件名：【早退のご連絡】[名前]
株式会社[会社名]
[上司の名前]様お世話になっております。
[部署名]の[名前]です。本日、[具体的な症状]のため、誠に恐縮ですが、[時間]に早退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承頂けますようお願いいたします。
なお、本日予定しておりました[業務内容]につきましては、[引き継ぎ相手]に[引き継ぎ内容]を依頼いたしました。
よろしくお願いいたします。
「急な体調不良で、どうしても早退しなくちゃ…」
「でも、どうやってメールで伝えたら失礼じゃないかな？」
そんなお悩み、ありますよね。
早退の連絡って、ちょっとドキドキするけど、きちんと伝えれば大丈夫。
この記事では、早退をスムーズに報告するためのメールの書き方を、例文付きでご紹介します。
基本構成から、理由の伝え方、そして早退後のフォローまで、まるっと解説。
これを読めば、もう早退メールで悩むことはありません。
さあ、一緒に見ていきましょう。
この記事では、まず早退報告メールの基本構成と必須項目を説明し、次に早退理由の伝え方、状況別のメール例文を紹介します。
さらに、メール以外の連絡手段や、早退後のフォローについても触れていきます。
最後に、早退メール作成の注意点とマナーをまとめ、スムーズな連携をサポートします。
早退報告メールの基本構成と必須項目
早退の連絡は、社会人として大切なコミュニケーションの一つです。
メールで伝える際は、必要な情報をきちんと記載し、相手に失礼のないように心がけましょう。
ここでは、早退報告メールの基本構成と、必ず含めるべき項目について解説します。
件名で早退の要件を明確に伝える
メールの件名は、内容を端的に伝えるための大切な要素です。
早退の連絡であることが一目でわかるように、件名には「早退」という言葉を必ず入れましょう。
例えば、「【早退のご連絡】[氏名]」のように記載すると、用件が明確に伝わります。
件名を見ただけで、相手がメールの内容を把握できるように工夫しましょう。
宛先と自分の所属・氏名を記載する
メールの冒頭には、宛先と自分の所属・氏名を記載します。
宛先は、直属の上司や、早退を許可する権限を持つ人にしましょう。
会社によっては、人事部への連絡が必要な場合もあります。
自分の所属部署と氏名を記載することで、誰からの連絡なのかを明確にし、スムーズな情報伝達を心がけましょう。
早退理由の伝え方｜メールで書く際の注意点
早退をメールで連絡する際、理由をどのように伝えるかは非常に重要です。
ここでは、具体的な理由の書き方や、体調不良、やむを得ない事情の場合の伝え方について、注意点と合わせて解説します。
具体的な理由を簡潔に記載する
早退理由を伝える際は、具体的かつ簡潔に記載することが大切です。
曖昧な表現は避け、誰が読んでも理解できるように心がけましょう。
例えば、「体調不良のため」だけでなく、「午前中から頭痛がひどく、業務に集中できないため」のように、具体的な症状や状況を説明すると、より状況が伝わりやすくなります。
体調不良の場合は症状を簡単に伝える
体調不良で早退する場合、症状を詳しく書く必要はありません。
しかし、全く触れないのも不親切です。
「熱があるため」「腹痛がひどいため」など、業務に支障が出ている状況がわかる程度に伝えましょう。
ただし、詳細な症状を長々と書くのは避け、あくまで簡潔に伝えることが重要です。
やむを得ない事情の場合は状況を説明する
家庭の事情や急な用事など、やむを得ない理由で早退する場合は、その状況を簡単に説明しましょう。
例えば、「子供が急に発熱したため」「親族の介護のため」など、理由を具体的に伝えることで、周囲の理解を得やすくなります。
ただし、プライベートな詳細に触れすぎる必要はありません。
あくまで、業務に支障が出ることをお詫びし、理解を求めるための説明として、簡潔に伝えることが大切です。
早退連絡メールの例文｜状況別で紹介
この見出しでは、早退を連絡する際に役立つメールの例文を、状況別に紹介します。
体調不良で早退する場合と、私用で早退する場合の2つのケースを想定しました。
それぞれの状況に合わせて、適切なメールを作成する参考にしてください。
体調不良による早退メール例文
体調不良で早退する場合のメール例文を紹介します。
急な体調不良で早退を希望する際は、まず上司に連絡し、許可を得ることが重要です。
メールでは、体調不良であること、早退したい旨を簡潔に伝えましょう。
体調不良による早退メール例文1
件名：体調不良による早退のご連絡
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の部署名]の[自分の名前]です。
本日、午前中から[具体的な症状]が続いており、業務を続けることが難しい状況です。
つきましては、誠に恐縮ですが、本日は早退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご了承頂けますようお願いいたします。
[自分の名前]
この例文は、具体的な症状を伝えつつ、早退を希望する旨を丁寧に伝えています。
体調が優れない状況を考慮し、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。
体調不良による早退メール例文2
件名：早退のご連絡（[自分の名前]）
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の部署名]の[自分の名前]です。
大変恐縮ですが、先ほどから[具体的な症状]がひどく、早退させて頂きたくご連絡いたしました。
本日予定しておりました[業務内容]につきましては、[引き継ぎ相手]に[引き継ぎ内容]を依頼いたしました。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
この例文は、早退理由に加えて、業務の引き継ぎについても触れています。
これにより、上司は状況を把握しやすくなり、業務への影響を最小限に抑えることができます。
私用による早退メール例文
私用で早退する場合のメール例文を紹介します。
事前に早退が分かっている場合は、できるだけ早く上司に相談し、許可を得ておきましょう。
メールでは、私用で早退する旨と、業務への影響を最小限に抑えるための対策を伝えることが大切です。
私用による早退メール例文1
件名：私用による早退のご連絡
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の部署名]の[自分の名前]です。
明日、[具体的な私用]のため、誠に恐縮ですが、[早退時間]に早退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
業務につきましては、本日中に出来る限り終わらせ、残りの業務は[引き継ぎ相手]にお願いする予定です。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
この例文は、私用による早退理由と、業務の引き継ぎについて具体的に記載しています。
事前に分かっている場合は、このように具体的に伝えることで、スムーズな連携が可能です。
私用による早退メール例文2
件名：[日付]の早退について（[自分の名前]）
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の部署名]の[自分の名前]です。
[早退理由]のため、[日付]の[時間]に早退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけしますが、[業務内容]については、[対応方法]で対応いたします。
何卒、よろしくお願いいたします。
[自分の名前]
この例文は、早退する日付と時間を明記し、業務への影響を最小限にするための対応策を伝えています。
このように、具体的な情報を伝えることで、上司は状況を理解しやすくなります。
早退時の連絡方法｜メール以外に有効な手段
早退の連絡は、メールが基本ですが、状況によってはメール以外の連絡手段も有効です。
ここでは、緊急時やより迅速な情報伝達が必要な場合に役立つ連絡方法を紹介します。
状況に応じて適切な手段を選択し、スムーズな早退につなげましょう。
緊急時は電話連絡も検討する
体調が急に悪化した場合や、緊急性の高い私用で早退しなければならない場合は、メールだけでなく電話での連絡も検討しましょう。
電話であれば、直接状況を伝えることができ、より迅速な対応が可能です。
電話連絡をする際は、まず自分の所属と氏名を伝え、早退したい旨とその理由を簡潔に伝えます。
その後、メールでも改めて詳細を報告するようにしましょう。
チャットツールを活用する
社内でビジネスチャットツールを導入している場合は、そちらを活用することも有効な手段です。
チャットツールは、メールよりも手軽に連絡が取れ、リアルタイムでのやり取りが可能なため、緊急時や簡単な連絡に適しています。
例えば、「〇〇の件で、本日早退させてください」といったように、要件を簡潔に伝えることができます。
ただし、チャットツールでの連絡は、上司やチームメンバーが必ず確認できるとは限りません。
そのため、重要な連絡は、メールと併用するなど、状況に応じて使い分けることが大切です。
早退後のフォロー｜業務の引継ぎと感謝を伝える
早退後も、周囲への配慮を忘れないことが大切です。
不在中の業務をスムーズに引き継ぎ、早退を許可してくれたことへの感謝を伝えることで、より円滑な職場環境を築けます。
ここでは、早退後のフォローについて、具体的な方法とポイントを解説します。
不在中の業務を同僚に引き継ぐ
早退する際は、自分が担当している業務を同僚に引き継ぐ必要があります。
口頭で伝えるだけでなく、メールやチャットツールで情報を共有すると、より確実です。
引き継ぎ内容は、以下の点を意識してまとめましょう。
- 業務の進捗状況：どこまで作業が進んでいるかを明確に伝えます。
- 具体的な作業内容：次に何をすべきかを具体的に示します。
- 共有事項：関係者への連絡や、注意すべき点を共有します。
- 資料の場所：必要な資料がどこにあるかを伝えます。
業務引継ぎメール例文
件名：本日[時間]からの早退に伴う業務引継ぎについて
[同僚の名前]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
本日、[時間]より早退させていただくため、
担当している業務について、下記のとおり引継ぎをお願いいたします。現在進めている[業務名]について、
[進捗状況]まで完了しております。次の作業は、[具体的な作業内容]となります。
必要な資料は、[資料の場所]に保管してあります。ご不明な点がございましたら、[連絡手段]までご連絡ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
早退を許可してくれたことへの感謝を述べる
早退を許可してくれた上司や、業務を代わってくれる同僚には、感謝の気持ちを伝えましょう。
メールで感謝の言葉を伝えることで、より丁寧な印象になります。
また、復帰後に改めてお礼を伝えることも大切です。
早退の感謝メール例文
件名：本日の早退許可のお礼
[上司の名前]様
お疲れ様です。[自分の名前]です。
本日は、早退を許可していただき、ありがとうございました。
ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。また、[同僚の名前]様には、業務の引継ぎにご協力いただき、大変感謝しております。
明日は通常通り出社する予定です。
今後ともよろしくお願いいたします。
早退メール作成の注意点とマナー
誤字脱字がないか確認する
早退の連絡メールを送る前に、必ず文章全体の確認を行いましょう。
誤字脱字があると、相手に不快感を与えたり、内容が正確に伝わらない可能性があります。
特に、急いで作成したメールはミスが起こりやすいので、送信前にしっかりと見直すことが大切です。
確認のポイント
- 漢字の変換ミス
- 送り仮名の誤り
- 主語と述語のねじれ
- 数字や日付の誤り
上記のような点に注意して、丁寧に確認を行いましょう。
また、メールソフトのスペルチェック機能なども活用すると、よりミスを減らすことができます。
丁寧な言葉遣いを心がける
早退を申請するメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
ビジネスシーンでは、相手への配慮を示すことが重要です。
特に、上司や目上の人に送るメールでは、失礼のない言葉遣いを意識する必要があります。
言葉遣いのポイント
- クッション言葉を使う（例：「お忙しいところ恐縮ですが」）
- 謙譲語や尊敬語を適切に使う
- 「〜ですます調」で統一する
- 命令形やタメ口は避ける
上記を参考に、状況に応じて適切な言葉遣いを使い分けましょう。
また、普段から丁寧な言葉遣いを心がけていれば、いざという時にもスムーズに対応できます。
まとめ｜早退報告メールでスムーズな連携を
早退の連絡は、社内での連携を円滑に進めるために非常に重要です。
適切なメールを作成することで、周囲への影響を最小限に抑え、スムーズな業務遂行に繋げられます。
これまでの内容を振り返り、特に重要なポイントをまとめました。
- 件名で早退の要件を明確に伝える
- 早退理由を具体的に、かつ簡潔に記載する
- 業務の引継ぎを確実に行い、感謝の気持ちを伝える
これらのポイントを踏まえ、早退連絡メールを作成する際には、まず落ち着いて、必要な情報を整理することから始めましょう。
メールの作成に少し時間をかけるだけで、その後の業務連携がスムーズになり、結果としてあなた自身の負担も軽減されるはずです。
早退の連絡は、誰にとっても少し気が重くなるものかもしれません。
しかし、適切なコミュニケーションを心がけることで、周囲の理解と協力を得ながら、安心して業務に取り組むことができるでしょう。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
