内部監査結果報告メール：4つの要点と社内向け文例

件名：【内部監査結果報告】[部署名] 内部監査結果について

株式会社[会社名]
[部署名]の皆様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[実施期間]に実施いたしました[部署名]の内部監査結果について、ご報告いたします。

今回の監査では、[監査目的]を目的として、[監査範囲]を対象に実施いたしました。

監査の結果、[監査結果の要約]。
具体的には、[具体的な監査結果の記述]。

上記の結果を踏まえ、今後の改善策として、以下の対応を提案いたします。

• [改善提案1]：担当者 [担当者名]、完了期限 [完了期限]
• [改善提案2]：担当者 [担当者名]、完了期限 [完了期限]

これらの改善策につきましては、[フォローアップ体制]にて進捗状況を確認し、必要に応じて追加の対策を検討してまいります。

今回の監査結果を真摯に受け止め、改善に向けてご協力をお願いいたします。

ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上、よろしくお願いいたします。

みなさん、こんにちは。

今回は、ちょっとドキドキする「内部監査結果報告メール」について、一緒に見ていきましょう。

監査の結果を社内に伝えるのって、少し緊張しますよね。

でも、大丈夫。

この記事を読めば、もうメール作成で頭を抱えることはありません。

この記事では、内部監査結果報告メールの書き方から、具体的な文例、さらには今後の改善策まで、まるっと解説していきます。

この記事を読めば、監査結果をスムーズに伝え、社内の信頼関係をさらに深めることができるでしょう。

1. 内部監査結果報告メールの基本構成

まず、基本の構成から見ていきましょう。

件名と宛名の書き方

まずはメールの顔となる「件名」と「宛名」です。

ここをしっかり押さえることで、メールがきちんと読まれる第一歩となります。

件名は、一目で内容がわかるように具体的に書くことが大切です。

例えば、「〇〇部門 内部監査結果報告」のように、部署名と監査内容を明確にしましょう。

宛名も同様に、誰に宛てたメールなのかを明確に記載します。

部署全体に送る場合は「〇〇部門の皆様」、特定の担当者に送る場合は「〇〇様」と、状況に応じて使い分けましょう。

宛名の書き方例

件名：営業部 内部監査結果報告

営業部の皆様

件名：[氏名]様 内部監査結果報告

[氏名]様

監査実施概要の記載

次に、監査の「実施概要」を記載します。

ここでは、いつ、どのような目的で、どの範囲を監査したのかを明確に伝えましょう。

これにより、読み手は監査の背景を理解しやすくなります。

例えば、

2024年5月1日から5月31日までの期間、〇〇部門の業務プロセスを対象に、内部統制の状況を確認するため監査を実施いたしました

といったように、具体的な期間や目的を記載することが重要です。

監査結果の要約

メールの冒頭で、監査結果の「要約」を簡潔に伝えましょう。

ここでは、監査全体を通してどのような状況だったのか、良い点と改善点などをまとめて記載します。

例えば、

今回の監査では、〇〇については適切に運用されている一方、△△については改善の余地があることが確認されました

のように、結果をポジティブな面と改善が必要な面の両方から伝えましょう。

これにより、読み手はメールの全体像を把握しやすくなります。

次の見出しでは、監査結果をさらに詳しく伝える方法について解説していきます。

2. 監査結果詳細の伝え方と注意点

内部監査の結果を詳細に伝える際には、具体的な記述、数値データや根拠の提示、関係者への配慮、そして専門用語を避けた平易な言葉の使用が重要です。

これらの要素をバランス良く盛り込むことで、監査結果が正確に伝わり、改善への建設的な議論を促せます。

具体的な監査結果の記述

監査結果を伝える際には、抽象的な表現ではなく、具体的な事実に基づいて記述する必要があります。

例えば、「問題があった」とだけ伝えるのではなく、「〇〇部門の△△業務において、□□という問題が発生しました」のように、具体的に指摘します。

これにより、受け手は問題点を正確に理解し、改善策を検討しやすくなります。

例えば、

〇〇システムの利用状況を確認したところ、[システム名]の利用頻度が低いことが判明しました。特に[具体的な操作]に関する利用が[具体的な数値]%しかありませんでした。

のように書くのがおすすめです。

また、複数の監査項目がある場合は、項目ごとに結果を分けて記述すると、より分かりやすくなります。

各項目の結果を明確にすることで、どの部分に問題があるのかが明確になり、改善策を立てる上で役立ちます。

数値データや根拠の提示

監査結果を客観的に示すためには、数値データや具体的な根拠を提示することが重要です。

数値データを示すことで、問題の深刻度や影響範囲を定量的に把握できます。

例えば、不良品の発生率や業務処理の遅延時間などを具体的に示すと、改善の必要性がより明確に伝わります。

具体的には

[期間]における[業務名]の処理件数は[件数]件で、目標値である[目標値]件を下回っています。これは、[原因]が考えられます。

このような書き方になります。

また、数値データだけでなく、監査で確認した証拠となる資料や記録なども提示すると、結果の信頼性が高まります。

根拠を示すことで、受け手は結果に納得しやすくなり、改善策を検討する上での議論がより建設的になります。

関係者への配慮

監査結果を伝える際には、関係者への配慮も重要です。

特に、指摘を受ける側は、結果に対して不安や抵抗を感じることがあります。

そのため、結果を伝える際は、一方的な批判にならないように注意し、改善に向けた協力を促すような伝え方を心がけましょう。

例えば、結果を伝える前に、監査の目的や意義を改めて説明したり、問題点だけでなく、良い点も合わせて伝えたりするなどの工夫が有効です。

また、指摘事項については、感情的な表現を避け、客観的な事実に基づいて伝えるようにしましょう。

具体的な例としては

今回の監査結果では、[部署名]の皆様にはご尽力いただいている点も多くありました。一方で、[課題]が見受けられましたので、今後の改善に向けてご協力をお願いいたします。

このようになります。

専門用語は平易な言葉で

監査結果を伝える際、専門用語や業界特有の言葉を使うと、関係者全員に正確に伝わらない可能性があります。

そのため、可能な限り専門用語を避け、平易な言葉で説明することが重要です。

もし専門用語を使う場合は、その意味を分かりやすく補足説明するように心がけましょう。

例えば「内部統制」という言葉を使う場合、「会社の業務が適切に行われているかを管理する仕組み」のように、具体的な言葉で説明を加えます。

専門用語を避けることで、監査結果の理解度が深まり、より効果的な改善策の検討につながります。

3. 今後の改善策とアクションプランの提示

内部監査の結果を踏まえ、組織としてどのように改善に取り組むかが重要です。

ここでは、具体的な改善策の提案から、担当者と期限の明確化、フォローアップ体制の説明まで、効果的なアクションプランの提示方法を解説します。

改善策は、単なる指摘で終わらせず、具体的な行動に繋げることが目標です。

改善提案の具体例

改善提案は、監査で明らかになった問題点に対して、具体的かつ実行可能な解決策を示す必要があります。

抽象的な表現ではなく、「いつまでに」「何を」「どのように」行うのかを明確にすることが大切です。

例えば、特定の業務プロセスにおける非効率性が指摘された場合、具体的な手順の見直しや、ツール導入の検討などを提案します。

• 業務プロセス改善: 〇〇業務における承認フローの見直し、自動化ツールの導入検討
• 内部統制強化: 〇〇に関するチェック体制の強化、研修実施
• リスク管理: 〇〇リスクに関する評価基準の見直し、対策の実施

これらの提案は、監査結果で示された問題点を解消し、再発防止に繋げるためのものです。

提案内容が具体的であればあるほど、関係者は行動に移しやすくなります。

担当者と期限の明確化

改善策を実行に移すためには、各アクションに対して責任を持つ担当者と、完了期限を明確に定めることが不可欠です。

担当者を明確にすることで、責任の所在がはっきりし、進捗管理が容易になります。

また、期限を設定することで、改善活動が遅延することを防ぎ、計画的に進めることが可能です。

例えば、「〇〇業務プロセスの見直し」という改善策に対して、「[担当者名]が[日付]までに完了する」というように具体的に記述します。

これにより、担当者は自身の責任を認識し、期限内にタスクを完了する意識を持つことができます。

フォローアップ体制の説明

改善策の実施後には、その効果を検証するためのフォローアップ体制を整えることが重要です。

フォローアップ体制を明確にすることで、改善策が実行された後も、継続的な改善活動を促すことができます。

具体的には、定期的な進捗報告、効果測定、必要に応じた追加対策の検討などを行います。

フォローアップ体制は、改善策の効果を最大化し、組織全体の持続的な成長に貢献するための重要な要素です。

監査結果報告メールでは、これらのフォローアップ体制についても明確に説明し、関係者の理解と協力を得ることが求められます。

4. 内部監査結果報告メールの例文集

成功事例から学ぶメール構成

内部監査の結果を社内へ報告するメールは、その後の改善活動に繋げるためにも、正確かつ分かりやすい内容が求められます。

ここでは、成功事例から学び、効果的なメール構成を理解しましょう。

まず、件名でメールの目的を明確に示し、宛名は部署や担当者を指定します。

次に、監査の実施概要、結果の要約を簡潔に述べ、詳細な結果、改善策、アクションプランへと繋げることが重要です。

具体的なメール例文を見ていきましょう。

状況に応じたメール文例

ここでは、様々な状況を想定した内部監査結果報告のメール例文を紹介します。

それぞれの例文で、監査結果の伝え方、改善策の提案方法、そして関係者への配慮について確認していきましょう。

自社の状況に合わせて、これらの例文を参考にしながら、適切なメールを作成してください。

例文1：良好な結果を報告するメール

件名：【内部監査結果報告】[監査対象部門]における内部監査結果について

[部署名] 各位

先日実施いたしました[監査対象部門]の内部監査結果について、ご報告いたします。

今回の監査では、[監査対象部門]の業務プロセスが、当社の内部統制基準に適合していることを確認いたしました。特に、[具体的な良い点]においては、模範となる取り組みが実施されており、他部門においても参考になるものと考えられます。

今後も、より一層の業務効率化とリスク管理の徹底に向け、引き続きご協力をお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

この例文は、監査の結果が良好であった場合に使用します。

良い点を具体的に示し、関係者のモチベーション向上に繋げることを目的としています。

例文2：改善点を含む結果を報告するメール

件名：【内部監査結果報告】[監査対象部門]における内部監査結果について

[部署名] 各位

先日実施いたしました[監査対象部門]の内部監査結果について、ご報告いたします。

今回の監査では、[監査対象部門]の業務プロセスにおいて、いくつかの改善点が見受けられました。具体的には、[具体的な改善点]において、[問題点]が確認されました。

つきましては、[改善策]を実施していただくようお願いいたします。改善策の詳細については、後日改めてご説明させていただきます。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

この例文は、改善点が見られた場合に、その内容を具体的に伝え、改善策を促すことを目的としています。

改善点だけでなく、問題点も明確に示すことで、関係者の理解を深めます。

例文3：重大な問題点を報告するメール

件名：【内部監査結果報告】[監査対象部門]における内部監査結果について（重要）

[部署名] 各位

先日実施いたしました[監査対象部門]の内部監査結果について、ご報告いたします。

今回の監査では、[監査対象部門]の業務プロセスにおいて、重大な問題点が確認されました。具体的には、[重大な問題点]について、早急な対応が必要であると判断いたしました。

つきましては、至急[対応策]を実施していただくようお願いいたします。詳細については、別途ご連絡させていただきます。

関係各位におかれましては、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご協力のほどよろしくお願いいたします。

この例文は、重大な問題点が発見された場合に、緊急性を伴って報告するためのものです。

問題点を明確に伝え、迅速な対応を促すとともに、関係者への影響を考慮した表現を用いています。

例文4：複数部門への報告メール

件名：【内部監査結果報告】全社における内部監査結果について

各部署 各位

先日実施いたしました全社における内部監査結果について、ご報告いたします。

今回の監査では、[監査対象部門1]、[監査対象部門2]、[監査対象部門3]の業務プロセスにおいて、[共通の課題]が確認されました。

つきましては、[共通の改善策]を全社的に実施していただくようお願いいたします。詳細については、後日改めてご説明させていただきます。

関係各位におかれましては、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

この例文は、複数の部門に共通する課題を報告する場合に使用します。

共通の課題と改善策を示すことで、全社的な意識改革を促すことを目的としています。

まとめ：内部監査結果報告メールのポイントと今後のアクション

内部監査結果報告メールを作成する際のポイントは、以下の3点に集約されます。

1. 監査結果の正確な伝達
2. 具体的な改善策の提示
3. 関係者への配慮

これらのポイントを踏まえ、より効果的な報告メールを作成しましょう。

次に、具体的な行動として、今回の監査結果報告を基に、まずは関係部署間で情報共有を徹底することをお勧めします。

共有の場では、改善策について活発な意見交換を行い、実行可能なアクションプランを策定してください。

このプロセスを通じて、組織全体の業務改善を促進し、より強固な内部統制体制を構築していきましょう。

今回の報告が、皆様の業務改善の一助となり、より良い組織へと成長していくためのステップとなることを願っています。

共に、より良い未来を創造していきましょう。