目標設定面談 案内メールの書き方と例文5選

件名：【目標設定面談】[社員名]様との面談日程調整のご連絡

株式会社[会社名]
[社員名]様

お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。

この度、[期間]の目標設定面談について、日程調整のご連絡をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

今回の面談では、[面談の目的]について、[所要時間]程度お時間を頂戴し、お話しさせて頂ければと思います。

つきましては、下記に候補日程を記載いたしましたので、ご都合の良い日時を[返信期限]までにご連絡いただけますでしょうか。

候補日時：

1. [日時]
2. [日時]
3. [日時]

場所：[場所]（オンラインの場合は、URLを追ってご連絡します）

また、今回の面談では、以下の内容についてお話しさせて頂きたく存じます。

アジェンダ：

1. 自己評価の確認
2. 目標設定の背景説明
3. 目標設定内容の検討
4. 今後のアクションプランの策定

事前に、自己評価シートをご提出いただけると幸いです。
提出期限：[提出期限]

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご回答よろしくお願いいたします。

目標設定面談の案内メール、どう書けばいいか迷いますよね。

この記事では、そんな悩みを解決します。

面談の目的をしっかり伝え、参加者のモチベーションを高めるメール作成のコツを、例文付きでご紹介します。

この記事を読めば、もう案内メールで悩むことはありません。

記事の構成は、まずメール作成前の準備から、基本構成、日程調整のコツ、アジェンダの共有方法、そして様々な場面に対応できる例文集と、盛りだくさんの内容になっています。

さあ、一緒に最高の目標設定面談をスタートさせましょう。

目標設定面談の案内メールを作成する前に

目標設定面談の案内メールを作成する前に、まず大切な準備があります。

それは「なぜこの面談を行うのか？」という目的を明確にすることと、「誰に送るメールなのか？」という対象者を把握することです。

この2つをしっかりと押さえておくことで、メールの内容がより具体的になり、相手に意図が伝わりやすくなります。

目標設定面談の目的を明確にする

目標設定面談の目的を明確にすることは、メール作成の最初のステップとして非常に重要です。

目的が曖昧なままでは、メールの内容もぼやけてしまい、相手に「結局、何がしたいんだろう？」と思われてしまう可能性があります。

例えば、目標設定面談の目的として考えられるのは、以下のようなものが挙げられます。

• 個人のキャリア目標と会社の目標を一致させる
• 具体的な行動計画を立て、目標達成を支援する
• 従業員の成長を促進するための課題や必要なスキルを明確にする
• 上司と部下の間で、目標に対する認識を共有する
• 人事評価の基礎となる目標設定を行う

これらの目的を具体的にイメージすることで、メールで伝えるべき内容が明確になり、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

メールを送る対象者を把握する

次に、メールを送る対象者を把握することが大切です。

同じ部署のメンバーに送るのか、それとも他部署のメンバーに送るのか、また、新入社員に送るのか、経験豊富な社員に送るのかによって、メールの書き方や表現は変わってきます。

例えば、新入社員に送る場合は、面談の目的や進め方を丁寧に説明する必要があるでしょう。

一方、経験豊富な社員であれば、簡潔で具体的な説明で十分かもしれません。

また、部署全体に送る場合は、全員が同じ理解を持てるように、メールの内容を統一する必要があります。

このように、メールを送る対象者の状況や立場を考慮することで、相手に合わせた最適なメールを作成することができます。

目標設定面談 案内メールの基本構成とポイント

目標設定面談の案内メールを作成する際、相手に失礼なく、かつスムーズに面談へ繋げるためには、一定の構成とポイントを押さえることが重要です。

ここでは、案内メールの基本構成と、各項目で注意すべきポイントを解説します。

件名で内容を明確に伝える

メールの件名は、まず相手がメールの内容を把握するために最も重要な要素です。

件名を見ただけで、何のメールなのかが伝わるように具体的に記載しましょう。

例えば、「【目標設定面談】[氏名]様との面談日程について」のように、面談の種類と対象者を明記すると、開封率の向上に繋がります。

また、件名に具体的な期日や期間を入れることで、緊急度を伝えることも可能です。

挨拶と自己紹介を丁寧に行う

メールの冒頭では、丁寧な挨拶を心がけましょう。

ビジネスシーンでは、相手への配慮が重要です。

例えば、「[役職]の[氏名]です。

いつも大変お世話になっております」といった形で、自己紹介と挨拶を兼ねることで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

面識のある相手にも、毎回丁寧に挨拶をすることが大切です。

面談の目的と概要を説明する

挨拶の次は、メールの目的を明確に伝えることが重要です。

目標設定面談の目的、例えば「今後のキャリアプランを共に考えるため」「半期の目標設定について話し合うため」などを具体的に記載しましょう。

さらに、面談の所要時間や実施方法（オンライン/対面）についても触れておくと、相手は面談の準備がしやすくなります。

具体的な情報を伝えることで、面談への参加意欲を高める効果も期待できます。

人事評価面談メールで日程調整をスムーズに行うには

目標設定面談の日程調整は、参加者双方の時間を有効に活用するために非常に重要です。

スムーズな日程調整を行うためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

ここでは、具体的な方法を解説します。

候補日時を複数提示する

まず、相手に都合の良い日時を選んでもらうために、複数の候補日時を提示しましょう。

候補日時が一つしかない場合、相手がその日時に都合がつかないと、再度調整が必要になり、手間と時間がかかってしまいます。

複数の候補日時を提示することで、相手は自身のスケジュールに合わせて面談日を選びやすくなり、日程調整がスムーズに進みます。

また、候補日時を提示する際には、午前と午後、平日と週末など、時間帯や曜日を分散させることも有効です。

返信期限を明確にする

次に、返信期限を明確に設定することも重要です。

返信期限がない場合、相手はいつ返信すれば良いか分からず、返信が遅れてしまう可能性があります。

返信期限を設定することで、いつまでに返信が必要かを相手に意識させ、日程調整をスムーズに進めることができます。

返信期限は、提示する候補日時の1週間前など、余裕を持たせた期間を設定するのがおすすめです。

日程調整ツールを活用する

最後に、日程調整ツールを活用することも有効です。

日程調整ツールを使うことで、候補日時の提示や返信の管理が簡単に行え、日程調整にかかる手間を大幅に削減できます。

無料で使用できるツールも多く存在するため、導入を検討してみましょう。

日程調整ツールを活用することで、メールでのやり取りを減らし、より効率的に日程調整を進めることが可能になります。

目標設定面談のアジェンダ例とメールへの記載方法

面談アジェンダの共有

目標設定面談を効果的に進めるためには、事前にアジェンダを共有することが重要です。

アジェンダを共有することで、面談の参加者は議題を把握し、心の準備ができます。

また、面談の焦点を定め、スムーズな進行を促す効果も期待できます。

アジェンダは、面談の目的や時間配分、話し合う内容を具体的に示すようにしましょう。

これにより、参加者は面談への積極的な参加を促され、より実りある時間となるでしょう。

アジェンダをメールに記載する際には、箇条書きを用いると見やすくなります。

具体的な項目を挙げることで、参加者が面談の全体像を把握しやすくなります。

例えば、「自己評価の確認」「目標設定の背景説明」「目標設定内容の検討」「今後のアクションプランの策定」といった項目を記載するとよいでしょう。

アジェンダ例

1. 自己評価の確認（[時間]分）
2. 目標設定の背景説明（[時間]分）
3. 目標設定内容の検討（[時間]分）
4. 今後のアクションプランの策定（[時間]分）

アジェンダをメールで伝える際には、各項目の所要時間も併せて記載すると、参加者は時間配分を意識して面談に臨むことができます。

これにより、時間内に議論を終えることができ、面談の効率が向上します。

準備事項を事前に伝達

面談をスムーズに進めるためには、参加者に事前の準備を促すことも重要です。

準備事項を事前に伝えることで、参加者は面談前に必要な情報を整理し、より深い議論が可能になります。

例えば、自己評価シートの提出や、目標設定に関する事前の検討などが挙げられます。

準備事項は、メールで具体的に伝えましょう。

何を準備すれば良いのか、いつまでに準備すれば良いのかを明確に記載することが大切です。

これにより、参加者は安心して面談に臨むことができ、面談の質を向上させることができます。

準備事項の例

• 自己評価シートの提出：[提出期限]まで
• 目標設定案の作成：[面談日]までに、現状の業務内容を踏まえた目標設定案を準備してください。
• 参考資料の確認：添付資料[資料名]を事前にご確認ください。

また、準備資料がある場合は、メールに添付したり、ダウンロードできる場所を共有すると、参加者の利便性が高まります。

これにより、参加者はスムーズに準備を進めることができ、面談がより効果的なものとなるでしょう。

目標設定面談の案内メール例文集5選

ここからは、目標設定面談の案内メールの具体的な例文を5つ紹介します。

それぞれの例文は、異なる状況や目的に合わせて作成しました。

ぜひ、自社の状況に合わせて活用してください。

シンプルな案内メール例文

この例文は、目標設定面談をシンプルに通知するためのものです。

面談の日時と場所を伝え、参加を促すことを目的としています。

詳細なアジェンダなどは含まず、基本的な情報を伝えることに特化しています。

件名：目標設定面談のご案内

[社員名]様

いつもお疲れ様です。[会社名]の[担当者名]です。

さて、この度、[期間]の目標設定面談を下記のとおり実施いたします。

つきましては、ご多忙中とは存じますが、ご参加いただけますようお願いいたします。

日時：[日時]
場所：[場所]

担当：[担当者名]

よろしくお願いいたします。

日程調整を含む案内メール例文

この例文は、面談の日程調整をスムーズに行うためのものです。

複数の候補日時を提示し、参加者の都合の良い日時を選択できるようにしています。

返信期限を明記することで、日程調整を円滑に進めることが可能です。

件名：目標設定面談日程調整のご連絡

[社員名]様

いつもお世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。

[期間]の目標設定面談について、下記候補日時をご提示いたします。

ご都合の良い日時を[返信期限]までにご返信ください。

候補日時：

1. [日時]
2. [日時]
3. [日時]

場所：[場所]

担当：[担当者名]

よろしくお願いいたします。

アジェンダを記載した案内メール例文

この例文は、面談のアジェンダを事前に伝えるためのものです。

面談の目的や内容を事前に共有することで、参加者が準備をしやすくなります。

より実りある面談を実施するための工夫として役立ちます。

件名：目標設定面談のご案内（アジェンダ）

[社員名]様

いつもお疲れ様です。[会社名]の[担当者名]です。

[期間]の目標設定面談を下記のとおり実施いたします。

今回の面談では、以下の内容について話し合いたいと考えております。

アジェンダ：

1. [アジェンダ1]
2. [アジェンダ2]
3. [アジェンダ3]

日時：[日時]
場所：[場所]

担当：[担当者名]

事前に資料などございましたら、ご準備をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

部署全体への案内メール例文

この例文は、部署全体に向けて目標設定面談の実施を通知する際に使用します。

複数名に対して一斉に案内を送る必要がある場合に便利です。

部署全体で面談の目的や概要を共有し、理解を深めるために有効です。

件名：部署全体目標設定面談のご案内

[部署名]の皆様

いつもありがとうございます。[会社名]の[担当者名]です。

[期間]の目標設定面談を下記のとおり実施いたします。

面談を通じて、個々の目標達成に向けた具体的な計画を立てていきましょう。

詳細な日程については、後日改めてご連絡いたします。

実施期間：[期間]
場所：[場所]

担当：[担当者名]

ご協力よろしくお願いいたします。

上司から部下への案内メール例文

この例文は、上司から部下へ目標設定面談を案内する際に使用します。

部下の成長をサポートする目的を明確にし、面談への積極的な参加を促します。

面談を通じて、部下のキャリア形成を支援する姿勢を伝えることが重要です。

件名：目標設定面談のご案内

[社員名]様

いつも業務お疲れ様です。[上司名]です。

[期間]の目標設定面談を下記のとおり実施いたします。

この面談では、あなたの成長をサポートするため、一緒に目標を考えたいと思います。

面談を通して、あなたのキャリアプランについても話し合いましょう。

日時：[日時]
場所：[場所]

担当：[上司名]

面談を楽しみにしています。

よろしくお願いいたします。

目標設定面談の案内メール作成のまとめ

今回の記事では、目標設定面談の案内メール作成について、その準備段階から具体的なメールの書き方、そして例文まで幅広く解説してきました。

ここで改めて、特に重要なポイントを3つに絞って振り返りましょう。

1. メールの件名で内容を明確に伝える
2. 面談の目的とアジェンダを共有する
3. 日程調整をスムーズに行うための工夫をする

これらのポイントを踏まえることで、相手に内容が伝わりやすく、スムーズな面談へと繋げることができます。

案内メールを作成する際には、まず目的を明確にし、送る相手に合わせた丁寧な文面を心がけましょう。

そして、日程調整では複数の候補日を提示したり、返信期限を明確にすることで、お互いにとって効率的なスケジュール管理が可能になります。

今回ご紹介した例文を参考に、ぜひ貴社での目標設定面談を成功させてください。

事前準備をしっかりと行い、建設的な対話を通じて、従業員の成長と組織の発展に繋げていきましょう。