Outlook Copilotが表示されない？設定方法と快適に使うための調整術

「Outlookを開いたら、なんだか見慣れないアイコンが表示されている…」
「Copilotって、何…？」

そんな疑問を感じていませんか？

実は私も、初めてOutlookでCopilotを見たとき、「便利そうだけど、どうやって使うんだろう？」「なんだか複雑そう…」なんて、ちょっと戸惑ってしまいました。

新しい機能って、ワクワクする反面、慣れるまでは少し抵抗がありますよね。

特に毎日使うOutlookだからこそ、表示が気になったり、使いこなせないと逆にストレスになったりすることも…。

今回は、Outlook Copilotの表示に関する疑問や、もっと快適に使うためのインターフェース調整のヒント、そして基本的な使い方について、分かりやすくご紹介します。

Outlook Copilotって何？まずは基本をおさらい

まずは、「そもそもOutlook Copilotって何なの？」という基本から確認していきましょう。

Copilotがあなたのメール業務をサポート

Outlook Copilotは、マイクロソフトが提供するAI（人工知能）を活用したアシスタント機能です。

例えば、メールの下書き作成、長文メールの要約、返信内容の提案など、これまで時間のかかっていた作業をサポートしてくれます。

特に、日本のビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いや、状況に応じた適切な表現が求められますよね。

Copilotは、そうした点も考慮しながら文章を作成してくれるので、メール作成の心理的な負担も軽くなるかもしれません。

OutlookのどこにCopilotが表示されるの？

Copilotは、Outlookのいくつかの場所に表示されます。

一番よく目にするのは、新しいメールを作成したり、受信したメールを開いたりしたときに、リボンメニュー（上部にある「ファイル」「ホーム」「送信/受信」などが並んでいるところ）や、メール本文の上あたりに表示されるCopilotのアイコンやボタンではないでしょうか。

また、メール一覧画面の右側に、Copilotの専用パネルが表示されることもあります。

このパネルでは、選択したメールの要約を見たり、返信の下書きを依頼したりできます。

最初は「どこにあるの？」と探してしまうかもしれませんが、意識して見てみると、意外と色々なところにCopilotの機能が組み込まれていることに気づくでしょう。

Copilotができること（メール下書き、要約など）

Copilotができることは多岐にわたります。

• メールの下書き作成: 「〇〇社へのお礼メール」「会議日程調整のお願い」といった簡単な指示を与えるだけで、たたき台となるメール文面を作成してくれます。
• メールの要約: 長いメールスレッドや、添付ファイルがたくさんあるメールの内容を、短くまとめてくれます。忙しい時でも、すぐに要点を把握できるので便利ですね。
• 返信の提案: 受信したメールの内容に基づいて、返信の候補をいくつか提案してくれます。自分で一から考える手間が省けます。
• 文章のトーン調整: 作成したメールの文章を、より丁寧な表現にしたり、逆に簡潔な表現にしたりと、状況に合わせて調整してくれます。
• コーチング: メールの内容やトーン、読みやすさについて、改善点をアドバイスしてくれます。自分のメール作成スキル向上にも繋がるかもしれません。

上記は代表的な一例ですが、これらの機能を使いこなせば、メール業務にかかる時間を大幅に短縮できる可能性が高まるでしょう。

気になる！Outlook Copilotの表示をコントロールする方法

Copilotが便利ということはわかったものの、「常に表示されているのはちょっと…」「今は使わないから非表示にしたい」と感じる方もいるかもしれません。

ここでは、Copilotの表示の切り替え方法をご紹介します。

Copilotの表示/非表示を切り替える手順

Microsoft EdgeでCopilotアイコンの表示と非表示を切り替える手順は、以下の通りです。

1. Microsoft Edgeを起動し、「...（3点リーダーのマーク）」をクリック
2. 一覧から「設定」をクリック
3. 「Copilotとサイドバー」をクリック
4. 「アプリと通知の設定」欄から「Copilot」をクリックすると、Copilotが表示されます
5. 「ツールバーの[Copilot]ボタンを表示する」のスイッチをクリックすると、オンとオフの設定を切り替えられます

もっと使いやすく！Copilotインターフェース調整のヒント

Copilotの表示に慣れてきたら、もっと使いやすいようにインターフェースを調整してみましょう。

少しの工夫で、ぐっと快適になることがあります。

Copilotパネルの表示を最適化する

Copilotパネルが表示されているとき、そのサイズや表示内容を調整できる場合があります。

パネルの境界線あたりにマウスカーソルを持っていくと、ドラッグして横幅を調整できることが多いです。

画面のスペースに合わせて、見やすい幅に変えてみましょう。

また、Copilotパネル内で生成される文章の長さ（「簡潔に」「中程度」「詳細に」など）を調整するオプションがある場合もあります。

いつも短い要約が欲しいのか、それとも詳しい下書きが必要なのか、自分の好みに合わせて設定しておくと便利です。

クイックアクセスツールバーへの追加（可能であれば）

Outlookの画面左上にある「クイックアクセスツールバー」は、よく使う機能を登録しておける便利な場所です。

ここにCopilotの起動ボタンを追加できれば、リボンメニューから探す手間が省け、ワンクリックで呼び出せるようになります。

クイックアクセスツールバーのカスタマイズ設定を開き、「すべてのコマンド」の中からCopilot関連の機能を探してみてください。

もし追加できるコマンドがあれば、ぜひ登録してみましょう。

ただし、これもOutlookのバージョンや設定によっては、追加できない場合もあります。

自分好みのCopilot設定を見つけよう

Copilotには、提案内容のトーン（丁寧、カジュアルなど）や長さ、形式などを調整する設定が用意されていることがあります。

メール作成画面でCopilotを起動し、プロンプト（指示）を入力する欄の近くや、設定アイコン（歯車マークなど）を探してみてください。

例えば、「いつも丁寧語で、少し長めの文章を作成してほしい」といった好みを設定できれば、毎回指示する手間が省けて楽になります。

色々な設定を試してみて、自分が一番「しっくりくる」状態を見つけることが大切です。

最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば後々のメール作業がずっと快適になります。

Copilotを最大限に活用！メール業務効率化テクニック

Copilotの表示や設定に慣れてきたら、いよいよ本格的に活用して、日々のメール業務を効率化していきましょう。

面倒なメールの下書きをCopilotにお任せ

業務でメールを作成する際、最初の一文をどう書き出すかに悩むことは多いものです。

特に、初めて連絡する相手や、少し複雑なお願い事をする場合など、どう書き出せば失礼がないか、悩んでしまいますよね。

そのような場合に、Copilotを活用することができます。

「〇〇株式会社の△△様へ、□□の件に関する問い合わせメールを作成してください。丁寧な言葉遣いでお願いします。」という風に要点と希望するトーンを伝えるだけで、Copilotが自然なメールの下書きを作成してくれます。

もちろん、生成された文章をそのまま使うのではなく、必ず自分で内容を確認し、必要に応じて修正を加えることが大切です。

しかし、ゼロから考える手間が省けるだけでも、かなり負担が減るでしょう。

長文メールも一瞬で要約！内容把握をスピードアップ

日々届く大量のメールの中には、過去のやり取りが長く続いていたり、複数の話題が混在していたりするものも少なくありません。

すべてを丁寧に読み込むのは手間がかかりますが、内容を把握しないわけにもいかないのが現実です。

そういったジレンマを解決してくれるのが、Copilotの要約機能です。

長いメールを開いてCopilotの要約ボタンをクリックするだけで、重要なポイントをまとめた文章を生成してくれます。

「このメールの要点を3つにまとめて」「結論だけ教えて」といった具体的な指示にも対応可能です。

会議の議事録メールや、複雑なプロジェクトに関する報告メールなど、内容を素早く把握したいときに非常に便利です。

返信メールの作成もCopilotがアシスト

受信したメールへの返信にも、Copilotは活用できます。

返信したいメールを開き、Copilotに「このメールに対する承諾の返信を作成して」「丁寧にお断りする返信案を考えて」のように依頼すると、元のメールの内容を踏まえた上で、適切な返信文を作成してくれます。

特に、定型的な返信や、日程調整のようなシンプルなやり取りは、Copilotに任せることで大幅な時間短縮が期待できます。

ただし、相手への感謝の気持ちや、個別に対応が必要な細かなニュアンスなどは、やはり自分の言葉で加えるように心がけましょう。

日本語特有の丁寧な表現もCopilotは得意？

日本のビジネスメールでは、敬語や謙譲語、丁寧語の使い分けが非常に重要ですよね。

「CopilotはAIだから、そういう細かいニュアンスは苦手なのでは…？」と思われるかもしれません。

確かに、AIは人間のように感情を持っているわけではありません。

しかし、最新のAIは膨大な日本語データを学習しており、ビジネスシーンで求められる丁寧な言葉遣いや、状況に応じた適切な表現を生成するのが得意です。

「より丁寧に」「少しカジュアルに」といったトーン調整機能を使えば、相手や状況に合わせたメールを効率的に作成できます。

しかし、AIは完璧ではありません。

時には不自然な表現になったり、意図したニュアンスとズレてしまったりすることもあるため、最終的なチェックは必ず自分で行いましょう。

AIツール活用の注意点と可能性

Outlook CopilotのようなAIツールは非常に便利ですが、上手に活用するためには、いくつか知っておきたい注意点と、その可能性について理解しておくことが大切です。

Copilotを使う上でのちょっとしたコツ

Copilotから期待通りの回答を得るためには、指示（プロンプト）の出し方に少しコツがいります。

できるだけ具体的に、明確に指示を出すことがポイントです。

例えば、単に「メールを書いて」と依頼するのではなく、「誰に」「何を伝えたいのか」「どんなトーンで書いてほしいのか」といった情報を具体的に盛り込むと、より精度の高い結果が得られやすくなります。

また、一度で完璧な結果が出なくても、気負わずに調整を重ねてみてください。

AIは何度でも、根気強く対応してくれます。

指示を変えたり追加情報を与えたりしながら、対話するようにCopilotとやり取りすることで、より良い結果に近づけるでしょう。

AIは万能じゃない？人間による確認の大切さ

Copilotは強力なツールですが、決して万能ではありません。

AIは学習したデータに基づいて文章を生成するため、時に事実と異なる情報を含んでいたり、文脈に合わない表現を使ってしまったりすることがあります。

特に、社外向けの重要なメールや、契約に関する内容など、間違いが許されない場面では、Copilotが生成した文章を鵜呑みにせず、必ず人間の目で内容を精査することが不可欠です。

また、AIには真の感情はありません。

相手への配慮や、人間関係を円滑にするための細やかな心遣いは、やはり私たち人間が担うべき部分です。

Copilotはあくまで「アシスタント」であり、最終的な判断や責任は、私たち自身にあることを忘れないようにしましょう。

メール作成をもっと効率化する選択肢

Outlook Copilotは、Outlookというプラットフォーム上でメール業務をサポートしてくれる強力な味方です。

しかし、世の中には様々なニーズに応えるAIツールが存在します。

例えば、「もっとシンプルに、決まったパターンのメールを素早く作成したい」「海外の取引先とのメールで、言語の壁を感じている」といった悩みをお持ちの方もいるかもしれません。

そんな悩みを解決するのが、『代筆さん』です。

『代筆さん』は、簡単な指示や要件を伝えるだけで、AIがビジネスメールを作成してくれるWebサービスです。

特に、繰り返し使うメールのテンプレートを保存しておいたり、日本語で指示を出しても相手の言語に合わせたメールを作成してくれたりする機能は、日々の業務を大きく効率化してくれるでしょう。

Copilotとはまた違ったアプローチで、あなたのメール作成をサポートしてくれます。

特定の作業に特化したツールを探している場合には、こうしたサービスを検討してみるのも良い選択肢でしょう。

まとめ：Outlook Copilotと上手に付き合って、メール業務をもっと快適に

最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、Copilotはあなたのメール業務を助けてくれる頼もしいパートナーになり得る存在です。

メールの下書きや要約、返信作成など、Copilotの得意なことを上手に活用すれば、これまでメールに費やしていた時間を、もっと他の大切な業務に使えるようになるかもしれません。

ただし、AIは万能ではありません。

最終的な確認は必ず自分で行い、心のこもったコミュニケーションを大切にしましょう。

日々のメール業務をもっと効率化したい、と感じているなら、Outlook Copilotの設定を見直したり、使い方を工夫したりすることから始めてみてはいかがでしょうか。

さらに、特定のメール作成作業をより手軽に、スピーディーに行いたい場合には、『代筆さん』のような専用ツールの活用も有効な手段です。

簡単な指示だけでビジネスメールを作成できる代筆さんは、あなたのメール作成の負担を軽減し、よりスマートな働き方をサポートします。

あなたに合ったツールを見つけて、日々のメール業務をもっと快適に、そして効率的にしていきましょう。