件名：【[開催日]開催】[会社名] 会社説明会のご案内
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、採用担当の[名前]です。この度は、弊社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
この度、[開催理由]を目的とした会社説明会を開催する運びとなりました。
つきましては、下記の通り詳細をご案内させていただきます。■開催日時：[開催日] [開始時間]～[終了時間]
■開催場所：
[会場名]
[住所]
最寄駅：[駅名]より徒歩[所要時間]分
オンライン開催の場合：参加方法については、別途ご案内いたします。
■内容：
- 会社概要説明
- 社員インタビュー
- 質疑応答
※詳細は、別途ご案内いたします。弊社の事業内容や社風、若手社員の活躍事例など、当日は皆様にとって有益な情報をご提供できると確信しております。
また、質疑応答の時間も設けておりますので、ぜひこの機会にご参加ください。ご参加をご希望される場合は、お手数ですが[期日]までにご返信いただけますようお願いいたします。
皆様のエントリーを心よりお待ちしております。[会社名]
[部署名]
[名前]
[連絡先]
会社説明会、ドキドキしますよね。
企業の魅力を伝える絶好のチャンスですが、案内メールでつまずいていませんか？
参加率を上げるには、まず「読んでもらえる」メールを作成することが大切です。
この記事には、基本的な構成から、つい読みたくなるテクニックまで、あなたの会社説明会案内メールをレベルアップさせる情報が満載です。
きっと応募者からの「行きたい。」を引き出せるはず。
一緒に最高の案内メールを作り上げましょう。
会社説明会案内メールの基本構成と3つの重要ポイント
会社説明会案内メールは、企業の第一印象を左右する重要なツールです。
メールの構成要素をしっかりと押さえ、採用担当者の熱意を伝えられるメールを作成しましょう。
1. 件名で目を引く。効果的なタイトル作成のコツ
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。
興味を引く件名にするためのコツをみていきましょう。
まず、会社説明会であると明確に伝えましょう。
「〇〇株式会社 会社説明会のご案内」のように、何のメールか一目でわかるようにします。
次に、具体的な情報を加えるのがおすすめです。
「【〇月〇日開催】」のように、開催日を記載すると、候補者の目に留まりやすくなります。
さらに、「業界をリードする〇〇の秘密」のような、好奇心を刺激する言葉を加えるのも効果的です。
ただし、誇張しすぎた表現は避けましょう。
例文：件名
件名：【〇月〇日開催】〇〇株式会社 会社説明会のご案内
【参加無料】業界をリードする〇〇の秘密を大公開！
このように、件名を見ただけで「どんな説明会だろう？」「参加してみようかな？」と思わせるような工夫をすることが大切です。
2. 本文の書き始め：挨拶と自己紹介のポイント
メールの本文は、まず丁寧な挨拶から始めましょう。
「[宛先]様」と宛名を記載し、「いつも大変お世話になっております」のような挨拶を添えることで、丁寧な印象を与えられます。
次に、自己紹介をします。
「〇〇株式会社 採用担当の[氏名]です」のように、会社名と担当者の名前を明記しましょう。
誰からのメールなのかを明確にすることで、候補者は安心してメールを読み進められます。
そして、会社説明会を開催する目的を簡潔に伝えましょう。
「この度、弊社では[開催理由]を目的とした会社説明会を開催することになりました」のように、目的を伝えることで、候補者の興味を引きます。
例文：挨拶と自己紹介
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社 採用担当の[氏名]です。
この度、弊社では[開催理由]を目的とした会社説明会を開催することになりました。
このように、挨拶と自己紹介を丁寧に行うことで、候補者に好印象を与え、本文を読んでもらいやすくなります。
3. 説明会詳細情報の記載：日時、場所、内容を明確に
会社説明会の詳細情報は、候補者が参加を検討する上で非常に重要な要素です。
日時、場所、内容を明確に記載し、候補者がスムーズに参加できるように配慮しましょう。
まず、日時については、「〇月〇日（〇）〇時～〇時」のように、開始時間と終了時間を明記します。
場所については、会場名、住所、最寄り駅からのアクセス方法などを具体的に記載しましょう。
オンライン開催の場合は、参加方法をわかりやすく説明しましょう。
内容については、説明会のプログラムやタイムスケジュールを記載すると、候補者は参加後のイメージが湧きやすくなります。
「会社概要説明」「社員インタビュー」「質疑応答」など、具体的な内容を記載しましょう。
例文：説明会詳細
開催日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
会場：〇〇株式会社 [会場名]
住所：[住所]
最寄り駅：[駅名]より徒歩〇分オンライン開催の場合：参加方法については、別途ご案内いたします。
内容：
- 会社概要説明
- 社員インタビュー
- 質疑応答
※詳細は、別途ご案内いたします。
このように、詳細情報を明確に記載することで、候補者は安心して説明会に参加できます。
次は、具体的な例文を用いて、会社説明会案内メールの作成方法を解説していきます。
魅力的な会社説明会案内メールの例文と応用
このセクションでは、新卒と中途採用、それぞれの候補者に向けた会社説明会案内メールの例文と、参加を促すための効果的なフレーズを紹介します。
ターゲットに合わせたメールを作成することで、説明会への参加率を高めることが可能です。
新卒向け会社説明会メール例文：親近感と熱意を伝える
新卒採用向けのメールでは、親近感と熱意を伝えることが重要です。
学生はまだ社会経験が浅いため、企業側から歩み寄る姿勢が求められます。
企業のビジョンや社風を分かりやすく伝え、共感を促す内容を心がけましょう。
新卒向け会社説明会メール例文
件名：【[会社名]】未来を一緒に創ろう！新卒向け会社説明会のご案内
[氏名]様
はじめまして、[会社名]の採用担当[担当者名]です。
この度は、弊社の会社説明会にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
[会社名]は「[企業理念やビジョン]」を掲げ、[事業内容]を通じて社会に貢献しています。
当日は、弊社の事業内容や社風、若手社員の活躍事例などをお伝えします。
皆さんの「未来を創りたい」という熱意を、ぜひ私たちに聞かせてください。詳細は下記をご確認ください。
【日時】[日時]
【場所】[場所]
【内容】[説明会内容]皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
[署名]
[会社名]
[部署名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、件名で学生の目を引きつけ、冒頭で丁寧な挨拶と自己紹介をしています。
会社の理念や事業内容を簡潔に説明し、学生の共感を促すように構成しました。
説明会詳細を明記することで、参加へのハードルを下げています。
中途採用向け説明会メール例文：経験とスキルを意識
中途採用向けのメールでは、候補者の経験やスキルを意識した内容にすることが大切です。
即戦力となる人材を求めていることを明確に伝え、自身のキャリアアップに繋がるような情報を盛り込みましょう。
企業が求める人物像と合致しているかを判断できるような情報提供を心がけてください。
中途採用向け会社説明会メール例文
件名：【[会社名]】[氏名]様の経験を活かせる！中途採用説明会のご案内
[氏名]様
[会社名]採用担当の[担当者名]です。
この度は、弊社の会社説明会にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。
[氏名]様の[職務経歴やスキル]を拝見し、弊社の[募集職種]でご活躍いただけると確信しております。
当日は、[募集職種]の詳細な業務内容や、キャリアパスについてご説明いたします。
また、[会社名]で働く魅力を、社員の生の声を通じてお伝えします。
ぜひ、あなたの経験とスキルを活かせる環境があるか、確かめに来てください。説明会詳細は下記をご確認ください。
【日時】[日時]
【場所】[場所]
【内容】[説明会内容]皆様のご参加を心よりお待ちしております。
[署名]
[会社名]
[部署名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、応募者のスキルや経験に触れ、興味を引くように工夫しています。
説明会で得られる情報として、キャリアパスや社員の声など、応募者が知りたい情報を明記しました。
参加することで、自身のキャリアアップに繋がることを示唆し、参加意欲を高める構成にしています。
参加を促す。返信を促すフレーズ例
説明会への参加を促すためには、メールの最後に返信を促すフレーズを加えることが効果的です。
参加へのハードルを下げつつ、具体的な行動を促すような表現を心がけましょう。
- 「皆様のエントリーを心よりお待ちしております」
- 「ご都合の良い方はぜひご参加ください」
- 「詳細についてはお気軽にお問い合わせください」
- 「参加ご希望の方は[期日]までにご返信ください」
- 「皆様とお会いできるのを楽しみにしております」
これらのフレーズは、説明会参加を検討している候補者の背中を押す効果が期待できます。
返信期限を明記することで、候補者の行動を促すことも可能です。
また、「お気軽にお問い合わせください」と付け加えることで、参加への不安を解消し、心理的なハードルを下げる効果も期待できます。
次のセクションでは、説明会の参加率を高めるための具体的な工夫について解説していきます。
参加率を高めるための4つの工夫
採用イベントの情報をSNSで効果的に告知する
会社説明会の告知はメールだけでなく、SNSも活用しましょう。
X（旧Twitter）やInstagramなどのプラットフォームで、イベント情報を発信することで、より多くの人に情報を届けられます。
SNSでの告知は、拡散性が高く、潜在的な参加者へのアプローチも可能です。
ハッシュタグを活用して、イベント情報を広く共有しましょう。
また、視覚的に魅力的な画像や動画を掲載すると、さらに注目度を高められます。
採用イベント専用のSNSアカウントを設けるのも効果的です。
説明会参加のメリットを具体的に提示する
説明会に参加することで、得られるメリットを具体的に提示しましょう。
例えば、「社員の生の声を聞ける」「社内の雰囲気を体感できる」「選考に関する最新情報を得られる」など、参加者が興味を持つような情報を記載します。
単に「会社説明会を開催します」と告知するだけでなく、「参加することであなたのキャリアにどう役立つか」を伝えることが重要です。
具体的なメリットを提示することで、参加意欲を高められます。
参加特典や限定コンテンツで興味を惹きつける
参加者限定の特典やコンテンツを用意することで、説明会への参加意欲を高められます。
例えば、説明会参加者限定のノベルティグッズ配布や、選考に有利になる特別な情報提供などが考えられます。
また、説明会でしか見られない限定動画や、社員との座談会などを実施するのも効果的です。
「この説明会に参加しないと得られないものがある」という特別感を演出することで、参加率アップにつながります。
参加者の疑問に答えるQ&Aセッションを設ける
説明会の中で、参加者の疑問に答えるQ&Aセッションを設けましょう。
質疑応答の時間を設けることで、参加者は企業の担当者と直接コミュニケーションを取ることができます。
企業に対する理解を深めるだけでなく、不安や疑問を解消する場にもなります。
事前に質問を募集したり、匿名で質問できるような仕組みを導入するのも良いでしょう。
Q&Aセッションを設けることで、参加者の満足度を高め、企業への理解促進に繋がります。
会社説明会メール作成時の注意点とマナー
誤字脱字チェックは必須：信頼感を損なわないために
会社説明会の案内メールは、企業の第一印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。
誤字脱字が多いと、企業としての信頼性を損ね、応募者の意欲を低下させる可能性があります。
送信前には、必ず複数人で内容を確認し、ミスがないかを徹底的にチェックしましょう。
特に、日付、時間、場所などの基本情報は、正確に記載されているかを入念に確認することが重要です。
また、メールの文面だけでなく、添付ファイルの名前や内容にも注意を払い、不備がないか確認しましょう。
送信時間とタイミング：候補者の状況を考慮する
メールの送信時間とタイミングも、応募者の参加意欲に影響を与える可能性があります。
深夜や早朝など、非常識な時間にメールを送ることは避けましょう。
多くの応募者がメールをチェックしやすい時間帯、例えば、午前中の早い時間帯や、お昼休憩の時間帯、夕方などがおすすめです。
また、説明会開催日の直前にメールを送るのではなく、十分な準備期間を考慮して、余裕を持ったスケジュールで案内メールを送りましょう。
これにより、応募者は事前に予定を立てやすく、参加しやすくなります。
返信期限の設定と連絡方法の明記
会社説明会への参加を希望する応募者からの返信期限を設定することも大切です。
返信期限を設けることで、参加人数を把握しやすくなり、説明会の準備をスムーズに進めることができます。
また、返信期限を記載することで、応募者も計画的に行動しやすくなります。
メールには、返信方法を明確に記載し、応募者がどのように連絡すればよいかを示しましょう。
連絡方法には、メールアドレスのほか、電話番号や専用フォームへのリンクなどを記載することも有効です。
会社説明会案内メール作成のまとめ
会社説明会案内のメール作成では、いくつかの重要なポイントを押さえることで、応募者の参加意欲を高め、採用活動を成功に導くことができます。
これまでの内容を振り返り、特に重要な点を以下にまとめました。
- 件名で興味を引く
- 説明会情報を明確に記載する
- 参加メリットを具体的に提示する
これらのポイントを意識することで、より効果的な案内メールを作成できるはずです。
さらに、メールを作成する際には、誤字脱字のチェックを怠らず、送信時間や返信期限など、細かな点にも配慮するようにしましょう。
これらの注意点を守ることで、応募者からの信頼を得ることができます。
そして、メールを作成し終えたら、すぐに送信するのではなく、一度時間を置いて見直すことをおすすめします。
客観的な視点で見直すことで、より洗練されたメールに仕上げることができるでしょう。
皆さんの会社説明会が、素晴らしい出会いの場となることを心から願っています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
