件名：【ご案内】[研修名]のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、[研修会社名]様主催の[研修名]を下記の通り開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
本研修は、[研修の目的]を目的としており、[対象者]の方々にご参加いただきたいと考えております。
研修を通じて、[研修で得られるスキルや知識]の習得が期待されます。研修内容：
- [研修内容1]
- [研修内容2]
- [研修内容3]
研修日程：
[開始日時]～[終了日時]研修場所：
[研修会場名]
[研修会場住所]
[最寄り駅からのアクセス方法]
[地図アプリへのリンク]研修費用：
[研修費用]円
内訳：
- 研修受講料：[研修受講料]円
- 教材費：[教材費]円
- その他：[その他費用]円
交通費は自己負担となりますのでご了承ください。
お申込み方法：
[参加申し込みの手順]
締め切り日：[締め切り日]ご参加をご希望される場合は、[締め切り日]までに[担当部署]までご連絡ください。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加をご検討ください。
詳細は、添付の資料をご確認ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
「社外研修の案内メールって、どう書けばいいんだろう？」
そんな風に悩んでいませんか？
初めて社外研修の案内メールを書く担当者の方も、いつもメール作成に時間がかかっている方も、ご安心ください。
この記事では、社外研修の案内メールをスムーズに、そして分かりやすく作成するための基本とコツを解説します。
この記事を読めば、必要な情報をきちんと伝え、参加者の方々にも喜んでもらえるような案内メールが書けるようになりますよ。
この記事では、まずメールの基本構成と注意点をお伝えし、次に具体的な書き方、テンプレート、送る際の注意点、そして今後の活用についてご紹介します。
さあ、一緒に魅力的な案内メールを作成しましょう。
1. 社外研修案内メール作成の基本構成と注意点
研修案内メールで伝えるべき必須項目
社外研修の案内メールは、参加者にとって研修内容を理解し、参加するかどうかを判断するための重要な情報源です。
そのため、以下の項目は必ず記載するようにしましょう。
- 研修の目的: なぜこの研修を行うのか、参加することでどのようなスキルや知識が得られるのかを明確に示します。
- 研修内容: 具体的な研修内容を記載します。研修のテーマやカリキュラム、扱うトピックなどを詳しく伝えましょう。
- 研修日程: 研修の開始日時、終了日時、休憩時間など、参加者がスケジュールを立てるために必要な情報を記載します。
- 研修場所: 研修が行われる場所の住所や地図、アクセス方法を記載します。オンライン研修の場合は、参加方法や必要な環境について説明しましょう。
- 研修費用: 研修費用や支払い方法、キャンセルポリシーについて記載します。
- 申し込み方法: 参加申し込みの手順、締め切り日、担当部署や連絡先を記載します。
- その他: 持ち物や注意事項、問い合わせ先などを記載します。
これらの情報を網羅的に記載することで、参加者は安心して研修に参加できます。
情報を不足させないように、しっかりと確認しましょう。
相手に失礼のない研修案内メールの書き出し方
メールの第一印象を決める書き出しは、特に丁寧さが求められます。
参加者への配慮を忘れずに、失礼のない書き出しを心がけましょう。
以下に、一般的な書き出しの例と注意点をご紹介します。
宛名
参加者の氏名や所属部署名を正確に記載します。
例：「[部署名] [役職] [氏名]様」
挨拶
丁寧な挨拶から始めます。
時候の挨拶を入れると、より丁寧な印象になります。
例：「いつも大変お世話になっております」
例：「[季節]の候、皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」
自己紹介
研修担当者の氏名と所属部署名を記載します。
例：「株式会社[会社名] [部署名]の[氏名]でございます」
本題に入る
研修案内であることを明確に伝えます。
例：「さて、この度、[研修名]を下記の通り開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます」
これらの要素を組み合わせ、丁寧で分かりやすい文章で書き出すことが重要です。
また、ビジネスメールでは、簡潔で分かりやすい表現を心がけることも大切です。
長すぎる文章や回りくどい表現は避け、相手にストレスを与えないように注意しましょう。
次の項目では、研修案内メールの具体的な書き方と文例について解説していきます。
2. 社外研修案内メールの具体的な書き方と文例
ここまで、研修案内メールで伝えるべき必須項目と、相手に失礼のない書き出し方について解説しました。
続いては、さらに具体的なメールの書き方と文例を見ていきましょう。
研修内容、日程、場所、費用といった、参加者にとって重要な情報を、どのように記載すれば分かりやすく、かつ誤解なく伝えられるか、具体的な例を交えながら解説します。
研修内容を明確に伝える方法
研修案内メールで最も重要な要素の一つが、研修内容を明確に伝えることです。
参加者が研修の目的や内容を理解することで、参加意欲を高め、研修の効果を最大限に引き出すことができます。
抽象的な表現は避け、具体的な研修内容を箇条書きなどを活用して分かりやすく記載しましょう。
研修で得られるスキルや知識、研修の対象者などを明記することも重要です。
例文1：研修内容を詳細に記載した例
件名：[研修名]のご案内
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、この度、[研修会社名]様主催の[研修名]を下記の通りご案内いたします。
本研修は、[研修の目的]を目的としており、[対象者]の方々にご参加いただきたいと考えております。
研修内容：
- [研修内容1]
- [研修内容2]
- [研修内容3]
上記研修を通じて、[研修で得られるスキルや知識]の習得が期待されます。
つきましては、ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加をご検討ください。
この例文では、研修の目的、対象者、具体的な研修内容を箇条書きで示し、参加者が研修内容を容易に理解できるように工夫しています。
また、研修を通じて得られるスキルや知識も明記することで、参加のメリットを伝えています。
研修日程と場所を正確に記載するコツ
研修の日程と場所は、参加者にとって非常に重要な情報です。
日時、場所、アクセス方法などを正確に記載し、参加者が迷うことなく研修に参加できるように配慮しましょう。
時間や場所の表記ミスは、参加者の混乱を招き、研修の運営にも支障をきたす可能性があります。
地図アプリへのリンクを添付したり、最寄りの駅からの道順を記載するなど、参加者目線での情報提供が求められます。
例文2：研修日程と場所を記載した例
件名：[研修名]のご案内
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、[研修名]について、下記の日程と場所で開催いたします。
日時：[開始日時]～[終了日時]
場所：[研修会場名]
[研修会場住所]アクセス：[最寄り駅からのアクセス方法]
[地図アプリへのリンク]詳細は、添付の資料をご確認ください。
ご参加をお待ちしております。
この例文では、研修の日時、場所、アクセス方法を詳細に記載しています。
特にアクセスに関しては、最寄り駅からの道順や地図アプリへのリンクを記載することで、参加者がスムーズに会場へ到着できるように配慮しています。
添付資料で詳細を確認できるようにしている点もポイントです。
研修費用の内訳を分かりやすく示す例
研修費用の内訳を明確に示すことも、参加者の理解と納得を得るために重要です。
研修費用、教材費、交通費など、費用に関する情報を細かく記載することで、参加者は予算を立てやすくなります。
特に、企業が研修費用を負担する場合、内訳が明確になっていることで、経理処理もスムーズに行えます。
例文3：研修費用の内訳を明確にした例
件名：[研修名]のご案内
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、[研修名]の費用について、下記のとおりご案内いたします。
研修費用：[研修費用]円
内訳：
- 研修受講料：[研修受講料]円
- 教材費：[教材費]円
- その他：[その他費用]円
交通費は自己負担となりますのでご了承ください。
詳細は添付資料をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
この例文では、研修費用の総額とともに、内訳を明確に示しています。
研修受講料、教材費、その他の費用をそれぞれ記載することで、参加者が費用の内訳を把握しやすくなっています。
また、交通費は自己負担となることを明記し、後々のトラブルを避けるようにしています。
3. 研修案内メールのテンプレートと調整ポイント
テンプレートを活用する際の注意点
研修案内メールを作成する際、テンプレートは非常に便利です。
しかし、テンプレートをそのまま使用するだけでは、相手に失礼になる可能性もあります。
ここでは、テンプレートを効果的に活用するための注意点について解説します。
まず、テンプレートはあくまでも「ひな形」であることを理解しましょう。
すべての状況に完全に当てはまる万能なテンプレートは存在しません。
そのため、テンプレートをベースにしつつ、研修の目的や参加者に合わせて文面を調整する必要があります。
例えば、研修の対象者が新入社員なのか、管理職なのかによって、言葉遣いや説明の仕方は変えるべきです。
新入社員向けであれば、より丁寧で分かりやすい表現を心がけ、管理職向けであれば、簡潔でビジネスライクな表現が適切でしょう。
また、テンプレートによっては、必要な情報が不足している場合があります。
研修内容、日程、場所、費用などの基本情報はもちろん、参加にあたっての注意事項や持ち物など、必要な情報を漏れなく記載するように心がけましょう。
さらに、テンプレートの文面が自社の社風や文化に合っているかも確認が必要です。
例えば、社内がフランクな雰囲気であるにも関わらず、テンプレートの文面が硬すぎると、参加者に違和感を与える可能性があります。
最後に、テンプレートを使い回す際は、過去の情報をそのままにしていないか注意が必要です。
研修の日程や場所、担当者などが変更になっている場合は、必ず最新の情報に更新しましょう。
ビジネスメール研修における具体的な調整例
ビジネスメール研修の案内メールは、他の研修案内メールとは異なる、特有の調整ポイントがあります。
ここでは、ビジネスメール研修を例に、具体的な調整例を解説します。
まず、研修の目的を明確に伝えることが重要です。
ビジネスメール研修は、単にメールの書き方を学ぶだけでなく、コミュニケーション能力向上や業務効率化といった目的があります。
これらの目的を具体的に示すことで、参加者の研修へのモチベーションを高めることができます。
例文 ビジネスメール研修の目的を明示
件名：【ご案内】ビジネスメール研修のご案内
[参加者名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。[会社名]の[部署名]です。
さて、この度、社員の皆様のビジネススキル向上を目的としたビジネスメール研修を企画いたしました。
本研修では、ビジネスシーンで必須となるメールの基本構成やマナー、効果的なコミュニケーション方法を習得できます。
詳細は下記をご確認ください。
[研修詳細]
何卒、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
[署名]
上記のように、研修の目的を明確にすることで、参加者は研修の必要性を理解しやすくなります。
次に、研修内容が具体的にどのようなスキル習得につながるのかを説明しましょう。
例えば、「件名や宛名の書き方」「適切な言葉遣い」「返信の仕方」など、研修で学ぶ内容を具体的に示すことで、参加者の期待値を高めることができます。
例文 研修内容の具体例を提示
件名：【ご案内】ビジネスメール研修のご案内
[参加者名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。[会社名]の[部署名]です。
さて、この度、社員の皆様のビジネススキル向上を目的としたビジネスメール研修を企画いたしました。
本研修では、以下の内容を習得できます。
- 件名、宛名の書き方
- 適切な言葉遣い
- 返信のマナー
- 読みやすい文章構成
詳細は下記をご確認ください。
[研修詳細]
何卒、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
[署名]
このように、具体的な研修内容を伝えることで、参加者は研修のイメージを掴みやすくなります。
さらに、ビジネスメール研修の場合、参加者自身がメールを作成する機会を設けることが効果的です。
研修案内メールにも、その旨を記載することで、参加者の研修への主体的な参加を促すことができます。
例文 研修でのメール作成について言及
件名：【ご案内】ビジネスメール研修のご案内
[参加者名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。[会社名]の[部署名]です。
さて、この度、社員の皆様のビジネススキル向上を目的としたビジネスメール研修を企画いたしました。
本研修では、メールの基本を学ぶだけでなく、実際にメールを作成する演習も行います。
詳細は下記をご確認ください。
[研修詳細]
何卒、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
[署名]
このように、研修内容に触れることで、参加者はより研修に関心を持つようになります。
ビジネスメール研修の案内メールでは、研修内容に応じて、上記のように様々な調整が可能です。
参加者の立場に立って、最適な案内メールを作成するように心がけましょう。
4. 社外研修案内の通知メールを送る際の注意点
研修案内メールを送る際には、参加者への配慮と、その後のスムーズな運営が重要です。
ここでは、参加者の出欠確認と研修後のフォローアップについて、具体的な注意点を見ていきましょう。
参加者の出欠確認をスムーズに行う方法
研修案内メールを送った後、参加者の出欠確認を迅速に行うことは、研修準備を進める上で非常に大切です。
出欠確認をスムーズに行うためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
出欠確認の期限を明記する
メール本文には、出欠の回答期限を必ず明記しましょう。
「[日付]までにご回答ください」と具体的に示すことで、参加者はいつまでに返信すれば良いのかが明確になります。
期限を設けることで、回答の遅れを防ぎ、計画的な研修準備を進めることができます。
回答方法を明確にする
出欠の回答方法も明確に指示しましょう。
メールへの返信、専用フォームへの入力、社内システムでの回答など、複数の方法がある場合は、どの方法で回答してほしいかを具体的に伝えましょう。
回答方法を統一することで、集計作業がスムーズになります。
出欠確認メールの例文
出欠確認を促すメールの例文を以下に示します。
出欠確認依頼メール
件名：【ご回答のお願い】[研修名]出欠確認について
[部署名] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。[会社名]の[氏名]です。
先日ご案内いたしました[研修名]につきまして、参加のご意向を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、[日付]までに、本メールにご返信いただくか、下記のURLよりご回答をお願いいたします。
[回答フォームのURL]ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
[署名]
回答期限を過ぎた場合の対応
回答期限を過ぎても返信がない場合は、個別に連絡をとり、出欠を確認しましょう。
電話やチャットツールなどを活用し、迅速な確認を心掛けてください。
必要に応じて、再度回答期限を設け、回答を促しましょう。
研修後のフォローアップについて
研修は実施して終わりではありません。
研修効果を高め、今後の業務に繋げるためには、研修後のフォローアップが不可欠です。
フォローアップを適切に行うことで、参加者の学びを深め、組織全体の成長を促進することができます。
研修後のアンケート実施
研修後には、参加者に対してアンケートを実施しましょう。
研修内容、講師、運営方法などについて、率直な意見や感想を収集します。
アンケート結果は、今後の研修内容の改善や、より質の高い研修を提供するための重要な資料となります。
アンケート実施のポイント
アンケートを実施する際には、回答しやすい形式を心掛けましょう。
選択式と記述式を組み合わせることで、参加者の負担を軽減しつつ、具体的な意見を収集することができます。
また、回答期限を設定し、回収率を高める工夫も重要です。
研修報告書の作成
研修内容や結果をまとめた報告書を作成することも、重要なフォローアップの一つです。
研修の目的、実施内容、参加者の反応、今後の課題などをまとめ、関係者間で共有します。
報告書は、研修の成果を可視化し、今後の研修計画に役立てることができます。
研修後のフォローアップメール例文
研修後のフォローアップメールの例文を以下に示します。
研修後アンケート依頼メール
件名：【ご協力のお願い】[研修名]アンケートご協力のお願い
[部署名] [氏名]様
先日は[研修名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。[会社名]の[氏名]です。
この度の研修について、今後の研修内容の改善のため、皆様からのご意見・ご感想を賜りたく、アンケートへのご協力をお願い申し上げます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、[日付]までに、下記のURLよりご回答をお願いいたします。
[アンケートフォームのURL]今後とも、より良い研修を提供できるよう努めてまいりますので、よろしくお願いいたします。
[署名]
個別フォローアップの実施
研修内容によっては、参加者への個別フォローアップも効果的です。
研修で学んだ内容の理解度を確認したり、業務での実践状況をヒアリングしたりすることで、より具体的なサポートを提供できます。
これらの注意点を踏まえ、研修案内の通知メールを送る際には、参加者の立場に立った丁寧な対応を心掛けましょう。
まとめ 研修案内メール作成のポイントと今後の活用
さて、ここまで社外研修の案内メールについて、様々な角度から見てきました。
最後に、ここまでの内容を振り返り、今後のメール作成に役立つポイントをまとめましょう。
- 研修内容、日程、場所、費用を明確に記載する
- 参加者の出欠確認をスムーズに行う
- 研修後のフォローアップを忘れずに行う
これらのポイントを意識することで、研修案内メールはより分かりやすく、参加者にとって有益なものになるでしょう。
今後は、今回ご紹介したポイントを参考に、ぜひ自社の研修内容に合わせてメールをカスタマイズしてみてください。
テンプレートをそのまま使うだけでなく、自社の状況や研修の目的に合わせて調整することで、より効果的なコミュニケーションが実現できます。
研修案内メールは、単なる事務連絡ではなく、参加者のモチベーションを高め、研修への期待感を醸成する重要なツールです。
今回の内容を参考に、より良い研修と、それに繋がる効果的なコミュニケーションを実現してください。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
