ChatGPTでメール返信を効率化！ 効果的なプロンプト作成術

毎日のメール返信、正直ちょっと大変だなって感じていませんか？

私も以前は、丁寧な言葉遣いを考えたり、適切な表現を探したりするのに、かなりの時間を使っていました。

特に、急いでいる時や、やや複雑な内容の返信が必要な時は、本当に頭を悩ませますよね。

しかし最近話題のChatGPTは、実はメール返信の強力なサポーターになってくれるんです。

ChatGPTを最大限に活用するには、「プロンプト」と呼ばれる指示の出し方が重要になってきます。

今回は、ChatGPTを使ったメール返信を劇的に効率化する、効果的なプロンプトの作り方について、ご紹介します。

この記事を読めば、あなたもきっと、面倒なメール返信から解放されて、もっと大切な業務に集中できるようになるでしょう。

なぜメール返信にChatGPTが役立つのか？

そもそも、なぜChatGPTがメール返信にそんなに役立つのでしょうか？

その理由をいくつか見ていきましょう。

時間短縮！ 定型文作成からの解放

まず、何と言っても時間短縮効果が大きいです。

毎日たくさんのメールに対応していると、似たような内容の返信を書く場面も多いでしょう。

「いつもお世話になっております。」から始まる定型文、挨拶、結びの言葉…毎回入力するのは、地味に時間がかかるものです。

しかしChatGPTにお願いすれば、そうした定型的な部分はもちろん、内容に応じた文章の下書きをあっという間に作成してくれます。

人手不足が課題となっている日本の職場において、メール作成にかかる時間がぐっと短縮されるのは、非常に大きなメリットと言えるでしょう。

状況に応じた適切な表現を提案

ビジネスメールでは、相手や状況に合わせた丁寧な言葉遣いが求められます。

特に日本では、敬語の使い分けや、相手に失礼のない表現を選ぶことに気を遣う文化があります。

しかし毎回完璧な表現を考えるのはなかなか難しいもので、「この言い方で大丈夫かな？」と不安になることも少なくないでしょう。

ChatGPTは、膨大なテキストデータを学習しているので、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な表現や、状況に応じた適切な言い回しを提案してくれます。

お礼、謝罪、依頼など、目的に合わせたトーンの文章を作成してくれるので、表現に悩む時間が減り、自信を持ってメールを送れるようになります。

多言語対応もおまかせ

最近は、海外の企業や担当者とメールでやり取りする機会も増えてきました。

英語はもちろん、他の言語でのコミュニケーションが必要になる場面もあるかもしれません。

そんな時も、ChatGPTは頼りになります。

日本語で指示を出すだけで、相手の言語に合わせた自然なメールを作成してくれます。

翻訳ツールとしても優秀ですが、単に翻訳するだけでなく、メールとしての体裁を整えてくれるのが嬉しいポイントです。

これでグローバルなビジネスコミュニケーションも、もっとスムーズに進められるようになるでしょう。

アイデア出しの壁打ち相手にも

時には、返信内容そのものに悩んでしまうこともありますよね。

どう伝えれば相手に納得してもらえるか、どんな提案が効果的か…。

そんな時、ChatGPTはアイデア出しの壁打ち相手にもなってくれます。

「〇〇について、相手に納得してもらえるような伝え方を3パターン提案して」のように依頼すれば、自分では思いつかなかった視点や表現が見つかるかもしれません。

一人で考え込まずに、AIと対話しながらアイデアを練ることで、より質の高いメールを作成できる可能性があります。

ChatGPTメール返信プロンプトの基本

さて、ChatGPTの便利さが見えてきたところで、いよいよ本題の「プロンプト」についてです。

プロンプトとは、簡単に言うと、ChatGPTに対する「指示書」のことです。

この指示の出し方次第で、ChatGPTが生成する文章の質が大きく変わってきます。

プロンプトって何？ AIへの「指示書」

ChatGPTは非常に賢いAIですが、私たちが何をしてほしいのかを具体的に伝えないと、期待通りの働きをしてくれません。

例えば、「メールの返信書いて」だけだと、どんな内容のメールに、誰に対して、どんなトーンで返信すればいいのか、ChatGPTには伝わりません。

プロンプトは、ChatGPTに「何を」「どのように」実行してほしいのかを明確に伝えるための、いわばコミュニケーションツールです。

良いプロンプトを書くことが、ChatGPTを使いこなすための第一歩と言えるでしょう。

明確な指示が成功のカギ

良いプロンプトの基本は、「明確さ」です。

曖昧な指示や、情報が不足している指示では、ChatGPTも困ってしまいます。

その結果、的外れな回答が返ってきたり、何度も指示を修正する必要が出てきたりして、かえって時間がかかってしまうこともあります。

「誰が」「誰に」「何を」「どのように」「なぜ」伝えたいのか、といった要素を具体的に伝えることが重要です。

少し面倒に感じるかもしれませんが、最初にしっかり指示を出すことで、結果的に効率が上がり、質の高い文章を得られるようになります。

必要な情報を盛り込もう

では、具体的にどんな情報をプロンプトに盛り込むべきでしょうか？

メール返信のプロンプトであれば、最低限以下の情報は含めたいところです。

• *返信の目的:* お礼、謝罪、依頼、問い合わせへの回答、日程調整など。
• *元のメールの内容:* 誰からのどんなメールに対する返信なのか。元のメールの要約や、全文を貼り付けると、より文脈に合った返信が生成されやすくなります。
• *伝えたい要点:* 返信で必ず伝えたいこと、含めてほしい情報。箇条書きで分かりやすく示すのがおすすめです。
• *希望するトーン:* 丁寧、フォーマル、フレンドリー、簡潔など。相手との関係性に合わせて指定しましょう。
• *自分の立場や情報:* 自分の名前や役職、会社名など、署名に必要な情報や、文脈を理解させる上で必要な情報があれば加えます。

これらの情報を過不足なく伝えることで、ChatGPTはより的確なメールを作成してくれるようになります。

役割（ペルソナ）設定で精度アップ

さらに精度を高めるテクニックとして、「役割（ペルソナ）設定」があります。

プロンプトの最初に「あなたは〇〇会社の経験豊富なカスタマーサポート担当者です。」のように、ChatGPTに役割を与えるのです。

役割を設定することで、ChatGPTはその立場になりきって、より自然で適切な言葉遣いや視点で文章を生成してくれるようになります。

例えば、「あなたは丁寧な言葉遣いを心がける営業担当者です」と指示すれば、ビジネスシーンにふさわしいフォーマルな文章を生成しやすくなります。

効果的なメール返信プロンプトの作成テクニック

基本的な考え方が分かったところで、さらに効果的なプロンプトを作成するための具体的なテクニックをご紹介します。

これらのテクニックを使えば、あなたの指示がより的確にChatGPTに伝わり、期待以上の成果が得られる可能性が高くなるでしょう。

目的を明確にする - 何のための返信か？

まず、プロンプトの最初に「このメール返信の目的は何か」を明確に伝えましょう。

例えば、「〇〇様へのお礼メールを作成してください」「〇〇の件に関する問い合わせへの回答メールを作成してください」「〇〇に関する謝罪メールを作成してください」のように、具体的に書くことが重要です。

目的が明確であれば、ChatGPTはその目的に沿った構成や表現を選びやすくなります。

これにより、意図した通りのメールが生成される可能性が高まります。

文脈（元のメール）を提供する

返信メールを作成する場合、元のメールの内容、つまり「文脈」を提供することが非常に重要です。

相手がどんな質問をしてきたのか、どんな依頼をしてきたのかが分からなければ、適切な返信は書けませんよね。

元のメールの全文、あるいは重要な部分をコピー＆ペーストして、プロンプトに含めるようにしましょう。

「以下のメールに対する返信を作成してください：\n\n[元のメールの内容をここに貼り付け]\n\n返信の要点は～」のように記述します。

これによってChatGPTは文脈を正確に理解し、的外れな返信ではなく、適切なアンサーを生成できるようになります。

希望するトーンやスタイルを指定する

メールを送る相手や状況によって、適切なトーンやスタイルは異なります。

上司への報告メールならフォーマルに、親しい同僚への連絡なら少しカジュアルに、といった使い分けが必要ですよね。

プロンプトで「丁寧な言葉遣いで」「簡潔にまとめてください」「親しみやすい雰囲気で」「専門用語は避けて分かりやすく」のように、希望するトーンやスタイルを具体的に指定しましょう。

可能であれば、「〇〇のような表現を使ってください」といった具体例を示すのも効果的です。

これにより、生成されるメールがあなたの意図する雰囲気にぐっと近づきます。

制約条件を加える - 文字数や含めてほしい要素など

場合によっては、メールの文字数に制限があったり、必ず含めてほしい特定の情報があったりしますよね。

そうした制約条件も、プロンプトで明確に指示しましょう。

例えば、「全体を500文字程度でまとめてください」「〇〇の件について必ず触れてください」「提案内容は3つに絞ってください」「添付ファイルがあることを明記してください」のように具体的に指定します。

制約条件を伝えることで、より完成度の高いメールが生成されやすくなります。

良い例・悪い例を提示する

より具体的に、期待する出力形式をChatGPTに理解させる方法として、良い例（期待する書き方）や悪い例（避けてほしい書き方）を提示するテクニックがあります。

これは「Few-shotプロンプティング」と呼ばれる手法の一つです。

例えば、以下のようにプロンプトに含めることができます。

# 指示
以下の問い合わせメールに対する丁寧な返信を作成してください。納期遅延のお詫びと、新しい納期を伝える内容にしてください。

# 元のメール
[問い合わせメールの内容]

# 良い返信例 (このように書いてほしい)
件名：Re: 〇〇の納期に関するお問い合わせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

この度は、製品〇〇の納期遅延により、多大なご迷惑をおかけしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございません。

現在、[遅延理由]により、生産に遅れが生じております。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、新しい納期を〇月〇日とさせていただきたく存じます。

一日も早くお届けできるよう、最大限努めてまいりますので、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

署名

# 悪い返信例 (このような書き方は避けてほしい)
件名：遅れてごめん

〇〇さん

納期遅れちゃってすみません！
ちょっとトラブルがあって…
新しい納期は〇月〇日です。
よろしく！

△△

# 作成してほしい返信
[ここにChatGPTが生成する文章が入る]

このように具体的な例を示すことで、ChatGPTはあなたの期待するスタイルやフォーマットをより正確に学習し、それに近いメールを生成してくれるようになります。

ChatGPTプロンプト作成時の注意点

ChatGPTは非常に便利なツールですが、利用する上でいくつか注意すべき点があります。

安全かつ効果的に活用するために、以下のポイントを心に留めておきましょう。

機密情報の取り扱いには細心の注意を

これは最も重要な注意点の一つです。

プロンプトに、顧客の個人情報、社外秘のプロジェクト情報、パスワードなど、機密性の高い情報を絶対に入力しないでください。

ChatGPTに入力された情報は、AIの学習データとして利用される可能性があります。

情報漏洩のリスクを避けるため、機密情報は必ず伏せ字にするか、そもそもプロンプトに含めないようにしましょう。

セキュリティ意識を高く持つことが、ビジネスでAIツールを利用する上での大前提です。

AIの回答は鵜呑みにしない - 必ず確認・修正を

ChatGPTが生成する文章は非常に自然で、一見完璧に見えることもありますが、常に正しいとは限りません。

事実と異なる情報を含んでいたり、文脈に合わない表現を使っていたり、意図しないニュアンスが含まれていたりする可能性もあります。

AIは人間のような常識や倫理観を持っているわけではありません。

生成されたメールは必ず自分の目で内容を確認し、必要に応じて修正・加筆するようにしましょう。

最終的なメールの内容に対する責任は、送信者であるあなた自身にあります。

繰り返し試して改善する

最初から完璧なプロンプトを作成するのは難しいものです。

思った通りのメールが生成されなかった場合は、プロンプトの指示が曖昧だったり、情報が不足していたりする可能性があります。

諦めずに、プロンプトの内容を少しずつ変えながら、何度か試してみましょう。

「もっと具体的に指示してみよう」「役割設定を加えてみよう」「例文を提示してみよう」など、試行錯誤する中で、だんだんとコツが掴めてくるはずです。

プロンプトエンジニアリングは、いわばAIとの対話スキルです。

繰り返し実践することで、より上手にChatGPTとコミュニケーションできるようになるでしょう。

著作権や利用規約を確認する

ChatGPTが生成した文章の著作権や、商用利用の可否については、利用しているサービスの利用規約を確認することが重要です。

規約は変更される可能性もあるため、常に最新の情報をチェックしましょう。

特にビジネスで利用する場合は、コンプライアンスの観点からも、利用規約を遵守することが求められます。

もっと手軽に！メール作成を効率化するヒント

ChatGPTとプロンプトの基本やテクニックが分かってくると、もっと手軽に、もっと効率的にメール作成を進めたくなりますよね。

ここでは、さらに一歩進んだ効率化のヒントをご紹介します。

プロンプトのテンプレート化

毎回同じような目的のメールを作成する場合、その都度プロンプトを考えるのは少し手間ですよね。

そんな時は、よく使うプロンプトをテンプレートとして保存しておくのがおすすめです。

例えば、「お礼メール用プロンプト」「日程調整依頼用プロンプト」「問い合わせ回答用プロンプト」のように、目的別に基本となるプロンプトを用意しておき、必要に応じて相手の名前や具体的な内容を追記するだけで使えるようにしておくと、さらに時間短縮につながります。

自分だけの「プロンプト集」を作ってみるのも良いでしょう。

AIツールの活用 - メール作成に特化したサービスも

ChatGPTは非常に汎用性の高いAIですが、世の中にはメール作成やビジネスコミュニケーションに特化したAIツールも登場しています。

これらのツールは、メール作成に最適化されたインターフェースや機能を持っていることが多く、ChatGPTを直接使うよりもさらに手軽に、目的に合ったメールを作成できる場合があります。

様々なツールを試し、目的に合わせて使い分けるのもおすすめです。

AIがサポートするメールライティング - 代筆さんの紹介

「プロンプトを考えるのも、毎回コピペするのも、もう少し楽にならないかな…」

「もっとシンプルに、要点だけ伝えてメールを作ってほしい…」

そんな悩みを解決するのが、『代筆さん』です。

代筆さんは、まさにビジネスメール作成に特化したAIサポートツールです。

難しいプロンプトを考える必要はありません。

伝えたい要点やキーワード、相手の情報などを簡単な箇条書きや文章で入力するだけで、AIが状況に応じた丁寧なビジネスメールを作成してくれます。

相手から届いたメールを貼り付けて、「〇〇について謝罪し、代替案を提案する返信を作成して」のように指示すれば、文脈を踏まえた返信メールもすぐに作成可能です。

日本語で指示を出しても、相手が英語圏の方であれば、自然な英語のメールを作成してくれる多言語対応も魅力の一つです。

よく使う指示内容を保存しておける機能もあるので、カスタマーサポートのように定型的な返信が多い業務では、さらに効率化が期待できます。

もちろん、AIが作成した文章は最終的に人が確認することが前提ですが、メール作成の最初のステップを大幅に簡略化してくれるでしょう。

まとめ - ChatGPTとプロンプトを使いこなして、メール業務を快適に

ChatGPTは、時間のかかるメール返信作業をサポートし、私たちの働き方をより快適にしてくれる可能性を秘めています。

効果的なプロンプトを作成するコツは、明確な指示、十分な情報提供、そして状況に応じた役割設定やトーンの指定です。

最初は難しく感じるかもしれませんが、少しずつ試行錯誤を繰り返すことで、きっとあなたに合ったプロンプトの型が見つかるでしょう。

そして、もっと手軽にメール作成を効率化したいと感じたら、『代筆さん』のようなメール作成支援ツールを活用するのもおすすめです。

あなたもAIの力を借りて、日々のメール業務の負担を減らしてみませんか？