待できます。

研修への参加を促す一言を添える

メールの最後に、研修への参加を促す一言を添えることで、より多くの社員の参加を促すことができます。

参加のメリットを具体的に伝えたり、研修への期待感を高めるような言葉を選ぶと効果的です。

参加を促す一言を添えた例文

件名：【ご案内】ビジネスマナー研修のご案内

社員各位

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

この度、社員の皆様のビジネスマナー向上を目的とした研修を下記の通り開催いたします。

• 研修日時：[研修日時]
• 研修場所：[研修場所]
• 研修内容：[研修内容]
• 参加対象者：全社員
• 申し込み方法：[申し込み方法]
• 申し込み締め切り：[申し込み締め切り]

詳細は添付資料をご確認ください。

この研修を通して、皆様の更なるスキルアップをサポートできれば幸いです。皆様のエントリーをお待ちしております。

この例文では、研修が個人のスキルアップに繋がることを示唆し、参加への動機付けを行っています。

研修の目的と参加者のメリットを明確にすることで、より多くの参加者を期待できます。

3. 研修案内メール作成で注意すべき点

誤字脱字や不適切な表現を避ける

研修案内メールは、社員が最初に目にする公式な通知です。

誤字脱字があると、研修内容への信頼性を損なう可能性があります。

また、不適切な表現は社員に不快感を与え、研修への参加意欲を低下させる原因にもなりかねません。

メール作成後、送信前に必ず複数人で内容を確認し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

特に、以下のような点に注意して確認することが大切です。

• 人名や部署名、役職名などに誤りがないか
• 研修内容の説明に誤解を招く表現がないか
• 参加を強制するような印象を与える表現がないか

例文 誤字脱字チェックの重要性

件名：【重要】ビジネスマナー研修のご案内

社員各位

いつもありがとうございます。

さて、この度、全社員を対象としたビジネスマナー研修を下記の通り実施することになりました。

詳細は下記をご確認ください。

・研修日時：[研修日時]

・研修会場：[研修会場]

・研修内容：[研修内容]

参加ご希望の方は、[申し込み方法]にてお申し込みください。

皆様のエントリーをお待ちしております。

株式会社[会社名] 人事部 [担当者名]

上記の例文のように、基本的な情報を記載したメールでも、誤字脱字がないか、表現は適切かなどを丁寧に確認しましょう。

とくに、研修の日時や場所、申し込み方法などの情報は正確に記載する必要があります。

もし誤りがあれば、社員に混乱を招き、業務に支障をきたす可能性もあります。

読みやすいレイアウトを心がける

メールのレイアウトは、読みやすさに大きく影響します。

• 1つの段落は短くまとめ、適度に改行する
• 重要な情報は太字や下線で強調する
• 箇条書きを活用して情報を整理する
• フォントサイズや色など、見やすさを意識する

長文のメールは、読む人の集中力を低下させる可能性があります。

適切な改行や段落分けを行い、内容が理解しやすいように工夫しましょう。

また、重要な情報を強調するために、太字や箇条書きなどを活用するのも有効です。

例文 レイアウトを意識したメール

件名：【ご案内】ビジネスマナー研修開催のお知らせ

社員各位

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、この度、皆様の業務スキル向上を目的として、ビジネスマナー研修を下記の通り開催いたします。

【研修詳細】

• 日時：[研修日時]
• 場所：[研修会場]
• 内容：[研修内容]

【参加対象者】

全社員

【お申込み方法】

[申し込み方法]

皆様のエントリーを心よりお待ちしております。

敬具

株式会社[会社名] 人事部 [担当者名]

上記例文のように、箇条書きや太字を効果的に使用することで、情報が整理され、非常に見やすくなります。

参加対象者や申し込み方法など、特に重要な情報は強調することで、社員の目にとまりやすくなり、研修への参加を促すことができます。

4. 社内研修メールを送信する前の最終チェック

研修案内メールを作成したら、送信前に最終チェックを行いましょう。

この最終確認を怠ると、参加者への情報伝達が不十分になったり、会社の信用を損なう可能性もあります。

以下にチェック項目をまとめましたので、確認にご活用ください。

チェックリスト

• 宛先確認：メールの宛先は正しいか、関係者全員が含まれているかを確認しましょう。部署全体に送る場合は、メーリングリストが最新の状態か確認しましょう。

• 添付ファイル：研修資料や地図などの添付ファイルがある場合は、ファイルが正しく添付されているか、開けるかを確認しましょう。ファイル名が分かりやすいかどうかも確認しましょう。

• 日時と場所の確認：研修日時や場所の情報が正確に記載されているか、再度確認しましょう。特にオンライン研修の場合は、URLリンクが正しく機能するかを確認しましょう。

• 研修内容の確認：対象者に理解しやすい表現になっているかを確認しましょう。専門用語を使用する場合は、簡単な説明を添えましょう。

• 申し込み方法の確認：申し込み期限や方法が明確に記載されているかを確認しましょう。申し込みフォームや連絡先が正しく機能するかを確認しましょう。

• 表現とトーンの確認：全体的な文章のトーンが、社内メールとして適切かを確認しましょう。丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。

• レイアウトの確認：メールのレイアウトが見やすく整っているかを確認しましょう。改行や段落を適切に使用して、読みやすくしましょう。

• 誤字脱字の最終確認：送信前に必ず誤字脱字がないか、再度確認を行いましょう。第三者にもチェックしてもらうと、より確実です。

上記項目を一つ一つ丁寧に確認することで、より正確で質の高い研修案内メールを作成できます。

最終チェックを怠らず、参加者にとって有益な研修となるように準備を進めましょう。

社内研修の案内メール作成に『代筆さん』という選択肢を

社員のスキルアップや組織内の意識統一を図るために実施されるビジネスマナー研修では、案内メールの内容がとても重要になります。

件名や挨拶文の丁寧さはもちろん、日時や対象者、申し込み方法などを正確かつわかりやすく伝える必要があります。

その大切さは頭では理解していても、いざ文章に起こそうとすると、想像以上に時間がかかるものです。

そうした場面で頼りになるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、伝えたい内容や相手との関係性など、簡単な情報を入力するだけで、目的に沿った自然なビジネスメールをAIが素早く生成してくれます。

例えば、「案内メールに研修の目的をどう盛り込めばいいか迷ってしまう」「丁寧だけどくどくならない文面を考えたい」といったお悩みも、的確にサポートしてくれます。

社内のルールや研修の概要をあらかじめ登録しておけば、自社に合わせた文章を生成することも可能です。

定型文の保存や多言語対応、文体の調整機能など、忙しいビジネスパーソンを支える機能が充実しています。

もちろん、最終的な内容確認と微調整はご自身の手で行う必要がありますが、「下書き」がすでに整っていることで、より内容に集中しやすくなります。

『代筆さん』は無料で始められるプランが用意されているうえ、必要に応じて利用できる有料プランも比較的手頃な価格で提供されています。

丁寧なメールを通して研修の意義を伝えたいときには、ぜひ『代筆さん』の活用を検討してみてください。

まとめ：研修案内メールで社員の参加を促進しよう

研修案内メールは、社員の学ぶ意欲を引き出し、研修を自分事として捉えてもらうために、情報のわかりやすさと魅力的な伝え方が大切です。

• 研修内容と目的を明確にした件名
• 丁寧な言葉遣いを意識した宛名と挨拶
• 研修の詳細情報を分かりやすく記載

これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んで、メールを受け取った社員が「この研修に参加したい」と思えるような工夫を凝らしてみましょう。

例えば、研修で得られる具体的なスキルや、参加することでのキャリアアップの可能性を具体的に示すことで、社員のモチベーションを高めることができます。

研修内容を魅力的に伝え、参加への意欲を高めるような言葉を選ぶことが大切です。

もし、「言葉選びに悩んで時間がかかる」「相手に伝わる丁寧な表現が思いつかない」と感じる方は、ぜひ『代筆さん』を活用してみてください。

社内向けのビジネスマナー研修案内メールも、目的や受け手に応じて、自然で読みやすい文章に整えてくれます。

研修案内メールは、単なる事務連絡ではなく、社員の成長を後押しする機会と捉え、積極的に活用していくことで、組織全体のスキル向上にもつながります。

小さなひと工夫が、社員の前向きな姿勢や学ぶ意欲を引き出す第一歩となるでしょう。