顧客満足度UP！4つのポイントで効果的な納品完了メールの書き方

件名： [注文番号]　[顧客名]様向け　[商品名]納品完了のご連絡

株式会社[会社名]
[宛名]様

この度は[商品名]のご注文、誠にありがとうございました。

[日付]に、[注文番号]のご注文いただきました[商品名]を納品いたしました。

納品内容は下記の通りです。

[商品名]　[数量]

ご不明な点等ございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。

[電話番号]
[メールアドレス]
担当：[担当者名]

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

「あれ？納品メールってどう書けばいいんだっけ…？」

取引先への納品完了メール。

ちょっとしたミスで、せっかくの取引が台無しになることも…。

でも大丈夫。

この記事を読めば、顧客満足度UP間違いなしの、好印象な納品完了メールの書き方がわかります。

具体例を交えながら、件名、挨拶、納品内容の明記、連絡先など、ポイントを解説していきます。

さらに、様々な状況に合わせた例文もご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで、あなたもプロのメール作成を目指しましょう。

1. 納品完了メールの基本：相手に好印象を与える書き方

納品完了メールは、取引の最終段階を締めくくる重要なコミュニケーションツールです。

丁寧で分かりやすいメールを送信することで、顧客からの信頼度を高め、次回以降の取引にも繋がる好循環を生み出せます。

では、好印象を与えるための基本的なポイントを見ていきましょう。

件名：簡潔で重要な情報を記載する

件名は、顧客がメールを開封するかどうかを左右する重要な部分です。

簡潔に、そして重要な情報を盛り込むことで、開封率を高めましょう。

例えば、「[注文番号]　[会社名]より納品完了のご連絡」のように、顧客がすぐに内容を把握できるような件名にしましょう。

長すぎる件名は避け、要点が伝わるように心がけてください。

挨拶：丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いは必須です。

「○○様」など、相手への敬意を込めた適切な敬称を使用しましょう。

「いつもお世話になっております」などの定型句を効果的に用いるのもおすすめです。

最初の印象が良好であれば、メール全体への印象も良くなります。

納品内容の明記：数量や品名などを明確に

納品した商品やサービスの内容を明確に記載することが大切です。

注文内容と照らし合わせやすくするために、注文番号、商品名、数量などを具体的に記載しましょう。

もし複数商品を納品した場合は、リスト形式で整理すると見やすく、顧客にとっても理解しやすくなります。

曖昧な表現は避け、正確な情報を伝えることを心がけてください。

例文：納品内容の明記

件名：ご注文番号123456 納品完了のご連絡

[顧客名]様

この度は、[会社名]の商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。

ご注文いただきました商品が、本日[日付]に納品完了いたしました。
納品内容は以下の通りです。

商品名	数量
A商品	10個
B商品	5個

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

納期と連絡先：確認事項を記載する

納品完了とともに、納期や連絡先を再確認することで顧客の安心感を高められます。

特に、納品に関する問い合わせがあった場合の連絡先を明確に記載しましょう。

電話番号やメールアドレスを記載し、必要に応じて担当者名も明記することで、顧客はスムーズに問い合わせができます。

また、納品に関する確認事項があれば、このセクションで明確に伝えることで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

2. 効果的な納品完了メール例文集：状況別に最適な表現を学ぶ

納品完了メールは、顧客との良好な関係を築く上で非常に重要です。

状況に応じて適切な表現を使うことで、より高い顧客満足度を実現できます。

ここでは、いくつかの状況を想定した例文を紹介します。

スムーズな納品の場合の例文

スムーズな納品完了メール

件名：○○株式会社様 ご注文の商品を納品いたしました
○○株式会社 [担当者名]様
この度は、[商品名]のご注文誠にありがとうございました。

[納品日]に、[数量]の[商品名]を納品いたしました。

発送完了メールに記載の伝票番号[伝票番号]にて、
ご確認いただけますと幸いです。

今後とも、[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

スムーズな納品が完了した場合は、簡潔で感謝の気持ちを伝えることが大切です。

伝票番号を明記することで、顧客は容易に荷物の追跡を行うことができます。

遅延が発生した場合の例文

納品遅延のお詫びと納品完了メール

件名：○○株式会社様 ご注文の商品を納品いたしました（遅延のお詫び）
○○株式会社 [担当者名]様
この度は、[商品名]のご注文誠にありがとうございました。

[納品予定日]にお届けする予定でしたが、[理由]により
[納品日]に納品させていただきました。

深くお詫び申し上げます。

発送完了メールに記載の伝票番号[伝票番号]にて、
ご確認いただけますと幸いです。

今後とも、[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

納品が遅延した場合は、まず謝罪の言葉を伝え、遅延の理由を明確に説明することが重要です。

顧客への配慮を示すことで、信頼関係の維持に繋がります。

追加事項がある場合の例文

追加事項ありの納品完了メール

件名：○○株式会社様 ご注文の商品を納品いたしました（追加事項あり）
○○株式会社 [担当者名]様
この度は、[商品名]のご注文誠にありがとうございました。

[納品日]に、[数量]の[商品名]を納品いたしました。

発送完了メールに記載の伝票番号[伝票番号]にて、
ご確認いただけますと幸いです。

なお、[追加事項]につきましては、[説明]の通りです。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問合せください。

今後とも、[会社名]をよろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]

追加事項がある場合は、それを明確に伝え、顧客が理解しやすいように説明することが大切です。

必要に応じて、具体的な対応策や連絡先を記載しましょう。

これらの例文を参考に、状況に合わせた適切な納品完了メールを作成することで、顧客満足度の向上に繋げましょう。

次の章では、顧客向け納品通知メールの更なるポイントについて解説します。

3. 顧客向け納品通知メール：スムーズな取引のためのポイント

納品完了メールは、単に「納品しました」と伝えるだけでなく、顧客との良好な関係を築き、スムーズな取引を継続するための重要なツールです。

前章で様々な状況に合わせた例文を紹介しましたが、ここでは、顧客満足度を高めるための具体的なポイントを2点解説します。

添付ファイルの確認

納品物に添付ファイルが必要な場合、その確認を促すことは非常に重要です。

顧客がファイルを開封し、内容を確認できたことを確認することで、トラブルを未然に防ぐことができます。

メール本文にファイルの有無、ファイル名、そして確認方法を明記しましょう。

ファイルが複数ある場合は、それぞれについて個別に確認を促すのがおすすめです。

さらに、ファイルのパスワードやアクセス方法についても、明確に記載する必要があります。

例文：添付ファイルの確認依頼

件名：〇〇株式会社様 ご注文番号[注文番号]の納品完了のご連絡と添付ファイルのご確認のお願い

〇〇株式会社 [担当者名]様

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございました。

本メールに[ファイル名].pdfを添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
ファイルの内容にご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

この例文では、具体的なファイル名と確認依頼を明確にしています。

これにより、顧客はスムーズにファイルを確認し、不明点があればすぐに問い合わせることができます。

今後の対応について明確に記載する

納品完了後、顧客は次のステップに進みます。

その次のステップを明確に示すことで、顧客の不安を取り除き、スムーズな取引を促進できます。

例えば、アフターサービスの内容、問い合わせ窓口、次回の納期など、顧客にとって必要な情報を簡潔に記載しましょう。

顧客が迷うことなく、次のアクションを起こせるように配慮することが大切です。

例文：今後の対応について

件名：〇〇株式会社様 ご注文番号[注文番号]の納品完了のご連絡

〇〇株式会社 [担当者名]様

この度は[商品名]をご注文いただき、誠にありがとうございました。
納品完了のご連絡をさせていただきます。

ご不明な点やご質問がございましたら、下記連絡先までお気軽にご連絡ください。

【連絡先】
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]

また、[商品名]に関するアフターサービスにつきましては、[ウェブサイトURL]をご参照ください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

この例文では、連絡先とアフターサービスに関する情報を明確に示しています。

これにより顧客は、必要に応じてすぐに問い合わせることができ、安心感を抱くことができます。

また、ウェブサイトへのリンクを貼ることで、より詳細な情報を簡単に提供できます。

4. ビジネスメールで気を付けるべき点：失礼のない書き方

ここまで、効果的な納品完了メールの構成要素を見てきました。

しかし、どんなに内容が完璧でも、ビジネスメールとしての基本的なマナーを欠いていたら、せっかくの好印象も台無しです。

顧客との良好な関係を築き、信頼を得るためにも、以下の3点には特に注意しましょう。

誤字脱字のチェック

納品完了メールは、取引の最終確認を伝える重要なメールです。

誤字脱字があると、企業の信頼性を損なう可能性があります。

送信前に必ず、スペルチェックツールなどを活用して、丁寧に確認しましょう。

特に、顧客名や商品名、数量などの重要な情報は、二度、三度と確認することが大切です。

小さなミスが、大きな誤解を生む可能性もあります。

誤字脱字がないか、丁寧に確認しましょう。

フォーマットの統一

企業のメールは、社内規定に従ってフォーマットを統一することが重要です。

件名、挨拶、締めの言葉、署名など、一定のルールを決めておくことで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

また、フォーマットを統一することで、メールの可読性も向上し、顧客への理解を深めることに繋がります。

企業イメージの統一にも繋がるため、ぜひ社内規定を確認し、それに基づいて作成しましょう。

フォーマット統一例

件名：[会社名] 納品完了のご連絡 [注文番号]

[顧客名]様

[日付]

[本文]

[担当者名]
[部署名]
[連絡先]

上記例文のように、件名に注文番号や日付を入れることで、顧客がメールを整理しやすくなります。

返信の確認

納品完了メールを送信した後、顧客からの返信を確認しましょう。

特に、問題が発生した場合や、追加の連絡が必要な場合は、迅速な対応が求められます。

返信がない場合も、念のため、電話などで確認をすることをおすすめします。

顧客からの問い合わせに迅速に対応することで、顧客満足度を高めることに繋がります。

納品完了メールを送信後、24時間以内に顧客からの返信がない場合は、電話などで状況を確認するなど、適切な対応を心がけましょう。

これらの点を注意することで、より丁寧で信頼感のある納品完了メールを作成し、顧客満足度向上に繋げることができます。

次は、顧客との良好な関係を築くためのコツを見ていきましょう。

納品完了メール作成のコツ：顧客との良好な関係を築く

これまで、丁寧な言葉遣いや正確な情報記載など、納品完了メール作成の基本事項を見てきました。

しかし、単に情報を伝えるだけでなく、顧客との良好な関係を築くことも重要です。

効果的な納品完了メールは、単なる取引完了報告ではなく、次の取引へと繋がる第一歩となるのです。

感謝の言葉を入れる

納品完了メールには、必ず感謝の言葉を添えましょう。

顧客からの依頼、そして取引への信頼に感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築き、次回以降の取引にも繋がりやすくなります。

単なる「ありがとうございました」だけでなく、具体的な内容に言及することで、より誠意が伝わります。

例えば、「この度は[商品名]のご発注、誠にありがとうございました。

迅速なご対応に感謝しております」のように、具体的な商品名や顧客の対応に触れると、よりパーソナルな印象を与えられます。

例文：感謝の言葉を伝えるメール

件名： [商品名] 納品完了のご連絡
[顧客名]様
この度は[商品名]のご注文、誠にありがとうございました。

無事にお届けできたことをご報告させていただきます。

迅速なご対応に感謝しております。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[担当者名]

顧客の立場に立って、感謝の気持ちを表現することで、相手との信頼関係を深めることができます。

次回以降の取引につなげる言葉を入れる

単発の取引で終わらせるのではなく、継続的な関係を築くためには、次回の取引につなげる言葉を入れることが効果的です。

具体的には、今後のサービス提供や、新たな商品・サービスの紹介、定期的な連絡などを提案することで、顧客とのエンゲージメントを高められます。

ただし、押しつけがましい印象にならないよう、自然な流れで提案することが大切です。

例文：次回の取引につなげるメール

件名： [商品名] 納品完了のご連絡
[顧客名]様
この度は[商品名]のご注文、誠にありがとうございました。

商品は[日付]に無事お届け済みです。

今後のご予定に合わせて、[関連サービス]のご相談も承っております。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[担当者名]

さりげなく次回の取引に繋がる提案をすることで、顧客との関係を継続的に発展させることができます。

顧客のニーズを把握し、それに合わせた提案をすることで、より効果的です。

このように、感謝の言葉と次回への期待を織り交ぜたメールを送信することで、顧客満足度を高め、長期的な関係構築に繋がります。

顧客との良好な関係を築くことは、ビジネスの成功に不可欠です。

今回のポイントを踏まえ、より効果的な納品完了メールを作成し、顧客との信頼関係を深めていきましょう。

まとめ：効果的な納品完了メールで顧客満足度を高めよう

ここまで、効果的な納品完了メールの作成について、様々なポイントを見てきましたね。

改めて重要な点を3つに絞って整理してみましょう。

1. 簡潔で正確な情報伝達: 件名、挨拶、納品内容、納期、連絡先など、必要な情報を明確に記載しましょう。誤字脱字にも注意が必要です。

2. 丁寧な言葉遣い＆感謝の気持ち: 相手への感謝の言葉や、次回以降の取引につなげる言葉を入れることで、良好な関係を築くことができます。

3. 状況に応じた柔軟な対応: スムーズな納品、遅延、追加事項など、状況に応じて適切な表現を使い分けることが大切です。

これらの点を意識して作成することで、顧客満足度を高めるだけでなく、スムーズな取引へと繋がります。

そこで、ぜひ今日から実践していただきたいのは、テンプレートを作成することです。

一度、自分自身のビジネスに合ったテンプレートを作成しておけば、次回からの作業が格段に効率化されますよ。

少し時間を取って、今日ご紹介したポイントを踏まえたテンプレートを作成してみてくださいね。

さあ、あなたの手で送られた納品完了メールが、顧客の笑顔と、そして次のビジネスチャンスへと繋がることを願っています。

自信を持って、素敵なメールを作成してくださいね。