「前に送ったあのメール、もう一度参考にしたいんだけど…どこだっけ？」
「似たような依頼が来たから、前回の回答をベースに返信したいな。」
日々たくさんの文章を作成していると、過去にどんな内容を書いたか、どこに保存したか忘れてしまうことがありますよね。
「代筆さん」には、そんな時に役立つ定型文機能が備わっています！
この機能は、あなたが代筆さんを使って生成するときの指示を定型文化することで、簡単にメール作成ができる機能です。
定型文機能のメリット
- 探す手間が省ける: 過去に作成した文章を探してメールソフトやフォルダを漁る必要はありません。代筆さん内で完結します。
- 簡単に再利用・編集: 「あの時の言い回し、良かったな」という文章を見つけたら、すぐにコピーして再利用したり、少し編集して新しい文章を作成したりできます。
- 作業の効率化: 似たような内容の文章をゼロから考える必要がなくなり、文章作成にかかる時間をさらに短縮できます。
- 知識の蓄積: 自分が過去にどのような文章を作成してきたかを振り返ることで、自身の文章作成スキルの向上や、よく使う表現の発見にも繋がります。
定型文機能の使い方
定型文の作り方は2つあります。
１．「定型文」から新規作成する。
- 代筆さんのメニューから「定型文」を選択します。
- プラスボタンをクリックし新規作成します。
２．メール作成時に定型文を登録する。
- 代筆さんでメールを作成します。
- メール作成後に表示される「フロッピー」ボタンをクリックします。
- 「用件」に記入した内容が定型文として保存されます。
便利な定型文の機能
- 検索機能: 特定のキーワード（例: 取引先名、件名の一部、特定の単語）を入力して、目的の文章を絞り込むことができます。
- 再利用・編集: 目的の文章を見つけたら、クリックして内容を確認します。コピーボタンや編集ボタンがあれば、それを使って内容を再利用したり、修正したりできます。
活用シーン例
- 定型的な問い合わせへの回答: 過去の類似問い合わせへの回答履歴を検索し、コピー＆ペーストして素早く返信する。
- 月次報告書の作成: 前月の報告書履歴を呼び出し、数値を更新したり、状況に合わせて加筆修正したりして効率的に作成する。
- お礼メールのバリエーション: 過去に送った複数のお礼メール履歴を見比べ、相手や状況に合わせて最適な表現を選ぶ。
- 複雑な依頼への返信: 以前、同様の複雑な依頼にどう対応したか、過去の履歴を確認して対応方針を思い出す。
生成履歴管理は、使えば使うほどあなたの文章作成を助けてくれる、縁の下の力持ちのような機能です。過去の資産を有効活用して、日々の業務をさらにスマートに進めましょう！
次の記事では、Webページ上の文章から直接返信が作れる、超便利な「ブラウザ拡張機能」についてご紹介します！
→【代筆さん使い方】コピペ不要！右クリックで即返信作成「ブラウザ拡張機能」
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