毎日のメール作成、正直ちょっと面倒だな…と感じていませんか？
特に、丁寧な言葉遣いや相手に合わせた表現を考えるのは時間がかかりますよね。
急いでいる時に限って、適切な言葉が見つからなかったり、失礼にならないか何度も見直したり…。
実は私も、以前はメール作成にかなり時間を取られていました。
定型的な挨拶や結びの言葉を選ぶだけでも、意外と頭を使うんですよね。
今回は、そんなあなたの悩みを解決するかもしれない、話題のChatGPTを使ったメール作成のコツと、すぐに使えるプロンプト例をご紹介します！
これで、あなたのメール業務が少しでも楽になったら嬉しいです。
なぜ今、ChatGPTでのメール作成が注目されているの？
最近、いろいろなところで「ChatGPT」という言葉を耳にする機会が増えましたね。
文章を作ったり、質問に答えたり、まるで人間と話しているみたいで、本当に驚きます。
このChatGPT、実はビジネスメールの作成にもすごく役立つって、ご存知でしたか？
なぜ今、多くの人がChatGPTをメール作成に使おうとしているのか、その理由を探ってみましょう。
メール作成は意外と時間がかかる作業
「メールを書くだけでしょ？」って思うかもしれませんが、実際のビジネスシーンでは、これがなかなか大変なんですよね。
まず、日本のビジネス文化では、丁寧さがとても重視されます。
相手への敬意を示すための敬語や謙譲語の使い分け、クッション言葉の挿入など、気を配るべき点が多いですね。
間違った敬語を使ってしまうと、かえって失礼にあたる可能性もあるので、慎重にならざるを得ません。
さらに、社内向けと社外向け、上司と同僚、お客様と取引先など、相手によって言葉遣いやトーンを変える必要もあります。
これらを毎回考えながら書いていると、あっという間に時間が過ぎてしまいます。
それに加えて、日本の多くの企業では、慢性的な人手不足が課題となっています。
少ない人数で多くの業務をこなさなければならず、一人ひとりの負担が増えている状況ではないでしょうか。
そんな中で、メール作成のような日常的な業務に時間を取られてしまうのは、正直もったいないと感じますよね。
働き方改革が進んで、業務効率化が求められる今だからこそ、メール作成にかかる時間を短縮したいというニーズが高まっているんですね。
ChatGPTが得意なこと、苦手なこと
では、ChatGPTはメール作成において、どんなことが得意で、どんなことが苦手なのでしょうか？
まず得意なことですが、定型的な文章の作成はまさにお手の物です。
時候の挨拶や結びの言葉、依頼や感謝の定型フレーズなどを、素早く生成してくれます。
文章の構成を考えたり、長文を要約したりするのも得意分野です。
例えば、「この内容で丁寧なお礼メールを作って」と指示すれば、それらしい構成のメール文案を提示してくれます。
また、日本語で指示しても、英語や他の言語でメールを作成してくれる翻訳能力も持っています。
これは、海外とのやり取りが多い方には特に便利ですよね。
一方で、苦手なこともあります。
AIは人間のような感情を持っているわけではないので、言葉の裏にある微妙なニュアンスや感情の機微を完全に理解するのは難しいです。
例えば、相手を気遣う繊細な表現や、非常に込み入った人間関係が背景にあるようなメールは、少し苦手かもしれません。
また、非常に専門的で複雑な背景知識が必要な内容や、まだ世に出ていない最新の情報については、不正確な回答をすることもあります。
そして最も重要な点として、機密情報の保持は苦手です。
入力した情報が学習に使われてしまう可能性もゼロではないため、会社の内部情報や個人情報をそのまま入力するのは避けるべきです。
得意なことと苦手なことを理解した上で、うまく活用していくことが大切ですね。
AIと人間の協業で生まれる効率化
ChatGPTが万能ではないとしても、その能力をうまく活用すれば、メール作成の効率を大幅に上げることができます。
ここで大切なのが、「AIと人間の協業」という考え方です。
すべてをAIに任せきりにするのではなく、AIが得意な部分を担当してもらい、人間は最終的なチェックや微調整、そしてAIには難しい部分を担当する、という分担ですね。
例えば、メールの骨子や下書き作成をChatGPTに任せます。
「〇〇社への△△に関するお礼メールを作成して。丁寧な言葉遣いで、今後の協力をお願いする一文も入れて」といった指示で、基本的なメール文案はすぐに出来上がります。
人間はその文案を確認し、より相手に気持ちが伝わるような表現に修正したり、会社の状況に合わせた微調整を加えたりします。
特に、敬語の最終チェックや、相手との関係性を考慮したニュアンスの調整は、やはり人間の目で行うのが安心です。
こうすることで、ゼロからメールを作成する時間や手間を大幅に削減しつつ、最終的な品質は人間が担保することができます。
AIが単調な作業を引き受けてくれるおかげで、私たちはもっと創造的な仕事や、人間同士のコミュニケーションが必要な業務に集中できるようになるのではないでしょうか。
これは、人手不足に悩む日本のビジネス環境においても、非常に価値のあるアプローチだと言えそうですね。
ChatGPTでメール作成を始めるための基本ステップ
「ChatGPTが便利そうなのはわかったけど、どうやって使い始めればいいの？」と感じているあなたへ。
心配いりません、基本的な使い方は意外と簡単なんです。
ここからは、ChatGPTでメール作成を始めるための具体的なステップを、一緒に見ていきましょう。
まずはChatGPTに触れてみよう
何事も、まずは実際に試してみるのが一番です。
もしChatGPTのアカウントをまだ持っていなければ、公式サイトから簡単に作成できます（サービスによってはアカウント不要で使える場合もあります）。
アカウントができたら、まずは気軽に話しかけてみてください。
「こんにちは」と挨拶してみたり、「今日の天気は？」と聞いてみたり。
AIがどんな風に返事をしてくれるのか、その応答速度や自然さに、きっと驚くはずです。
メール作成に使う前に、いくつか簡単な質問をして、AIとの対話に慣れておくのがおすすめです。
「自己紹介の文章を作って」「リンゴについて説明して」など、簡単な指示で文章を作ってもらう練習をしてみましょう。
これだけでも、AIの能力の一端を体感できるはずです。
「プロンプト」って何？どう書けばいい？
ChatGPTを使う上で、とても重要になるのが「プロンプト」です。
難しく考える必要はありません、プロンプトとは、簡単に言えば「AIに対する指示や命令」のことです。
あなたがAIに何をしてほしいのかを伝えるための言葉ですね。
このプロンプトの書き方次第で、ChatGPTが生成するメールの質が大きく変わってきます。
では、良いプロンプトを書くためのコツは何でしょうか？
ポイントは、「明確に」「具体的に」「役割を与える」ことです。
まず「明確に」。
何を依頼したいのかをはっきりと伝えましょう。
「メールを作って」だけだと、どんなメールかわかりませんよね。
「〇〇社へ送る、打ち合わせのお礼メールを作って」のように、目的を明確にすることが大切です。
次に「具体的に」。
メールに含めてほしい内容や、伝えてほしいニュアンスなどを、できるだけ具体的に指示します。
「打ち合わせで決まった△△の件について触れて」「感謝の気持ちを強調して」「締めは今後の協力をお願いする言葉で」など、詳細な情報を加えるほど、期待に近いメールが生成されやすくなります。
そして「役割を与える」。
これは少し高度なテクニックですが、効果は絶大です。
例えば、「あなたは経験豊富な営業担当者です」とか「あなたは丁寧なカスタマーサポート担当です」のように、AIに特定の役割になりきってもらう指示を加えるのです。
そうすることで、その役割にふさわしい言葉遣いや視点でメールを作成してくれるようになります。
最初は短いプロンプトから試してみて、徐々に具体的な指示を加えていくのが良いでしょう。
目的別・基本的なメール作成プロンプト
それでは、実際にメール作成で使える基本的なプロンプトの例をいくつか見てみましょう。
まずはシンプルなものから。
依頼メール
「取引先の山田様へ、資料送付のお願いメールを作成してください。丁寧な言葉遣いでお願いします。資料名は『〇〇プロジェクト提案書』です。」
お礼メール
「先日打ち合わせに参加してくださった佐藤様へ、お礼のメールを作成してください。打ち合わせが有意義だったことへの感謝を伝えてください。」
謝罪メール
「お客様の鈴木様へ、納期遅延について謝罪するメールを作成してください。理由は〇〇です。今後の対応についても触れてください。丁寧かつ誠実なトーンでお願いします。」
日程調整メール
「〇〇様へ、次回の打ち合わせ日程の候補をいくつか提示するメールを作成してください。候補日は以下の通りです。[候補日1]、[候補日2]、[候補日3]」
メール文案をかんたんに作成
どうでしょうか？
これらのプロンプトは、基本的な要素を伝えるだけで、ChatGPTが適切なメール文案を作成してくれます。
もちろん、生成された文章はそのまま使わず、必ず内容を確認し、必要に応じて修正することが大切ですよ。
まずはこれらの基本的なプロンプトを参考に、あなたの状況に合わせて内容を調整してみてくださいね。
もっと便利に！ChatGPTメール作成の実践テクニック
基本的な使い方がわかったら、次はもう少し踏み込んで、ChatGPTをさらに便利に使いこなすための実践的なテクニックを見ていきましょう。
これらのコツを押さえれば、あなたのメール作成はもっとスムーズで、質の高いものになるはずです。
役割設定でプロ級のメールに
先ほど少し触れましたが、「役割設定」は本当に強力なテクニックです。
AIに特定の役割を与えることで、その立場にふさわしい、より自然で適切なメールを作成させることができます。
例えば、社外向けの丁寧なメールが必要な場合、プロンプトの最初にこう加えてみてください。
「あなたは、〇〇業界で10年以上の経験を持つ、丁寧で顧客志向のビジネスパーソンです。」
こうすることで、AIは経験豊富なプロフェッショナルになりきり、落ち着いた、信頼感のある言葉遣いでメールを作成してくれる可能性が高まります。
逆に、社内の同僚向けの少しカジュアルなメールなら、
「あなたは、チームメンバーと円滑なコミュニケーションを重視する、親しみやすい先輩社員です。」
といった役割設定が考えられますね。
他にも、「あなたは冷静沈着なプロジェクトマネージャーです」「あなたは共感力の高いカスタマーサポート担当です」など、目的に合わせて様々な役割を設定できます。
ぜひ、あなたの送りたいメールのイメージに合った役割をAIに与えてみてください。
きっと、メールの質がぐっと上がるのを実感できるはずです。
文脈（コンテキスト）をしっかり伝える
AIは、あなたが置かれている状況や背景を自動で理解することはできません。
そのため、メール作成を依頼する際には、できるだけ詳しい「文脈（コンテキスト）」を伝えることが重要になります。
- 「誰から誰へ」送るメールなのか？（例：私から、取引先の〇〇部長へ）
- 「どんな状況」で送るのか？（例：先日の打ち合わせのお礼として）
- 「メールの主な目的」は何か？（例：感謝を伝え、次回の訪問アポイントを取りたい）
- 「必ず含めてほしい要素」は何か？（例：打ち合わせで特に印象に残った〇〇の話、訪問希望日時を3つ）
これらの情報を具体的にプロンプトに含めることで、AIはより的確なメールを作成することができます。
情報が曖昧だと、AIも一般的な内容しか生成できず、修正の手間が増えてしまいます。
少し面倒に感じるかもしれませんが、最初にしっかり文脈を伝えることが、結果的に効率化につながるんですね。
箇条書きで情報を整理して伝えるのも、AIにとって分かりやすい方法の一つです。
トーン＆マナーを指定する
メールの「トーン＆マナー」、つまり文章全体の雰囲気や言葉遣いを指定することも、質の高いメールを作成する上で欠かせません。
日本のビジネスシーンでは、相手や状況に合わせた適切なトーン＆マナーが特に重要視されますよね。
プロンプトで、希望するトーン＆マナーを具体的に指示しましょう。
例：
「非常に丁寧な言葉遣いでお願いします。」
「フォーマルなビジネス文書のトーンで作成してください。」
「少しカジュアルで、親しみやすい雰囲気でお願いします。」
「相手に寄り添うような、共感的なトーンで書いてください。」
「緊急性を伝える、やや強めのトーンでお願いします。」（ただし、使いすぎには注意！）
これらの指示を加えることで、ChatGPTは生成する文章の雰囲気を調整してくれます。
特に、謝罪メールやクレーム対応メールなど、感情的な配慮が必要な場面では、トーン＆マナーの指定が非常に重要になります。
「誠実さが伝わるように」「相手の気持ちを第一に考えた丁寧な言葉遣いで」といった指示が有効でしょう。
長文メールも怖くない！分割・要約テクニック
時には、伝えたい内容が多くて長文のメールを作成する必要もありますよね。
一度に長い指示をChatGPTに与えると、途中で指示内容を忘れてしまったり、話が脱線してしまったりすることがあります。
そんな時は、メールの内容をいくつかのパートに分割して、段階的に指示を出すのがおすすめです。
例えば、プロジェクトの進捗報告メールなら、
- まず、「冒頭の挨拶と、プロジェクトの全体的な状況を伝える部分を作成して」と指示。
- 次に、「各タスクの具体的な進捗状況を、箇条書きでまとめる部分を作成して」と指示。
- さらに、「現在発生している課題と、その対応策について説明する部分を作成して」と指示。
- 最後に、「今後のスケジュールと、結びの言葉を作成して」と指示。
このように分割して指示し、生成された各パートを組み合わせることで、首尾一貫した長文メールを作成しやすくなります。
また、ChatGPTが生成した文章が長すぎると感じた場合は、「この文章を300字程度で要約して」や「もっと簡潔に書き直して」といった指示で、短くまとめることも可能です。
これらのテクニックを使えば、長文メールの作成もぐっと楽になりますね。
英語など外国語メールも簡単作成
海外の取引先や顧客とのやり取りで、外国語のメールを作成する必要がある方もいらっしゃるでしょう。
ChatGPTは翻訳能力にも優れているため、これも効率化できます。
プロンプトは日本語で大丈夫です。
「以下の内容で、アメリカの取引先（Mr. Smith）へ送る丁寧な英語のメールを作成してください。[日本語で伝えたい内容]」
このように指示すれば、ChatGPTは自然な英語のメール文案を作成してくれます。
もちろん、英語だけでなく、中国語、フランス語、スペイン語など、様々な言語に対応しています。
ただし、注意点として、専門用語の翻訳精度や、文化的なニュアンスの表現については、完璧ではない可能性があります。
特に重要なメールの場合は、生成された外国語の文章を、その言語に詳しい人に確認してもらうか、翻訳チェックツールなどを併用すると、より安心ですね。
それでも、ゼロから外国語のメールを作成する手間と比べれば、大幅な時間短縮になることは間違いありません。
すぐ使える！シーン別ChatGPTメール作成プロンプト例
理論やテクニックはわかったけれど、実際にどんなプロンプトを書けばいいのか、もっと具体的な例が見たい！というあなたへ。
ここでは、ビジネスシーンでよくある状況別に、すぐに使えるChatGPTメール作成のプロンプト例をご紹介します。
これらの例を参考に、あなたの状況に合わせてカスタマイズしてみてくださいね。
新規営業メールのプロンプト
新しいお客様に自社のサービスを知ってもらい、興味を持ってもらうためのメールですね。
最初の接点となるため、丁寧かつ魅力的な内容にしたいところです。
プロンプト例:
あなたは、中小企業の経営者を支援するコンサルティング会社の経験豊富な営業担当者です。
以下の情報を基に、〇〇株式会社の代表取締役 △△様宛に送る、新規アポイント獲得のための営業メールを作成してください。
# 目的
弊社サービス「□□（業務効率化ツール）」をご紹介し、一度オンラインで詳しいご説明をさせていただくためのアポイントを取りたい。
# ターゲット企業について
〇〇株式会社は、従業員50名規模の製造業。最近、人手不足と生産性向上に課題を抱えているとウェブサイトで拝見しました。
# 弊社サービス「□□」の強み
- 導入企業の平均業務時間を20%削減した実績
- 製造業向けのカスタマイズが可能
- シンプルな操作性で、ITに詳しくない従業員でも簡単に利用開始できる
# メールに含めてほしい要素
- 〇〇株式会社の事業内容や最近の取り組みへの共感
- 弊社サービス「□□」が〇〇株式会社の課題解決にどのように貢献できるかの簡単な説明（具体的な数字を交えて）
- オンラインでのデモンストレーション（30分程度）の提案
- 候補日時をいくつか提示（例：来週水曜午後、木曜午前、金曜終日）
- 丁寧で、売り込みが強すぎない、信頼感のあるトーンでお願いします。
- 件名も提案してください。
ポイント: 役割設定、ターゲット情報、自社サービスの強み、具体的な依頼内容を明確に伝えることで、より効果的な営業メールが生成されやすくなります。
会議日程調整メールのプロンプト
関係者間で会議の日程を調整するメールも、意外と手間がかかるもの。
候補日を分かりやすく伝え、スムーズに日程を確定させたいですね。
プロンプト例:
あなたは、プロジェクトAのリーダーです。
以下の情報を基に、プロジェクトメンバー3名（佐藤さん、鈴木さん、高橋さん）宛に、次回の定例会議の日程調整メールを作成してください。
# 目的
次回のプロジェクトA定例会議の日程を確定したい。
# 議題（予定）
- タスクBの進捗共有
- 課題Cへの対応方針検討
- 次回までの各自の担当割り振り
# 会議形式
オンライン会議（Zoomを使用予定）
# 候補日時
以下の日程の中から、参加可能な時間帯を複数回答してもらいたい。
- 〇月×日（月）10:00 - 17:00
- 〇月△日（火）13:00 - 18:00
- 〇月□日（水）終日
# メールに含めてほしい要素
- 会議の目的と簡単な議題
- 候補日時を分かりやすくリスト形式で提示
- 回答期限（例：今週金曜日まで）
- 参加が難しい場合の連絡のお願い
- 簡潔で分かりやすい言葉遣いでお願いします。
- 件名も提案してください。
ポイント: 目的、参加者、議題、候補日時、回答期限など、必要な情報を過不足なく伝えることが重要です。
クレーム対応メール（一次返信）のプロンプト
お客様からのクレームには、迅速かつ誠実な対応が求められます。
まずは状況を受け止め、真摯に対応する姿勢を示す一次返信が大切です。
プロンプト例:
あなたは、オンラインショップ「△△ストア」のカスタマーサポート担当者です。
以下の情報を基に、商品不備に関するクレームをいただいたお客様（田中様）への一次返信メールを作成してください。
# お客様からのクレーム内容（要約）
購入した商品「□□」に初期不良（傷）があった。交換または返金を希望している。
# メールに含めてほしい要素
- まず、ご迷惑をおかけしたことに対する丁寧な謝罪
- クレーム内容（商品名、不備の内容）を受け付けたことの確認
- 現在、詳細な状況を確認中であることの説明
- 具体的な対応（交換・返金など）については、確認が取れ次第、改めて連絡することの約束（目安の連絡時期も伝える 例：1営業日以内）
- お客様にご不便をおかけしていることへの重ねての謝罪
- 誠実で、お客様の気持ちに寄り添う丁寧なトーンでお願いします。
- 件名も提案してください。（例：「【△△ストア】お問い合わせいただいた商品不備の件につきまして」など）
ポイント: まずは謝罪と共感を示し、具体的な対応は確認後に連絡することを伝えることで、お客様の不安を和らげ、信頼を繋ぎ止めることを目指します。トーン＆マナーの指定が特に重要です。
上司への報告メールのプロンプト
上司への報告は、簡潔かつ分かりやすく、必要な情報が漏れなく伝わることが重要です。
いわゆる「報連相」ですね。
プロンプト例:
あなたは、営業部のメンバーです。
以下の情報を基に、上司（〇〇部長）への週次業務報告メールを作成してください。
# 報告期間
〇月×日～〇月△日
# 今週の主な活動内容
- A社との商談：△△の件で前向きな回答。来週見積もり提出予定。
- B社への提案書作成：完了。明日提出予定。
- 新規開拓リスト作成：目標の50件達成。
# 来週の予定
- A社へ見積もり提出・フォロー
- C社へ初回訪問
- 社内ミーティング（□□について）
# 課題・懸念事項
- B社の競合他社の動きが活発。価格競争になる可能性あり。
# 相談事項
- B社への価格戦略について、一度ご相談させていただけますでしょうか。
# メールに含めてほしい要素
- 上記の各項目を分かりやすく整理して記載
- 結論（要点）を先に書く構成も検討
- 簡潔で、報告内容が明確に伝わるように
- 件名も提案してください。（例：「【週次報告】〇月×日～△日 営業部 [あなたの名前]」など）
ポイント: 報告期間、活動内容、予定、課題、相談事項などを項目立てて整理することで、上司が状況を素早く把握できるようにします。必要であれば、相談事項も明確に伝えましょう。
これらのプロンプト例はあくまで出発点です。
あなたの具体的な状況や伝えたいニュアンスに合わせて、自由に調整してみてください。
プロンプトを工夫するほど、ChatGPTはより頼りになるメール作成アシスタントになってくれるはずですよ。
ChatGPTメール作成の注意点と賢い付き合い方
ChatGPTは非常に便利なツールですが、万能ではありません。
その能力を最大限に活かしつつ、思わぬトラブルを避けるためには、いくつかの注意点を理解し、賢く付き合っていくことが大切です。
ここでは、ChatGPTをメール作成に使う上で、特に気をつけてほしい点をお伝えしますね。
情報漏洩リスクに気をつけよう
これが最も重要な注意点かもしれません。
ChatGPTのようなAIモデルは、ユーザーから入力された情報を学習データとして利用する可能性があります。
つまり、あなたが入力した会社の機密情報や、取引先の担当者の個人情報などが、意図せず外部に漏れたり、他のユーザーへの応答に使われたりするリスクがゼロではないということです。
絶対に、会社の内部情報、未公開のプロジェクト情報、顧客リスト、個人情報（氏名、連絡先、住所など）を直接プロンプトに入力しないようにしましょう。
メール作成を依頼する際も、具体的な会社名や個人名を伏せ字にしたり、「〇〇社」「△△様」のような仮称を使ったりする工夫が必要です。
また、会社によっては、業務でのAI利用に関するガイドラインが定められている場合があります。
必ず自社のルールを確認し、それに従って利用するようにしてくださいね。
安全に使うための意識が何よりも大切です。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
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