顧客満足度調査メール例文：効果的な5つのポイントと実践例

件名：顧客満足度向上のためのアンケートご協力のお願い

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

サービスの更なる向上を目指し、お客様のご意見・ご感想を伺うため、顧客満足度調査を実施しております。

アンケートへのご協力は、今後のサービス改善に大きく役立ちます。

アンケートは、約[回答時間]で回答いただけます。

ご多忙の中大変恐縮ですが、[回答期限]までにご回答いただけますと幸いです。

アンケートへのご回答はこちらよりお願いいたします。
[アンケートURL]

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
[連絡先]

ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

顧客満足度向上のためには、お客様の声を直接聞くことが大切。

でも、アンケートメールの作成って、意外と難しいですよね？

「どんな風に書けば効果的に伝えられるの？」「失礼な印象を与えてしまわないか心配…」そんなお悩みを抱えているあなたのために、この記事では顧客満足度調査メール作成の5つのポイント、そして具体的な例文をたっぷりご紹介していきます。

この記事を読めば、お客様に喜んで回答していただける、効果的なアンケートメールを作成できるようになりますよ。

それでは、早速見ていきましょう。

顧客満足度調査メール作成の5つのポイント

顧客満足度調査メールは、単にアンケートへの協力を求めるだけでなく、お客様との良好な関係を築くための大切なツールです。

効果的なメールを作成するために、以下の5つのポイントを意識しましょう。

1. 調査目的の明確化と簡潔な説明

まず何よりも大切なのは、調査の目的を明確に、そして簡潔に伝えることです。

お客様は忙しいので、長文を読む時間はありません。

調査目的が明確であれば、お客様は回答する価値を感じ、積極的に協力してくれるでしょう。

例えば、「より良いサービスを提供するため」「お客様の声を反映した商品開発のため」など、具体的な目的を簡潔に伝えましょう。

調査目的を明確に示した例文

件名：お客様の声を聞かせてください！[会社名]サービス向上アンケート

[お客様名]様

この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

私たちは、お客様にさらに満足していただけるよう、サービス向上に努めております。
そのため、お客様のご意見・ご感想を伺うアンケートを実施しております。

アンケートにご協力いただければ幸いです。

回答時間は約[時間]です。

2. 回答への感謝と回答時間の見込みを示す

アンケートへの回答は、お客様にとって貴重な時間と労力の提供です。

その労力への感謝を伝えることは、非常に重要です。

また、回答にかかる時間を事前に伝えることで、お客様は回答するかどうかを判断しやすくなります。

「約5分程度で回答できます」など、具体的な時間を示すことで、回答へのハードルを下げることができます。

回答時間の見込みを示した例文

件名：簡単アンケート！[サービス名]へのご意見をお聞かせください

[お客様名]様

いつも[サービス名]をご利用いただき、ありがとうございます。

この度、サービス向上のため、お客様のご意見を伺うアンケートを実施しております。
アンケートへのご協力は、今後のサービス改善に大きく役立ちます。

回答時間は約5分程度です。

ご多忙の中大変恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。

3. 魅力的なインセンティブの提示

アンケートへの回答率を高めるためには、インセンティブの提示が効果的です。

景品や割引クーポン、ポイント付与など、お客様にとって魅力的なインセンティブを用意しましょう。

ただし、インセンティブの内容は、会社の規模やサービス内容に合わせて適切に設定することが大切です。

インセンティブを提示した例文

件名：アンケートにご協力いただいた方へ！素敵なプレゼントをご用意しました！

[お客様名]様

この度は[サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

サービス向上のため、お客様のご意見を伺うアンケートを実施しております。
アンケートにご回答いただいた方には、抽選で[景品]をプレゼントいたします！

ご回答お待ちしております！

4. 匿名性とデータの取り扱いに関する説明

お客様の個人情報は、適切に管理することが重要です。

アンケートが匿名であること、または個人情報の取り扱いについて明確に説明することで、お客様は安心して回答することができます。

プライバシーポリシーへのリンクを貼るのも良いでしょう。

匿名性とデータの取り扱いに関する説明

件名：[会社名]サービスに関するアンケートのご協力のお願い

[お客様名]様

この度は[サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

このアンケートは匿名で実施いたします。
ご回答いただいた個人情報は、統計データとしてのみ利用し、個人が特定できる形で公開することはありません。
詳細はプライバシーポリシーをご確認ください。[プライバシーポリシーへのリンク]

5. 回答期限と連絡先の明記

回答期限と連絡先を明確に示すことで、お客様は安心して回答することができます。

期限を過ぎると回答できなくなることを伝え、緊急性を持たせることも効果的です。

また、質問等があれば連絡できる窓口を設けることで、お客様の不安を解消することができます。

回答期限と連絡先を明記した例文

件名：アンケート回答のお願い（[期限]まで）

[お客様名]様

[本文]

回答期限：[期限]

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
[連絡先]

これらの5つのポイントを踏まえることで、お客様に喜んで回答していただける、効果的な顧客満足度調査メールを作成できるはずです。

次の章では、さらに具体的なメールの書き方について解説していきます。

効果的なアンケート依頼メールの書き方

前章では、顧客満足度調査メールを作成する上で重要な5つのポイントを解説しました。

これらのポイントを踏まえ、実際に効果的なアンケート依頼メールを作成するには、以下の3点に注意しましょう。

件名：短く、具体的で魅力的な件名にする

件名は、顧客がメールを開封するかどうかを決定づける重要な要素です。

短く、具体的で、魅力的な件名にすることで、開封率を向上させることができます。

顧客の立場に立って、興味を引くような件名を選びましょう。

例えば、「〇〇様のご意見をお聞かせください。」や「[会社名]サービス改善アンケートにご協力ください」など、具体的な内容と感謝の気持ちを伝えることが効果的です。

長すぎる件名は避け、10文字以内を目安にすると良いでしょう。

本文：丁寧な言葉遣いと簡潔な文章で構成する

本文は、調査の目的、回答方法、回答期限などを明確に伝えなければなりません。

しかし、長文は読まれにくいので、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、箇条書きや太字などを活用して、重要な情報を強調することも効果的です。

顧客の負担にならないよう、回答にかかる時間を具体的に示すことも重要です。

例文：簡潔で丁寧な本文

件名：貴重なご意見をお聞かせください！
[顧客名]様

この度は、[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

皆様からいただいた貴重なご意見を参考に、サービスの更なる向上に努めてまいりたいと考えております。
つきましては、下記アンケートにご協力いただけますと幸いです。

アンケートへのご回答は、約5分程度で完了します。

[アンケートURL]

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

[会社名]　[担当者名]

この例文では、感謝の言葉と回答にかかる時間を明記することで、顧客の負担を軽減し、回答への協力を促しています。

具体的な質問例と回答方法の提示

アンケートの内容が不明瞭だと、顧客は回答しづらくなってしまいます。

質問例を事前に提示することで、顧客は回答内容をイメージしやすくなり、回答率の向上に繋がります。

また、回答方法も明確に示すことが重要です。

例えば、選択肢式、自由記述式など、質問形式ごとに回答方法を具体的に説明しましょう。

選択肢式の場合は、選択肢が網羅的で、回答しやすいように工夫することが大切です。

例文：質問例と回答方法の提示

件名：サービス向上のためのアンケートにご協力ください
[顧客名]様

この度は[サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
サービス向上のため、アンケートにご協力いただけたら幸いです。

【質問例】
・[サービス名]の使いやすさについて、どのように感じましたか？(1〜5段階評価)
・[サービス名]を改善するために、どのような点があれば良いと思いますか？(自由記述)

【回答方法】
上記アンケートフォームよりご回答ください。

[アンケートURL]

ご回答お待ちしております。

[会社名]　[担当者名]

この例文では、具体的な質問例と回答方法を提示することで、顧客がスムーズに回答できるように配慮しています。

質問の種類や回答形式を事前に示すことで、回答へのハードルを下げることができます。

これらの点を意識することで、顧客にとって回答しやすい、そして企業にとっても有益なアンケート依頼メールを作成できます。

次の章では、顧客満足度向上のためのアンケート設計について詳しく解説します。

顧客満足度向上のためのアンケート設計

効果的なアンケート依頼メールを作成したら、次はアンケート設計そのものを見直しましょう。

どんな質問をするかによって、得られる情報や顧客満足度向上への効果は大きく変わってきます。

適切な設計で、より正確で有益なフィードバックを得られるように工夫しましょう。

適切な質問の種類と数の選択

アンケートの質問は、目的を達成するために必要な情報を網羅しつつ、回答者の負担にならないように設計することが重要です。

質問の種類としては、顧客の満足度を測るための定量的な質問（例えば、5段階評価）と、その理由や具体的な意見を聞き出すための定性的な質問（例えば、自由記述）を組み合わせることが効果的です。

質問数は、回答者の負担を考慮し、短く簡潔に留めることが大切です。

長すぎるアンケートは途中で回答が中断される可能性が高いため、本当に必要な情報を得るための質問に絞り込みましょう。

目安としては、5分～10分程度で回答できる長さにするのが良いでしょう。

質問数は、回答者の負担を考慮し、5分～10分程度で回答できる長さにしましょう。

回答しやすい質問形式の工夫

回答しやすい質問形式を選ぶことで、回答率の向上に繋がります。

選択肢式の質問は、回答が簡単で集計も容易です。

一方、自由記述式の質問は、顧客の生の声を聞けるというメリットがありますが、回答に時間がかかったり、集計が複雑になったりする可能性があります。

選択肢式の場合は、選択肢を網羅的で、かつ重複しないように設計することが重要です。

また、選択肢に「その他」を追加し、自由記述欄を設けることで、より詳細な情報を得ることができます。

選択肢式の質問例

弊社のサービスについて、全体的なご満足度をお聞かせください。

1. とても満足
2. 満足
3. 普通
4. 不満
5. とても不満

自由記述式の質問例

弊社のサービスについて、ご意見・ご感想をお聞かせください。

バイアスのかからない質問の作成

質問の言葉遣いや表現によって、回答にバイアスがかかる可能性があります。

例えば、「〜だと感じませんか？」のような誘導尋問的な質問は避け、客観的な事実を尋ねるようにしましょう。

また、専門用語や難しい言葉は避け、誰でも理解できるシンプルな言葉を使うことが大切です。

さらに、複数の質問で同じ内容を繰り返し尋ねたり、感情的な言葉を使ったりするのも避けましょう。

回答者に不快感を与え、正確な回答が得られない可能性があります。

バイアスのかかった質問例

弊社のサービスは、とても便利だと感じませんか？

バイアスのかかっていない質問例

弊社のサービスの利便性について、どのようにお感じになりましたか？

これらの点を踏まえ、顧客にとって回答しやすい、かつ正確な情報を引き出せるアンケートを作成することで、顧客満足度向上のための貴重なデータを得ることができます。

次の章では、アンケートの送信方法と回答率向上のための工夫について解説します。

アンケート送信方法と回答率向上のための工夫

顧客満足度調査の回答率を高めるには、アンケートの設計だけでなく、送信方法も重要です。

適切なタイミングと方法で送信し、リマインダーを送信することで、より多くの回答を得ることができます。

最適な送信タイミングと方法の検討

アンケート送信のタイミングは、回答率に大きく影響します。

顧客が余裕を持って回答できる時間帯や曜日を選ぶことが大切です。

例えば、週末や業務終了後の時間帯は避けるのが一般的です。

また、アンケートの内容によっては、サービス利用直後やキャンペーン終了後など、特定のタイミングが効果的です。

送信方法は、メールが一般的ですが、状況に応じてSMSやアプリ内通知などを活用することも検討しましょう。

それぞれの方法の長所と短所を理解し、ターゲット層に最適な方法を選択することが重要です。

例えば、若い世代にはアプリ内通知やSNSの投稿が効果的ですが、年配の方にはメールの方が適切な場合があります。

送信方法の検討例

• メール：最も一般的な方法。詳細な情報や質問を送信できる。

• SMS：簡潔なメッセージを送信できる。返信率を高めやすい。

• アプリ内通知：アプリ利用者へのアプローチに有効。

• SNS投稿：幅広いユーザーからアンケート結果を集められる

リマインダーメールの活用

初回送信後、一定期間を置いてリマインダーメールを送信することで、回答率を向上させることができます。

リマインダーメールでは、回答への感謝と、回答期限の迫っていることを改めて伝えましょう。

簡潔なメッセージで、回答へのリンクを再送するのが効果的です。

リマインダーメール例文

件名：顧客満足度調査　ご回答のお願い（リマインダー）

[宛先]様

先日は顧客満足度調査にご協力いただき、ありがとうございました。
まだご回答いただいていないようでしたら、下記URLよりご回答いただけますと幸いです。

[アンケートURL]

回答期限は[期限]までとなっております。ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。

回答状況の確認とフォローアップ

アンケート送信後、回答状況を定期的に確認し、回答率が低い場合は、個別でフォローアップメールを送信するのも有効です。

ただし、しつこすぎるのは逆効果なので、1～2回のフォローアップに留めましょう。

フォローアップメールでは、回答への感謝と、回答が今後のサービス向上に役立つことを伝え、再度回答を促すようにしましょう。

フォローアップメール例文

件名：顧客満足度調査　ご回答のお願い

[宛先]様

先日は顧客満足度調査にご協力いただき、ありがとうございました。
まだご回答いただいていないようで、大変恐縮ですが、再度ご回答のお願いをさせていただきます。

皆様のご意見は、サービス向上に繋がる貴重な情報となります。
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。

[アンケートURL]

これらの工夫を組み合わせることで、顧客満足度調査の回答率を向上させ、より正確なデータに基づいたサービス改善を行うことができます。

次の章では、具体的なメール例文を紹介します。

顧客満足度調査メール例文集と実践例

これまで、効果的な顧客満足度調査メールを作成するためのポイントや、アンケート設計、送信方法について解説してきました。

ここからは、具体的な例文を通して、より実践的な理解を深めていきましょう。

様々な状況に対応できるよう、シンプルなものから詳細な質問を含むもの、そしてインセンティブを提示した例文を用意しました。

シンプルな例文：回答しやすい短文の例

シンプルな顧客満足度調査メール

件名：簡単アンケート！[会社名]へのご意見をお聞かせください
[顧客名]様
この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

皆様のご意見を参考に、より良いサービスを目指したいと考えております。
簡単なアンケートにご協力いただけたら幸いです。
回答には約3分程度お時間をいただきます。

アンケートはこちら： [アンケートURL]

ご協力よろしくお願いいたします。

この例文は、短く簡潔に依頼内容を伝えることを重視しています。

忙しい顧客にも負担なく回答してもらえるよう、回答時間の見込みを明記している点がポイントです。

URLを直接記載することで、スムーズな回答を促します。

詳細な例文：具体的な質問と回答方法の例

詳細な顧客満足度調査メール

件名：[会社名]サービスに関するご意見・ご感想アンケート
[顧客名]様
平素は[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、サービス向上のため、お客様のご意見・ご感想を伺うアンケートを実施しております。
貴重なご意見を参考に、より良いサービスを提供できるよう努めてまいります。
アンケートへのご回答は、[回答期限]までにお願いいたします。

アンケート内容：

• サービスの満足度（5段階評価）
• サービスで良かった点
• サービスで改善してほしい点
• 今後のサービスへのご要望

回答方法：
各質問項目に、ご意見・ご感想をご記入ください。

アンケートはこちら： [アンケートURL]

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

この例文では、アンケートの内容を具体的に示すことで、顧客が回答しやすくなっています。

質問項目を箇条書きにすることで、視認性も向上させています。

回答方法も明確に記載することで、顧客の混乱を防ぎます。

インセンティブ付き例文：特典を提示した例文

インセンティブ付き顧客満足度調査メール

件名：アンケートにご協力で[特典]プレゼント！[会社名]サービスに関するご意見をお聞かせください
[顧客名]様
この度は[会社名]のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

サービス向上のため、お客様のご意見・ご感想を伺うアンケートを実施しております。
アンケートにご回答いただいた方全員に、[特典]をプレゼントいたします！

アンケートへのご回答は、[回答期限]までにお願いいたします。

アンケートはこちら： [アンケートURL]

ご協力よろしくお願いいたします。

この例文では、インセンティブとして[特典]を提示することで、回答率の向上を目指しています。

特典の内容は、顧客にとって魅力的なものを選択することが重要です。

特典の内容を明確に記載することで、顧客のモチベーションを高めます。

これらの例文はあくまで参考です。

自社のサービスや顧客層に合わせて、適宜修正して活用してください。

顧客満足度調査は、顧客との良好な関係を築き、ビジネスを成長させるための重要なツールです。

効果的なメールを作成し、多くの顧客からのフィードバックを得ることで、より良いサービスを提供していきましょう。

まとめ：顧客満足度調査メールの基本とこれからの実践へ

ここまで、顧客満足度調査メールの作成ポイントや効果的な例文について見てきましたね。

改めて重要な点を３つに絞って整理してみましょう。

1. 調査目的の明確化と簡潔な説明：顧客に調査の意図を分かりやすく伝えることが、回答率向上に繋がります。

2. 回答への感謝とインセンティブの提示：感謝の言葉と魅力的な特典は、顧客の協力を得る上で非常に効果的です。

3. 回答期限と連絡先の明記：期限を明確にし、問い合わせ先を提示することで、顧客は安心して回答できます。

これらのポイントを踏まえ、まずは簡単なアンケートから始めてみてはいかがでしょうか？

いきなり複雑な質問を用意するのではなく、顧客の声を気軽に聞けるような短いアンケートからスタートし、徐々に質問内容を充実させていくのも良い方法です。

大切なのは、顧客との継続的なコミュニケーションです。

顧客の貴重なご意見を参考に、より良いサービスを提供できるよう努力していくことが、企業の成長に繋がります。

あなたの企業が、顧客満足度向上を実現し、素晴らしい未来を築くことを心から応援しています。