件名：[日付] [会議名] 議事録
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[自分の名前]です。[日付]に開催いたしました[会議名]の議事録を共有いたします。
会議の概要は以下の通りです。
議題：
- [議題1]
- [議題2]
- [議題3]
決定事項：
- [決定事項1]：[担当者]、[期限]
- [決定事項2]：[担当者]、[期限]
- [決定事項3]：[担当者]、[期限]
今後のアクションプラン：
- [アクションプラン1]：[担当者]
- [アクションプラン2]：[担当者]
- [アクションプラン3]：[担当者]
詳細につきましては、添付の議事録をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
会議の後、議事録を関係者に共有するのって、意外と手間がかかりますよね。
「誰に、何を、どう伝えればいいんだろう？」と、毎回悩んでしまう方もいるかもしれません。
でも大丈夫。
この記事では、そんな悩みを解決し、議事録メールをスムーズに作成するためのコツを、例文付きでご紹介します。
基本構成から、すぐに使えるテンプレート、よくある質問まで、この記事を読めば、議事録メールの達人になれるはず。
さあ、一緒に見ていきましょう。
1. 会議議事録をメールで報告する際の基本構成
議事録メールを送る際の基本構成をしっかり押さえておけば、情報を正確に伝え、参加者との認識のずれを防ぐことができます。
ここでは、議事録メールの基本となる3つの要素について解説します。
件名で内容を明確に示す
メールの件名は、受信者が最初に目にする部分です。
ここで内容を明確に伝えることで、メールを開封してもらいやすくなります。
件名を見ただけで「何の議事録か」「いつの会議の議事録か」がわかるように記載しましょう。
例えば、「[日付] [会議名] 議事録」のように、具体的な情報を盛り込むのがおすすめです。
例文：件名
件名：2024年7月15日 定例チーム会議 議事録
このように、日付と会議名を組み合わせることで、どの会議の議事録なのか一目で判断できます。
宛名と挨拶で丁寧な印象を
ビジネスメールでは、宛名と挨拶は丁寧に行うことが大切です。
誰に宛てたメールなのかを明確にし、失礼のない挨拶を心がけましょう。
まず、宛名は、参加者全員に送る場合は「関係各位」、特定の部署に送る場合は「[部署名]の皆様」のように記載します。
個人に送る場合は「[役職] [氏名]様」とします。
挨拶は、「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」といった、ビジネスシーンでよく使われる言葉を使うと良いでしょう。
例文：宛名と挨拶
[部署名]の皆様
お疲れ様です。
このように、部署名と挨拶を組み合わせることで、丁寧な印象を与えることができます。
本文で議事録の概要を伝える
本文では、議事録の内容を簡潔にまとめ、参加者に共有します。
会議の目的、決定事項、今後のアクションなどを記載することで、参加者は会議の内容を振り返りやすくなります。
議事録の概要を伝える際は、箇条書きなどを活用すると、情報を整理して伝えやすくなります。
また、重要な決定事項や、参加者にお願いしたい事項は、特に目立つように記載すると良いでしょう。
例文：本文の書き出し
先日の定例会議の議事録を共有いたします。
会議の概要は以下の通りです。
このように、議事録を共有する旨を伝え、概要を説明することで、スムーズに本文へと繋げることができます。
2. 社内メールで議事録を報告する際のポイント
社内メールで議事録を報告する際、参加者が内容をスムーズに理解し、必要なアクションに移せるようにするためのポイントを解説します。
結論を先に伝えること、情報を整理すること、具体的な行動を明記することが重要です。
結論を先に伝え、参加者の理解を促進
メールの冒頭で、会議の結論や主な決定事項を簡潔に伝えましょう。
これにより、受信者はメールの目的をすぐに把握でき、その後の詳細な内容を理解しやすくなります。
特に忙しいビジネスパーソンにとって、結論を最初に知ることは、効率的な情報収集につながります。
箇条書きを活用し、情報を整理
議事録の内容は、箇条書きやリスト形式で整理すると、非常に見やすくなります。
議題、決定事項、今後のアクションなどを項目ごとに分けることで、情報が整理され、読み手は必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
長文の文章で説明するよりも、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。
具体的な行動や決定事項を明記
会議で決定した具体的な行動や担当者、期限を明確に記載しましょう。
「〇〇さんは〇月〇日までに〇〇を行う」のように、誰が、いつまでに、何をするのかを具体的に示すことが重要です。
これにより、参加者は自分が何をすべきかを迷うことなく、スムーズに業務を進めることができます。
曖昧な表現は避け、具体的な内容を心がけましょう。
3. 議事録報告メールの例文とフォーマット
ここからは、実際に議事録を報告する際に役立つメールの例文とフォーマットを紹介します。
状況に応じて使い分けられるよう、シンプルなものと詳細なものの2パターンを用意しました。
シンプルな議事録報告メールの例文
まずは、会議の概要を簡潔に伝えたい場合に適した、シンプルな議事録報告メールの例文です。
参加者へ迅速に情報共有したいときや、決定事項が少ない場合に便利です。
シンプルな議事録報告メールの例文
件名：[日付] [会議名] 議事録
[部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日[日付]に開催いたしました[会議名]の議事録を作成いたしましたので、ご報告いたします。
議題：[議題]
決定事項：[決定事項]詳細につきましては、別途ご質問ください。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文は、件名で会議名と日付を明記し、誰がいつの会議について報告しているかを明確にしています。
宛名と挨拶の後、会議の概要と決定事項を簡潔に記載し、詳細については別途質問を受け付ける形にしています。
詳細な議事録報告メールの例文
次に、会議の内容をより詳しく伝えたい場合に適した、詳細な議事録報告メールの例文です。
議論の内容や参加者の意見、今後のアクションプランなどを共有したい場合に役立ちます。
詳細な議事録報告メールの例文
件名：[日付] [会議名] 議事録
[部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日[日付]に開催いたしました[会議名]の議事録を作成いたしましたので、ご報告いたします。
議題：[議題1]、[議題2]
議論のポイント：
- [議題1]について：[議論のポイント1]
- [議題2]について：[議論のポイント2]
決定事項：
- [決定事項1]：[担当者]、[期限]
- [決定事項2]：[担当者]、[期限]
今後のアクションプラン：
- [アクションプラン1]：[担当者]
- [アクションプラン2]：[担当者]
詳細は添付の議事録をご確認ください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文では、議題だけでなく、議論のポイント、決定事項、今後のアクションプランを具体的に記載しています。
誰がいつまでに何をするのかを明確にすることで、参加者間の認識のずれを防ぎ、スムーズな業務遂行を促します。
また、詳細な議事録を添付ファイルとして共有することで、さらに詳しい情報を確認できるようにしています。
4. 議事録報告メールでよくある疑問点
添付ファイルはどのように送るべきか
議事録をメールで共有する際、添付ファイルの形式と送り方には注意が必要です。
一般的には、PDF形式での添付が推奨されます。
これは、PDFが多くの環境で閲覧可能であり、編集を防ぐことができるためです。
WordやExcelなどの編集可能な形式で送る場合は、誤って内容が変更されるリスクがあることを考慮する必要があります。
ファイル名には、会議の日付や内容を記載することで、受け取った側が内容を把握しやすくなります。
例えば、「[日付]_プロジェクト会議議事録.pdf」のように、具体的に記述しましょう。
ファイルサイズが大きい場合は、メールに直接添付するのではなく、社内共有サーバーやクラウドストレージを利用し、ダウンロードリンクをメールに記載する方法が便利です。
これにより、メールサーバーの容量を圧迫することを避けられます。
返信が必要な場合、どのように促すか
議事録の内容について確認やフィードバックを求める場合は、メール本文で明確に指示することが重要です。
例えば、「ご多忙中恐縮ですが、内容をご確認いただき、[期日]までにご返信いただけますようお願いいたします」のように、返信期限を明記し、具体的なアクションを促しましょう。
また、返信が必要な理由も伝えることで、相手の理解と協力を得やすくなります。
「議事録の内容に誤りがないか確認するため」「今後のプロジェクト進行のために」など、具体的な理由を添えましょう。
返信を促す際には、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
「ご協力いただけますと幸いです」「お手数をおかけしますが」といった言葉を添えることで、相手への配慮を示し、スムーズなコミュニケーションを促すことができます。
必要に応じて、返信が必要な箇所を具体的に示すのも有効です。
「〇〇の項目についてご意見をお聞かせください」のように、具体的な質問をすることで、相手は回答しやすくなります。
まとめ：社内メールで議事録をスムーズに報告するために
ここまでの内容を振り返り、社内メールで議事録をスムーズに報告するための重要なポイントをまとめました。
- 件名で内容を明確に示し、メールの目的をすぐに理解できるようにする
- 結論を最初に伝え、参加者が会議の要点を把握しやすくする
- 箇条書きを活用して情報を整理し、読みやすいメールを心がける
これらのポイントを意識することで、議事録の共有がスムーズになり、参加者間の認識のずれを防ぐことができます。
さらに、メールを作成する際には、一度立ち止まって、受け取る側の立場になって内容を見直すことをお勧めします。
そうすることで、より丁寧で分かりやすい議事録報告メールを作成できるはずです。
皆さんの日々の業務が、より円滑に進むことを心から願っています。
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