深津式プロンプトでメール作成を劇的効率化する完全ガイド

毎日のメール作成、本当に時間がかかりますよね。

丁寧な言葉を選んで、要件を漏れなく伝えて、失礼がないように何度も見直して…気づけばあっという間に時間が過ぎている。

実は私も、そんなメールによる時間泥棒にずっと悩まされていた一人なんです。

特にリモートワークが普及してからは、コミュニケーションのほとんどがテキストになり、メールやチャットの重要性が増すばかり。

しかし、ある方法を知ってから、私のメール作成は劇的に楽になりました。

今回は、AIへの指示出しのコツ「深津式プロンプト」を使って、あなたのメール作成業務を驚くほど効率化する具体的な方法を、余すところなくご紹介します。

そもそも深津式プロンプトって何？

「深津式プロンプト」と聞くと、「なんだか難しそう…」「プログラミングみたいな専門知識が必要なの？」と感じるかもしれませんが、心配いりません。

これは、AIともっと上手に会話するための、いわば「魔法のテンプレート」のようなものです。

AIへの指示が劇的に変わる魔法のテンプレート

あなたは、誰かに仕事をお願いする時、どんな風に伝えますか？

「これ、よろしく」とだけ言うよりも、「この資料を、〇〇さん宛に、今日の15時までに、こういう内容でまとめて提出してください」と具体的に伝えた方が、相手は動きやすいですよね。

AIも同じです。

深津式プロンプトは、AIに対して「誰として」「何をしてほしいのか」「どんなルールで」「どんな情報を基に」といったことを、体系立てて伝えるための「型」です。

この「型」を使うことで、AIはこちらの意図を驚くほど正確に汲み取ってくれるようになります。

なぜ「深津式」が注目されるのか？

このテンプレートを考案されたのが、note株式会社CXOの深津貴之さんであることから、「深津式」と呼ばれています。

なぜこれほど注目されているかというと、その汎用性の高さと、誰でも真似できるシンプルさにあります。

特別なツールや難しい知識は一切不要です。

普段使っている言葉で、決められた構造に沿って指示を組み立てるだけで、AIの性能を最大限に引き出すことができるのです。

難しく考えないで！基本の構成要素を理解しよう

では、具体的にどんな構成になっているのか見ていきましょう。

難しく考える必要はありません。

いつもの「お願いごと」を、いくつかのパーツに分解するだけです。

あなたの役割を定義する「命令書」

まずAIに「あなたは〇〇です」と役割を与えます。

例えば、「あなたは優秀なビジネスアシスタントです」「あなたはベテランの広報担当者です」のように、キャラクターを設定してあげるイメージです。

これにより、AIはその役割にふさわしい口調や視点で回答を生成してくれるようになります。

守ってほしいルールを決める「制約条件」

次に、アウトプットに関するルールを決めます。

「丁寧な言葉遣いで」「結論から先に述べること」「文字数は500字以内で」といった具体的な条件を指定します。

この制約条件が細かいほど、あなたが望む形に近いアウトプットが得られますよ。

AIに与える情報「入力文」

ここでは、AIが作業するために必要な情報を与えます。

メール作成なら、伝えたい要点やキーワード、相手の情報などを箇条書きで示すと分かりやすいですね。

「このキーワードを必ず含めてください」「以下の情報を基に作成してください」といった形です。

何をしてほしいかを明確にする「出力文」

最後に、AIに何を出力してほしいのかを明確に指示します。

「以上の条件に基づき、ビジネスメールを作成してください」のように、最終的なゴールを示してあげることで、AIは迷うことなく作業を完了できます。

この4つのステップを意識するだけで、AIとのコミュニケーションは劇的に変わるはずです。

深津式プロンプトでメール作成がこんなに楽になる！

さて、基本がわかったところで、いよいよ本題のメール作成に応用していきましょう。

日々の業務で発生する様々なメールシーンで、深津式プロンプトがどれほど強力な味方になるか、きっと驚くはずです。

日本のビジネス文化では、特に言葉遣いの丁寧さが求められますよね。

間違った敬語を使っていないか、相手に失礼な印象を与えていないか、不安になることも多いのではないでしょうか。

そんな繊細なニュアンスも、AIにしっかり指示することで解決できます。

依頼メールももう怖くない！具体的な書き方ステップ

取引先や上司にお願いごとをするメールは、特に気を使いますよね。

例えば、取引先に打ち合わせの日程調整を依頼するメールを考えてみましょう。

私も以前は、件名から悩み始め、時候の挨拶を調べて、本題の切り出し方に迷い…と、30分以上かかってしまうこともありました。

しかし、深津式プロンプトを使えば、こうなります。

# 命令書
あなたは、取引先に対して常に誠実かつ丁寧な対応を心がける、優秀な営業担当者です。

# 制約条件
・件名は「【株式会社〇〇】新商品プロモーションに関するお打ち合わせ日程のご相談」とすること。
・ビジネスマナーに則った、丁寧で分かりやすい文章を作成してください。
・相手が日程を選びやすいように、候補日時を箇条書きで3つ提示してください。
・こちらの都合ばかりでなく、相手の都合を伺う姿勢を見せること。
・返信をお願いする形で締めくくってください。

# 入力文
・宛先: 株式会社△△ 営業部 部長 鈴木様
・自社名: 株式会社〇〇
・担当者名: 田中
・打ち合わせの目的: 新商品「スマートウォッチX」の共同プロモーションについて、具体的なご相談をさせていただきたく存じます。
・提示したい候補日時:
  - 6月20日(木) 13:00〜14:00
  - 6月21日(金) 15:00〜16:00
  - 6月24日(月) 10:00〜11:00

# 出力文
以上の入力文と制約条件に基づき、鈴木様へのメール本文を作成してください。

どうでしょうか。

これだけの指示で、AIは完璧なビジネスメールの下書きを数秒で作成してくれます。

あなたがやることは、内容を最終確認して、自分の言葉で少し調整するだけ。

メール作成にかけていた時間が、一気に短縮されるのがイメージできるのではないでしょうか。

複雑な謝罪メールもAIに下書きを任せるコツ

ビジネスで避けては通れないのが、ミスやトラブルに対する謝罪です。

謝罪メールは、一歩間違えると火に油を注ぐことになりかねない、非常にデリケートなもの。

誠意を伝えつつ、事実関係と今後の対策を正確に伝える必要があります。

こんな時こそ、AIの出番です。

感情的にならず、冷静に状況を整理するためのプロンプトを組んでみましょう。

# 命令書
あなたは、顧客対応の経験が豊富な、誠実なカスタマーサポートの責任者です。いかなる状況でも冷静さを失わず、顧客の心情に寄り添った対応ができます。

# 制約条件
・件名には「【重要】〇〇に関するお詫びとご報告」と記載してください。
・まず、ご迷惑をおかけしたことに対して、誠心誠意の謝罪を表明してください。
・次に、発生した事象と原因について、客観的な事実を簡潔に説明してください。
・今後の具体的な再発防止策を提示し、安心していただけるように努めてください。
・決して言い訳がましい表現は使わないでください。
・文末は、改めての謝罪の言葉で締めくくってください。

# 入力文
・発生事象: 6月15日に発送した商品Aに、部品Bが欠品していた。
・原因: 梱包時の検品担当者の確認漏れ。
・対策: 本日、欠品していた部品Bを至急発送した。今後は検品プロセスを二重チェック体制に変更する。

# 出力文
以上の情報を基に、お客様への謝罪メールの文案を作成してください。

AIは感情を持ちませんが、プロンプトで指示すれば「共感する」文章や「誠意を示す」文章のパターンを生成するのは非常に得意です。

冷静なAIが作成した下書きをベースにすることで、あなたは感情的なパニックから一歩引いて、本当に伝えるべきことに集中できるのです。

外国語のメールだってお任せ！翻訳と作成を同時に

グローバル化が進む中で、海外の取引先と英語でメールをやり取りする機会も増えましたよね。

「言いたいことはあるのに、適切な英語表現がわからない…」

そんな悩みも、深津式プロンプトが解決してくれます。

# 命令書
あなたは、ビジネス英語に堪能なグローバルビジネスの担当者です。日本のビジネス文化と海外のビジネス文化の両方を理解しており、自然で丁寧なコミュニケーションができます。

# 制約条件
・以下の日本語の要点を、丁寧なビジネス英語のメールに翻訳し、作成してください。
・相手への敬意を示し、フレンドリーかつプロフェッショナルなトーンで記述してください。
・結論を先に伝える構成にしてください。

# 入力文
・件名: 見積もりの送付依頼
・本文の要点:
  - 先日の会議はありがとうございました。
  - 検討した結果、貴社の製品Xを100個購入したいと考えています。
  - つきましては、正式な見積書を送っていただけますでしょうか。
  - ご返信をお待ちしております。

# 出力文
上記の入力文を、英語のビジネスメールとして作成してください。

驚くべきことに、AIは単に日本語を直訳するのではなく、英語のビジネスメールとして自然な構成や表現を選んで作成してくれます。

翻訳ツールとメール作成を別々に行う手間が省け、業務効率が格段にアップします。

もっと深津式プロンプトを使いこなすための応用テクニック

基本の使い方に慣れてきたら、もう少しステップアップしてみましょう。

AIを自分好みに「育てる」ことで、さらにパーソナライズされた、強力なアシスタントになってくれます。

日々の業務がもっとスムーズになる、いくつかの応用テクニックをご紹介します。

あなたの「いつもの言い回し」をAIに学習させる方法

メールには、人それぞれ「クセ」や「好みの表現」がありますよね。

例えば、「お世話になっております。」の後に必ず「株式会社〇〇の田中です。」と名乗るスタイルや、文末に「引き続きよろしくお願いいたします。」ではなく「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」という固めの表現を使いたい、など。

こうしたあなたのスタイルを、制約条件に具体的に書き加えてみましょう。

「#制約条件」の中に、

・メールの書き出しは必ず『いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。』で始めてください。 ・結びの言葉は『今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。』を使用してください。

といったルールを追加するだけです。

これを繰り返すことで、AIはあなたの文体を学習し、どんどんあなたらしい文章を生成してくれるようになります。

シチュエーション別のテンプレートを作って保存しておこう

ビジネスシーンにおいて、毎日様々な種類のメールを書きますよね。

• アポイントの依頼メール
• 会議後の議事録送付メール
• 請求書送付の案内メール
• 問い合わせへの返信メール

これらのシチュエーションごとに、先ほど紹介したような深津式プロンプトの「型」を作成し、テキストファイルなどに保存しておくことを強くおすすめします。

例えば、「依頼メール用プロンプト」「謝罪メール用プロンプト」のように名前を付けて保存しておけば、次回同じようなメールを作成する際には、そのテンプレートをコピー＆ペーストして、「#入力文」の部分だけを書き換えるだけで済みます。

毎回ゼロからプロンプトを考える手間が省け、驚くほどスピーディーにメール作成が完了しますよ。

AIの回答がイマイチな時の改善ポイント

時には、AIが生成した文章が、あなたの意図と少しずれていることもあるかもしれません。

そんな時は、がっかりせずにAIとの対話を楽しんでみましょう。

改善のポイントは「指示をより具体的にすること」です。

例えば、「もっとフレンドリーな口調で」とお願いする代わりに、「絵文字を少し使って、友人へのメッセージのような親しみやすいトーンで書き直してください」と指示してみる。

「もっと説得力のある文章に」とお願いする代わりに、「具体的なデータを3つ引用して、この提案のメリットを強調してください」と指示してみる。

このように、修正してほしい点を具体的にフィードバックすることで、AIはあなたの好みを学習し、次の回答の精度を高めてくれます。

AIでメール作成を効率化する際の注意点

ここまでAIの素晴らしい点ばかりをお話ししてきましたが、AIは決して万能の魔法ではありません。

便利なツールを安全に、そして賢く使いこなすために、いくつか心に留めておいてほしい注意点があります。

これも、AIと上手に付き合っていくための大切なポイントです。

最終チェックは必ず自分の目で

AIが生成した文章は、あくまで「下書き」です。

どんなに精度が高くても、必ず最後にあなた自身の目で全体をチェックする習慣をつけましょう。

特に、固有名詞（会社名、人名、商品名）や数字（日付、金額、数量）に間違いがないかは、念入りに確認する必要があります。

また、AIには文脈の全てが伝わっているわけではありません。

業界特有の言い回しや、その相手との間だけで通じるニュアンスなど、人間にしかわからない部分もあります。

AIが作った骨格に、あなたの心遣いという肉付けをすることで、初めて完璧なメールが完成します。

機密情報の取り扱いには細心の注意を

これは非常に重要なポイントです。

あなたがAIに入力した情報は、AIモデルの学習データとして利用される可能性があります。

そのため、会社の内部情報、顧客の個人情報、まだ公開されていない新製品の情報など、機密性の高い情報をプロンプトに直接書き込むのは絶対に避けてください。

機密情報については、「製品A」「顧客B」のように匿名化したり、抽象的な表現に置き換えたりする工夫が必要です。

便利さの裏側にあるリスクを正しく理解し、情報漏洩に繋がることがないよう、細心の注意を払いましょう。

AIはあくまでアシスタントという心構え

AIは、あなたの仕事を奪うものではなく、あなたの能力を拡張してくれる「優秀なアシスタント」です。

面倒で時間のかかる定型的な作業をAIに任せることで、あなたはもっと創造的で、人間的な判断が求められる重要な業務に集中できるようになります。

例えば、メール作成の時間を短縮できた分、新しい企画を考えたり、お客様との対話の時間を増やしたりできるかもしれません。

AIを「使う」のではなく「使いこなす」という意識を持つことが大切です。

メール作成の手間を根本から解決する新しい方法

ここまで、深津式プロンプトを使ってメール作成を効率化する方法について、詳しくお話ししてきました。

この方法を実践するだけでも、あなたの業務はかなり楽になるはずです。

でも実は、もう一歩先の世界があるんです。

毎回プロンプトを考えるのは少し大変…

深津式プロンプトは非常に強力ですが、毎回あの型に沿って指示を作成するのは、少しだけ手間に感じることはありませんか？

特に、時間に追われていたり、疲れていたりする時には、「もっとシンプルに、スピーディーにお願いできたらいいのに…」と、頭を抱えてしまうかもしれません。

せっかくテンプレートを作って保存しても、それを探してコピーし、貼り付けて…という一連の作業が、繰り返すうちに意外と多くの時間を取ってしまうこともあるでしょう。

指示を保存してワンクリックでメール作成

もし、あなたが作った「依頼メール用プロンプト」や「謝罪メール用プロンプト」を、ボタン一つで呼び出せるとしたらどうでしょう？

さらに、相手からのメールを貼り付けるだけで、文脈を読み取って適切な返信案を自動で考えてくれるとしたら？

そんな希望を手軽に実現してくれるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

AIがサポートする新しいメール作成体験

『代筆さん』は、まさにこれまでお話ししてきたようなAIによるメール作成サポートを、もっと直感的で、もっと簡単にしてくれるWebサービスです。

難しいプロンプトの「型」を意識する必要はありません。

あなたが伝えたい要点を日本語で入力するだけで、AIが文脈を理解し、自然で丁寧なビジネスメールを作成してくれます。

よく使う指示はテンプレートとして保存しておけるので、同じようなメールなら、本当に数クリックで作成が完了します。

海外の相手とのやり取りも、日本語で指示を出すだけで、相手の言語に合わせたメールを自動で生成してくれるんです。

深津式プロンプトの便利さを、もっと手軽に、誰もが享受できるように設計されています。

実際に使ってみると、日々のメール業務がいかにスムーズになるか、きっと驚くはずです。

『代筆さん』には無料プランがあるので、まずは気軽に試してみてください。

より自分に最適化された文章生成を求める方には、比較的低価格で使える有料プランもおすすめです。

深津式プロンプトで、毎日のメール業務に余裕を生み出すために

「命令書」「制約条件」「入力文」「出力文」というシンプルな型を意識するだけで、AIはあなたの意図を正確に汲み取り、質の高い文章を生成してくれるようになります。

依頼メールから謝罪メール、さらには外国語のメールまで、あらゆるシーンであなたの強力な味方になってくれます。

AIは、私たちの仕事を奪う存在ではなく、面倒な作業から解放し、より創造的な活動に時間を使えるようにしてくれる最高のパートナーです。

そして、このAIとの新しい付き合い方を、もっと手軽に、もっとシンプルに始めたいと考えている方は、ぜひ『代筆さん』の活用を検討してみてください。

メール作成のストレスから解放された、新しい毎日があなたを待っていますよ。

時間と心の余裕を生み出す選択肢として、AIの力を日常に取り入れてみてください。