件名：【[会社名]】人事評価フィードバック面談のご案内
株式会社[会社名]
[従業員名]様お世話になっております。
[会社名]、[人事部名]の[人事担当者名]です。この度、[対象期間]の人事評価が確定いたしましたので、フィードバック面談を実施させていただきたく、ご案内いたします。
面談では、[従業員名]様の評価結果の詳細と、今後の成長に向けた課題についてご説明させていただき、より一層の成長をサポートさせていただきたいと考えております。
つきましては、下記日程にて面談を実施したく、ご都合の良い日時を第三希望までお教えいただけますでしょうか。
- [候補日1] [時間帯]
- [候補日2] [時間帯]
- [候補日3] [時間帯]
お忙しいところ大変恐縮ですが、[回答期限]までにご回答いただけますようお願い申し上げます。
ご都合が合わない場合は、お気軽にご相談ください。今回の面談が、[従業員名]様の今後の成長につながる有意義な機会となるよう努めてまいります。
どうぞよろしくお願いいたします。
人事評価の結果を伝えるって、なんだかドキドキしますよね。
でも、きちんと準備すれば、成長のチャンスに変えられるんです。
この記事では、人事評価のフィードバック面談をスムーズに進めるためのメール作成術を、3ステップでご紹介します。
この記事を読めば、あなたもきっと、効果的なフィードバック面談ができるはず。
まずは、メールの基本構成から見ていきましょう。
人事評価フィードバック面談メールの基本構成
件名で伝えるべき内容とは
メールの件名は、まさに「顔」。
まず、何に関するメールなのかを明確に伝えましょう。
例えば、「【重要】人事評価フィードバック面談のご案内」のように、一目で内容がわかるように書くのがポイントです。
件名を見ただけで、メールを開封するべきか判断できるので、相手への配慮にも繋がります。
また、件名には必ず「人事評価」「フィードバック面談」といったキーワードを含めるようにしましょう。
これにより、メールの検索性が高まり、後から見返す際にも役立ちます。
本文の構成要素と記載すべき項目
メール本文は、相手に伝えたい情報を整理して記載しましょう。
以下の要素を含めると、丁寧で分かりやすいメールになります。
1. 宛名
誰に宛てたメールなのかを明確にするために、部署名と氏名を記載しましょう。
役職がある場合は、役職名も記載するとより丁寧です。
2. 挨拶
「いつもお世話になっております」といった、丁寧な挨拶から始めましょう。
相手への敬意を示すことは、ビジネスメールの基本です。
3. 面談の目的
「今回の面談は、[対象期間]の人事評価の結果をお伝えし、今後の成長を支援するために行います」
のように、面談の目的を明確に伝えましょう。
面談に対する相手の理解と協力が得られやすくなります。
4. 面談の日時と場所
面談の日時、場所、所要時間を具体的に記載しましょう。
候補日を複数提示する場合は、相手が都合の良い日時を選べるように配慮しましょう。
オンライン面談の場合は、使用するツールやURLも記載しましょう。
5. 準備してほしいこと
面談前に準備しておいてほしい資料や、考えてきてほしいことなどを記載しましょう。
事前準備を促すことで、面談の質を高めることができます。
6. 結びの言葉
「お忙しいところ恐縮ですが、ご参加いただけますようお願いいたします」
のように、丁寧な結びの言葉で締めくくりましょう。
7. 署名
最後に、送信者の部署名、氏名、連絡先などを記載しましょう。
署名は、ビジネスメールのマナーとして重要です。
これらの要素を意識して、わかりやすく丁寧にメールを作成しましょう。
次の章では、評価結果通知メール作成の3つの注意点について解説します。
評価結果通知メール作成の3つの注意点
従業員の心理的負担を考慮した表現
人事評価の結果を伝えるメールは、従業員にとって非常にデリケートな情報です。
そのため、表現には細心の注意が必要です。
特に、評価が期待を下回った場合、従業員は不安や不満を感じる可能性があります。
メールを作成する際は、従業員の心理的な負担を最小限に抑えるように配慮しましょう。
クッション言葉の使用
直接的な表現を避け、「〜について、お話しさせていただきたく」「〜に関して、ご意見を伺いたい」といったクッション言葉を使いましょう。
一方的な評価の伝達を避ける
評価結果を通知するだけでなく、面談を通じて対話を行うことを伝え、一方的な伝達にならないように配慮しましょう。
今後の成長を促す表現
評価結果だけでなく、今後の成長やキャリアアップに繋がるような言葉を添え、前向きな気持ちで面談に臨めるように心がけましょう。
面談への期待を高める伝え方
評価結果の通知メールは、単なる事務連絡ではなく、従業員の成長を促すための重要なコミュニケーションツールです。
面談への期待を高めることで、従業員のモチベーション向上にも繋がります。
面談の目的を明確にする
面談の目的を具体的に伝えましょう。
例えば、
「今回の評価結果を踏まえ、今後のキャリアプランについて一緒に考えたい」
など、面談の意義を示すことで、従業員は前向きな気持ちで面談に臨めます。
面談で得られるメリットを示す
面談によって、従業員が得られるメリットを具体的に示しましょう。
- 「ご自身の強みや改善点を理解できる」
- 「今後の目標設定のヒントが得られる」
など、面談への参加意欲を高める内容を盛り込みましょう。
肯定的な言葉を使う
- 「成長の機会」
- 「今後の活躍を期待している」
など、前向きで肯定的な言葉を使うことで、従業員のモチベーションを高め、面談への期待感を醸成します。
事実に基づいた客観的な記述を心がける
評価結果を伝える際には、感情的な表現や曖昧な表現を避け、事実に基づいた客観的な記述を心がけましょう。
公平で透明性の高い評価であることを示すことで、従業員からの信頼を得ることができます。
具体的な根拠を示す
評価の根拠となる具体的な事例や行動を挙げ、曖昧な表現は避けましょう。
例えば、
「〇〇プロジェクトでの貢献度が大きかった」
など、具体的な事実を記載することで、評価の妥当性を理解してもらえます。
評価基準を明確にする
どのような基準で評価を行ったのかを明確に伝えましょう。
評価基準を共有することで、従業員は自身の評価結果を客観的に理解し、納得感を得やすくなります。
誤解を招く表現を避ける
感情的な表現や主観的な意見は避け、客観的な事実に基づいた記述を心がけましょう。
「〜だと思う」といった曖昧な表現は避け、「〜という結果が出ています」のように、客観的な事実を伝えましょう。
フィードバック面談案内メール例文とテンプレート
続いては、人事担当者と管理職、それぞれの立場に合わせたフィードバック面談の案内メール例文とテンプレートを紹介します。
効果的なメールを作成し、面談を円滑に進めるための参考にしてください。
人事担当者向けメール例文
人事担当者が従業員に直接送るメールの例文です。
丁寧で正確な言葉遣いを心がけ、従業員が安心して面談に臨めるような文面を意識しましょう。
人事評価フィードバック面談案内メール（人事担当者→従業員）
件名：【[会社名]】人事評価フィードバック面談のご案内
[従業員名]様
いつも業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、先日実施いたしました人事評価の結果について、フィードバック面談を実施させていただきたく、ご案内申し上げます。
面談では、評価結果の詳細と今後の成長に向けた課題について、[人事担当者名]よりご説明させていただきます。
つきましては、下記日程にてご都合の良い日時を第三希望までお教えいただけますでしょうか。
- [候補日1] [時間帯]
- [候補日2] [時間帯]
- [候補日3] [時間帯]
ご多忙のところ恐縮ですが、[回答期限]までにご回答いただけますようお願いいたします。
[会社名] [人事部名] [人事担当者名]
この例文は、人事担当者が従業員に対して、人事評価の結果を伝えるための面談を案内するメールです。
丁寧な言葉遣いで、面談の目的や日程調整について明確に伝えています。
管理職向けメール例文
管理職が部下に送るメールの例文です。
部下の成長を促すような表現を心がけ、面談への期待感を持たせるようにしましょう。
人事評価フィードバック面談案内メール（管理職→部下）
件名：【[部署名]】人事評価フィードバック面談のご案内
[部下名]様
いつもチームへの貢献、ありがとうございます。
先日実施した人事評価の結果について、フィードバック面談を実施したいと思います。
今回の面談では、あなたのこれまでの成果を振り返り、今後の成長に向けた目標設定を一緒に行いたいと考えています。
[部下名]さんのさらなる成長をサポートできる機会にできればと思っています。
つきましては、下記日程からご都合の良い日時を第三希望までお知らせください。
- [候補日1] [時間帯]
- [候補日2] [時間帯]
- [候補日3] [時間帯]
お忙しいところ大変恐縮ですが、[回答期限]までにご返信をお願いいたします。
[部署名] [管理職名]
この例文は、管理職が部下に対して、人事評価の結果を伝えるための面談を案内するメールです。
部下の成長をサポートする意向を伝え、面談への前向きな気持ちを引き出すことを意識しています。
面談後のフォローアップで信頼関係を構築
人事評価のフィードバック面談は、実施して終わりではありません。
面談後のフォローアップこそが、従業員との信頼関係を深め、成長を促すための重要なステップです。
ここでは、面談内容の記録と共有方法、そして次回の面談に向けた準備について解説します。
面談内容の記録と共有方法
面談で話し合った内容を記録し、関係者間で共有することは、その後のフォローアップを円滑に進めるために不可欠です。
記録する際には、以下の点を意識しましょう。
具体的な内容を記録する
- 評価結果の根拠となった具体的な事実や行動
- 従業員が認識している自身の強みや課題
- 今後の成長に向けた具体的な目標やアクションプラン
記録形式を統一する
記録フォーマットを事前に作成し、面談者間で共有することで、記録内容のばらつきを防ぎます。
電子ファイルでの記録を推奨します。これにより、検索や共有が容易になります。
記録の共有範囲を明確にする
記録した内容の共有範囲は、従業員のプライバシーに配慮し、事前に明確に定めておく必要があります。
共有範囲は、上長、人事担当者など、フォローアップに必要な関係者に限定します。
面談記録は、従業員の成長をサポートするための貴重な情報源です。
記録を適切に管理し、効果的なフォローアップに繋げましょう。
次回の面談に向けた準備
次回の面談に向けた準備は、従業員の成長を継続的にサポートするために重要です。
以下の点に注意して準備を進めましょう。
目標の進捗状況を定期的に確認する
面談時に設定した目標やアクションプランの進捗状況を、定期的に確認する機会を設けます。
進捗が遅れている場合は、原因を分析し、必要に応じて目標やプランを見直します。
従業員の成長を促す機会を提供する
研修やセミナー、メンター制度など、従業員の成長を促すための機会を提供します。
新しい業務への挑戦を奨励し、成長をサポートします。
次回の面談に向けて従業員に期待を伝える
次回の面談で話し合いたい内容や期待することを事前に伝えておきます。
従業員が主体的に面談に参加できるように促します。
次回の面談に向けた準備を丁寧に行うことで、従業員のモチベーションを高め、成長を継続的にサポートすることができます。
面談を単なる評価の場として終わらせず、成長を促進するための機会として捉えましょう。
人事評価フィードバック面談メール作成のまとめ
ここまでの内容を振り返り、人事評価フィードバック面談メール作成の重要なポイントをまとめましょう。
- 件名では、メールの目的を明確に示す
- 本文では、評価結果と面談の目的を具体的に記載する
- 面談後には、フォローアップを丁寧に行う
上記3点を意識することで、従業員との信頼関係を築き、より効果的なフィードバック面談を実施できるはずです。
メールを作成する際には、今回紹介した例文やテンプレートを参考に、自社の状況や従業員の個性に合わせて調整してみてください。
少しの工夫で、あなたの想いはきっと伝わるはずです。
このメールが、あなたと従業員の成長を繋ぐ、温かいコミュニケーションのきっかけとなることを願っています。
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