ChatGPTを使ったメール添削テクニックと効果的なプロンプト例

ビジネスメールの作成、特に丁寧な表現や正しい敬語の使い方に自信がなくて、送る前に何度も見直してしまう…なんて経験はありませんか？

実は私も、これで本当に失礼がないかな？もっと良い言い方はないかな？と悩んで、メール作成に思った以上に時間がかかってしまうことがよくありました。

今回は、そんなあなたの悩みを解決するかもしれない「ChatGPTを使ったメール添削」について、具体的なテクニックや効果的なプロンプト例をご紹介します。

ビジネスメール、こんな悩みはありませんか？

毎日使うビジネスメールですが、意外と悩みの種が多いものですよね。

あなたも、こんなことで困っていませんか？

丁寧な言葉遣いが難しい…敬語の使い分けに自信がない

日本のビジネスシーンでは、相手への敬意を示す丁寧な言葉遣いがとても大切です。

しかし、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の使い分けって、本当に難しいですよね。

「この表現で合ってるかな？」「相手に失礼だと思われないかな？」と、送信ボタンを押す手が止まってしまうことも…。

特に、目上の方や取引先へのメールでは、細心の注意が必要です。

間違った敬語を使ってしまうと、かえって失礼にあたる可能性もあるので、不安に感じる方は多いのではないでしょうか。

時間がかかりすぎる！他の業務を圧迫してしまう

丁寧さを意識するあまり、表現を考えたり、何度も見直したりしているうちに、あっという間に時間が過ぎてしまう…。

メール作成に時間がかかりすぎて、本来やるべき他の業務が進まない、ということもあるでしょう。

特に忙しい時ほど、メール作成の時間が負担に感じられます。

もっと効率よく、でも質の高いメールを作成できたら…そう思わずにはいられません。

誤字脱字や表現の誤りがないか、いつも不安

送信前に何度も確認したはずなのに、後から誤字脱字や表現の誤りに気づいて、冷や汗をかいたという経験のある方もいるでしょう。

ちょっとしたミスでも、相手に与える印象は大きく変わってしまう可能性があります。

「信頼できない人だな」と思われてしまうのは避けたいものです。

自分一人でのチェックには限界があると感じている方もいるかもしれません。

相手に失礼なく、意図を正確に伝える難しさ

ビジネスメールでは、丁寧さだけでなく、伝えたい内容を正確に、そして誤解なく伝えることも重要です。

婉曲的な表現を使いすぎると意図が伝わりにくくなったり、逆にストレートすぎると失礼に聞こえてしまったりします。

このバランスを取るのは非常に難しく、相手の状況や関係性を考慮しながら、適切な言葉を選ぶ必要がありますよね。

テレワークで増えたメール、これで本当に大丈夫？

テレワークの普及で、対面でのコミュニケーションが減り、メールやチャットでのやり取りが格段に増えました。

非対面だからこそ、文章でのコミュニケーションはより慎重さが求められます。

表情や声のトーンが伝わらない分、言葉遣い一つで相手の受け取り方が大きく変わってしまうこともあります。

「このメール、冷たく感じられないかな？」「ちゃんと意図が伝わっているかな？」と、以前にも増してメールの内容に気を遣うようになった方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTがメール添削の救世主になる理由

こうしたビジネスメールの悩みを解決する手段として、今注目されているのがAI、特にChatGPTの活用です。

なぜChatGPTがメール添削に役立つのか、その理由を見ていきましょう。

AIならではの客観的な視点でチェック

自分で書いた文章は、なかなか客観的に見られないものです。

思い込みや慣れで、間違いや不自然な点に気づきにくいことがあります。

ChatGPTは、AIならではの客観的な視点で、あなたの書いたメールを冷静に分析してくれます。

文法的な誤りだけでなく、表現のニュアンスやトーンについても、第三者の目線でチェックしてくれるのが嬉しいポイントです。

24時間いつでも、何度でも添削依頼が可能

深夜に急ぎのメールを作成しなければならなくなった時や、早朝に返信が必要な時でも、ChatGPTならいつでも対応してくれます。

人間の校正者に頼むとなると時間的な制約がありますが、AIなら時間を気にする必要がありません。

また、納得いくまで何度でも添削を依頼できるのも大きなメリットです。

ちょっとした修正の依頼も、気兼ねなくできます。

文法やスペルミスを瞬時に発見

うっかりミスしがちな文法の間違いやスペルミスも、ChatGPTは瞬時に見つけてくれます。

特に、英語のメールなど、慣れない言語での作成時には心強い味方になるでしょう。

基本的なミスをなくすだけでも、メールの信頼性はぐっと上がります。

より丁寧で適切な表現への言い換え提案

「この表現、もっと丁寧にならないかな？」

「もう少し柔らかい言い方にしたいんだけど…」

そう感じる場面でも、ChatGPTに相談すれば、様々な言い換え表現を提案してくれます。

自分では思いつかなかったような、より洗練されたビジネス表現が見つかるかもしれません。

語彙の幅が広がり、あなたのメール作成スキル自体の向上にも繋がる可能性があります。

日本語特有のニュアンスを考慮した添削も期待できる？

日本語の敬語や丁寧表現は、非常に繊細で複雑です。

ChatGPTも進化を続けており、こうした日本語特有のニュアンスを一定程度理解し、考慮した添削ができるようになってきています。

もちろん、100％完璧な表現は現段階ではできないものの、かなり自然で適切な文章を提案してくれることが増えてきました。

実践！ChatGPTを使ったメール添削テクニック

では、実際にChatGPTを使ってメールを添削するには、どうすれば良いのでしょうか？

効果的なプロンプト（指示文）の例を交えながら、具体的なテクニックをご紹介します。

基本的な添削プロンプト - まずはここから

まずは、一番シンプルな添削のお願い方法です。

以下のメールを、ビジネスメールとしてより丁寧で、誤りのないように添削してください。

[ここにあなたの書いたメール本文を貼り付ける]

これだけでも、ChatGPTは文法ミスや不自然な表現をチェックし、より適切な形に修正してくれます。

初めてChatGPTでメール添削を試す方は、まずこの基本的なプロンプトから始めてみましょう。

目的別！効果的なプロンプト例

もっと具体的に、特定のポイントをチェック・修正してもらいたい場合は、目的に合わせたプロンプトを使うのが効果的です。

いくつか例を見てみましょう。

敬語・丁寧表現のチェック

敬語の使い方に不安がある場合は、ピンポイントで質問してみましょう。

以下のメールについて、敬語の使い方は適切ですか？
もし不適切な箇所があれば修正し、全体的により丁寧な印象になるように提案してください。

[メール本文]

「尊敬語」「謙譲語」の使い分けなど、具体的なポイントを指摘して質問するのも良いでしょう。

誤字脱字・文法ミスのチェック

基本的なミスをなくしたい場合は、このプロンプトが役立ちます。

以下のメールに、誤字脱字や文法的な誤りがないか確認してください。
修正が必要な箇所があれば指摘してください。

[メール本文]

おれは日本語だけでなく、英語で書かれたメールのチェックにも使えます。

より明確で分かりやすい表現への修正

内容が相手にしっかり伝わるか不安な時は、分かりやすさを重視した添削を依頼しましょう。

以下のメールの内容が、相手に誤解なく、明確に伝わるか確認してください。
もし分かりにくい部分や曖昧な表現があれば、より具体的で分かりやすい表現に修正する案を提示してください。

[メール本文]

専門用語を使いすぎていないか、説明が不足していないか、といった観点でもチェックを依頼できます。

特定の相手・状況に合わせた調整

メールを送る相手や状況に合わせて、トーンを調整したい場合もありますよね。

そういった場合には、以下のような指示を出してみましょう。

以下のメールを、[具体的な相手（例：初めて連絡する取引先の〇〇部長）]宛てに送ることを想定して、失礼がなく、かつ好印象を与えるようなトーンに修正してください。
[具体的な状況（例：〇〇の件に関する問い合わせ）]も考慮してください。

[メール本文]

相手との関係性（上司、同僚、顧客など）や、メールの目的（お礼、謝罪、依頼など）を具体的に伝えることで、より的確な添削結果が期待できます。

件名の提案

意外と悩むのが件名ですよね。分かりやすく、かつ内容を的確に表す件名を考えてもらいましょう。

以下のメールの内容に合った、分かりやすく丁寧な件名を3つ提案してください。

[メール本文]

複数の候補を出してもらうことで、最適なものを選びやすくなります。

プロンプト作成のコツ - より良い結果を得るために

ChatGPTからより質の高い添削結果を引き出すためには、プロンプトの作り方にもちょっとしたコツがあります。

具体的な指示を出す（誰に、どんな状況で、何を伝えたいか）

先ほどの例にもあったように、「誰に」「どんな状況で」「何を伝えたいのか」といった背景情報を具体的に伝えることが重要です。

文脈が分かると、ChatGPTもより適切な言葉遣いや表現を選ぶことができます。

修正してほしいポイントを明確にする

「全体的に見てください」という曖昧な指示よりも、「敬語の使い方を重点的にチェックしてください」「結論が分かりやすくなるように修正してください」など、具体的に修正してほしいポイントを伝える方が、期待する結果を得やすくなります。

また、特に自信がないと感じる文章を抜き出して、「『～～』という文章の文法がおかしくないか確認してほしいです」と質問するといった使い方もできます。

複数のプロンプトを試してみる

一度で完璧な結果が出るとは限りません。

少し表現を変えたり、異なる角度から質問したりして、複数のプロンプトを試してみるのがおすすめです。

試行錯誤する中で、あなたの目的に合った効果的なプロンプトが見つかるはずでしょう。

出力結果を鵜呑みにせず、必ず自分で確認する

これが一番重要なポイントです。

ChatGPTは非常に優秀ですが、万能ではありません。

時には不自然な表現を提案したり、文脈を誤解したりすることもあります。

提案された内容は必ず自分の目で確認し、本当に適切かどうかを判断してください。

あくまで「下書き」や「提案」として捉え、最終的な調整は自分で行う意識を持ちましょう。

ChatGPT添削の注意点と限界

ChatGPTはメール添削において強力なツールですが、利用する上で知っておくべき注意点や限界もあります。

完璧ではない！最終確認は人間の目で

先ほども触れましたが、ChatGPTの提案が常に100%正しいとは限りません。

特に、微妙なニュアンスや感情が関わる表現、業界特有の言い回しなどは、人間でないと判断が難しい場合があります。

必ず最終的には自分の目で内容を確認し、必要に応じて修正を加えるようにしましょう。

ChatGPTはあくまで「アシスタント」であり、最終的な責任は送信者であるあなたにあります。

専門的な内容や業界特有の言い回しは苦手な場合も

非常に専門的な技術用語や、特定の業界だけで使われる独特な言い回しなどは、ChatGPTが正確に理解できない可能性があります。

そのような内容を含むメールの場合は、特に注意深く確認が必要です。

場合によっては、専門用語の部分は自分で修正したり、ChatGPTにその用語の意味を補足説明したりする必要があるかもしれません。

機密情報の取り扱いには十分注意する

ChatGPTにメール本文を貼り付けるということは、その情報が外部のサーバーに送信されることを意味します。

会社の機密情報や個人情報など、外部に漏れてはいけない情報をそのまま入力するのは絶対に避けてください。

添削を依頼する際には、機密性の高い部分を伏せ字にしたり、一般的な表現に置き換えたりするなど、情報漏洩のリスク管理を徹底しましょう。

ご利用のChatGPTサービスのプライバシーポリシーも確認しておくことをおすすめします。

相手との関係性や文脈までは完全に理解できない

プロンプトで背景情報を伝えることはできますが、AIが人間関係の微妙な空気感や、これまでのやり取りの経緯といった深い文脈まで完全に理解するのは難しいです。

提案された表現が、特定の相手との関係性においては不適切だったり、失礼にあたったりする可能性もゼロではありません。

相手との関係性を一番よく知っているのは、あなた自身です。

その点を考慮して、最終的な表現を調整することが大切ですね。

メール作成をもっと効率化したいあなたへ

ChatGPTでのメール添削はとても便利ですが、毎回プロンプトを考えて入力したり、添削結果を確認して修正したりするのも、積み重なると少し手間だと感じることはありませんか？

特に定型的なメールであれば、もっと簡単に作成したいですよね。

もっと手軽に、定型的なメールを作りたい

例えば、問い合わせへの一次返信や、簡単なアポイント調整のメールなど、ある程度パターンが決まっているメールもあります。

こういったメールを、もっと手軽に、素早く作成できたら、他の重要な業務にもっと時間を割けるのに…と思いませんか？

そんな悩みを解決するのが、『代筆さん』です

ここで、AIを活用したもう一つの便利なツールをご紹介させてください。

それは、ビジネスメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、簡単な指示や要件を伝えるだけで、AIがビジネスシーンに適したメール文章を作成してくれるWebサービスです。

代筆さんの便利な機能

『代筆さん』には、あなたのメール業務を楽にする、いくつかの便利な機能があります。

• *新規メール作成:* 伝えたい要点やキーワードを入力するだけで、AIが自然で丁寧なメール本文を作成してくれます。ゼロから文章を考える手間が省けますね。
• *返信メール作成:* 相手からのメール本文を貼り付けて、返信の指示（例：「感謝を伝えて、〇〇について質問する」など）を入力すれば、相手のメール内容を踏まえた適切な返信文をAIが作成します。
• *多言語対応:* 日本語で指示を出しても、相手の言語（英語など）に合わせたメールを作成してくれる機能もあります。海外とのやり取りが多い方には特に便利ですね。
• *指示の保存（テンプレート化）:* よく使う指示内容を保存しておけるので、毎回同じ指示を入力する必要がありません。カスタマーサポートのように、同じような問い合わせに繰り返し返信する際に、非常に役立ちます。

忙しいあなたのメール業務をサポート

代筆さんを使えば、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があります。

もちろん、AIが作成した文章なので最終的な確認は必要ですが、たたき台を作る手間が省けるだけでもかなり効率が上がります。

人が操作するので、完全自動化や24時間対応といった部分は難しいですが、日々のメール業務の負担を軽減する強力なサポーターになってくれるでしょう。

無料プランもあるので、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。

まとめ：ChatGPTと便利ツールでメール業務を快適に

ChatGPTは、客観的な視点でのチェックや、丁寧な表現の提案など、ビジネスメール作成における多くの悩みを解決してくれる可能性を秘めた、本当に強力な味方です。

効果的なプロンプトを使うことで、より精度の高い添削結果を得ることができます。

ただし、AIは万能ではありません。

その限界を理解し、機密情報の取り扱いに注意しながら、最終確認は必ず自分で行うことが重要です。

そして、さらにメール作成を効率化したい、定型的なメールをもっと手軽に作りたいという方には、『代筆さん』のような専用ツールの活用もおすすめです。

ChatGPTと『代筆さん』、それぞれの特性を理解し、うまく使い分けることで、あなたのメール業務はもっと快適で、効率的なものになるでしょう。

ぜひ、これらのツールを試して、日々の業務に役立ててみてくださいね。