社内向け監査報告メールの書き方と例文｜5つの要点

件名：【重要】[監査の種類]監査結果のご報告

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。
[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

この度、[監査の種類]に関する監査を実施いたしましたので、結果をご報告いたします。

本監査は、[監査の目的]を目的に、[実施期間]の期間で、[対象範囲]を対象に実施いたしました。
関係者の皆様には、ご多忙中にも関わらず、多大なるご協力を賜り、心より感謝申し上げます。

監査の結果、[結果概要]という結果となりました。[具体的な数値やデータ]により、[具体的な成果や問題点]が明確になりました。
特に、[良かった点]については、素晴らしい成果が出ております。一方で、[改善点]については、今後の改善が必要となります。

つきましては、[改善策]を実施したく存じます。
本件の担当部署は[担当部署]、実施期限は[期限]とさせていただきます。進捗状況については、[進捗報告の方法]にて報告させていただきます。

今回の改善には、社員皆様のご協力が不可欠です。
具体的には、[具体的な協力内容]にご協力いただきたく存じます。
皆様のご協力が、今後の[組織目標]に繋がります。
ご理解とご協力をお願いいたします。

詳細につきましては、添付の[資料名]をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお問い合わせください。

今後ともご理解とご協力をお願いいたします。

監査結果の報告メールって、ちょっと緊張しますよね。

でも大丈夫。

この記事を読めば、監査結果をスムーズに社内に共有し、改善への第一歩を踏み出せるようになります。

まるで、あなたの会社の成長を加速させる起爆剤になるような、そんなメールが書けるようになりますよ。

この記事では、監査結果報告メールの基本構成から、具体的な書き方、社内展開の注意点まで、ステップバイステップで解説します。

この記事を読み終える頃には、監査報告メールに対する苦手意識が消え、自信を持って業務に取り組めるようになっているはずです。

監査結果報告メールは、あなたの会社の成長を加速させる起爆剤。

大事なメールの書き方を一緒に見ていきましょう。

1. 監査結果報告メールの基本構成と重要ポイント

監査結果報告メールは、会社の現状を把握し、改善につなげるための重要なコミュニケーションツールです。

このメールを効果的に活用することで、組織全体の透明性を高め、より良い方向に進むための基盤を築くことができます。

まずは、基本構成と重要なポイントを押さえ、より分かりやすく、丁寧なメールを作成しましょう。

件名で内容を明確に伝える

メールの件名は、内容を端的に示すことで、受信者がメールの重要度をすぐに理解できるようにすることが大切です。

件名を見ただけで、メールを開封するべきかどうか判断できるため、具体的なキーワードを盛り込み、内容を明確に伝えましょう。

例えば、「〇〇監査結果報告」のように、監査の種類と結果報告であることを明記することで、受信者はメールの目的を瞬時に把握できます。

例文：件名で内容を明確に伝える

件名：【重要】2024年度上半期 〇〇監査結果報告

[宛先]様

[書き出し]

[本文1]

[本文2]

[結び]

この例文のように、件名に「重要」という言葉と、具体的な監査の種類、年度を記載することで、メールの重要性と内容を明確に伝えることができます。

宛先と挨拶は丁寧に

社内メールであっても、宛先と挨拶は丁寧に書くことが基本です。

宛先は部署名や役職、個人名を正確に記載し、挨拶は「お疲れ様です」や「いつもお世話になっております」など、丁寧な言葉を使いましょう。

これにより、相手への敬意を示し、スムーズなコミュニケーションを促すことができます。

また、誰に宛てたメールなのかを明確にすることで、情報伝達のミスを防ぐ効果もあります。

例文：宛先と挨拶は丁寧に

件名：[件名]

[部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

[本文1]

[本文2]

[結び]

この例文のように、部署名、役職、氏名を記載し、丁寧な挨拶をすることで、受信者に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを促すことができます。

監査の概要を簡潔に説明

メールの冒頭では、監査の目的や実施期間、対象範囲など、監査の概要を簡潔に説明しましょう。

これにより、受信者は監査の背景を理解し、報告内容をより深く理解することができます。

長文にならないように、要点をまとめ、簡潔に説明することが重要です。

また、監査の実施にあたり、協力してくれた部署や担当者への感謝の言葉を添えることも、円滑な社内コミュニケーションのために大切です。

例文：監査の概要を簡潔に説明

件名：[件名]

[宛先]様

[挨拶]

この度、[監査の種類]に関する監査を実施いたしましたので、結果をご報告いたします。
本監査は、[監査の目的]を目的に、[実施期間]の期間で、[対象範囲]を対象に実施いたしました。
関係者の皆様には、ご多忙中にも関わらず、多大なるご協力を賜り、心より感謝申し上げます。

[本文2]

[結び]

この例文のように、監査の種類、目的、実施期間、対象範囲を簡潔に説明することで、受信者は監査の背景を理解し、報告内容をスムーズに理解することができます。

2. 監査結果の要点を分かりやすく伝える方法

監査結果を社内へ報告する際、内容を分かりやすく伝えることは非常に重要です。

専門的な知識がない社員にも理解できるように、具体的な数値やデータを提示したり、ポジティブな結果と改善点を明記したりするなど、工夫が必要です。

ここでは、監査結果の要点を効果的に伝えるための3つのポイントを解説します。

具体的な数値やデータを提示

監査結果を説明する際は、具体的な数値やデータを用いることで、客観性と説得力を高めることができます。

例えば、「売上が前年比10%増加しました」や「不正アクセス件数が5件減少しました」のように、具体的な数字を示すことで、聞き手は状況を正確に把握できます。

例文：数値データを提示する場合

件名：【[部署名]】[期間] 監査結果のご報告

[宛先]様

いつも[会社名]の業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

先日実施いたしました[部署名]の[期間]における監査結果をご報告いたします。

今回の監査では、[監査項目]について重点的に確認いたしました。その結果、[結果概要]という結果となりました。

特に、[具体的な数値やデータ]により、[具体的な成果や問題点]が明確になりました。

今後ともご理解とご協力をお願いいたします。

監査結果で得られた具体的な数値やデータを提示する際の例文です。

監査対象の部署名、期間を明記し、具体的な数値やデータを示すことで、結果の客観性を高めています。

ポジティブな結果と改善点を明記

監査結果を報告する際には、改善点だけでなく、良かった点やポジティブな結果も必ず伝えるようにしましょう。

良かった点を伝えることで、社員のモチベーションを維持し、改善点についても前向きに取り組む雰囲気を作ることができます。

例えば、「〇〇の業務プロセスが効率化され、業務時間が15%削減されました。

一方で、△△については改善の余地があります」のように、良かった点と改善点をバランス良く伝えることを意識しましょう。

例文：ポジティブな結果と改善点を明記する場合

件名：【[部署名]】[期間] 監査結果のご報告

[宛先]様

いつも[会社名]の業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

先日実施いたしました[部署名]の[期間]における監査結果をご報告いたします。

今回の監査では、[監査項目]について重点的に確認いたしました。その結果、[結果概要]という結果となりました。

特に、[良かった点]については、素晴らしい成果が出ております。一方で、[改善点]については、今後の改善が必要となります。

今後ともご理解とご協力をお願いいたします。

監査結果のポジティブな側面と改善点を両方明記した例文です。

良い点と改善点を具体的に示すことで、受け手は状況をバランス良く理解できます。

専門用語は避けて平易な言葉で説明

監査報告書には、専門用語や業界特有の言葉が使われがちです。

しかし、社内には様々な知識レベルの社員がいるため、専門用語はできるだけ避け、平易な言葉で説明することを心がけましょう。

どうしても専門用語を使う場合は、簡単な解説を付け加えるなど、誰もが理解できるような工夫が必要です。

例文：専門用語を避けて平易な言葉で説明する場合

件名：【[部署名]】[期間] 監査結果のご報告

[宛先]様

いつも[会社名]の業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

先日実施いたしました[部署名]の[期間]における監査結果をご報告いたします。

今回の監査では、[監査項目]について重点的に確認いたしました。その結果、[結果概要]という結果となりました。

[専門用語]とは、[平易な言葉での説明]のことです。

今後ともご理解とご協力をお願いいたします。

専門用語を避けて平易な言葉で説明する際の例文です。

どうしても専門用語を使用する場合は、その後に平易な言葉で解説を加えることで、理解を助けます。

3. 改善点と今後の対応策を明確に示す

監査結果を報告する上で、改善点と今後の対応策を具体的に示すことは非常に重要です。

単に問題点を指摘するだけでなく、どのように改善していくのか、具体的なステップを示すことで、社員の理解と協力を得やすくなります。

ここでは、改善策を提示する際のポイントと、担当部署や期限を明確にする方法、そして、協力体制を築くための呼びかけについて解説します。

具体的な改善策を提示

監査によって明らかになった改善点に対しては、抽象的な表現ではなく、具体的で実行可能な改善策を提示する必要があります。

例えば、「業務効率を改善する」という曖昧な表現ではなく、「〇〇システムを導入し、△△業務の自動化を図る」といった具体的な提案をしましょう。

改善策を提示する際には、以下の点を意識すると良いでしょう。

• 現状の問題点を明確にする: なぜ改善が必要なのか、現状の問題点を具体的に示します。

• 具体的な改善策を示す: どのように改善するのか、具体的な手順や方法を提示します。

• 期待される効果を説明する: 改善策を実施することで、どのような効果が得られるのかを説明します。

具体的な改善策を示すことで、担当者は何をすべきか明確に理解でき、行動に移しやすくなります。

例文：改善策の提示

件名：【監査結果報告】〇〇業務プロセス改善について

関係部署各位

先日実施いたしました〇〇業務監査の結果、以下の改善点が見つかりました。

現状：〇〇業務において、手作業によるデータ入力が多く、入力ミスや業務遅延が発生しています。

改善策：

1. 〇〇システムを導入し、データ入力の自動化を図ります。
2. 導入にあたり、関連部署と連携し、業務フローの見直しを行います。
3. システム導入後、運用マニュアルを作成し、担当者への研修を実施します。

期待される効果：データ入力ミスの削減、業務時間の短縮、業務効率の向上

今後ともご協力よろしくお願いいたします。

この例文では、現状の問題点を明確にし、具体的な改善策を3つのステップで提示しています。

また、改善策を実施することで期待される効果を説明することで、社員の理解と協力を得やすくなります。

担当部署と期限を明確にする

改善策を実行するためには、担当部署と期限を明確にする必要があります。

誰が、いつまでに、何をするのかを具体的に示すことで、責任の所在が明確になり、計画的に改善を進めることができます。

担当部署と期限を明確にする際には、以下の点を意識しましょう。

• 担当部署を明確にする: どの部署が改善策の実施を担当するのかを明確に示します。

• 期限を設定する: いつまでに改善策を実施するのか、具体的な期限を設定します。

• 進捗状況の確認方法: 進捗状況をどのように確認するのか、報告頻度や方法を定めます。

担当部署と期限を明確にすることで、改善策の実行が円滑に進み、目標達成に向けて組織全体で取り組むことができます。

例文：担当部署と期限の明記

件名：【監査結果報告】〇〇システム導入について

関係部署各位

先日実施いたしました〇〇業務監査の結果、〇〇システム導入による業務効率化を実施することになりました。

担当部署：システム導入推進部

実施期限：[日付]

進捗報告：週次で進捗状況を報告し、月次で全体報告を行います。

ご不明な点がございましたら、システム導入推進部までお問い合わせください。

今後ともご協力よろしくお願いいたします。

この例文では、担当部署、実施期限、進捗報告の方法を明確に記載しています。

これにより、担当部署は責任を持って改善策に取り組み、進捗状況を共有することで、組織全体で改善をフォローしていくことが可能です。

協力体制を呼びかける

監査結果の改善には、組織全体の協力が不可欠です。

担当部署だけでなく、関係部署や社員一人ひとりが協力し、改善に向けて取り組むことが重要です。

協力体制を呼びかける際には、以下の点を意識しましょう。

• 協力の必要性を説明する: なぜ協力が必要なのか、組織全体での取り組みの重要性を説明します。

• 具体的な協力内容を示す: 具体的にどのような協力を求めているのかを説明します。

• 感謝の言葉を述べる: 協力してくれる社員への感謝の言葉を述べ、前向きな気持ちで取り組めるように促します。

協力体制を呼びかけることで、社員一人ひとりが当事者意識を持ち、組織全体で改善に取り組むことができます。

例文：協力体制の呼びかけ

件名：【監査結果報告】〇〇業務改善へのご協力のお願い

社員各位

先日実施いたしました〇〇業務監査の結果、業務改善が必要であると判断いたしました。

この改善には、社員皆様のご協力が不可欠です。

具体的には、〇〇システム導入時のテスト運用にご協力いただきたく存じます。また、運用開始後も、業務フローに関するご意見やご提案を積極的にいただけると幸いです。

皆様のご協力が、今後の業務効率化に繋がります。ご理解とご協力をお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

この例文では、社員全体に協力の必要性を説明し、具体的な協力内容を示しています。

また、協力してくれた社員への感謝の言葉を述べることで、前向きな気持ちで改善に取り組めるように促しています。

4. 社内展開をスムーズにするための注意点

次は、「社内展開をスムーズにするための注意点」について解説します。

添付資料の準備と共有方法

監査結果報告メールで、結果の詳細や具体的なデータを示す際には、添付資料が不可欠です。

しかし、ただ資料を添付するだけでは、社内での理解が深まらない可能性があります。

ここでは、添付資料を効果的に活用し、スムーズな社内展開を実現するためのポイントを解説します。

資料添付のポイント

まず、添付する資料は、メール本文の内容を補足するものであるべきです。

例えば、監査で指摘された問題点や改善策を詳細に記述した報告書、関連するグラフや数値データなどが該当します。

次に、添付資料の形式を統一することも重要です。

PDF形式であれば、どの環境でも表示崩れを気にせずに閲覧できます。

また、ファイル名も分かりやすく設定しましょう。

「[部署名]監査報告書[日付]」のように、内容がすぐに把握できるファイル名にすることで、受け取った側もスムーズに内容を確認できます。

さらに、メール本文中には、どの資料に何が記載されているかを明記しましょう。

例えば、「詳細なデータは添付の『監査結果詳細.pdf』をご覧ください」といった一文を加えることで、読み手は必要な情報に効率的にアクセスできます。

資料の共有方法も考慮しましょう。

ファイルサイズが大きい場合は、メールに直接添付するのではなく、社内共有サーバーやクラウドストレージを利用するのがおすすめです。

その際、共有リンクをメールに記載し、アクセス権限を適切に設定することで、セキュリティ面も担保できます。

資料を共有する際には、パスワードを設定したり、アクセス期限を設けたりするなど、機密情報が漏洩しないように十分な注意が必要です。

5. 質疑応答への対応準備

監査結果報告メールを社内に展開する際には、必ず質疑応答が発生することを想定しておく必要があります。

報告内容に対する疑問や不明点を解消し、社内全体の理解を深めるためには、質疑応答への事前準備が不可欠です。

質疑応答の準備のポイント

まず、想定される質問を事前にリストアップし、回答を用意しておきましょう。

例えば、監査結果の背景や詳細なデータ、改善策の具体的な進め方などが質問として考えられます。

次に、質疑応答を担当する部署や担当者を明確にしておくことも重要です。

これにより、質問があった際に、誰が回答するのかが明確になり、迅速な対応が可能になります。

担当者は、監査結果を十分に理解している必要があります。

もし、担当者が複数になる場合は、事前に情報共有を行い、回答に一貫性を持たせることが大切です。

オンライン会議や説明会も有効

また、質疑応答の方法も検討しておきましょう。

メールでの質問受付だけでなく、必要に応じてオンライン会議や説明会を開催することも効果的です。

特に、複雑な内容や複数の部署に関わる場合は、対面での説明や議論がより効果的です。

質疑応答の際には、回答を記録し、後日、社内で共有することも検討しましょう。

これにより、質問内容と回答が社内に周知され、同様の疑問を持つ人が自分で解決できるようになります。

さらに、FAQを作成し、社内ポータルなどに掲載することで、問い合わせの削減にもつながります。

監査結果報告メールのまとめ

今回の記事では、監査結果報告メールの作成における重要なポイントを解説しました。

改めて、特に重要な点を3つに絞って振り返りましょう。

1. 監査結果の要点を明確に伝える
2. 改善策と担当部署を明示する
3. 社内への周知をスムーズに行う

これらのポイントを踏まえ、メールを作成することで、監査結果が組織全体で共有され、改善に向けた具体的な行動につながるはずです。

メール作成の際には、まず伝えたい内容を整理し、受け取る側の視点を意識することが大切です。

今回の記事を参考に、ぜひ、分かりやすく、そして行動を促すようなメール作成にチャレンジしてみてください。

きっと、より良い組織運営につながるはずです。