件名：【ご報告】[契約名]契約締結完了のお知らせ
[部署名] [役職] [氏名]様
お世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
この度、[契約先会社名]との間で進めておりました[契約名]の契約締結が完了しましたことをご報告いたします。
契約内容の詳細は以下の通りです。
- 契約先：[契約先会社名]
- 契約内容：[契約内容]
- 締結日：[契約締結日]
本契約締結により、[契約によって得られる効果や今後の展開]が見込まれます。
関係者の皆様には、ご協力いただき感謝申し上げます。今後とも、本件につきましてご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。
契約締結、おめでとうございます。
ビジネスを進める上で、契約締結は大きな節目ですよね。
でも、締結後の報告メールって、意外とどう書けばいいか迷うもの。
「必要な情報が抜けていないかな？」「失礼な表現になっていないかな？」と、少し不安になることもあるかもしれません。
この記事では、そんな悩みを解決するために、契約締結報告メールの書き方を徹底解説します。
基本構成から、具体的な例文、さらに失敗しないためのチェックポイントまで、あなたのメール作成をしっかりサポートします。
この記事を読めば、もう報告メールで悩むことはありません。
まずは、基本となる構成と注意点から見ていきましょう。
契約締結報告メールの基本構成と注意点
件名で契約締結を明確に伝える
メールの第一印象を決めるのは、なんといっても件名です。
契約締結報告メールの場合、件名で「契約締結」という事実を明確に伝えることが重要です。
例えば、「【ご報告】〇〇株式会社との契約締結完了のお知らせ」のように、一目で内容がわかる件名にしましょう。
件名が曖昧だと、メールを見落とされたり、後回しにされたりする可能性も。
受信者がすぐに内容を把握できるよう、具体的な件名を心がけましょう。
件名で契約締結を伝えることで、スムーズな情報伝達の第一歩を踏み出せます。
宛先と挨拶で丁寧な印象を与える
ビジネスメールでは、宛先と挨拶はとても大切です。
社内メールであっても、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
部署全体に送る場合は、「〇〇部の皆様」と記載し、個人宛に送る場合は、役職と名前をきちんと記載します。
例えば、「〇〇部長」や「〇〇様」のように、相手に失礼のないようにしましょう。
挨拶では、「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」など、状況に合わせた適切な言葉を選びましょう。
これにより、メール全体が丁寧な印象になり、受信者も気持ちよくメールを読めるはずです。
挨拶は、コミュニケーションを円滑にするための潤滑油のようなもの。
しっかりと丁寧な挨拶を心がけましょう。
報告内容を簡潔にまとめる
報告メールで大切なのは、情報を簡潔に伝えることです。
長々と文章を連ねるのではなく、要点を絞って伝えましょう。
まずは、契約締結の事実を明確に伝え、次に、契約の概要（契約先、契約内容、締結日など）を簡潔に記述します。
箇条書きを活用すると、より見やすく整理できます。
例えば、以下のように書くと、非常に分かりやすいでしょう。
- 契約先：〇〇株式会社
- 契約内容：〇〇システム導入に関する契約
- 締結日：2024年〇月〇日
報告内容が整理されていると、受信者はすぐに必要な情報を把握できます。
無駄な文章を省き、情報を整理して伝えることを意識しましょう。
締めの言葉で感謝と今後の協力を述べる
メールの最後には、締めの言葉を添えましょう。
契約締結に関わった関係者への感謝の言葉とともに、今後の協力をお願いする言葉を述べると、より良い印象を与えられます。
例えば、「皆様のご協力に感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします」といった言葉は、丁寧で好印象です。
締めの言葉は、メール全体の印象を左右する重要な部分です。
感謝の気持ちを込めて、丁寧な言葉を選びましょう。
これにより、今後の関係も円滑に進むはずです。
社内報告メールで契約締結を伝える際のポイント
契約締結の社内報告メールを作成する際、いくつかのポイントを押さえることで、よりスムーズで正確な情報伝達が可能になります。
ここでは、特に重要な4つのポイントについて解説します。
契約内容の要点を絞って記載する
契約内容は詳細にわたることが多いため、社内報告メールでは全ての情報を網羅する必要はありません。
重要なのは、報告を受ける側が契約の概要を理解し、今後の業務に支障がないようにすることです。
そのため、契約の目的、期間、主要な契約条項など、特に重要なポイントを絞って記載しましょう。
例えば、契約金額や納期、担当部署などを明確にすると、関係者は必要な情報をすぐに把握できます。
締結日や契約先など必要な情報を正確に書く
契約締結日、契約先企業名、担当者名など、契約を特定するために必要な情報は正確に記載しましょう。
これらの情報は、後々の確認作業や契約管理において非常に重要です。
もし情報に誤りがあると、契約内容の確認や契約書の管理に支障をきたす可能性があります。
日付は和暦と西暦を併記するなど、誰が見ても間違いがないように配慮しましょう。
また、契約先企業名も略称ではなく正式名称を記載するようにしましょう。
社内向けの用語を使用する
社内報告メールでは、社内で一般的に使用されている用語を使うように心がけましょう。
専門用語や外部の企業でしか使わないような言葉は、誤解を招く可能性があります。
例えば、プロジェクト名や部署名などは、社内で統一された名称を使用することが望ましいです。
もし、どうしても専門用語を使う必要がある場合は、簡単な説明を加えるなどの配慮をしましょう。
添付ファイルがある場合は明記する
契約書などの添付ファイルがある場合は、メール本文にその旨を明記しましょう。
ファイル名だけでなく、添付ファイルの内容についても簡単に説明を加えることで、受信者はどのファイルを確認すれば良いのかがすぐに理解できます。
また、ファイル形式（PDF、Wordなど）も記載しておくと、受信者がファイルを開けないといったトラブルを防ぐことができます。
ファイルを開くためのパスワードが必要な場合は、パスワードも忘れずに記載しましょう。
契約締結報告メールの例文3選
このセクションでは、契約締結の報告メールとして、すぐに使える3つの例文を紹介します。
基本的な報告から、詳細な情報が必要な場合、プロジェクト関係者向けなど、状況に応じた使い分けが可能です。
ぜひ、自社の状況に合わせて活用してください。
基本的な契約締結報告メール
まずは、契約締結をシンプルに報告するメールの例文です。
社内全体への報告や、関係部署への第一報として活用できます。
契約の基本情報と締結の事実を簡潔に伝えることを目的としています。
基本的な契約締結報告メール
件名：[契約名] 契約締結のご報告
[部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
先日ご協議しておりました[契約名]につきまして、
[契約先会社名]と契約締結が完了しましたことをご報告いたします。契約締結日：[契約締結日]
今後とも、本件につきましてご協力のほどよろしくお願いいたします。
契約内容の詳細を記載した報告メール
次に、契約内容の詳細を含めた報告メールの例文です。
契約内容について関係部署への共有が必要な場合や、記録として残しておきたい場合に適しています。
契約金額や期間など、重要な情報を記載することで、より正確な情報共有が可能です。
契約内容の詳細を記載した報告メール
件名：[契約名] 契約締結のご報告（詳細）
[部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
[契約名]の契約締結が完了しましたので、詳細をご報告いたします。
契約先：[契約先会社名]
契約金額：[契約金額]
契約期間：[契約期間]
契約内容の概要：[契約内容の概要]なお、契約書は[保管場所]にて保管しております。
ご確認が必要な場合は、お気軽にお申し付けください。引き続き、本件にご協力いただきますようお願いいたします。
プロジェクト関係者への報告メール
最後に、プロジェクト関係者に向けた報告メールの例文です。
プロジェクトの進捗や今後のスケジュールを共有する際に役立ちます。
契約締結をプロジェクトの一つの区切りとして捉え、関係者への連携をスムーズに行うことを目的としています。
プロジェクト関係者への報告メール
件名：[プロジェクト名] [契約名]契約締結のご報告
[プロジェクトメンバー]各位
いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
[プロジェクト名]にて進めておりました[契約名]の契約締結が完了いたしました。
これにより、[プロジェクトの次のステップ]へ進める運びとなりました。
今後のスケジュールにつきましては、改めて共有させていただきます。
今後とも、プロジェクトへのご協力よろしくお願いいたします。
ビジネスメール報告で失敗しないための確認事項
契約締結の報告メールは、その後の業務を円滑に進めるための重要な情報伝達手段です。
しかし、内容に不備があると、誤解や混乱を招く可能性があります。
ここでは、報告メールで失敗しないために、送信前に必ず確認すべき事項を解説します。
誤字脱字がないか最終チェックを行う
メールを作成したら、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
誤字脱字は、相手に不注意な印象を与え、内容の信頼性を損なう可能性があります。
特に契約に関する重要な報告では、細心の注意が必要です。
送信前に必ず見直し、不安な場合は他の人にチェックしてもらうと良いでしょう。
送信前に宛先が正しいか確認する
メールの宛先を間違えると、情報漏洩につながるリスクがあります。
社内メールであっても、関係のない人に契約情報が伝わるのは問題です。
送信ボタンを押す前に、宛先が正しいか、関係者のみが含まれているかを必ず確認してください。
特に、複数人に一斉送信する場合は、宛先を慎重にチェックしましょう。
添付ファイルに間違いがないか確認する
契約書などの重要な書類を添付する場合は、ファイルの間違いがないかを必ず確認しましょう。
古い契約書や間違ったファイルを添付してしまうと、業務に支障をきたす可能性があります。
ファイル名と内容が一致しているか、最新のバージョンであるかをダブルチェックしましょう。
また、ファイルが開けるかどうかも確認しておくと安心です。
まとめ：契約締結報告メール作成の重要ポイント
契約締結の報告メールは、社内外の関係者との連携を円滑にするための重要なコミュニケーションツールです。
これまでの内容を踏まえ、特に重要なポイントを以下にまとめました。
- 件名で契約締結を明確に示す
- 契約内容の要点を簡潔に記載する
- 誤字脱字や宛先間違いがないか確認する
これらのポイントを意識することで、契約締結報告メールはより正確でスムーズな情報伝達を可能にします。
さらに、メール作成時には、一度立ち止まって内容を見直す習慣をつけることをおすすめします。
これにより、不必要な誤解や手戻りを防ぎ、より円滑な業務遂行に繋げることが出来るでしょう。
今回の記事が、あなたのビジネスコミュニケーションの一助となれば幸いです。
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