契約更新リマインドメール10種類の例文と効果的な書き方

件名：[契約名] 契約更新に関するご案内

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[契約名]の契約更新時期が[更新期限]に近づいてまいりましたので、ご案内申し上げます。

つきましては、契約更新に関する書類を[日付]までに[送付方法]にてご送付いただけますようお願いいたします。

契約内容に変更点がございますので、下記URLよりご確認いただけますでしょうか。
[URL]

ご不明な点等ございましたら、お気軽に下記までご連絡ください。

担当者：[担当者名]
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

「契約更新って、意外と忘れがち…」そんな経験ありませんか？

大切な取引先との契約更新をスムーズに進めるために、効果的なリマインドメールは欠かせません。

この記事では、契約更新リマインドメールの例文と、効果的な書き方を分かりやすく解説します。

読めば、顧客との良好な関係を維持しながら、期限切れのリスクを回避し、スムーズな契約更新を実現できるようになりますよ。

まずは、契約更新リマインドメールの重要性と目的から見ていきましょう。

契約更新リマインドメールの重要性と目的

契約更新リマインドメールは、単なる通知ではありません。

ビジネスにおける良好な関係維持、そして事業継続に大きく貢献する重要なツールなのです。

では、具体的にどのような重要性と目的があるのでしょうか？

顧客との良好な関係維持

契約更新は、単なる書類のやり取りではありません。

それは、企業と顧客との信頼関係を確認し、未来への協力を誓い合う大切な機会です。

丁寧で分かりやすいリマインドメールを送信することで、顧客に安心感と信頼感を与え、良好な関係を継続的に築き上げることができます。

感謝の言葉や、今後の協力を期待するメッセージを加えることで、より一層関係強化に繋がります。

忘れがちな期限を優しく思い出させることで、顧客は「きちんと対応してくれている」と好印象を抱くでしょう。

期限切れによるリスク軽減

契約期限切れは、大きなリスクを伴います。

サービス提供の中断、取引停止、損害賠償請求など、様々な問題が発生する可能性があります。

リマインドメールは、こうしたリスクを最小限に抑えるための第一歩です。

明確な期限と具体的な行動を促すことで、顧客に忘れさせず、スムーズな更新手続きを促すことができます。

早期に連絡することで、万が一更新が遅れた場合でも、迅速な対応が可能になります。

スムーズな契約更新を実現するための準備

契約更新は、単に期限を延長するだけではありません。

契約内容の見直し、新たなサービスの提案、料金プランの変更など、様々な準備が必要です。

リマインドメールは、これらの準備をスムーズに進めるための重要な役割を果たします。

更新時期を事前に知らせることで、顧客側も必要な準備時間を確保でき、双方にとって円滑な更新を実現することができます。

また、メールを通じて必要な情報を共有することで、問い合わせの発生を減らし、担当者の負担軽減にも繋がります。

取引先への契約更新リマインドメール：例文集

スムーズな契約更新を実現するためには、適切なリマインドメールが重要です。

ここでは、様々な状況に対応できる4つの例文を紹介します。

シンプルで丁寧な通知メール例文

例文1：シンプルな契約更新通知メール

件名：契約更新のお知らせ

[取引先名]様

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

この度、[契約名]の契約更新時期が近づいてまいりました。
契約更新につきましては、[更新期限]までにご連絡ください。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

株式会社[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

シンプルな通知メールは、契約更新時期を丁寧に伝えるために最適です。

重要なのは、期限を明確に示し、問い合わせ窓口を明記することです。

必要に応じて、契約内容に関する資料へのリンクなどを添付すると、より親切な対応となります。

具体的な更新内容を提示する例文

例文2：更新内容を提示した契約更新メール

件名：[契約名]契約更新に関するご案内

[取引先名]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、[契約名]の契約更新時期が[更新期限]に迫っております。
今後の契約内容につきまして、下記の通りご案内申し上げます。

・契約期間：[期間]
・契約金額：[金額]
・その他条件：[条件]

上記内容で問題がなければ、[更新期限]までにご連絡ください。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

更新内容を具体的に提示することで、取引先への誤解を防ぎます。

契約期間、金額、その他の重要な条件を明確に記載することで、スムーズな更新手続きを進めることができます。

変更点がある場合は、その点を特に強調しましょう。

次回契約締結に向けた提案を含む例文

例文3：次回契約締結に向けた提案を含むメール

件名：[契約名]契約更新と今後のご提案

[取引先名]様

この度は[契約名]のご利用、誠にありがとうございます。
契約更新時期が[更新期限]に近づいておりますので、ご案内申し上げます。

今後の更なるサービス向上のため、[提案内容]をご提案させていただきます。
詳細につきましては、添付資料をご参照ください。

ご検討の上、[更新期限]までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。

株式会社[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

この例文では、契約更新だけでなく、今後の提案も盛り込むことで、関係強化を図ります。

新たなサービスやプランの提案は、顧客の継続的な利用意欲を高める効果があります。

ただし、提案は簡潔にまとめ、顧客の負担にならないように配慮しましょう。

期限が迫っている場合の例文

例文4：期限迫迫の契約更新催促メール

件名：至急！[契約名]契約更新のお願い

[取引先名]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

[契約名]の契約更新期限が[更新期限]と迫っておりますが、
まだご連絡いただいておりません。

至急ご対応をお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら、すぐにご連絡ください。

株式会社[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

期限が迫っている場合は、緊急性を伝えることが重要です。

件名に「至急」などの言葉を入れることで、相手に迅速な対応を促します。

ただし、威圧的な表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

これらの例文を参考に、取引先との良好な関係を維持しながら、スムーズな契約更新を実現しましょう。

それぞれの例文は状況に合わせて適宜修正して活用してください。

契約更新リマインドメール作成のコツ

効果的な契約更新リマインドメールを作成するには、いくつかのコツがあります。

例文集でご紹介したメールを参考に、以下のポイントを意識して作成しましょう。

スムーズな契約更新と良好な顧客関係維持に繋がります。

明確な期限と具体的な行動喚起

契約更新の期限を明確に伝え、相手に行動を促すことが重要です。

曖昧な表現は避け、具体的な日付を記載しましょう。

また、何をしてほしいかを具体的に指示することで、相手側の対応をスムーズにします。

例えば、「[日付]までに契約書にご署名の上、ご返送ください」のように、具体的な行動を促す言葉を入れると効果的です。

例文5：期限と行動喚起を明確に示すメール

件名：契約更新のお願い（[契約名]）

[宛先]様

この度は[契約名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

契約更新時期が近づいてまいりましたので、ご案内申し上げます。
契約更新期限は[日付]です。

契約更新の手続きにつきましては、添付の書類をご確認の上、[日付]までに[担当部署]までご返送ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

丁寧な言葉遣い、敬語の使用

ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いと敬語の使用は必須です。

相手への配慮を忘れず、感謝の言葉や丁寧な表現を用いることで、良好な関係を築くことができます。

「貴社」「様」などの敬称を適切に使用し、依頼する際にも「〜いただけますでしょうか」など、柔らかな表現を使うと良いでしょう。

例文6：丁寧な言葉遣いを心がけたメール

件名：契約更新に関するご案内

[宛先]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、[契約名]の契約更新時期が近づいてまいりました。
今後も[サービス名]をご利用いただけますよう、ご案内申し上げます。

契約更新に関する詳細につきましては、添付資料をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。

相手への配慮とメリットの提示

契約更新を単なる手続きとしてではなく、相手にとってのメリットを提示することで、より円滑な更新を進めることができます。

例えば、継続利用による割引や特典などを提示することで、相手にとってのメリットを明確に示すことができます。

また、相手企業の状況を考慮し、柔軟な対応をする姿勢を示すことも重要です。

例文7：メリットを提示したメール

件名：[契約名] 契約更新のご案内と特典のご提案

[宛先]様

[契約名]の契約更新時期が近づいております。
この度は継続してご利用いただき、誠にありがとうございます。

継続ご利用特典として、[特典内容]をご用意いたしました。
詳細は添付資料をご確認ください。

[日付]までに更新手続きをお願いいたします。

連絡先の明記と問い合わせ窓口の設置

問い合わせ先を明確に記載することで、相手はスムーズに質問や相談ができます。

担当者名、電話番号、メールアドレスなどを明記し、問い合わせしやすい環境を整えましょう。

例文8：連絡先を明記したメール

件名：[契約名] 契約更新に関するご案内

[宛先]様

[契約名]の契約更新時期が近づいております。
契約更新に関するご質問等ございましたら、下記までお気軽にお問合せください。

担当者： [担当者名]
電話番号： [電話番号]
メールアドレス： [メールアドレス]

これらのポイントを踏まえることで、より効果的な契約更新リマインドメールを作成し、顧客との良好な関係を維持することができます。

次の章では、契約更新期限切れ防止のための追加対策について解説します。

契約更新期限切れ防止のための追加対策

リマインドメールを送信するだけでは、契約更新期限切れを完全に防げるとは限りません。

万全を期すためには、メール送信以外の対策も併用することが重要です。

確実な契約更新を実現するための追加対策を3点ご紹介します。

契約管理システムの活用

契約更新期限の管理は、非常に手間のかかる作業です。

多くの契約を管理する際には、ミスを防ぐためにも、契約管理システムの活用が効果的です。

システムを利用すれば、更新期限が近づくと自動で通知してくれたり、契約内容を一元管理できたりと、業務効率化とミス防止に繋がります。

様々な機能を持つシステムが提供されているので、自社の規模やニーズに合ったシステムを選択しましょう。

導入コストや運用コストなども考慮し、費用対効果の高いシステムを選ぶことが重要です。

複数回のリマインドメール送信

1通のメールだけでは、相手が確認し忘れる可能性も考えられます。

期限が迫るにつれて、複数回リマインドメールを送信することで、確実に更新手続きを促すことができます。

初回は余裕を持った時期に、2回目以降は期限が近づくにつれて送信頻度を高めるのが効果的です。

各メールで異なる情報を伝えたり、対応状況を確認するなど、工夫することで、より効果的なリマインドを実現できます。

例文9：1回目のリマインドメール

件名： [契約名] の契約更新に関するご案内

[宛先]様

この度は [契約名] をご利用いただき、誠にありがとうございます。

契約更新時期が近づいてまいりましたので、ご案内させていただきます。
契約更新期限は [日付] です。
詳細につきましては、下記URLをご確認ください。
[URL]

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

例文10：2回目のリマインドメール（期限間近）

件名： [契約名] 契約更新期限迫る重要なお知らせ

[宛先]様

先日ご案内いたしました [契約名] の契約更新期限が [日付] に迫っております。
まだ更新手続きがお済みでない場合は、至急お手続きをお願いいたします。

ご不明な点や、ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

電話や対面での確認

メールだけでは不安な場合は、電話や対面での確認も有効です。

特に重要な契約や、これまで連絡が取りづらかった取引先には、直接連絡を取り、更新状況を確認することをお勧めします。

直接話すことで、より丁寧な対応ができ、顧客との良好な関係維持に繋がります。

ただし、顧客との関係性や企業文化を考慮し、適切なコミュニケーション方法を選択することが大切です。

これらの追加対策を組み合わせることで、契約更新期限切れのリスクを大幅に軽減し、スムーズな契約更新を実現できます。

顧客との信頼関係を構築し、長期的なビジネスパートナーシップを築くためにも、契約管理には細心の注意を払いましょう。

まとめ：効果的な契約更新リマインドメールで良好な関係を維持しよう

ここまで、契約更新リマインドメールの重要性から、具体的な例文、作成のコツ、そして期限切れ防止のための追加対策まで見てきましたね。

改めて重要なポイントを整理すると、以下の3点が挙げられます。

1. 明確な期限と具体的な行動喚起：契約更新期限を明確に伝え、相手がスムーズに手続きを進められるよう、具体的な行動を促すことが大切です。

2. 丁寧な言葉遣いと相手への配慮：ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いと敬語の使用は必須です。さらに、相手への配慮を忘れず、メリットを提示することで、好意的な反応を得やすくなります。

3. 複数回のリマインドと多様な連絡手段：期限が迫るにつれて複数回のリマインドメールを送信したり、電話や対面での確認を行うなど、多様な手段を駆使することで、期限切れのリスクを最小限に抑えられます。

これらのポイントを踏まえ、ぜひあなた自身にあったリマインドメールを作成してみてください。

例えば、まずは今回ご紹介した例文を参考に、自社の状況に合ったテンプレートを作成してみることをお勧めします。

少し時間を取って、顧客目線で内容を確認し、修正を加えていくことで、より効果的なメールが完成するはずです。

そうすれば、顧客との信頼関係を深め、スムーズな契約更新を実現できるでしょう。

あなたのビジネスの成功を心から応援しています。