件名：【重要】[年度]健康診断のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [従業員名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、この度、[年度]の健康診断を下記の通り実施いたします。
皆様の健康管理のため、必ず期間内に受診いただきますようお願い申し上げます。対象者：[部署名]に所属する全従業員
実施期間：[開始日]から[終了日]まで
予約方法：[予約方法詳細]詳細につきましては、[添付資料名]をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、[担当部署]までお気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願いいたします。
健康診断のお知らせメール、どう書けば効果的なんだろう？
そう悩む人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
「なかなか受診率が上がらない…」と頭を抱える日々から、そろそろ卒業しませんか？
この記事では、健康診断の受診を促すメールの書き方から、具体的な催促メールの例文まで、まるっと解説します。
この記事を読めば、従業員の健康をサポートしつつ、受診率アップも実現できますよ。
まずはメール作成の基本から見ていきましょう。
健康診断受診を促すメール作成の基本
健康診断の受診を促すメールは、従業員の健康を守るための大切なコミュニケーションツールです。
ただ送るだけでは、なかなか行動につながりません。
ここでは、メール作成の基本となる2つのポイントを解説します。
これらのポイントを押さえることで、受診率アップに繋がるメールを作成できます。
件名で受診の重要性を明確に示す
メールの件名は、開封率を左右する重要な要素です。
「健康診断のお知らせ」だけでは、他のメールに埋もれてしまいがち。
そこで、件名で「なぜ受診が必要なのか」を明確に伝えることが大切です。
例えば、「【重要】年に一度の健康診断のご案内」のように、重要度を強調する言葉を加えましょう。
また、「健康診断で早期発見。あなたの健康を守りましょう」といった、メリットを提示する件名も効果的です。
従業員が「自分ごと」として捉え、行動に移せるような工夫をしましょう。
件名で健康診断の重要性を伝え、開封率を高めることが、受診率向上への第一歩です。
本文で対象者と期日を明記する
メールの本文では、誰がいつまでに受診する必要があるのかを明確に記載しましょう。
対象者を明記することで、「自分に関係のあるメールだ」と認識させることが大切です。
例えば、「[部署名]の皆様」のように、具体的に対象者を伝えましょう。
また、受診期間や予約方法についても、分かりやすく記載する必要があります。
「受診期間：[開始日]～[終了日]」、「予約方法：[予約方法詳細]」のように、具体的な情報を記述しましょう。
もし予約が必要な場合は、予約期限も明記することで、スムーズな受診を促せます。
さらに、受診に関する問い合わせ先を記載することで、従業員の疑問や不安を解消できます。
これらの情報を分かりやすく伝えることで、従業員は安心して受診行動に移せるでしょう。
従業員の行動を促す催促メールの書き方
健康診断の受診を促すためには、対象者の状況に合わせた丁寧なアプローチが重要です。
ここでは、未受診者への個別メールと、受診期限が迫った際のリマインドメール、それぞれの書き方について解説します。
未受診者への個別メールで丁寧な催促
未受診者への催促メールは、まず相手への配慮を示すことが大切です。
受診状況の確認と、健康診断の重要性を改めて伝えることで、受診を促します。
以下に具体的なポイントをまとめました。
- 個別対応: 一人ひとりに向けたメッセージで、事務的な印象を避ける
- 丁寧な言葉遣い: 敬語を適切に使い、相手への配慮を示す
- 受診状況の確認: 受診状況を把握していることを伝え、未受診である事実を明確にする
- 受診の重要性の再提示: 健康診断の目的や重要性を改めて伝え、受診を促す
- 相談しやすい雰囲気: 受診をためらう理由や不安があれば、相談できる窓口を設ける
例文1：未受診者への催促メール
件名：【重要】[会社名]健康診断のご受診について
[従業員名]様
いつも業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
さて、[実施期間]に実施しております健康診断ですが、[従業員名]様は現在未受診となっております。
健康診断は、皆様の健康状態を把握し、病気の早期発見や予防に繋げるための重要な機会です。
まだお忙しい中恐縮ですが、お早めにご受診いただきますようお願いいたします。受診に関してご不明な点やご都合が悪い場合は、[担当部署]までお気軽にご相談ください。
[会社名] [担当者名]
この例文では、件名で重要性を伝え、宛名で個人を特定しています。
また、未受診であること、健康診断の重要性を伝え、相談窓口を設けることで、受診へのハードルを下げるように配慮しました。
受診期限間近のリマインドメールで再周知
受診期限が近づいてきたら、リマインドメールで再度注意を促しましょう。
ここでは、対象者全体への再周知と、具体的な行動を促すことが重要です。
- 期限の明示: 受診期限を再度伝え、行動を促す
- 対象者全体の再周知: まだ受診していない人へ、再度注意喚起を行う
- 具体的な指示: 受診方法や予約方法など、具体的な行動を促す
- 緊急性の強調: 期限が迫っていることを伝え、早めの受診を促す
- 問い合わせ先の明記: 問い合わせ先を明記し、迷わず行動できるようにする
例文2：受診期限間近のリマインドメール
件名：【重要】健康診断受診期限が迫っています
社員の皆様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、[実施期間]に実施しております健康診断の受診期限が、[期限日]に迫ってきました。
まだ受診がお済みでない方は、お早めにご予約の上、受診いただきますようお願いいたします。
受診方法については、[URLや添付資料]をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、[担当部署]までお気軽にお問い合わせください。
[会社名] [担当者名]
この例文では、件名で期限が迫っていることを伝え、対象者全体へ再周知しています。
また、受診方法の確認を促し、問い合わせ先を明記することで、行動を促すように配慮しました。
次は、これらのポイントを踏まえた具体的なメール例文集をご紹介します。
健康診断受診を促す社内メール例文集
ここでは、健康診断の受診を促すための具体的なメール例文を、3つのパターンに分けてご紹介します。
初回通知メール、催促メール、そしてリマインドメールです。
それぞれのメールには、対象者や状況に応じて調整できる変数を含めています。
これらの例文を参考に、より効果的なコミュニケーションを心がけましょう。
初回通知メールの例文
まず、健康診断の実施を初めて通知する際のメール例文です。
このメールでは、健康診断の目的、対象者、実施期間、予約方法などを明確に伝えることが重要です。
従業員がスムーズに受診できるよう、必要な情報を網羅的に記載しましょう。
例文3：初回通知メール
件名：【重要】[年度]健康診断実施のご案内
[社員名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
この度、[年度]の健康診断を下記の通り実施いたします。
皆様の健康管理のために、必ず期間内に受診いただきますようお願いいたします。
対象者：[対象部署]に所属する全従業員
実施期間：[開始日]から[終了日]まで
予約方法：[予約方法詳細]詳細につきましては、[添付資料名]をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、[担当部署]までお気軽にお問い合わせください。
この例文では、件名でメールの重要度を伝え、対象者、実施期間、予約方法を明記しました。
添付資料で詳細を確認できるようにすることで、メール本文を簡潔に保ちました。
催促メールの例文
次に、健康診断の受診がまだ済んでいない従業員に対して送る催促メールの例文です。
このメールでは、受診を促すだけでなく、受診の重要性を改めて伝え、対象者の状況に応じて丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例文4：催促メール
件名：【要確認】[年度]健康診断受診のお願い
[社員名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、先日ご案内いたしました健康診断ですが、[社員名]様はまだ受診がお済みでないようです。
健康診断は、皆様の健康状態を把握し、病気の早期発見・早期治療に繋げるための大切な機会です。
まだお済みでない場合は、お忙しいところ恐縮ですが、期間内にご受診いただきますようお願い申し上げます。
予約方法：[予約方法詳細]
実施期間：[開始日]から[終了日]までご不明な点がございましたら、[担当部署]までお問い合わせください。
この例文では、件名で未受診であることを明確に伝え、健康診断の重要性を再度説明しました。
受診を促す表現を使いつつ、丁寧な言葉遣いを心がけました。
リマインドメールの例文
最後に、健康診断の受診期限が迫っている従業員に対して送るリマインドメールの例文です。
このメールでは、受診期限を強調し、再度受診を促すとともに、予約状況に応じて受診方法を提示するなど、具体的な行動を促しましょう。
例文5：リマインドメール
件名：【最終案内】[年度]健康診断受診期限が迫っています
[社員名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
[年度]健康診断の受診期限が[残り日数]となりました。
まだ受診がお済みでない場合は、お早めにご予約をお願いいたします。
特に、[特定の状況]の方は、必ず期間内に受診いただきますようお願いいたします。
予約方法：[予約方法詳細]
実施期間：[開始日]から[終了日]までご不明な点がございましたら、[担当部署]までお問い合わせください。
この例文では、件名で最終案内であることを明示し、受診期限が迫っていることを強調しました。
特定の状況の従業員への注意喚起を促し、具体的な行動を促すようにしました。
健康診断受診率向上のためのポイント
受診しやすい環境づくり
健康診断の受診率を向上させるためには、従業員が受診しやすい環境を整備することが不可欠です。
たとえば、受診時間や場所の選択肢を増やしたり、予約手続きを簡素化したりするなどの工夫が効果的です。
また、健診費用を会社が負担することで、従業員の金銭的な負担を軽減することも重要です。
さらに、受診のための休暇制度を設け、従業員が気兼ねなく受診できるようにすることも有効でしょう。
受診時間選択肢の拡大
従業員が自身の都合に合わせて受診できるように、複数の時間帯や曜日で健診を実施します。
予約手続きの簡素化
オンライン予約システムを導入し、簡単な操作で予約できるようにします。
健診費用の会社負担
従業員の金銭的な負担を軽減するため、健診費用を会社が全額または一部を負担します。
受診のための休暇制度
受診日を特別休暇や有給休暇として扱い、従業員が安心して受診できる環境を整備します。
健康意識を高める情報提供
健康診断の受診を促すためには、従業員の健康意識を高めるための情報提供も重要です。
健康診断の重要性や、検査結果の見方、生活習慣の改善方法など、役立つ情報を提供することで、従業員の健康への関心を高められます。
社内報やメールマガジン、ポスターなどを活用して、定期的に情報発信を行いましょう。
また、健康に関するセミナーやイベントを開催することも、従業員の意識改革に効果的です。
さらに、健康診断の結果に基づいて、個別の健康相談や保健指導を実施することも、受診率向上につながります。
健康診断の重要性周知
健康診断が病気の早期発見に繋がり、健康維持に不可欠であることを従業員に周知します。
検査結果の見方に関する情報提供
検査結果の見方や、異常値が出た場合の対処法などを具体的に説明します。
生活習慣改善のための情報提供
食事、運動、睡眠など、健康的な生活習慣を送るための具体的なアドバイスを提供します。
健康セミナー・イベント開催
健康に関するセミナーやイベントを開催し、従業員の健康意識を高めます。
個別健康相談・保健指導
健康診断の結果に基づき、個別の健康相談や保健指導を実施します。
まとめ 健康診断の受診を促すメール作成の重要ポイント
健康診断の受診を促すメールを作成する上で、特に重要なポイントをまとめると以下のようになります。
- 件名で受診の必要性を明確に伝える
- 対象者と受診期限を必ず明記する
- 状況に応じた丁寧な催促を心がける
これらのポイントを踏まえ、さらに受診率を高めるために、まずはメールの文面を見直してみましょう。
対象者に寄り添った表現になっているか、必要な情報がきちんと含まれているかを確認することで、より効果的なメールを作成することができます。
そして、健康診断は、自身の健康状態を知るための大切な機会です。
従業員の皆さんが安心して健康に過ごせるように、ぜひこの機会に受診を促してみてください。
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