件名：【[会社名]】書類選考合格のお知らせ
株式会社[会社名]
[応募者名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
厳正なる書類選考の結果、[応募者名]様のこれまでのご経験と、弊社[募集職種]への熱意が弊社の求める人物像と合致すると判断し、次の選考ステップへお進みいただくことになりました。
つきましては、下記日程にて面接を実施させていただきます。
■面接日時：[日時]
■面接場所：[場所]
■持ち物：[持ち物]面接の詳細については、後日改めて担当者よりご連絡いたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
[応募者名]様のご活躍を、社員一同心より応援しております。
引き続きよろしくお願いいたします。
採用合格メールは、あなたの会社の第一印象を左右する大切なもの。
でも、書類選考の合格を伝えるメール、ちゃんと作れていますか？
実はこのメール、応募者にとって、あなたの会社の第一印象を決定づける、とっても大切なものなんです。
「どんなメールを送れば、応募者に喜んでもらえるんだろう？」「失礼のないように、でも、会社の魅力も伝えたい。」そんな風に悩んでいませんか？
この記事では、そんな採用担当者の皆さんの悩みを解決します。
合格メールの基本構成から、具体的な書き方、さらに注意点まで、まるっと理解できますよ。
自信を持って、応募者に「この会社で働きたい。」と思ってもらえるような、最高の合格メールを作成しましょう。
この記事では、まず合格メールの基本構成と重要ポイントを解説し、その後、注意点、テンプレート、作成時のミス、そして担当者向けのヒントと進んでいきます。
最後まで読めば、きっとあなたも合格メール作成のプロになれるはず。
1. 採用合格メールの基本構成と重要ポイント
件名で合格を明確に伝える
採用メールで最も重要なことの一つは、件名で「合格」を明確に伝えることです。
応募者は毎日たくさんのメールを受け取っています。
件名を見ただけで、それが合格通知だとすぐにわかるようにしましょう。
件名に「書類選考結果」とだけ書くのではなく、「【〇〇株式会社】書類選考合格のお知らせ」のように、企業名と合格であることが明確にわかるように記載しましょう。
こうすることで、応募者はメールを開封する前から結果を把握でき、安心感を与えることができます。
例文：件名で合格を明確に伝える
件名：【[会社名]】書類選考合格のお知らせ
このように件名で合格を伝えることで、応募者はすぐにメールの内容を理解し、次のステップに進む準備をすることができます。
宛名と挨拶は丁寧に行う
メールの書き出しは、宛名と丁寧な挨拶から始めましょう。
応募者の名前を間違えることは絶対に避け、フルネームで記載するのが基本です。
また、「〇〇様」と敬称を忘れずに付けることも重要です。
挨拶では、「[応募者名]様」と宛名を明記し、「この度は、弊社にご応募いただき、誠にありがとうございます」といった感謝の言葉を述べましょう。
これにより、応募者は企業から歓迎されていると感じ、好印象を持つことができます。
例文：宛名と挨拶は丁寧に行う
[応募者名]様
この度は、[会社名]の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
丁寧な宛名と挨拶は、応募者への敬意を示すだけでなく、企業の印象を良くする効果もあります。
2. 採用選考結果を伝える際の注意点
合否理由の記載は慎重に検討する
採用選考の結果を伝える際、合否理由の記載は非常にデリケートな問題です。
特に不合格の場合、理由を詳細に伝えたい気持ちも理解できます。
しかし、応募者によっては、その理由が不満や反発を招く可能性も考慮しなければなりません。
合格の場合でも、理由を具体的に書くことで、他の応募者との比較を想起させ、不快感を与えることもあります。
そのため、基本的には合否理由の記載は避けるのが無難です。
ただし、応募者から求められた場合や、企業としてどうしても伝えたい理由がある場合は、慎重に言葉を選ぶ必要があります。
もし理由を伝える場合は、客観的な事実を述べ、改善点を促すような表現にとどめることが大切です。
今後の選考フローを明記する
書類選考の合格通知を送る際、今後の選考フローを明確に伝えることは、応募者にとって非常に重要です。
これにより、応募者は次のステップに向けて準備を進めることができ、選考プロセス全体の透明性を高めることにも繋がります。
具体的には、次の選考方法（面接、筆記試験、適性検査など）、日程、場所、持ち物などを詳細に記載する必要があります。
もし、選考フローが複数段階に分かれている場合は、それぞれのステップを明確に伝えましょう。
さらに、選考結果の通知方法や期日も明記することで、応募者の不安を軽減できます。
例えば「面接の結果は、〇月〇日までにメールにてご連絡いたします」といった具体的な記述が、安心感を与えます。
選考フローを記載する際には、応募者が疑問を感じる可能性のある点も考慮しましょう。
例えば、面接の所要時間、担当者の氏名、問い合わせ先などを記載すると、より丁寧な印象になります。
選考フローに関する例文
件名：[選考結果]のお知らせ
[応募者名]様
株式会社[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
先日は書類選考にご応募いただき、厳正なる選考の結果、[応募者名]様を次の選考ステップにお進みいただくことになりました。
つきましては、下記日程にて面接を実施させていただきます。
■面接日時：[日時]
■面接場所：[場所]
■持ち物：[持ち物]面接の詳細については、後日改めて担当者よりご連絡いたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
株式会社[会社名] [担当者名]
この例文のように、選考フローを明確にすることで、応募者は安心して次のステップに進むことができます。
また、企業側も選考プロセスをスムーズに進めることができます。
3. 書類選考合格メールのテンプレートと例文
書類選考の合格を伝えるメールは、応募者にとって次のステップへの重要な案内です。
ここでは、ビジネスシーンで使える丁寧な表現の例文と、応募者に好印象を与えるための表現例を紹介します。
これらを参考に、企業の個性を反映させた、より効果的な合格通知を作成しましょう。
ビジネスシーンで使える合格通知例文
まずは、ビジネスシーンで活用できる、丁寧で基本的な合格通知の例文を紹介します。
初めて合格通知を作成する際や、基本的な構成を確認したい場合に役立ちます。
例文1：基本の合格通知
件名：【[会社名]】書類選考結果のご連絡
[応募者氏名]様
この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
厳正なる書類選考の結果、[応募者氏名]様のこれまでのご経験と[募集職種]への熱意が弊社の求める人物像と合致すると判断し、次の選考ステップへお進みいただくことになりました。
つきましては、[次の選考ステップの内容]について、下記詳細をご確認ください。
[次の選考ステップの詳細][応募者氏名]様のご活躍を、社員一同心より応援しております。
株式会社[会社名]
[部署名]
[担当者名]
この例文は、応募者への感謝の言葉から始まり、合格の旨を明確に伝えています。
その上で、次の選考ステップについて具体的に説明することで、応募者の不安を解消し、スムーズな選考へと繋げます。
例文2：選考通過をシンプルに伝える
件名：【[会社名]】書類選考結果のお知らせ
[応募者氏名]様
[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、ありがとうございました。
慎重に選考を進めさせていただきました結果、[応募者氏名]様を次の選考にご案内させていただくことになりました。
今後の選考につきましては、下記をご確認ください。
[次の選考ステップの詳細]引き続きよろしくお願いいたします。
株式会社[会社名]
[部署名]
[担当者名]
この例文は、簡潔に選考結果を伝えたい場合に適しています。
丁寧な言葉遣いを保ちつつ、要点を絞って伝えることで、応募者にスムーズに情報を伝えられます。
応募者に好印象を与える表現例
次に、応募者に好印象を与え、企業への興味をさらに高めるための表現例を紹介します。
これらの表現を使うことで、応募者との良好な関係構築に繋がり、選考辞退を防ぐ効果も期待できます。
例文3：応募者の意欲を尊重する
件名：【[会社名]】書類選考の結果について
[応募者氏名]様
この度は、[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
[応募者氏名]様からいただきました熱意あふれるご応募書類を拝見し、弊社の[募集職種]に対する高い意欲と、これまでのご経験に感銘を受けました。
厳正なる選考の結果、ぜひ次の選考ステップにお進みいただきたく、ご連絡させていただきました。
つきましては、[次の選考ステップの内容]について、下記詳細をご確認ください。
[次の選考ステップの詳細]次の選考でお会いできることを楽しみにしております。
株式会社[会社名]
[部署名]
[担当者名]
この例文では、応募書類の内容に触れることで、応募者の意欲を尊重する姿勢を示しています。
また、「感銘を受けました」という言葉を使うことで、応募者に好印象を与え、次の選考へのモチベーションを高める効果が期待できます。
例文4：企業への興味を高める表現
件名：【[会社名]】書類選考通過のお知らせ
[応募者氏名]様
[会社名]の[募集職種]にご応募いただき、誠にありがとうございます。
この度、[応募者氏名]様のこれまでのご経験やスキルが、弊社の事業目標に貢献いただけると確信し、次の選考ステップへお進みいただくことになりました。
当社では、[企業の魅力や特徴]を大切にしており、[応募者氏名]様の今後のご活躍を、社員一同心より楽しみにしております。
詳細につきましては、下記をご確認ください。
[次の選考ステップの詳細]株式会社[会社名]
[部署名]
[担当者名]
この例文では、企業の魅力や特徴を伝えることで、応募者の企業への興味を高めています。
また、応募者のスキルが企業の事業目標に貢献できるという点を強調することで、入社後の活躍をイメージさせることができます。
4. 採用合格メール作成で陥りやすいミス
誤字脱字を徹底的にチェックする
採用合格メールは、企業と応募者の最初の接点となる重要なものです。
誤字脱字があると、応募者に不信感を与えてしまう可能性があります。
メールを作成したら、送信前に必ず複数人でチェックを行いましょう。
特に、企業名や部署名、応募者の氏名など、固有名詞の誤りは絶対に避けなければなりません。
丁寧なメールを作成するためにも、誤字脱字のチェックは必須です。
送信前に内容を再確認する
作成したメールを送信する前に、内容の再確認を必ず行いましょう。
特に注意すべき点は、以下のような項目です。
- 応募者の氏名や企業名、役職などが正しいか
- 選考結果の内容（合格であること）が明確に伝わるか
- 今後の選考スケジュールや必要な手続きが正確に記載されているか
- 問い合わせ先や担当者の連絡先が明記されているか
これらの情報を確認することで、メールの信頼性を高め、応募者との良好な関係構築につながります。
また、添付ファイルがある場合は、ファイルが開けるかどうかの確認も必要です。
送信ボタンを押す前に、もう一度内容を丁寧に確認する習慣をつけましょう。
5. 採用担当者向け 合格通知メール作成のヒント
応募者への配慮を忘れない
書類選考の合格通知は、応募者にとって次のステップへの重要な案内です。
メールを受け取った応募者が、前向きな気持ちで選考に臨めるように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
また、応募者の心情に配慮した、温かみのある文章を作成することが大切です。
特に、選考を通過した喜びを共有するような、ポジティブな表現を意識しましょう。
例文 応募者への配慮を意識した表現
件名：【[会社名]】書類選考結果のご連絡
[応募者名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。
慎重なる選考の結果、[応募者名]様のこれまでのご経験と、当社への熱意が大変素晴らしいものでした。
つきましては、書類選考の結果、[応募者名]様を次の選考にご案内させていただきたく存じます。次の選考に関する詳細につきましては、下記をご確認ください。
[次の選考に関する情報]
[応募者名]様のご活躍を、社員一同心より応援しております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。[会社名]
[担当者名]
上記例文のように、応募者への感謝の気持ちを伝えるとともに、選考通過を祝福する言葉を添えることで、好印象を与えることができます。
また、選考通過を伝えるだけでなく、その理由を簡潔に伝えることで、応募者のモチベーション向上にもつながります。
企業イメージを向上させるメール作成
合格通知メールは、企業が応募者と初めて直接コミュニケーションを取る機会の一つです。
そのため、企業の顔として、企業イメージを向上させるメールを作成する必要があります。
誤字脱字がないことはもちろん、丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。
また、企業の個性を表現することも重要です。
企業の理念や雰囲気が伝わるような表現を取り入れることで、応募者の企業への理解を深めることができます。
さらに、メールの署名には、会社のロゴやウェブサイトへのリンクを掲載することも有効です。
例文 企業イメージを意識した表現
件名：【[会社名]】書類選考結果のお知らせ
[応募者名]様
[応募者名]様
先日は、弊社の採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[応募者名]様のこれまでのご経験と、弊社が求める人物像との親和性が高いと判断いたしました。
つきましては、次のステップである面接選考に進んでいただきたく、ご案内申し上げます。
面接の詳細につきましては、以下をご確認ください。
[面接に関する情報]
株式会社[会社名]は、「[企業の理念や価値観]」を大切にしています。
[応募者名]様と共に、新しい価値を創造できる日を楽しみにしております。株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
上記例文のように、企業の理念や価値観をメールに盛り込むことで、企業への理解を深め、共感を生むことができます。
また、企業として応募者への期待を伝えることで、今後の選考への意欲を高める効果も期待できます。
企業の個性を打ち出し、応募者との良好な関係を築くことを意識して、メールを作成しましょう。
まとめ 書類選考合格メール作成の最終確認
書類選考の合格を伝えるメール作成、いかがでしたでしょうか。
最後に、これまでの内容を振り返り、最終確認をしていきましょう。
以下の3つのポイントを意識することで、より丁寧で正確なメールを作成できます。
- 件名で合格を明確に示す
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 今後の選考フローを具体的に記載する
上記をふまえ、送信前には必ず内容を再確認しましょう。
誤字脱字がないか、表現は適切か、今一度チェックすることで、応募者の方に安心感を与えることができます。
採用担当者として、応募者の方との最初のコミュニケーションであるメールで、好印象を与えられるように丁寧な対応を心がけましょう。
あなたの作成したメールが、応募者の方の未来を拓く第一歩となることを願っています。
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