AIメール作成が変わる！深津式プロンプトでビジネス文書を劇的に効率化する方法

毎日の業務で、たくさんのメール作成に追われていませんか？

特に、お客様への丁寧な返信や、上司への報告メールなど、言葉遣いや内容を考えるのにすごく時間がかかってしまいますよね。

実は私も、メールを書くのに何十分もかけてしまい、他の仕事が進まないと悩んでいた時期がありました。

しかし、AIへの指示の出し方を少し工夫するだけで、この悩みは驚くほど軽くなります。

今回は、AIの力を最大限に引き出すと言われている「深津式プロンプト」というテクニックを使って、日々のビジネスメール作成を劇的に効率化する、具体的な方法をご紹介します。

そもそも深津式プロンプトって何？

「深津式プロンプト」という言葉は、なんだか専門的で難しそうに聞こえるかもしれませんが、心配いりません。

実はとってもシンプルで、誰でもすぐに使える強力なテクニックです。

AIの能力を最大限に引き出す魔法のレシピ

AI、特に文章を作ってくれるAIは、まるで優秀なアシスタントのように感じられます。

しかし、的外れな答えが返ってきてしまい、結局手直しに時間がかかったり、ゼロから文章を書き直さなければならなかったり…そんな経験はありませんか？

AIは、私たちが何を求めているのかを正確に理解して初めて、その真価を発揮してくれます。

深津式プロンプトは、そんなAIに「こうしてほしい」という私たちの意図を、的確に伝えるための「魔法のレシピ」や「指示の型」のようなものです。

このレシピ通りに指示を出すだけで、AIの性能がぐんと引き出され、驚くほど質の高い文章を作ってくれるようになります。

なぜ今、ビジネスシーンで深津式プロンプトが注目されているのか

今の日本は、多くの企業で人手不足が課題になっていますよね。

働き方改革で残業を減らそうという動きもありますが、仕事の量はなかなか減らないのが現実ではないでしょうか。

そんな中で、どうやって業務を効率化するかが、とても重要になっています。

深津式プロンプトが注目されているのは、まさにこの課題を解決する力があるからです。

この方法を使えば、メール作成のような日常的な業務をAIに任せることができ、今までメール作成にかけていた時間は、もっと創造的で大切な仕事に使えるようになります。

また、この「指示の型」さえ覚えれば、誰でも一定レベル以上の質の高い文章を作れるようになるでしょう。

つまり、文章作成が得意な特定の人に仕事が偏ってしまう「業務の属人化」を防ぐことにもつながるのです。

難しそう？いいえ、基本はとてもシンプルです

「魔法のレシピ」と聞くと、なんだか覚えるのが大変そうと感じるかもしれません。

しかし、深津式プロンプトの基本構造は、驚くほどシンプルです。

基本は、AIに「役割」を与えて、「ルール」に従って「目的」を達成してもらう、という考え方です。

例えば、「あなたはプロの編集者です。以下の制約条件と文章を元に、最高の見出しを考えてください」といった形ですね。

たったこれだけの工夫で、AIが返してくる答えの質が、まるで別物のように変わることに、きっと驚くはずです。

深津式プロンプトをメール作成に応用する基本ステップ

それでは、実際に深津式プロンプトをビジネスメール作成にどうやって使っていくのか、具体的なステップを見ていきましょう。

この3つのステップを意識するだけで、あなたが作るメールの質とスピードは格段にアップしますよ。

ステップ1: AIに役割を与える - あなたは誰？

まず一番大切なのが、AIに「役割」を与えることです。

これは「あなたには、こんな専門家になりきって仕事をしてほしい」とお願いするイメージですね。

例えば、ただ単に「お礼のメールを書いて」とお願いするのではなく、「あなたは、どんな相手にも好印象を与えることができる、経験豊富なビジネスアシスタントです」という一文を最初に加えます。

他にも、

• 「あなたは、お客様の心に寄り添う丁寧な対応で評判の、カスタマーサポート担当者です」
• 「あなたは、難しい交渉もまとめることができる、凄腕の営業マネージャーです」

といった役割設定が考えられます。

こうして役割を与えることで、AIはそのキャラクターに合った言葉遣いやトーン、表現を選んでくれるようになります。

メールの目的に合わせてAIの役割を変えるだけで、文章の雰囲気がガラッと変わるので、ぜひ試してみてください。

ステップ2: 指示を具体的にする - 何をしてほしい？

次に、AIに「何をしてほしいのか」を、できるだけ具体的に伝えます。

役割を与えたら、次は具体的な命令です。

• 「先日の打ち合わせのお礼メールを作成してください」
• 「以下の要点を元に、A社への提案書の送付メールを作成してください」

といった形ですね。

ここで重要なのは、メールに含めてほしい「要点」を箇条書きなどで明確に伝えることです。

曖昧な指示ではなく、誰が、誰に、いつ、何を、なぜ、どうする、といった情報をしっかり盛り込むことで、AIはより的確な内容のメールを作成してくれます。

ステップ3: 制約条件で質を高める - ルールを決める

最後のステップは、「制約条件」、つまり文章を作成する上での「ルール」を決めてあげることです。

この一手間が、メールの質をさらに高めるための重要なポイントになります。

例えば、以下のようなルールを設定することができます。

• 「必ず丁寧な敬語を使用してください」
• 「結論から先に書く構成にしてください」
• 「専門用語は使わず、誰にでもわかる平易な言葉で説明してください」
• 「全体の文字数は500文字以内に収めてください」
• 「相手への気遣いが伝わるような一文を加えてください」

こうしたルールを設けることで、AIが作成する文章のブレがなくなり、私たちが本当に欲しいと思っている形式や内容のメールが、一発で出来上がる可能性が高まります。

実践！シーン別・深津式プロンプトのメール作成術

基本のステップがわかったところで、次は具体的なビジネスシーンを想定して、実際にどのようにプロンプトを使えばいいのかを見ていきましょう。

今日からすぐに使えるプロンプト例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

ケース1: 取引先へのお礼メール

打ち合わせや会食の後など、取引先へのお礼メールは迅速かつ丁寧に送りたいものですよね。

そんな時に使えるプロンプトがこちらです。

プロンプト例

あなたは、相手に感謝の気持ちと誠実さが伝わる文章を書くのが得意な、ベテランの秘書です。

以下の制約条件と入力文に従って、最高のビジネスメールを作成してください。

# 制約条件

・丁寧で誠実な言葉遣いを徹底する。
・相手への感謝の気持ちが伝わるようにする。
・打ち合わせで話した内容に具体的に触れ、今後の進展への期待感を示す。
・件名は「【株式会社〇〇】先日の打ち合わせの御礼（株式会社△△ 佐藤）」とする。

# 入力文

・相手: 株式会社△△ 鈴木様
・自分: 株式会社〇〇 佐藤
・内容: 昨日、新プロジェクトに関する打ち合わせをしていただいたお礼。鈴木様からいただいたアドバイスが非常に参考になったこと。次回、具体的な提案を持って再度伺いたいこと。

このプロンプトを使うと、ただのお礼だけでなく、次のアクションにつながるような、心のこもったメールが作成できます。

ケース2: 難航しているプロジェクトの進捗報告と相談メール

少し伝えにくい内容や、相手に配慮が必要なメールもお任せです。

日本のビジネス文化では、相手の立場を尊重した婉曲的な表現が求められることも多いですよね。

そんな時も、AIは頼りになります。

プロンプト例

あなたは、困難な状況でも相手との良好な関係を保ちながら、問題を解決に導くことができる、経験豊富なプロジェクトマネージャーです。

以下の制約条件と入力文に従って、最高のビジネスメールを作成してください。

# 制約条件

・まずは、相手への感謝と労いの言葉から始める。
・厳しい状況であることを伝えつつも、悲観的な印象を与えないポジティブな表現を心がける。
・課題点を明確に述べ、それに対する相談事項を具体的に提示する。
・相手を責めるようなニュアンスは一切含めず、協力して乗り越えたいという姿勢を示す。

# 入力文

・相手: 協力会社B社の田中様
・状況: 共同で進めているCプロジェクトで、一部機能の開発に遅れが生じている。
・伝えたいこと: 現状の進捗報告と、遅延の理由。今後のスケジュール回復に向けて、B社に人員の追加投入を検討してもらえないか相談したい。

こういったプロンプトなら、デリケートな内容でも、相手の感情に配慮した丁寧な相談メールを作成することが可能です。

ケース3: 顧客からのクレームに対する謝罪メール

クレーム対応のメールは、特に神経を使いますよね。

誠意を伝えつつ、今後の信頼を損なわないように対応しなければなりません。

こんな時こそ、AIの客観性が役立ちます。

プロンプト例

あなたは、どんなお客様の怒りも鎮め、最終的にはファンにしてしまうほどの共感力と対応力を持つ、伝説のカスタマーサポート責任者です。

以下の制約条件と入力文に従って、最高のビジネスメールを作成してください。

# 制約条件

・何よりもまず、真摯な謝罪の言葉を述べる。
・お客様の不快な気持ちに深く共感していることを示す。
・事実関係を明確にし、問題の原因を説明する。
・再発防止のための具体的な対策を提示し、安心感を与える。
・誠意が伝わる、丁寧で謙虚な言葉遣いを徹底する。

# 入力文

・相手: 先日商品Dをご購入いただいた山田様
・クレーム内容: 商品に初期不良があり、正常に動作しない。
・対応: 深くお詫びし、すぐに良品と交換する手続きを案内する。ご迷惑をおかけしたお詫びとして、次回使えるクーポンを同封することも伝える。

感情的にならず、冷静かつ誠実な対応が求められる場面で、このプロンプトはあなたの心強い味方になってくれるはずです。

ケース4: 外国の取引先への英文メール作成

グローバルにビジネスを展開していると、英語でのメール作成も必要になりますよね。

「この表現で失礼にならないかな…」「もっと自然な言い回しはないかな…」と悩むことも多いのではないでしょうか。

深津式プロンプトは、言語の壁を越える手助けもしてくれます。

プロンプト例

あなたは、アメリカのビジネス慣習に精通し、ネイティブレベルのビジネス英語を操る、国際ビジネスコンサルタントです。

以下の制約条件と日本語の入力文を元に、自然でプロフェッショナルな英文ビジネスメールを作成してください。

# 制約条件

・丁寧かつ、簡潔で分かりやすい表現を心がける。
・アメリカのビジネスメールのマナーに沿った形式にする。
・結論を先に述べる構成にする。

# 入力文

・目的: 来週のオンライン会議の日程調整。
・候補日時: 日本時間で6月10日(月)の午前10時、または6月12日(水)の午後3時を提案したい。
・質問: どちらかの時間で都合がつくか、相手に尋ねる。もし都合が悪ければ、相手の希望日時をいくつか教えてほしいと伝える。

このように日本語で要点を伝えるだけで、AIが自然で適切な英文メールを作成してくれます。

翻訳ツールを使うよりも、ずっと文脈に合った、ビジネスにふさわしいメールが手に入りますよ。

もっと便利に！メール作成を劇的に変える新しい方法

深津式プロンプトを活用すれば、AIが非常に頼れるメール作成アシスタントになることは間違いありません。

しかし、毎回同じような指示文を手入力するのは、少し手間に感じることもありますよね。

特に、お礼や日程調整、資料送付といった定型的なやり取りが多い場合は、なおさらです。

もし、よく使うプロンプトをテンプレートのように保存しておけたらどうでしょうか。

必要なときに呼び出して、相手の名前や打ち合わせの内容だけを少し変えるだけで、すぐに完成度の高いメールが作れるかもしれません。

そんな仕組みがあれば、日々の業務がもっとスムーズになりますよね。

AIがサポートするメールライティングの未来

こうしたニーズに応えてくれるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、まさにこれまでお話ししてきた深津式プロンプトの考え方を、もっと誰もが直感的で手軽に使えるように設計されているWebサービスです。

難しいプロンプトを毎回考えなくても、簡単な要点や指示を伝えるだけで、AIが文脈を読み取って質の高いビジネスメールを作成してくれます。

相手からのメールに返信する時も、そのメール本文を貼り付けて「承知した旨を丁寧に伝えてください」と指示するだけで、AIが内容を理解し、適切な返信文を考えてくれるので、非常に便利です。

そして、先ほどお話しした「テンプレート機能」も備わっています。

あなたがよく使う指示、つまりあなただけの「最高のプロンプト」を保存しておくことができるので、同じようなメール作成業務は、驚くほど短時間で完了します。

『代筆さん』は、日々のメール対応という、時間のかかる作業からあなたを解放し、もっと価値のある仕事に集中できる環境作りをサポートしてくれる存在です。

まとめ: AIを賢く使って、あなたの時間を生み出そう

ビジネスメールにかかる時間を少しでも減らしたいと感じている方にとって、深津式プロンプトは一つの有力な手段になり得ます。

その特徴は、AIに「役割」「指示」「制約条件」を明確に伝えるという、シンプルで実践しやすい構成にあります。

メール作成にかかる時間を大幅に短縮できれば、その分、新しい企画を考えたり、お客様との対話の時間を増やしたりと、より創造的で本質的な業務に集中できるようになるはずです。

ぜひ今日から、AIとの付き合い方を見直して、あなたの貴重な時間を生み出してみてください。

そして、もし「プロンプトを毎回考えるのは少し大変そう…」「もっと手軽にこの効果を実感したい」と感じたら、AIメール作成支援ツール『代筆さん』を試してみるのも良い方法です。

きっと、あなたのビジネスコミュニケーションが、よりスムーズで快適なものに変わるはずですよ。

あなたの時間が、より価値ある活動へと広がっていくことを願っています。