法令遵守報告メールの書き方5つのステップと注意点

件名：【[部署名]】[日付] 法令遵守状況報告

株式会社[会社名]

[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。

株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。

平素より、弊社業務にご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、標題の件につきまして、下記の通りご報告いたします。

*報告内容*

• [法令名]の[条項]について、[遵守状況]（例：遵守しています、一部未遵守です）。
• [具体的な状況の詳細]
• [未遵守の場合の原因]
• [今後の対応策]

*報告期日*

• [日付]

*担当者*

• [部署名] [氏名]

*備考*

ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

今後とも、法令遵守を徹底し、業務に取り組んでまいりますので、引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

会社の「安心・安全」を守るために、法令遵守はとっても大切ですよね。

でも、その状況を報告するメールって、ちょっと難しく感じませんか？

「何を書けばいいの？」「どう書けば伝わる？」と悩む方もいるかもしれません。

この記事では、そんな悩みを解決。

法令遵守報告メールの書き方を、基本からしっかり解説します。

この記事を読めば、もうメール作成に迷うことはありません。

さらに、例文やテンプレートもご用意しているので、すぐに実践できますよ。

さあ、一緒に「伝わる」報告メールを目指しましょう。

まずは、メールの基本構成と必須項目から見ていきましょう。

1. 法令遵守報告メールの基本構成と必須項目

法令遵守報告メールは、会社のコンプライアンス体制を維持するために、とても重要な役割を果たします。

報告内容に不備があると、誤解や混乱を招き、最悪の場合、法令違反を見過ごすことにも繋がりかねません。

ここでは、報告メールを作成する上で、必ず押さえておきたい基本構成と必須項目について解説します。

ポイントをしっかり掴んで、正確で分かりやすい報告メールを作成しましょう。

件名と宛名の書き方

まず、メールの顔とも言える件名と宛名についてです。

件名を見ただけで、メールの内容がすぐに分かるように、具体的に記載することが大切です。

宛名は、誰に宛てたメールなのかを明確にするために、部署名と役職、氏名を正しく記載しましょう。

件名記載例

• 件名：【[部署名]】[日付] 法令遵守状況報告
• 件名：【[部署名]】[法令名]に関する遵守状況報告

件名に【】を使うことで、他のメールと区別しやすくなり、より見やすくなります。

日付や法令名を加えることで、報告内容を特定しやすくなります。

宛名の記載例

[部署名]

[役職] [氏名]様

役職と氏名の組み合わせは、相手に応じて使い分けましょう。

役職が不明な場合は、氏名のみでも構いません。

「様」を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

報告内容の明確化

次に、報告内容の書き方についてです。

法令遵守状況を報告する際には、具体的にどの法令に対して、どのような状況なのかを明確に記載することが重要です。

曖昧な表現は避け、数値や具体的な事例を用いて、分かりやすく伝えましょう。

事実を正確に伝えることで、誤解を防ぎ、スムーズな情報共有に繋がります。

報告内容の例

報告内容

[法令名]の[条項]について、[遵守状況]（例：遵守しています、一部未遵守です）

[具体的な状況の詳細]

[未遵守の場合の原因]

[今後の対応策]

上記のように、法令名、条項、遵守状況、詳細、原因、対応策を順序立てて記載すると、読みやすく、内容も理解しやすくなります。

特に、未遵守の場合は、その原因と今後の対応策を具体的に記載することが大切です。

期日と担当者の明記

最後に、報告期限と担当者を明記することです。

いつまでに、誰が責任を持って報告を行うのかを明確にすることで、報告漏れや遅延を防ぐことができます。

期日を設けることで、関係者がスケジュールを立てやすくなり、スムーズな業務遂行に繋がります。

担当者を明記することで、責任の所在を明確にし、関係者間の連携を円滑にします。

期日と担当者の記載例

報告期日：[日付]

担当者：[部署名] [氏名]

期日は、具体的な日付と時間を記載することが望ましいです。

担当者は、部署名と氏名を記載し、必要に応じて連絡先も記載すると、より親切です。

次はこれらの基本を踏まえ、社内報告メールで使える具体的な例文とテンプレートをご紹介します。

2. 社内報告メールで使える例文とテンプレート

このセクションでは、社内向けの法令遵守報告メールで活用できる例文とテンプレートを紹介します。

進捗報告、問題発生時の報告、完了報告の3つのケースを想定し、それぞれの状況に応じたメールの書き方を見ていきましょう。

これらの例文を参考に、自社の状況に合わせて調整することで、より効果的な報告メールを作成できます。

進捗報告メールの例文

法令遵守状況 進捗報告メール

件名：[法令名]に関する進捗状況のご報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもありがとうございます。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

現在進めております[法令名]に関する[具体的な業務内容]の進捗状況についてご報告いたします。

現在、[進捗状況の詳細]の段階まで進んでおり、[具体的な進捗状況]です。

次のステップとして、[今後の予定]を予定しております。完了予定日は[完了予定日]です。

引き続き、法令遵守を徹底し業務を遂行してまいります。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

この例文は、法令遵守に関するプロジェクトや業務の進捗状況を報告する際に使用します。

具体的にどのような作業が進んでいるのか、完了予定日、今後の予定などを明記することで、状況を正確に伝えることができます。

問題発生時の報告メール例文

法令違反の可能性に関する緊急報告メール

件名：【重要】[法令名]に関する問題発生のご報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもありがとうございます。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

先日、[発生した問題の概要]について、[法令名]に抵触する可能性のある事案が発生いたしました。

現在の状況は[問題の詳細]です。

原因については現在調査中であり、[今後の対応策]を検討しております。

進捗があり次第、改めてご報告させていただきます。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

この例文は、法令違反の可能性や問題が発生した場合に、迅速かつ正確に報告するためのものです。

問題の概要、現在の状況、原因調査や今後の対応策などを明確に記載することが重要です。

完了報告メールの例文

法令遵守対応 完了報告メール

件名：[法令名]に関する対応完了のご報告

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもありがとうございます。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

先日より対応しておりました[法令名]に関する[具体的な業務内容]が完了いたしましたことをご報告いたします。

[完了した内容の詳細]について、[完了日]に完了いたしました。

今後も引き続き、法令遵守を徹底し業務を遂行してまいります。

ご協力いただき、ありがとうございました。

この例文は、法令遵守に関する業務やプロジェクトが完了した際に、その結果を報告するためのものです。

完了した内容、完了日などを明確に記載し、関係者への感謝の言葉を添えることで、丁寧な報告をすることができます。

3. コンプライアンス報告メール作成時の注意点

事実に基づいた正確な報告を心掛ける

コンプライアンス報告メールで最も重要なのは、事実に基づいた正確な情報を伝えることです。

憶測や不確かな情報を基にした報告は、誤解や混乱を招き、企業の信頼を損なう可能性があります。

報告書を作成する際には、必ず客観的な証拠やデータに基づいて記述するように心がけましょう。

専門用語は避けてわかりやすく表現

法令遵守に関する報告は、専門知識を持たない社員にも理解できるように書く必要があります。

専門用語や業界特有の言葉はできるだけ避け、誰にでもわかる平易な言葉で説明することが大切です。

どうしても専門用語を使用する必要がある場合は、その都度、丁寧な解説を加えるようにしましょう。

誤解を招く表現は避ける

報告メールでは、曖昧な表現や主観的な解釈を避け、客観的で明確な表現を心がけることが重要です。

特に、法令違反の可能性やリスクに関する報告は、誤解を招く表現をすると、事態を悪化させる可能性があります。

具体的な数値や事実を基に、正確かつ客観的な記述を心がけましょう。

4. 法令遵守状況報告で重要な4つのポイント

法令遵守状況を報告するメールを作成する上で、特に重要なポイントが4つあります。

これらのポイントを押さえることで、報告内容の正確性と透明性を高め、関係者へのスムーズな情報伝達が可能になります。

報告対象の法令を明確にする

まず、どの法令に関する報告なのかを明確にすることが重要です。

対象となる法令名を具体的に記載し、報告範囲を明確にしましょう。

これにより、報告を受ける側は、どの法令の遵守状況について報告されているのかを正確に把握できます。

法令を明確にする例

• 「労働基準法」に関する報告
• 「個人情報保護法」に関する報告

遵守状況を具体的に記述する

次に、法令の遵守状況を具体的に記述する必要があります。

単に「遵守しています」と記述するのではなく、具体的な取り組みや実績を示すことが重要です。

例えば、「〇〇の規定を遵守し、△△を実施しました」のように、具体的な行動や結果を記述しましょう。

具体的な記述は、報告の信頼性を高めるだけでなく、改善点の把握にもつながります。

報告の例

• 「〇〇に関する研修を全社員に実施し、理解度テストの結果は平均90%でした。」
• 「△△システムを導入し、個人情報へのアクセスログを適切に管理しています。」

未遵守の場合は原因と対策を明記

もし、法令を遵守できていない状況がある場合は、その原因と具体的な対策を明確に記述する必要があります。

単に「未遵守でした」と報告するだけでは、問題解決にはつながりません。

なぜ未遵守となったのか、今後どのように改善していくのかを具体的に記述することで、再発防止に向けた取り組みを示す必要があります。

原因・対策の記載例

• 「〇〇の規定が一部社員に周知されておらず、未遵守が発生しました。今後は、全社員向けの説明会を実施し、再発防止に努めます。」
• 「△△システムの導入が遅れており、一部業務で法令遵守が不十分でした。〇月〇日までにシステムを導入し、改善を図ります。」

根拠となる資料を添付する

最後に、報告内容を裏付ける根拠となる資料を添付することが重要です。

例えば、研修の実施記録やシステム導入に関する資料などを添付することで、報告内容の信頼性を高めることができます。

資料を添付することで、報告を受ける側は、より詳細な情報を確認でき、報告内容の理解を深めることができます。

これらの4つのポイントを意識して法令遵守状況報告を作成することで、より正確で信頼性の高い報告を行うことが可能になります。

続いては、社内メール報告で失敗しないための3つのステップについて解説していきます。

5. 社内メール報告で失敗しないための3ステップ

法令遵守状況の報告は、企業の信頼を維持するために非常に重要です。

しかし、メールでの報告は時に誤解を生んだり、情報が正確に伝わらないことがあります。

ここでは、社内メール報告で失敗しないための3つのステップを紹介します。

これらのステップを踏むことで、より正確で効果的な報告が可能になります。

送信前のダブルチェック

メールを送信する前に、必ず内容のダブルチェックを行いましょう。

特に法令遵守に関する報告では、小さなミスが大きな問題に発展する可能性があります。

チェックすべきポイントは以下の通りです。

• *数値やデータ*: 報告書内の数値やデータが正確かを確認します。誤った数値は、誤解や不信感を生む原因となります。
• *誤字脱字*: 誤字脱字がないか、文法的に正しいかを確認します。ビジネスメールでは、正確な文章表現が求められます。
• *添付ファイル*: 必要なファイルがきちんと添付されているか、ファイル名が正しいかを確認します。添付漏れやファイルの間違いは、業務の遅延につながります。
• *宛先*: 宛先が正しいか、関係者全員が正しく含まれているかを確認します。誤った宛先への送信は、情報漏洩のリスクがあります。

上司への事前確認

報告内容をメールで送信する前に、上司に内容を事前確認してもらうことも重要です。

上司の視点から内容の不備や改善点を見つけることができます。

また、報告内容に対する認識を共有することで、認識のずれを防ぎ、よりスムーズな情報伝達が可能になります。

特に、判断に迷う点や重要事項については、上司の指示を仰ぐようにしましょう。

例文：事前確認依頼メール

件名：【事前確認依頼】[報告書名]に関する事前確認のお願い

[上司の名前]様

お疲れ様です。[自分の名前]です。

[報告書名]の報告内容について、事前にご確認いただきたくご連絡いたしました。

特に、[確認してほしい点]についてご意見をいただけると幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご都合の良い時にご確認いただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

この例文は、上司に報告内容の事前確認を依頼するメールです。

確認してほしい点を具体的に伝えることで、上司が確認しやすくなります。

報告後のフォローアップ

メール送信後も、報告内容に関するフォローアップを怠らないようにしましょう。

報告内容に対する質問や追加情報が必要な場合があるかもしれません。

迅速に対応することで、誤解を防ぎ、スムーズな業務遂行につながります。

また、報告内容に対する進捗状況を定期的に共有することも重要です。

• *質問への対応*: 報告内容に対する質問には、迅速かつ丁寧に対応します。
• *追加情報の提供*: 必要に応じて、追加情報を速やかに提供します。
• *進捗状況の共有*: 報告内容に関する進捗状況を定期的に共有します。

例文：フォローアップメール

件名：【進捗報告】[報告書名]に関する進捗状況について

[上司の名前]様

お疲れ様です。[自分の名前]です。

先日ご報告した[報告書名]について、現在の進捗状況をご報告いたします。

現在、[進捗状況]の状況です。

また、[追加情報]について、[詳細]を追ってご報告いたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

この例文は、報告内容の進捗状況を上司に報告するメールです。

具体的な進捗状況と追加情報について伝えることで、状況を正確に把握してもらうことができます。

これらの3つのステップを踏むことで、社内メール報告における失敗を減らし、より正確で効果的なコミュニケーションを実現できます。

次は最後に、法令遵守報告メール作成のまとめについて解説します。

法令遵守報告メール作成のまとめ

これまでの内容を振り返り、法令遵守報告メール作成において特に重要な点をまとめると、以下の3つが挙げられます。

1. 報告内容の正確性と具体性
2. 期日と担当者の明確化
3. 報告前のダブルチェック

これらの点を意識することで、より効果的な法令遵守報告メールを作成できます。

そして、さらに報告メールの質を高めるために、送信前に必ず上司に内容を確認してもらうことをおすすめします。

上司の視点からのフィードバックは、見落としがちな点や改善点を発見するのに役立ちます。

法令遵守は、企業活動の根幹をなす重要な要素です。

今回の記事が、皆様のより良い報告メール作成の一助となり、ひいては企業の健全な発展に貢献できることを願っています。