件名：【[会社名]】[募集職種] 書類選考の結果について（不合格）
[応募者名]様
この度は、株式会社[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる書類選考の結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。[応募者名]様の[アピールポイント]は大変魅力的ではございましたが、今回の募集では、[今回の募集で重視した点]をより重視いたしました。
または
[応募者名]様のこれまでのご経験やスキルは大変素晴らしいものでしたが、今回の募集では、[募集職種で求められる経験・スキル]をより重視いたしました。今回の選考ではご希望に沿えませんでしたが、[応募者名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
書類選考の結果を伝えるメールって、送る側も少しドキドキしますよね。
特に不合格を伝える場合は、言葉選びにすごく気を遣うものです。
「どう書けば失礼にならないかな…」「応募してくれた人に、嫌な気持ちをさせたくないな…」そんな風に悩んでいませんか？
この記事では、そんなあなたの悩みを解決します。
不合格を伝えるメールの書き方から、応募者への配慮、今後の採用活動につながる対応まで、まるっと解説。
この記事を読めば、あなたのメールがきっと、応募者の方との良好な関係を築く第一歩になるはずです。
まずは、メールの基本構成から見ていきましょう。
書類選考で不合格を通知するメールの基本構成
採用活動において、応募者へ不合格を通知するメールは、企業の印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。
丁寧かつ誠実な対応を心がけ、応募者の感情に配慮したメールを作成することが求められます。
ここでは、不合格通知メールを作成する上で、基本となる構成要素を解説していきます。
まずは、メールの顔とも言える件名と、本文の書き出し部分について見ていきましょう。
件名で不合格を明確に伝える
不合格を通知するメールでは、件名で選考結果が不合格であったことを明確に伝えることが重要です。
応募者は、選考結果を心待ちにしています。
件名で結果をぼかしてしまうと、かえって応募者を不安にさせてしまう可能性があります。
明確な件名を心がけることで、応募者に対する誠実な姿勢を示すことができます。
例えば、「選考結果のお知らせ」のようなあいまいな表現ではなく、「【〇〇株式会社】書類選考の結果について（不合格）」のように、企業名と不合格であることを明記しましょう。
応募者がメールを開封する前に、結果を把握できるように配慮することが大切です。
冒頭で応募への感謝を述べる
本文の書き出しでは、まず応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
応募者は、あなた企業に興味を持ち、貴重な時間を使って応募してくれたのです。
その気持ちに応えるためにも、感謝の言葉を述べることは非常に重要です。
「この度は、ご多忙の中、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
感謝の言葉とともに、選考に時間を要したことへのお詫びの言葉を添えることも、応募者への配慮として有効です。
不合格という結果を伝えるメールであっても、応募者への感謝と配慮を忘れないようにしましょう。
次は、不採用理由の伝え方について詳しく解説していきます。
採用を見送る理由の伝え方と文例
採用を見送る理由を伝える際には、応募者の気持ちに配慮しつつ、今後の参考になるような情報提供を心がけましょう。
不合格の理由を具体的に伝えることで、応募者は自身の課題を理解し、次のステップにつなげることができます。
ただし、企業の機密情報や選考の詳細に触れすぎることは避けるべきです。
具体的な理由を簡潔に記載する
不採用の理由を伝える際は、可能な範囲で具体的に、かつ簡潔に記載することを心がけましょう。
例えば、「ご経験と当社の求める人物像との間に、今回は合致する点を見いだせませんでした」といった表現が考えられます。
直接的な表現は避けつつも、応募者が自身の何が不足していたのかを理解できるように配慮が必要です。
以下に理由を伝える際のポイントをまとめました。
- 抽象的な表現は避け、具体的に伝える
- 長文にならないように簡潔にまとめる
- 応募者の今後の成長につながるようなフィードバックを意識する
- 企業側の選考基準を明確に示しすぎない
- ネガティブな印象を与える表現は避ける
理由を伝える際の表現例
「[応募者のスキル]については素晴らしいものをお持ちですが、今回の募集では[募集職種で求められるスキル]をより重視いたしました」
「[応募者の経験]は大変参考になりましたが、今回の募集では[企業の求める経験]を持つ方を優先いたしました」
「[応募書類の内容]は興味深く拝見いたしましたが、当社の求める人物像とは今回は異なるという結論に至りました」
不採用連絡メールの例文を参考にしよう
不採用を伝えるメールを作成する際には、例文を参考にするとスムーズです。
ここでは、状況に応じた複数の例文を紹介します。
これらの例文を参考に、自社の状況に合わせて調整してください。
丁寧な言葉遣いを心がけ、応募者の気持ちに寄り添った文面を作成しましょう。
書類選考不合格通知の例文1（基本的なケース）
件名：[会社名] 書類選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる書類選考の結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。今回のご応募に際し、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
[会社名]
[担当部署] [担当者名]
この例文は、基本的な不合格通知のケースです。
応募への感謝を述べつつ、不合格の結果を丁寧に伝えています。
書類選考不合格通知の例文2（応募書類の内容に触れる場合）
件名：[会社名] 書類選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
いただきました応募書類を拝見し、慎重に選考を進めさせていただきました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
[応募者名]様の[アピールポイント]は大変魅力的ではございましたが、今回の募集では、[今回の募集で重視した点]をより重視いたしました。ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
今回のご応募に際し、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
[会社名]
[担当部署] [担当者名]
この例文では、応募書類の内容に触れつつ、不合格の理由を婉曲的に伝えています。
応募者のアピールポイントを評価しつつ、選考基準とのミスマッチがあったことを示唆しています。
書類選考不合格通知の例文3（経験・スキルに触れる場合）
件名：[会社名] 書類選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正な書類選考の結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
[応募者名]様のこれまでのご経験やスキルは大変素晴らしいものでしたが、今回の募集では、[募集職種で求められる経験・スキル]をより重視いたしました。ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
今回のご応募に際し、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
[会社名]
[担当部署] [担当者名]
この例文は、応募者の経験やスキルに触れつつ、不合格の理由を伝えています。
応募者の能力を認めつつ、今回の募集とのマッチングが難しかったことを示唆する表現を用いています。
応募者への配慮とマナー
丁寧な言葉遣いを心がける
不合格を伝えるメールでは、特に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
選考に時間を割いてくれた応募者への敬意を示すことが大切です。
例えば、クッション言葉を適切に使うことで、文面全体の印象を柔らかくできます。
「残念ながら」や「誠に恐縮ですが」といった言葉は、不合格の事実を伝える際の衝撃を和らげる効果が期待できます。
また、文末には「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった相手を気遣う言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。
言葉遣い一つで、企業の印象は大きく左右されるため、細心の注意を払いましょう。
選考結果通知で企業イメージを損なわないために
選考結果の通知は、企業イメージを形成する重要な要素です。
不合格の連絡であっても、丁寧で誠実な対応を心がけることで、応募者に悪い印象を与えずに済みます。
企業によっては、不合格通知のメールが応募者の間で共有されることもあります。
そのため、誰が見ても失礼のない文章を作成することが重要です。
また、不合格の理由を丁寧に説明することも、企業への信頼感につながります。
ただし、詳細な理由を伝えることが難しい場合は、抽象的な表現にとどめても問題ありません。
しかし、その場合でも、誠意が伝わるような文章を心がけましょう。
不合格の通知で企業の印象を損なわないためには、応募者への配慮を忘れず、丁寧な対応をすることが不可欠です。
続いては、不合格通知メールを送る際の注意点について解説します。
不合格通知メールを送る際の注意点
1. 送付時期はできるだけ早く
書類選考の結果が出たら、できるだけ早く応募者に通知することが大切です。
応募者は選考結果を心待ちにしているため、迅速な対応は企業への信頼感に繋がります。
選考に時間がかかってしまっている場合は、状況を正直に伝え、いつ頃に連絡できるかを具体的に示しましょう。
選考状況の連絡例文
件名：[応募職種] 書類選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[応募職種]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
現在、応募者多数のため、選考にお時間をいただいております。
結果のご連絡は、[具体的な時期]頃を予定しております。
大変恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
株式会社[会社名] [担当者名]
2. 誤字脱字がないか最終確認を
不合格通知メールは、企業イメージを左右する重要なコミュニケーションです。
誤字脱字があると、応募者に不信感を与えてしまう可能性があります。
送信前には、必ず複数人で内容を確認し、ミスがないかを徹底的にチェックしましょう。
特に、応募者の氏名や応募職種に間違いがないかは、入念に確認するようにしてください。
また、メールの文面だけでなく、件名や署名なども含めて全体をチェックしましょう。
3. 選考結果の個別問い合わせには慎重に対応する
不合格の理由について、応募者から個別の問い合わせが来る場合があります。
この際、企業は慎重に対応する必要があります。
個別の選考理由を詳細に伝えることは、選考過程の公平性を損なう可能性があるため、避けるべきです。
しかし、応募者の質問を無視するのも良くありません。
問い合わせに対しては、丁寧に対応しつつも、具体的な選考理由は開示しないという姿勢を貫きましょう。
選考結果に対する一般的な回答を準備しておくと、スムーズに対応できます。
選考結果に関する問い合わせへの回答例文
件名：[応募職種] 書類選考の結果に関するお問い合わせについて
[応募者名]様
この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
いただきましたご質問につきまして、個別の選考理由については、お答えを差し控えさせていただいております。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
株式会社[会社名] [担当者名]
これらの注意点を守ることで、応募者からの信頼を維持しつつ、企業としての誠実な対応を示すことができます。
次に、不合格となってしまった応募者に対して、今後の採用活動につなげるための対応について説明します。
今後の採用活動に繋げるための応募者対応
今後の募集について触れる
不合格の通知は、応募者にとって残念な知らせです。
しかし、企業の対応次第で、その後の関係性を良好に保つことも可能です。
まずは、今後の採用活動について触れることで、応募者に希望を持ってもらいましょう。
たとえば、「今後、[募集職種]の募集を行う際には、改めてご案内させていただく場合がございます」といった一文を加えることで、将来的な再応募の可能性を示唆できます。
これにより、応募者は今回の選考結果を前向きに捉え、企業への関心を維持してくれるかもしれません。
今後の募集について触れる例文
件名：[応募職種] 書類選考の結果について
[応募者名] 様
この度は、[応募職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めさせていただきました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
今回は見送らせていただくこととなりましたが、今後[募集職種]の募集を行う際には、改めてご案内させていただく場合がございます。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
[担当者名]
上記の例文は、不合格を通知する際に、今後の採用活動について言及する一例です。
応募者に将来の可能性を示唆することで、企業に対するポジティブな印象を維持することが期待できます。
応募者の成長を応援する言葉を入れる
不合格通知のメールは、応募者にとってショックなものです。
そこで、応募者の成長を応援する言葉を加えることで、少しでも気持ちを前向きにさせることが重要です。
例えば、「今回の経験を活かし、ますますのご活躍を応援しております」といったメッセージは、応募者の心情に寄り添い、企業への印象を良くする効果があります。
また、具体的なスキルや経験を褒める言葉を加えることで、応募者自身の成長を後押しすることにも繋がります。
応募者の成長を応援する例文
件名：[応募職種] 書類選考の結果について
[応募者名] 様
この度は、[応募職種]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
[応募者名]様のこれまでのご経験と[具体的なスキルや経験]は大変素晴らしいものでした。今回の経験を活かし、ますますのご活躍を応援しております。
末筆ながら、[応募者名]様の今後のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
[担当者名]
上記の例文では、応募者の具体的なスキルや経験に触れつつ、今後の活躍を応援する言葉を述べています。
このようなメッセージは、応募者の気持ちをポジティブにし、企業への信頼感を高める効果があります。
不合格通知を送る際でも、応募者への配慮を忘れないようにしましょう。
まとめ：不合格通知メールで応募者との良好な関係を築く
この記事では、書類選考で不合格を通知するメールの書き方について、様々な角度から解説してきました。
最後に、特に重要なポイントを改めて確認しましょう。
- 不合格であることを明確に伝える
- 応募への感謝と選考結果の理由を丁寧に伝える
- 今後の可能性を示唆し、応募者の成長を応援する
これらの点を押さえることで、不合格の通知でありながらも、応募者との良好な関係を築くことが可能です。
今回の選考では残念ながらご縁がなかったとしても、企業と応募者の関係はそこで終わりではありません。
今回の経験を活かし、今後の採用活動に繋げていくことを意識しましょう。
応募者一人ひとりに真摯に向き合い、丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。
不合格通知を単なる事務連絡で終わらせず、企業としての誠意を示すことで、応募者からの信頼を得ることができます。
そして、それが将来的に企業にとっての財産となるでしょう。
今回の選考で不合格となってしまった応募者の皆様が、次のステップで成功されることを心から応援しています。
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