資料送付メールの書き方5つのポイントと例文

件名：資料送付：[資料名]

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は、[資料名]をご請求いただき、誠にありがとうございます。

添付ファイルに、ご依頼いただきました[資料名]をPDF形式で送付いたしました。

[資料名]には、[資料の概要を簡潔に記述]について記載しております。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

資料送付メール、実は意外と難しいですよね？

せっかく作成した資料も、メールの書き方次第では相手に届かず、せっかくの努力が水の泡…なんてことも。

でも大丈夫。

この記事を読めば、効果的な資料送付メールの書き方がすぐにマスターできますよ。

読めば、相手にスムーズに資料が伝わり、良好な関係を築くための秘訣が分かります。

今回は、件名、挨拶、本文、添付ファイルの説明、締めの言葉といった5つの構成要素に注目し、具体的なポイントを解説していきます。

また、すぐに使える例文テンプレートも紹介します。

さあ、一緒に見ていきましょう。

効果的な資料送付メールの構成要素

資料送付メールは、単に資料を添付するだけでなく、相手にスムーズに理解してもらい、次のアクションにつなげるための重要なツールです。

そのため、構成をしっかり考えて書くことが大切です。

効果的な資料送付メールは、以下の5つの要素から成り立っています。

1. 件名：簡潔で重要な情報を伝える

件名は、相手にメールを開封してもらえるかどうかの分かれ道。

すぐに内容が分かるように、簡潔で重要な情報を伝えましょう。

「資料送付」だけでなく、資料の具体的な内容や相手の名前などを含めることで、開封率をアップできます。

例えば、「[顧客名]様向け：〇〇資料送付」のように書くのがおすすめです。

件名は、受信者の第一印象を決定づける大切な部分なので、工夫して魅力的にしましょう。

2. 挨拶：丁寧な言葉遣いを心がける

最初の挨拶は、第一印象を左右する重要なポイントです。

相手との関係性に応じて適切な言葉を選び、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「○○様」など、相手への敬意を示す表現を使うことが大切です。

親しい間柄であっても、ビジネスシーンでは丁寧な言葉遣いを意識することが、信頼関係構築の第一歩となります。

3. 本文：資料の概要と目的を明確に記述

本文では、資料の概要と目的を簡潔に説明します。

資料に何が記載されているのか、なぜこの資料を送付するのかを明確に伝えましょう。

箇条書きや太字などを活用して、重要なポイントを分かりやすく強調するのも効果的です。

読む人の立場に立って、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

長文は避け、要点だけを伝えましょう。

例文：資料の概要と目的の説明

本文：[顧客名]様

この度は、[商品名]にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。

添付資料には、[商品名]の機能詳細と導入事例をまとめました。

資料をご覧いただき、[商品名]が貴社の業務効率向上にどのように貢献できるかをご検討いただければ幸いです。

4. 添付ファイルの確認と使用方法の記述

資料が正しく添付されているか、そして、相手がスムーズに開けるように使用方法を明記しましょう。

ファイル形式やパスワードの有無、特別なソフトが必要な場合は、その旨を丁寧に記述します。

万が一、ファイルが開けないなどのトラブルを避けるためにも、この部分は非常に重要です。

5. 締めの言葉：今後の対応について触れる

締めの言葉では、今後の対応について触れましょう。

例えば、資料に関する質問があれば連絡するよう促したり、次のステップへのアクションを促したりします。

具体的な連絡先を明記し、迅速な対応を心がけることで、相手との信頼関係を築くことができます。

次のアクションに繋げるために、具体的な言葉で呼びかけましょう。

これらの5つの要素を意識することで、効果的で相手に好印象を与える資料送付メールを作成できます。

次の章では、具体的な例文を見ていきましょう。

資料送付メールの例文：3つのシーン別テンプレート

効果的な資料送付メールの構成要素を理解したところで、具体的な例文を見ていきましょう。

ここでは、3つのシーンに合わせたテンプレートを紹介します。

状況に応じて適宜修正して活用してくださいね。

新規顧客への資料送付

新規顧客への資料送付では、会社や製品・サービスへの理解を深めてもらうことが重要です。

親しみやすさと同時に、プロフェッショナルな印象を与えることを心がけましょう。

新規顧客向け資料送付メール

件名：貴社のご要望にお応えして資料を送付いたしました
[顧客名]様

この度は、[会社名]にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。

貴社よりご要望いただきました[資料名]を、添付ファイルにPDF形式で送付いたしました。

資料には、[会社名]の事業内容や[製品名/サービス名]の特徴、導入事例などを掲載しております。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後のご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

[担当者名]
[会社名]
[連絡先]

この例文では、丁寧な言葉遣いと、資料の内容を簡潔に説明することで、顧客の負担を軽減しています。

また、問い合わせ窓口を明示することで、顧客の安心感を高めています。

既存顧客へのフォローアップ資料送付

既存顧客への資料送付では、関係性を強化し、継続的な取引につなげることを目指しましょう。

新たな情報提供や、顧客の課題解決に繋がる内容を意識することが大切です。

既存顧客向けフォローアップ資料送付メール

件名：[製品名]に関する最新情報と活用事例
[顧客名]様

いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度、[製品名]の最新機能に関する資料を作成いたしましたので、添付ファイルにて送付いたします。

本資料では、[新機能名]の使用方法や、導入による効果的な活用事例を紹介しております。
ぜひ、日々の業務にお役立ていただければ幸いです。

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

[担当者名]
[会社名]
[連絡先]

この例文では、日ごろの感謝を述べ、顧客にとって有益な情報を提供することで、良好な関係を維持することを目指しています。

顧客との継続的なコミュニケーションを意識した言葉遣いがポイントです。

問い合わせ対応後の資料送付

問い合わせ対応後の資料送付では、迅速かつ丁寧な対応が重要です。

顧客の質問に的確に答え、必要に応じて追加情報も提供しましょう。

問い合わせ対応後資料送付メール

件名：お問い合わせへのご回答と資料送付
[顧客名]様

先日は[会社名]へお問い合わせいただき、ありがとうございました。

ご質問いただきました[質問内容]につきまして、ご回答と合わせて資料を添付ファイルに送付いたしました。

資料に記載されている内容でご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。

今後とも[会社名]をよろしくお願い申し上げます。

[担当者名]
[会社名]
[連絡先]

この例文では、問い合わせへの対応と資料送付を同時に行うことで、顧客の待ち時間を短縮し、迅速な対応をアピールしています。

顧客の質問にきちんと回答し、丁寧な言葉遣いを心がけています。

これらの例文を参考に、状況に合わせて適宜修正し、効果的な資料送付メールを作成してください。

丁寧な言葉遣い、簡潔な説明、そして顧客への配慮を忘れずに、良好なビジネス関係を築きましょう。

資料送付メールで注意すべき点3つ

丁寧なメールを作成しても、いくつかの点に注意しないと、相手に不快感を与えたり、重要な情報が伝わらない可能性があります。

スムーズな情報伝達と良好な関係構築のため、以下の3点に注意しましょう。

ファイルサイズの確認と圧縮

添付ファイルの容量が大きすぎると、メールの送受信に時間がかかったり、受信者のメールサーバーでエラーが発生したりする可能性があります。

特に、画像や動画などのファイルは容量が大きくなりがちなので注意が必要です。

送る前にファイルサイズを確認し、必要に応じて圧縮しましょう。

圧縮ソフトを利用すれば、ファイルサイズを小さくしながら、画質や音質の劣化を抑えることができます。

ファイルサイズが大きい場合の対応例

件名：資料送付（[資料名]）

[宛先]様

この度は、[件名]に関する資料をご請求いただき、ありがとうございます。

添付ファイルに[資料名]を添付いたしました。ファイルサイズが大きいため、ダウンロードに時間がかかる可能性がございます。予めご了承ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

敬具

この例文では、ファイルサイズが大きいことを事前に伝え、相手に配慮を示しています。

セキュリティ対策の徹底

機密情報を含む資料を送信する際は、セキュリティ対策を徹底することが重要です。

パスワードで保護したり、暗号化したりするなど、適切な対策を講じましょう。

また、送信先アドレスの確認も忘れずに行い、誤送信を防ぎましょう。

万が一、誤送信した場合には、すぐに相手方に連絡し、資料の削除を依頼する必要があります。

機密情報を含む資料送付時の対応例

件名：重要：機密情報を含む資料送付

[宛先]様

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

添付ファイルに[資料名]をパスワードで保護して送付いたしました。パスワードは[パスワード]です。

ご確認の上、ご活用ください。

敬具

この例文では、パスワードで保護していることを明記し、セキュリティ対策を意識していることを示しています。

返信を促す言葉遣い

資料を送信しただけでは、相手が資料を確認したか、理解できたかは分かりません。

そのため、メールの最後に、確認の返信を促す言葉を入れることが大切です。

ただし、強要するような言葉遣いは避け、相手に配慮した表現を選びましょう。

返信を促す言葉遣いの例文

件名：資料送付：[資料名]

[宛先]様

いつもお世話になっております。

添付ファイルに[資料名]を添付いたしました。
ご確認の上、ご不明な点等ございましたらお気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

敬具

この例文では、自然な言葉遣いで返信を促しています。

これらの点に注意することで、より効果的な資料送付メールを作成し、良好なビジネス関係を築くことができるでしょう。

資料送付後のフォローアップメールの書き方

資料を送付しただけでは、相手が資料を確認し、理解してくれたとは限りません。

効果的に情報を伝え、関係性を深めるためには、送付後のフォローアップが重要です。

適切なタイミングでフォローアップメールを送信することで、相手への配慮を示し、スムーズなコミュニケーションを促進できます。

確認メールの送付タイミング

フォローアップメールを送信するタイミングは、資料の内容や相手との関係性によって異なります。

新規顧客への資料送付であれば、送付から2～3日後が適切でしょう。

既存顧客へのフォローアップ資料であれば、1週間後程度でも良いかもしれません。

ただし、緊急性の高い資料の場合は、より短い期間でフォローアップを行う必要があります。

資料の内容が複雑で、理解に時間を要する可能性がある場合は、送付後数日後に確認メールを送信し、内容の理解度を確認するのも良い方法です。

例文：資料送付確認メール

件名：資料送付後のご確認とご質問
[相手名]様
先日は、[資料名]を送付いただきありがとうございました。
資料はご確認いただけましたでしょうか？

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。
[氏名]

この例文では、資料の確認状況を丁寧に尋ね、不明点があれば気軽に連絡するように促しています。

疑問点の解消と追加情報の提供

フォローアップメールでは、資料に関する疑問点を解消したり、追加情報を提供したりすることも重要です。

資料の内容に関する質問があった場合、迅速かつ丁寧に回答することで、相手からの信頼感を高めることができます。

また、資料に関連する新しい情報や、役立つ情報を提供することで、顧客満足度を高めることができます。

例文：疑問点解消と追加情報提供メール

件名：ご質問への回答と追加情報
[相手名]様
先日お問合せいただいた件、ご回答させていただきます。

[質問内容]につきましては、[回答内容]となります。

また、[資料名]に関する追加情報として、[追加情報の内容]をご参照ください。[URLまたは添付ファイル]

今後ともよろしくお願いいたします。
[氏名]

この例文では、具体的な質問への回答に加え、関連する追加情報を提供しています。

次のステップへの誘導

フォローアップメールは、単に資料の確認状況を確認するだけでなく、次のステップへの誘導にも利用できます。

例えば、商談の提案や、製品のデモ依頼、サービスの利用促進など、具体的な行動を促すことで、ビジネスを進展させることができます。

例文：次のステップへの誘導メール

件名：[製品名]導入のご提案
[相手名]様
先日お送りした[資料名]はご確認いただけましたでしょうか？
資料にも記載の通り、[製品名]は[メリット1]、[メリット2]といった効果が期待できます。

具体的な導入方法や、デモのご希望がございましたら、お気軽にお申し付けください。

担当： [氏名]
電話番号：[電話番号]
[氏名]

この例文では、資料の内容を踏まえ、具体的な次のステップ（製品導入の提案）を提示しています。

資料送付後のフォローアップメールは、顧客との関係構築やビジネスの進展に繋がる重要なツールです。

適切なタイミング、内容で送付し、良好な関係を築きましょう。

まとめ：効果的な資料送付メールで良好な関係を築こう

ここまで、効果的な資料送付メールの書き方について見てきましたね。

ポイントを改めて確認しておきましょう。

1. 資料の概要と目的を明確に記述し、添付ファイルの確認と使用方法を丁寧に伝えること
2. 件名や挨拶、締めの言葉など、丁寧な言葉遣いを心がけること
3. ファイルサイズやセキュリティ対策にも注意し、返信を促す言葉遣いを意識すること

これらの点を意識することで、相手にスムーズに情報を伝え、良好な関係を築くことができます。

では、早速実践してみましょう。

今すぐ、今日送る予定の資料送付メールを見直してみて下さい。

件名や本文、添付ファイルの確認など、一つずつ確認していくことで、より効果的なメールを作成できるはずです。

もしかしたら、ちょっとした修正で、相手に好印象を与えられるかもしれませんよ。

自信を持って、相手に資料を送信してくださいね。

あなたの努力が、ビジネスの成功へと繋がっていくことを願っています。