【代筆さん使い方】AIにお任せ！新規メールも返信も一瞬でプロ品質に - ビジネスメール自動生成機能ガイド

「メールの文章、どう書けばいいか毎回悩む…」

「返信に時間がかかりすぎる…」

ビジネスシーンで、こんな悩みを抱えていませんか？「代筆さん」を使えば、無料でそんな悩みから解放されます！

代筆さんを使えば、たった1分で最適なビジネスメールができちゃいます。

代筆さんにあなたが伝えたいことの要点を入力するだけ。

AIが状況に応じた最適なビジネスメールや文書を自動で作成してくれます。

文章自動生成機能でできること

• 新規メール作成: ゼロからメールを作成する場合でも、宛先、件名、伝えたい内容の要点を入力すれば、AIが丁寧で分かりやすい文章を生成します。
• メールへの返信: 受け取ったメールの内容を貼り付け、「〇〇について謝罪する」「日程調整の提案をする」といった返信の指示を与えるだけで、適切な返信文案を作成します。

文章自動生成機能のメリット

• 圧倒的な時間短縮: 文章の構成や言い回しを考える時間を大幅に削減できます。定型的なメールなら数秒で下書きが完成！
• プロフェッショナルな品質: 敬語やビジネス表現に迷う必要はありません。AIが常に適切で失礼のない、プロフェッショナルな文章を提案します。
• アイデアの壁打ち相手にも: 文章の構成が思い浮かばない時、まずはAIにたたき台を作ってもらうことで、スムーズに書き進められます。

基本的な使い方

使い方はとてもシンプルです。

1. 新規メールを作成する場合

1. 代筆さんのメニューから「新規メール作成」を選択します。
2. 「誰に」「何を伝えたいか」「どんな目的か」などの要件を入力欄に入力します。
   例：「取引先の山田様へ、先日のお礼と次回の打ち合わせ日程の候補をいくつか提案したい」
3. 「→」ボタンをクリックします。
4. AIが文章の生成を開始し、画面上にリアルタイムで表示されます。

2. 受け取ったメールに返信する場合

1. 代筆さんのメニューから「メールの返信」を選択します。
2. 上の入力欄に、返信したい相手からのメール本文を貼り付けます。
   
   ※拡張機能を使えば、コピー＆ペーストの手間なく自動入力できます！
3. 下の入力欄に、返信内容の指示を入力します。
   例：「提案ありがとう。A案で進めたい」
   「問い合わせありがとう。〇〇について確認して明日中に回答する」）
4. 「→」ボタンをクリックします。
5. AIが受信メールの内容と指示を理解し、最適な返信文を生成します。

生成された文章はカスタマイズ可能

AIが生成した文章は、そのまま使うこともできますし、もちろん自分の言葉で修正したり、追記したりすることも可能です。

生成された文章をベースに、よりパーソナルなニュアンスを加えることで、さらに心のこもったコミュニケーションが実現します。

活用シーン例

• 問い合わせへの迅速な一次返信: 「お問い合わせありがとうございます。担当者が確認の上、改めてご連絡いたします。」といった定型的な返信を瞬時に作成。
• 社内への連絡・報告: 定例会議の議事録作成、進捗報告メールなどを効率化。
• お礼メール・アポイント調整: 面倒な日程調整のメールも、要点を伝えればAIが丁寧な文章を作成。
• 提案書の下書き: 伝えたい要点を箇条書きで入力すれば、AIが文章の骨子を作成。
• 謝罪文の作成: クレーム対応や納期遅延、こちらのミスによるお詫びなど、謝罪が必要な場面でも、状況と謝罪の意図を伝えれば、誠意の伝わる丁寧な謝罪文を作成します。デリケートな内容だからこそ、AIが冷静かつ適切な表現をサポートします。

「代筆さん」の文章自動生成機能は、あなたのビジネスコミュニケーションにおける強力なアシスタントです。

文章作成のストレスから解放され、より創造的な業務に集中する時間を生み出しましょう。

まずは無料プランで、その驚きのスピードと品質を体験してみてください！

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次の記事では、生成した文章の雰囲気をガラッと変えられる「テキストスタイル変換」機能についてご紹介します！

 →【代筆さん使い方】フォーマルからフレンドリーまで自由自在！テキストスタイル変換機能