【代筆さん使い方】フォーマルからフレンドリーまで自由自在！テキストスタイル変換機能

「このメール、もう少し丁寧な方がいいかな？」
「社内向けだから、ちょっと柔らかい表現にしたいな」

ビジネスメールを送る相手や状況によって、文章のトーンを使い分けたい場面は多いですよね。

「代筆さん」のテキストスタイル変換機能を使えば、そんな調整がたったワンクリックで完了します！

この機能は、AIが生成した文章、または自分で入力した文章を、

• フォーマル
• カジュアル
• フレンドリー

の3つの異なるスタイルに瞬時に変換できる便利な機能です。

テキストスタイル変換機能のメリット

• 手間なく最適なトーンに: 自分で言葉を選び直す手間なく、ボタン一つで文章全体の雰囲気を変えられます。
• 状況に応じた使い分け: 社外向けの丁寧な依頼メールから、社内の同僚への気軽な連絡まで、シーンに合わせた文章を簡単に作成できます。
• 表現の幅が広がる: 自分では思いつかないような言い回しや表現をAIが提案してくれることも。コミュニケーションの質を高めます。

3つのスタイルを使いこなそう！

代筆さんでは、以下の3つのスタイルに変換できます。

フォーマル

• 特徴: 非常に丁寧で、尊敬語・謙譲語を適切に使用した、格式高いビジネス文章スタイルです。
• 主な用途: 社外の重要な取引先、役職の高い方へのメール、契約関連の文書、公式な案内状など、最大限の敬意を示したい場面に適しています。
• 例: 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」「～していただけますと幸甚に存じます。」

カジュアル

• 特徴: 「ですます調」を基本とした、丁寧でありながら親しみやすいビジネス文章スタイルです。最も一般的で使いやすいトーンです。
• 主な用途: 日常的な社内外のメール、報告、連絡、相談など、幅広いビジネスシーンで活用できます。
• 例: 「いつもお世話になっております。」「～していただけると助かります。」

フレンドリー

• 特徴: カジュアルよりもさらに柔らかく、温かみのある表現を用いた、親近感の湧くビジネス文章スタイルです。
• 主な用途: 関係性の近い同僚やチーム内でのコミュニケーション、社内イベントの案内、お礼のメッセージなど、少しくだけた雰囲気を出したい場合に適しています。ただし、相手との関係性を考慮して使いましょう。
• 例: 「お疲れ様です！」「～してくれると嬉しいです！」

使い方

使い方は非常に簡単です。

1. 代筆さんで文章を作成します。
2. テキストエリアの右下にある「フォーマル」「カジュアル」「フレンドリー」のスタイルボタンをクリックします。
3. クリックすると、テキストエリア内の文章が選択したスタイルに即座に変換されます。
4. 必要に応じて微調整し、コピーして利用します。

活用シーン例

• 社外への提案メール: 文章をもう少し丁寧にしたいと思ったら「フォーマル」を選択して、文章を変換します。
• 社内アンケート依頼: 「フォーマル」だと堅苦しいので、「カジュアル」や「フレンドリー」に変換して依頼しやすくする。
• お客様へのサポートメール: 基本は「カジュアル」で丁寧に対応しつつ、状況に応じて「フォーマル」な謝罪文に切り替える。
• 定型的なお礼メール: 相手に合わせて「フォーマル」や「フレンドリー」に変換して送信。

テキストスタイル変換機能を使いこなせば、コミュニケーションの細やかなニュアンスを簡単に表現できるようになります。相手や状況に合わせた最適な言葉遣いで、より円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。

完璧な文章が作成されるとは限らないので最後は確認と手直しをして、送信します。

→ 「代筆さん」でスタイル変換を試してみる

次の記事では、よく使う文章を保存して瞬時に呼び出せる「テンプレート管理」機能についてご紹介します！

 →【代筆さん使い方】定型文はテンプレートで効率化！よく使う文章をスマートに管理