件名：【[〇月分]】経費精算書のご提出について（[〇月〇日]まで）
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[自分の名前]です。平素は格別のご尽力にあずかり、厚く御礼申し上げます。
さて、[〇月分]の経費精算書につきまして、ご提出期限が[〇月〇日]と迫っております。
つきましては、誠にお手数をおかけいたしますが、期日までにご提出いただきますようお願い申し上げます。ご提出は経費精算システムにてお願いいたします。
提出方法についてご不明な点がございましたら、お気軽に[担当部署名]までお問い合わせください。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご理解ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
経費精算、毎月必ず発生するけど、ちょっと面倒に感じること、ありますよね？
「つい、後回しにしてたら提出期限ギリギリ。」なんて経験、誰しもあるはず。
でも大丈夫。
この記事を読めば、そんな経費精算の遅延をグッと減らせるんです。
今回は、経費精算書の提出をスムーズに進めるためのメール術を大公開。
基本構成から、すぐに使える文例、遅延を防ぐ対策まで、まるっとご紹介します。
この記事を読めば、あなたも経費精算のプロフェッショナル。
一緒に経費精算をスマートに進めていきましょう。
経費精算書提出を促すメールの基本構成
経費精算書の提出をスムーズに促すには、メールの構成がとっても大切です。
ただ「提出してください」と伝えるだけでは、なかなか効果が出ないことも。
ここでは、メールの基本構成を3つのステップに分けて解説します。
この構成をマスターすれば、あなたのメールの説得力がグンとアップしますよ。
件名の書き方：開封率を高めるには
メールの開封率を左右すると言っても過言ではないのが、件名です。
件名で「何についてのメールか」を明確に伝え、相手に「読みたい。」と思わせる工夫が必要です。
具体的にどのような点に注意すればよいのか、見ていきましょう。
件名作成のポイント
具体的に記載する：「経費精算のお願い」だけではなく、「[〇月分] 経費精算書のご提出について」のように、具体的に記載しましょう。
期限を明記する：「[〇月〇日]までにご提出ください」のように、期限を明記することで、相手に具体的な行動を促します。
緊急度を伝える：提出期限が迫っている場合は、「【重要】」や「【至急】」といった言葉を使い、緊急度を伝えましょう。
件名が長すぎないようにする：スマートフォンで確認する人もいるため、件名は短くまとめて、内容が伝わるように心がけましょう。
これらのポイントを意識して、魅力的な件名を作成しましょう。
件名で相手の目を引き、メールを開封してもらうことが、スムーズな提出につながります。
本文の書き方：丁寧かつ明確に依頼する
本文では、相手に「なぜ提出が必要なのか」「いつまでに提出してほしいのか」を明確に伝えることが重要です。
丁寧な言葉遣いを心がけつつ、必要な情報を過不足なく記載するようにしましょう。
ここでは、本文を作成する際のポイントを解説します。
挨拶と自己紹介を入れる
丁寧な挨拶から始め、誰からのメールなのかを明確にしましょう。
例：「[部署名]の[氏名]です。いつもお世話になっております」
提出のお願いを明確に記載する
経費精算書の提出を依頼する旨を、はっきりと伝えましょう。
例：「つきましては、[〇月分]の経費精算書のご提出をお願いいたします」
提出期限を再度記載する
件名に記載した提出期限を、本文でも再度明記しましょう。
例：「提出期限は、[〇月〇日]までとなります」
提出方法を説明する
どのように提出すればよいのか、具体的な方法を記載しましょう。
例：「経費精算システムにてご提出をお願いいたします」
不明点があれば問い合わせ先を明記する
提出方法や内容について不明な点があれば、気軽に問い合わせてもらえるように、問い合わせ先を明記しましょう。
例：「ご不明な点がございましたら、[担当部署名]までお問い合わせください」
感謝の言葉で結ぶ
最後に、協力をお願いする感謝の言葉を添えて、メールを締めくくりましょう。
例：「お忙しいところ恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします」
これらのポイントを意識して、丁寧かつ明確なメールを作成しましょう。
相手に気持ちよく提出してもらえるように、配慮ある文章を心がけてください。
送信タイミング：効果的な催促のために
メールを送るタイミングも、経費精算書の提出を促す上で重要な要素です。
タイミングを間違えると、メールを見落とされたり、後回しにされたりする可能性があります。
ここでは、効果的な送信タイミングについて解説します。
提出期限の少し前に送る
提出期限の直前ではなく、少し余裕を持ったタイミングで送るのが効果的です。
例：期限の1週間前など
複数回に分けて送る
1回だけでなく、提出期限の数日前や前日など、複数回に分けてメールを送ることで、提出を促す効果が高まります。
業務時間内に送る
早朝や深夜など、業務時間外に送るメールは、相手に負担をかけてしまう可能性があります。
基本的に、業務時間内にメールを送るようにしましょう。
月末月初は避ける
月末月初は、他の業務で忙しい人が多いため、この時期のメール送信は避けた方が良いでしょう。
特に締め日が近い場合は、提出依頼メールを送る時期を調整しましょう。
これらのポイントを参考に、最適なタイミングでメールを送信しましょう。
効果的なタイミングで送ることで、提出漏れを減らし、スムーズな経費精算につなげることができます。
提出を促す社内メールの文例集
この章では、経費精算書の提出を促すための具体的なメール文例を、状況別に紹介します。
期限が迫っている場合、すでに期限が過ぎている場合、そして未提出者への個別メールの3つのケースを想定し、それぞれ効果的な文例をまとめました。
これらの文例を参考に、状況に応じた適切な表現で、経費精算書の提出をスムーズに促しましょう。
提出期限が迫っている場合の文例
例文1：提出期限間近のお知らせ
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出期限について（[日付]まで）
[社員名]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
さて、[日付]が経費精算書の提出期限となっております。
まだご提出がお済みでない場合は、お早めにご対応いただけますようお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
この文例は、提出期限が近づいていることを穏やかに通知するものです。
具体的な期限を明記することで、対象者に「まだ提出していない」という意識を促します。
例文2：リマインダーメール
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出に関するリマインダー
[社員名]様
お疲れ様です。経費精算書のご提出期限が[日付]に迫っております。
ご多忙中恐縮ですが、期日までにご提出いただきますようお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
リマインダーとして、期限が迫っていることを再度お知らせする文例です。
「ご多忙中恐縮ですが」といった相手への配慮を加え、丁寧な印象を与えつつ、提出を促します。
提出期限が過ぎている場合の文例
例文3：提出期限超過のお知らせ
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出について（期限超過のご連絡）
[社員名]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
既にご承知のことと存じますが、経費精算書の提出期限を過ぎております。
大変恐縮ですが、至急ご提出いただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
提出期限を過ぎていることを明確に伝え、速やかな提出を促す文例です。
丁寧な言葉遣いを心がけつつ、緊急度を伝えるように意識しましょう。
例文4：再提出のお願い
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出に関するお願い
[社員名]様
お疲れ様です。経費精算書の提出が確認できておりません。
大変お手数ですが、再度ご提出をお願いいたします。
何かご事情がおありでしたら、お申し付けください。
期限超過に対する催促として、再提出を促す文例です。
提出状況の確認ができていないことを伝え、相手に再提出を促すとともに、状況をヒアリングすることもできます。
未提出者への個別メール文例
例文5：個別催促メール
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出について（[社員名]様）
[社員名]様
いつもありがとうございます。
経費精算書のご提出について、現在[社員名]様からの提出が確認できておりません。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認いただき、ご提出をお願いできますでしょうか。
もし何かご不明な点やご都合がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
未提出者に対して、個別に送るメール文例です。
宛名を明確にし、提出状況が確認できていないことを具体的に伝えることで、個別の対応を促します。
例文6：状況確認と提出依頼
件名：【[部署名]】経費精算書の提出状況について（[社員名]様）
[社員名]様
お疲れ様です。経費精算書のご提出状況について確認させてください。
まだご提出がお済みでないようですが、何かお困りのことはございますでしょうか。
可能な範囲で結構ですので、ご状況をお知らせいただけると幸いです。
ご提出が難しい場合は、お気軽にご相談ください。
未提出者に対し、提出状況の確認と合わせて状況をヒアリングする文例です。
状況を把握することで、提出遅延の原因を特定し、適切な対応につなげることが期待できます。
経費精算書の遅延を防ぐための3つの対策
経費精算書の提出遅延は、経理業務を圧迫するだけでなく、従業員の立替金精算も遅れてしまう原因となります。
ここでは、経費精算書の遅延を防ぐための具体的な対策を3つご紹介します。
これらの対策を組み合わせることで、より効果的に遅延を防止し、スムーズな経費精算業務を実現できます。
提出ルールの徹底と周知
経費精算書の遅延を防ぐためには、まず提出ルールを明確化し、従業員に周知徹底することが重要です。
提出期限、必要な添付書類、申請方法など、具体的なルールを定める必要があります。
ルールを定めたら、社内ポータルやメール、説明会などを通じて、従業員全員に周知しましょう。
徹底と周知のポイント
- 提出期限を明確に定める（例：毎月○日締め切り）。
- 必要な添付書類を具体的に示す（例：領収書原本、明細書）。
- 申請方法を図解や動画で分かりやすく説明する。
- ルール変更があった場合は、速やかに全従業員に通知する。
- 定期的にルールに関する理解度を確認する機会を設ける。
リマインダー機能の活用
提出期限が近づいているにもかかわらず、提出が遅れている従業員に対しては、リマインダー機能を活用しましょう。
リマインダーは、提出期限の数日前や当日に自動で通知を送ることで、提出漏れを防ぐ効果が期待できます。
メールでの通知だけでなく、チャットツールや社内システムのリマインダー機能も活用すると良いでしょう。
リマインダー機能の活用ポイント
- 提出期限の数日前、前日、当日にリマインダーを設定する。
- リマインダーメールには、提出期限、提出方法を記載する。
- リマインダー通知は、複数の手段（メール、チャット）で行う。
- 個別の状況に応じて、リマインダーの間隔や回数を調整する。
- リマインダー通知の文面は、丁寧かつ催促感の少ないものにする。
経費精算システムの導入
経費精算システムを導入することで、経費精算業務を大幅に効率化できます。
システムによっては、申請から承認、精算までをオンラインで完結させることができます。
また、領収書の自動読み取り機能や、申請内容の自動チェック機能も搭載されているため、入力ミスや不正申請を防ぐことも可能です。
システム導入のメリット
- 申請から承認、精算までのプロセスをオンライン化できる。
- 領収書の自動読み取り機能で、入力の手間を削減できる。
- 申請内容の自動チェック機能で、ミスや不正を防止できる。
- 過去の申請履歴を容易に確認できる。
- 経費精算に関するデータを集計・分析できる。
催促メールで注意すべきポイント
経費精算書の提出を促す催促メールは、時にデリケートな対応が求められます。
相手に不快感を与えず、スムーズな提出を促すためには、いくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
ここでは、催促メールを作成する際に特に注意すべき3つのポイントについて解説します。
相手への配慮を忘れない
催促メールを送る際は、まず相手への配慮を忘れないようにしましょう。
多忙な業務の中で、つい提出を忘れてしまっている可能性もあります。
そのため、頭ごなしに責めるような表現は避け、相手の状況を考慮した文面を心がけることが大切です。
例えば、「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を入れることで、相手への配慮を示すことができます。
また、提出を促すだけでなく、何か困っていることはないか、サポートできることはないかといった、相手を気遣う言葉を添えることも効果的です。
例文7：配慮を伝える
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出について（[氏名]様）
[氏名]様
いつもお世話になっております。
経費精算書の提出期限が近づいております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご提出状況についてご確認いただけますでしょうか。ご不明な点やご都合が悪い点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
この例文では、「お忙しいところ恐縮ですが」という言葉で相手への配慮を示し、さらに「ご不明な点やご都合が悪い点などございましたら、遠慮なくお申し付けください」と、相手を気遣う言葉を入れています。
感情的な表現は避ける
催促メールで最も避けたいのは、感情的な表現です。
例えば、「なぜ提出しないのか」「いい加減にしてください」といった、相手を責めるような言葉は、反感を買うだけでなく、今後の協力関係にも悪影響を及ぼしかねません。
冷静かつ客観的に、事実だけを伝えるように心がけましょう。
また、命令口調や高圧的な表現も避けるべきです。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への敬意を払いながら、あくまでも協力をお願いする姿勢でメールを作成しましょう。
具体的な提出期限を再度伝え、提出を促す文面にすることで、感情的な表現を避けることができます。
例文8：冷静な表現
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出のお願い（[氏名]様）
[氏名]様
いつもお世話になっております。
先日は経費精算書のご提出についてご案内させていただきましたが、まだご提出いただけていない状況でございます。
恐れ入りますが、[提出期限]までにご提出いただきますよう、お願いいたします。
ご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。よろしくお願いいたします。
この例文では、「ご提出いただけていない状況でございます」と事実を伝え、「恐れ入りますが」という言葉で丁寧さを心がけています。
また、「[提出期限]までにご提出いただきますよう」と具体的な期限を伝えることで、冷静な依頼をしています。
個別の状況に応じて対応する
最後に、催促メールは画一的なものではなく、個別の状況に応じて対応することが重要です。
例えば、初めて提出が遅れた社員と、常習的に遅れている社員では、メールの文面や伝え方を変える必要があります。
また、提出が遅れている理由が分かっている場合は、その理由を考慮した対応をすることも大切です。
例えば、システムに不慣れな社員には、操作方法を丁寧に説明したり、必要に応じてサポートを申し出たりするなど、柔軟な対応を心がけましょう。
個別の状況を把握し、相手に寄り添った対応をすることで、よりスムーズな提出につながるはずです。
必要に応じて、直接会って話を聞くなど、メール以外のコミュニケーション手段も検討してみましょう。
例文9：個別対応を意識
件名：【[部署名]】経費精算書のご提出について（[氏名]様）
[氏名]様
いつもお世話になっております。
先日は経費精算書のご提出についてご案内させていただきましたが、現在まだご提出いただけていない状況です。
もし、ご提出にあたり何かお困りの点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
この例文では、提出状況を確認した上で、「もし、ご提出にあたり何かお困りの点などございましたら」と、個別対応を意識した表現をしています。
これらのポイントを踏まえ、相手に不快感を与えずに、経費精算書の提出を促すように努めましょう。
次は最後に、本記事のまとめとして、経費精算書提出を円滑に進めるためのポイントを改めてご紹介します。
まとめ：経費精算書提出を円滑に進めるために
これまでの内容を振り返り、経費精算書の提出を円滑に進めるための重要なポイントをまとめます。
- メールの構成と書き方：件名で内容を明確に伝え、開封率を高める工夫をしましょう。本文では、丁寧かつ具体的な表現で依頼することが重要です。
- 適切なタイミングでの催促：提出期限が迫っている場合や、期限を過ぎている場合に合わせたメールを送りましょう。リマインダー機能を活用して、提出忘れを防ぐことも効果的です。
- 提出ルールの徹底と周知：社内全体でルールを共有し、理解を深めることが大切です。経費精算システムの導入も、遅延防止に役立ちます。
これらのポイントを踏まえ、まずはメールの文面を見直してみましょう。
相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけることで、よりスムーズなコミュニケーションにつながります。
経費精算業務がより円滑に進むよう、応援しています。
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