取引先への書類提出催促メール：効果的な3つの書き方と件名・例文解説

件名： [書類名]提出のお願い

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は[案件名]につきまして、ご尽力いただきありがとうございます。

[書類名]の提出期限が[日付]となっておりますが、まだお送りいただいていない状況です。

つきましては、[日付]までに[提出方法]にてご提出いただけますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、お気軽に[電話番号]までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

取引先への書類提出が遅れていて、やきもきしていませんか？

「催促メールを送るなんて…」とためらっているあなたも、大丈夫。

この記事では、取引先への書類提出催促メールを書く際のポイントを分かりやすく解説します。

丁寧で効果的なメール作成のコツを掴めば、良好なビジネス関係を維持しながら、スムーズに書類を提出してもらえますよ。

書類提出催促メールのポイント：丁寧さと効果的な伝え方

取引先への書類提出催促メールは、丁寧さと効果的な伝え方が重要です。

単に催促するだけでなく、相手への配慮と、スムーズな情報伝達を心がけましょう。

この記事では、効果的な書類提出催促メール作成の3つのポイントを解説します。

後半では、具体的な例文もご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

1. 相手への配慮と敬意を忘れずに

催促メールは、相手を不快にさせないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「〜ください」などの命令形ではなく、「〜いただけますでしょうか」など、依頼形を使うのがおすすめです。

また、相手への感謝の言葉を入れることで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。

例えば、「いつも迅速な対応ありがとうございます」など、感謝の気持ちを伝える一言は、相手との良好な関係を築く上で非常に大切です。

さらに、相手側の状況を考慮し、必要以上に厳しく催促しないよう注意しましょう。

2. 具体的な提出期限と連絡方法を明記する

催促メールでは、改めて提出期限を明確に伝えましょう。

期限だけでなく、提出方法（メール添付、郵送など）も具体的に記載することで、相手がスムーズに提出できるようサポートできます。

曖昧な表現は誤解を生む可能性があるので、日付、時間、提出方法を正確に記載することが大切です。

例えば、「[提出書類名]を[提出期限]までに、[提出方法]にてご提出いただけますでしょうか」のように、具体的な情報を盛り込みましょう。

もし、提出方法に不明点があれば、気軽に問い合わせてもらえるよう、連絡先も明記しておきましょう。

3. 未提出による影響を簡潔に説明する

書類が提出されないことによって生じる影響を簡潔に説明することで、相手は提出の重要性を理解しやすくなります。

ただし、脅迫めいた表現は避け、冷静かつ客観的な説明を心がけましょう。

例えば、「[書類名]が[期日]までに届かない場合、[具体的な影響]が生じる可能性がございます」のように、具体的な影響を伝えることで、相手はより真剣に受け止めてくれるでしょう。

ただし、必要以上に脅すような表現は避け、あくまで事実を伝えることに留めましょう。

冷静で丁寧な説明が、相手との信頼関係を維持する上で重要です。

取引先への書類提出催促メール：効果的な件名例

丁寧な本文を書いたとしても、件名が適切でなければメールは読まれません。

件名は、メールを開封するかどうかを決定づける重要な要素です。

そのため、簡潔で分かりやすく、そして相手に安心感を与える件名を作成することが大切です。

簡潔で分かりやすい件名にする

件名は短く、要点が明確に伝わるように心がけましょう。

長文の件名は相手に読む気が失せてしまう可能性があります。

必要最低限の情報に絞り込み、簡潔に書くことが重要です。

例えば、「○○書類提出のお願い」や「[取引先名]様　[書類名]提出のお願い」など、すぐに内容が理解できる件名が良いでしょう。

例文：簡潔な件名

件名：○○書類提出のお願い

[宛先]様

本日中に提出をお願いしている○○書類について、ご確認いただけますでしょうか。

件名は短く、重要な情報を簡潔に伝えましょう。

例文：取引先名を含む件名

件名：[取引先名]様　契約書提出のお願い

[宛先]様

先日お送りした契約書について、提出期限が迫っております。

取引先名を入れることで、相手がすぐにメールの内容を理解しやすくなります。

緊急度を伝える場合の件名例

期限が迫っている場合や、緊急性の高い書類の場合は、件名にその旨を伝えることが効果的です。

ただし、必要以上に煽情的な表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「至急」や「緊急」といった言葉を使う際は、本文でもその理由を明確に説明する必要があります。

例文：緊急度を伝える件名

件名：【至急】○○書類　提出期限迫る

[宛先]様

○○書類の提出期限が明日までと迫っております。

※緊急性を伝える場合は、本文でその理由を明確に説明することが重要です。

例文：期限を明確にした件名

件名：明日締切！○○書類提出のお願い

[宛先]様

明日締め切りの○○書類の提出をお願いいたします。

期限を明確に示すことで、相手は緊急性を理解しやすくなります。

具体的な書類名を含める重要性

件名に具体的な書類名を含めることで、相手はメールの内容を瞬時に理解し、対応しやすくなります。

「書類」とだけ書くのではなく、「○○契約書」や「売上報告書」など、具体的な名称を記載しましょう。

これにより、複数の書類のやり取りがある場合でも、どの書類の提出を催促しているのかが明確になります。

例文：書類名を含む件名

件名：○○契約書　提出のお願い

[宛先]様

先日お送りした○○契約書の提出をお願いいたします。

具体的な書類名を入れることで、相手はどの書類について催促されているのかをすぐに理解できます。

これらの例を参考に、状況に応じて適切な件名を作成することで、メールの開封率を高め、スムーズな書類提出につなげましょう。

次は、効果的な本文の書き方について詳しく解説します。

効果的な本文の書き方：丁寧な催促と具体的な行動喚起

丁寧な言葉遣いと具体的な行動喚起を組み合わせることで、相手への負担を軽減しつつ、スムーズな書類提出を促す効果的な本文を作成できます。

催促メールは、単なる督促ではなく、良好なビジネス関係を維持するための重要なコミュニケーションツールです。

状況説明と感謝の言葉で始める

まず、メールの目的を明確に伝え、現状を簡潔に説明しましょう。

相手が状況を把握しやすくすることで、スムーズなコミュニケーションにつながります。

さらに、これまでの協力への感謝を伝えることで、相手との良好な関係を維持できます。

単刀直入に催促するのではなく、前向きな姿勢を示すことが大切です。

例文：状況説明と感謝を伝える

件名： [プロジェクト名] 関係書類提出のお願い
[宛先]様

いつもお世話になっております。

[プロジェクト名] に関しまして、[書類名] の提出期限が [日付] となっております。

これまでご尽力いただき、誠にありがとうございます。

例文：具体的な状況説明

この度のご協力、心より感謝申し上げます。

提出いただいた資料のおかげで、プロジェクトは順調に進んでいます。

具体的な行動を促す言葉を選ぶ

依頼内容を具体的に記述し、相手が何をすれば良いのかを明確に示すことが重要です。

曖昧な表現は誤解を招き、かえって対応が遅れる可能性があります。

具体的な行動を促す言葉を選び、期限や連絡方法を改めて明記しましょう。

例文：具体的な行動を促す

つきましては、[日付] までに[書類名]を[提出方法]にてご提出いただけますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

例文：期限と連絡方法の再確認

提出期限は[日付]です。

[提出方法]で提出いただければ幸いです。何かご不明な点がありましたら、[連絡先]までご連絡ください。

今後の対応について明確に記述する

書類提出後の流れや、提出が遅れた場合の対応についても、明確に記述しましょう。

これにより、相手は安心して対応できます。

また、今後のスケジュールに影響がないよう、具体的な対応策を提示することも効果的です。

例文：提出後の流れと遅延時の対応

提出いただいた書類をもとに、[次の工程] を進めてまいります。

万が一、期限までに提出が難しい場合は、早めにご連絡ください。

状況に応じて柔軟に対応させていただきます。

例文：具体的な対応策の提示

[書類名] の提出が遅れると、[プロジェクト名] のスケジュールに影響が出かねません。

早期のご対応をお願いいたします。

これらのポイントを踏まえ、丁寧で具体的な言葉遣いを心がけることで、相手にとって分かりやすく、スムーズな対応を促す効果的な催促メールを作成できます。

良好なビジネス関係を維持するためにも、相手への配慮を忘れずに、適切なコミュニケーションを心がけましょう。

期限切れ後の催促メール：冷静で丁寧な対応

期限が過ぎても書類が提出されない場合、焦らず冷静に対応することが大切です。

取引先との良好な関係を維持するためにも、丁寧な言葉遣い、そして状況把握に基づいた適切な対応を心がけましょう。

改めて状況を確認し、対応を促す

期限切れ後の最初のメールでは、まず相手側の状況を確認することが重要です。

単に催促するだけでなく、何か問題が発生していないか、配慮を示すことが信頼関係構築に繋がります。

状況を丁寧に確認することで、相手も安心して本音を話せる雰囲気を作ることができます。

例文：期限切れ後の状況確認メール

件名：○○書類提出のお問い合わせ

[宛先]様

先日は[書類名]の提出期限にご協力いただき、ありがとうございました。

本日、[日付]を迎えましたが、まだ書類が届いておりません。

何かご都合の悪いことがございましたでしょうか？

もし差し支えなければ、現状についてお教えいただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

この例文では、まず感謝の言葉を述べ、その後、状況を確認する問いかけをすることで、相手への配慮を示しています。

問題解決に向けて協力的な姿勢を示すことが重要です。

今後の対応について改めて協議する提案をする

状況を確認した上で、今後の対応について改めて協議する提案をしましょう。

単に再提出を促すだけでなく、具体的な解決策を提示することで、相手は安心して対応を進められます。

例えば、提出方法の変更や期限の再設定などを提案することで、より円滑なコミュニケーションを図ることができます。

例文：今後の対応協議の提案メール

件名：○○書類提出に関するご相談

[宛先]様

先日ご連絡いたしました[書類名]ですが、未だご提出いただけていない状況でございます。

何かご事情がおありでしょうか？

もしご都合が宜しければ、改めてお電話にて現状と今後の対応についてご相談させて頂きたいと考えております。

ご都合の良い日時をご連絡いただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

この例文では、改めて状況を伝えつつ、電話での協議を提案することで、より詳細な状況把握と迅速な対応を目指しています。

必要に応じて上司に相談する旨を伝える

それでも状況が改善しない場合は、上司に相談する旨を伝えることで、問題解決への強い意志を示すことができます。

これは、取引先に対して真剣に取り組んでいる姿勢を示す効果もあります。

ただし、安易に上司を巻き込むのではなく、本当に必要な場合にのみ行いましょう。

例文：上司への相談を伝えるメール

件名：○○書類提出に関するご連絡

[宛先]様

先日より[書類名]の提出についてご連絡させていただいておりますが、現状では未だご提出いただけておりません。

状況を鑑み、上司にも状況を報告し、今後の対応について協議させていただきます。

早期解決に向けて、引き続きご協力をお願い申し上げます。

この例文では、状況を簡潔に伝え、上司に相談することを伝えることで、問題解決への真剣な姿勢を示しています。

これにより、取引先への圧力をかけるのではなく、問題解決への強い意志を伝えることができます。

期限切れ後の催促メールは、冷静さと丁寧さを心がけることが最も重要です。

上記のポイントを参考に、取引先との良好な関係を維持しながら、円滑な書類提出を実現しましょう。

次のセクションでは、具体的な例文集とメール送信時の注意点を解説します。

取引先への書類提出催促メール：効果的な例文集と注意点

期限が迫っている、もしくは既に期限を過ぎている書類の提出を促すメールは、丁寧さと正確さが求められます。

状況に合わせて適切な表現を用いることで、取引先との良好な関係を維持しながら、スムーズな書類提出を実現しましょう。

状況別の例文を紹介

ここでは、いくつかの状況に合わせた例文を紹介します。

これらの例文を参考に、自社の状況に最適なメールを作成してください。

例文1：期限間近の催促メール（余裕のある場合）

件名： [書類名]提出のお願い

[宛先]様

この度は[案件名]につきまして、ご尽力いただきありがとうございます。

[書類名]の提出期限が[日付]となっておりますが、まだお送りいただいていない状況です。

恐れ入りますが、[日付]までに提出いただけますでしょうか。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

この例文は、まだ余裕のある段階で、穏やかな口調で催促する際に適しています。

期限を明確に示し、不明点への対応も示すことで、相手への配慮が感じられます。

例文2：期限間近の催促メール（緊急度の高い場合）

件名：至急：[書類名]の提出について

[宛先]様

[案件名]につきまして、[書類名]の提出期限が[日付]に迫っております。

現在の進捗状況について、ご報告いただけますでしょうか。

[書類名]が[日付]までに届かない場合、[具体的な影響]が生じる可能性があります。

早急なご対応をお願いいたします。

この例文は、緊急度の高い状況で、迅速な対応を求める際に適しています。

具体的な影響を簡潔に示すことで、相手に行動を促す効果があります。

例文3：期限切れ後の催促メール（穏やかな場合）

件名：[書類名]提出のお願い（再催促）

[宛先]様

先日は[書類名]の提出期限が過ぎたにも関わらず、大変申し訳ございませんが、再度ご連絡させて頂いております。

提出期限を[日付]とさせて頂いておりましたが、現在も未提出の状態です。

何かご事情がおありでしょうか？ご都合の良い日時を調整させて頂きたいので、ご一報頂けますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

期限切れ後も、まずは穏やかな口調で状況を確認し、対応を促すことが重要です。

相手の事情を考慮し、柔軟な対応を示すことで、良好な関係を維持できます。

例文4：期限切れ後の催促メール（厳格な場合）

件名：至急：[書類名]未提出に関するご連絡

[宛先]様

[日付]に期限切れとなった[書類名]ですが、いまだに提出されておりません。

これにより、[具体的な影響]が生じており、[今後の対応]を検討せざるを得ない状況です。

早急に[書類名]をご提出いただき、今後の対応について協議させて頂きたいと考えております。

ご連絡をお待ちしております。

期限切れ後、既に影響が出ている場合は、より厳格な対応が必要になります。

しかし、冷静で丁寧な言葉遣いを心がけ、今後の対応について明確に示すことが重要です。

メールを送信する際の注意点

• 適切な相手への宛名を使用する: 担当者名、部署名などを正確に記載しましょう。

• 簡潔で分かりやすい文章にする: 長文は読まれにくいので、要点を絞って伝えましょう。

• 敬語を使用する: ビジネスシーンでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

• 誤字脱字に注意する: 誤字脱字は相手に不信感を与える可能性があります。

• 送信前に必ず確認する: 送信前に内容を確認し、誤送信を防ぎましょう。

• 状況に合わせて適切な例文を選ぶ: 上記の例文を参考に、状況に合ったメールを作成しましょう。

• 記録を残す: 送信したメールは必ず記録に残しておきましょう。

これらの例文と注意点を参考に、状況に合わせた適切なメールを作成することで、取引先との円滑なコミュニケーションを図り、書類提出をスムーズに進めることができます。

まとめ：効果的な書類提出催促メールで円滑な取引を

ここまで、取引先への書類提出催促メールの書き方について、ポイントを絞って解説してきました。

スムーズな取引を進めるためには、丁寧さと効果的な伝え方が重要です。

改めて、重要なポイントを3つまとめると以下の通りです。

1. 相手への配慮と敬意を忘れずに、具体的な提出期限と連絡方法を明記する: 催促は必要ですが、相手への配慮を欠いてはいけません。期限と連絡方法を明確にすることで、誤解を防ぎます。

2. 簡潔で分かりやすい件名と本文で、未提出による影響を簡潔に説明する: 件名は、相手がすぐに内容を理解できるよう簡潔に。本文では、状況説明と感謝の言葉を忘れず、具体的な行動を促しましょう。未提出の影響も簡潔に伝えましょう。

3. 期限切れ後の対応も冷静に、今後の対応について明確に記述する: 期限を過ぎた場合も、冷静に状況を確認し、今後の対応について提案することで、信頼関係を維持できます。

これらのポイントを踏まえ、あなたの状況に合ったメールを作成することで、円滑な取引を進めることができるでしょう。

もし、まだメールの作成に不安がある場合は、一度、下書きを作成し、落ち着いて内容を見直してみることをお勧めします。

そして、相手に失礼のないよう、言葉遣いや表現にも注意を払いましょう。

そうすれば、きっとスムーズなコミュニケーションを実現できるはずです。

取引先との良好な関係を築き、成功への道を歩んでいきましょう。