件名：【[イベント名]】[イベント種類]のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [宛名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、下記の通り[イベント種類]を開催させていただくことになりました。
[イベント名]は、[イベントの目的や概要]。
皆様に[イベント参加によって得られるメリット]をご提供できると確信しております。つきましては、詳細を下記にてご案内申し上げます。
- 日時：[日付] [時間]～[時間]
- 場所：[場所]
- 内容：[イベント内容]
- 参加費：[金額]
- 服装：[服装]
- 参加対象者:[対象者]
参加ご希望の方は、お手数ですが[返信期限]までにご返信をお願いいたします。
下記フォームからもお申込みいただけます。
[参加申し込みフォームURL]ご多忙の折とは存じますが、皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
ご不明な点がございましたら、お気軽に[担当部署名] [担当者名]までお問い合わせください。
[担当者メールアドレス]
[担当者電話番号]
社内イベントの告知メール、いつもどう書こうか悩みますよね。
「せっかくイベントを企画したのに、参加者が少なかった…」なんてことにならないためにも、効果的な告知メールは必須です。
この記事では、社内イベントの告知メールの基本構成から、参加率をアップさせるテクニック、さらにイベントの種類別テンプレートまで、あなたのイベントを盛り上げるための情報が満載です。
この記事を読めば、もう告知メールで悩むことはありません。
さあ、一緒に最高のイベントを作り上げましょう。
社内イベント告知メールの基本構成と書き方
件名でイベント内容を明確に伝える
まず、メールを開封してもらうための最初のステップは、件名でイベント内容を明確に伝えることです。
件名を見ただけで「何のイベントか」「自分に関係があるか」が判断できるようにしましょう。
イベント名だけでなく、開催日や「懇親会」「研修」といったイベントの種類を加えても良いでしょう。
これにより、メールを受け取った人が、内容をすぐに理解しやすくなります。
たとえば、件名に【〇月〇日開催】懇親会のお知らせ、と記載することで、イベント内容と開催日が明確に伝わります。
件名で興味を引くことができれば、本文を読んでもらえる可能性が高まります。
本文でイベントの詳細と参加メリットを記載
次に、本文ではイベントの詳細を具体的に記載します。
日時、場所、内容、参加費用、服装など、参加者が知りたい情報を網羅的に伝えましょう。
さらに、イベントに参加することで得られるメリットも明確に記載することが大切です。
例えば、懇親会であれば「他部署との交流を深める絶好の機会です。」、研修であれば「スキルアップにつながります。」といったように、参加することで得られる具体的なメリットを伝えることで、参加意欲を高めることができます。
また、当日のスケジュールや、参加にあたっての注意事項なども記載しておくと親切です。
読みやすいように箇条書きや適切な改行を使い、情報を整理することも重要です。
例文：イベント詳細の記載例
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度、社員一同の親睦を深めるため、下記のとおり懇親会を開催することになりました。記
日時：[日付] [時間]～[時間]
場所：[場所]
内容：[内容]
参加費：[金額]
服装：[服装]この機会に、部署を超えて社員同士の親睦を深め、より一層のチームワーク向上を図りたいと思います。
多くの皆様のご参加を心よりお待ちしております。敬具
[担当部署名] [担当者名]
返信期限と担当者を明記する
最後に、参加の意思を伝えるための返信期限と、問い合わせ先となる担当者を必ず明記しましょう。
返信期限を設けることで、参加者の意思決定を促し、イベントの準備をスムーズに進めることができます。
期限はイベント開催日の1週間前など、余裕を持たせた期日を設定すると良いでしょう。
また、担当者の部署名、氏名、連絡先を明記することで、参加者は不明な点や質問がある場合に、スムーズに問い合わせることができます。
これらの情報をきちんと記載することで、参加者は安心してイベントに参加できるようになります。
参加申し込みフォームへのリンクを記載することも有効です。
返信期限と担当者を明確に記載することで、参加者からのアクションを促し、イベント運営を円滑に進めることができるでしょう。
イベント種類別 告知メールテンプレートと例文
このセクションでは、社内イベントの種類に応じた告知メールのテンプレートと例文を紹介します。
懇親会、忘年会、研修といった異なるイベントの目的に合わせて、適切な内容を盛り込み、参加者の関心を引くメールを作成しましょう。
各テンプレートは、そのまま使用できるだけでなく、自社のイベントに合わせて調整することも可能です。
懇親会告知メールのテンプレート
懇親会は、社員間の親睦を深めるためのイベントです。
告知メールでは、リラックスした雰囲気で参加を促し、交流の機会を強調することが大切です。
以下に、懇親会告知メールのテンプレートと例文を記載します。
懇親会告知メール テンプレート1
件名：【[部署名]】懇親会のご案内
社員の皆様
いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。
さて、この度、下記の通り[部署名]懇親会を開催することになりました。
日頃の業務から少し離れ、社員同士の親睦を深める良い機会かと存じます。
ぜひお気軽にご参加ください。
- 日時：[日付] [時間]～
- 場所：[場所]
- 会費：[金額]
出欠確認のため、お手数ですが[返信期限]までにご返信をお願いいたします。
[担当者名]
このテンプレートは、基本的な情報を網羅しており、初めて懇親会を開催する際に便利です。
日時、場所、会費といった必須情報を明確に伝え、参加を促すシンプルな文面を心がけましょう。
懇親会告知メール テンプレート2
件名：【[部署名]】リラックス懇親会のご案内
[部署名]の皆様
いつもありがとうございます。[部署名]の[担当者名]です。
この度、皆様にリフレッシュしていただくため、懇親会を企画いたしました。
美味しい食事とお酒を楽しみながら、ざっくばらんに語り合いましょう。
- 日時：[日付] [時間]～
- 場所：[場所]
- 参加費：[金額]
参加ご希望の方は、[返信期限]までに[担当者名]までご連絡ください。
皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
[担当者名]
このテンプレートは、参加者にリラックスした雰囲気を提供することを強調しています。
「リフレッシュ」「ざっくばらん」といった言葉を使うことで、参加への心理的なハードルを下げ、気軽に参加しやすい印象を与えます。
忘年会告知メールのテンプレート
忘年会は、一年の労をねぎらい、社員間の結束を強めるためのイベントです。
告知メールでは、感謝の気持ちを伝えつつ、楽しい会になることを期待させる内容を心がけましょう。
以下に、忘年会告知メールのテンプレートと例文を記載します。
忘年会告知メール テンプレート1
件名：【[会社名]】2024年 忘年会のご案内
社員の皆様
いつも弊社業務にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、今年も残すところあとわずかとなりました。
つきましては、皆様への感謝を込めて、下記の通り忘年会を開催いたします。
- 日時：[日付] [時間]～
- 場所：[場所]
- 会費：[金額]
詳細は後日改めてご案内いたします。
参加ご希望の方は、[返信期限]までにご連絡ください。[担当者名]
このテンプレートは、フォーマルな印象を与える基本的な忘年会告知メールです。
会社の代表として、社員への感謝の気持ちを伝えるとともに、イベントの概要を簡潔に伝えます。
忘年会告知メール テンプレート2
件名：【[会社名]】年末大感謝祭！忘年会のお知らせ
社員の皆様
今年も一年、大変お疲れ様でした！
そこで、皆様への感謝を込めて、年末大感謝祭と題し、忘年会を開催いたします！
美味しい料理と楽しい企画をご用意して、皆様をお待ちしております。
- 日時：[日付] [時間]～
- 場所：[場所]
- 会費：[金額]
参加ご希望の方は、[返信期限]までにご連絡をお願いいたします。
一緒に盛り上がりましょう！
[担当者名]
このテンプレートは、「年末大感謝祭」という言葉を使うことで、イベントを盛り上げようとする意図を明確にしています。
また、参加を促すために、積極的で楽しげな文面を心がけています。
研修告知メールのテンプレート
研修は、社員のスキルアップや知識向上を目的としたイベントです。
告知メールでは、研修内容の重要性や参加することのメリットを明確に伝え、積極的な参加を促すことが重要です。
以下に、研修告知メールのテンプレートと例文を記載します。
研修告知メール テンプレート1
件名：【[研修名]】研修のご案内
社員の皆様
平素は格別のご尽力いただき、厚く御礼申し上げます。
この度、[研修名]研修を下記の通り開催することになりました。
本研修では、[研修内容]について学び、皆様の業務スキル向上に繋がる内容となっております。
- 日時：[日付] [時間]～[時間]
- 場所：[場所]
- 対象者：[対象者]
参加ご希望の方は、[返信期限]までにご連絡をお願いいたします。
[担当者名]
このテンプレートは、研修の目的と内容を明確に伝えています。
研修に参加することで得られるメリットを具体的に示すことで、参加者のモチベーションを高めることを目指しています。
研修告知メール テンプレート2
件名：【[研修名]】スキルアップ研修のご案内
[部署名]の皆様
いつもありがとうございます。[担当者名]です。
今回、皆様のスキルアップを目的とした研修を開催いたします。
[研修内容]について専門講師をお招きし、実践的な知識を習得できる内容となっております。
- 日時：[日付] [時間]～[時間]
- 場所：[場所]
- 参加費：[金額]
参加を希望される方は、[返信期限]までに[担当者名]までご連絡ください。
皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
[担当者名]
このテンプレートは、「スキルアップ」を強調し、研修の目的をより明確にしています。
また、「専門講師」「実践的な知識」といった言葉を使うことで、研修の価値を高め、参加意欲を刺激する効果が期待できます。
参加を促進する効果的な表現とテクニック
前の章では、イベントの種類に応じた告知メールのテンプレートを紹介しました。
この章では、さらに一歩踏み込んで、参加率を向上させるための具体的な表現とテクニックを解説します。
告知メールは、ただ情報を伝えるだけでなく、従業員の参加意欲を刺激し、行動を促すための重要なツールです。
効果的な表現を使いこなし、イベントを盛り上げましょう。
イベントの魅力を具体的にアピールする
イベントの告知メールで最も重要なのは、参加者に「なぜ参加するべきか」を明確に伝えることです。
イベントの目的や内容を具体的に説明し、参加することで得られるメリットを強調しましょう。
抽象的な表現ではなく、具体的な言葉で魅力をアピールすることで、参加者の興味を引きつけ、参加への動機を高めることができます。
例えば、懇親会であれば「普段話せない他部署のメンバーと交流できる絶好の機会です」と具体的に伝えたり、研修であれば「スキルアップにつながるだけでなく、キャリアアップにも役立ちます」と、参加後の具体的なメリットを伝えましょう。
例文：懇親会の魅力を伝えるメール
件名：【10/26開催】秋の懇親会のお知らせ
社員各位
いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。
さて、来る10月26日（木）に秋の懇親会を開催することになりました。
今回は、[場所]にて美味しい食事をご用意し、[イベント内容]など、楽しい企画も盛りだくさんです。
この機会に、部署や役職を超えて親睦を深め、日頃の業務の疲れを癒してください。皆様のエントリーをお待ちしております！
参加希望の方は[返信期日]までに[担当者]までご連絡ください。
上記例文では、懇親会で得られる具体的なメリット（他部署との交流、楽しい企画）を伝えることで、参加意欲を高めています。
参加へのハードルを下げる言葉を選ぶ
参加を促すためには、心理的なハードルを下げることも重要です。
「参加必須」のような強制的な言葉ではなく、「お気軽にご参加ください」「ご都合の良い方はぜひ」といった、参加しやすい言葉を選びましょう。
また、参加を迷っている人に向けて、「途中参加・途中退出も可能です」といった柔軟な対応を提示することも効果的です。
さらに、イベントの形式に合わせて、「服装自由」「持ち物不要」など、参加者が事前に準備する必要がないことを伝え、参加への心理的な負担を軽減することも重要です。
これにより、「参加したいけど、面倒だな」という気持ちを解消し、気軽に参加してもらえるように工夫しましょう。
例文：参加しやすい言葉を使ったメール
件名：【11/15開催】社内交流イベントのご案内
社員各位
いつもありがとうございます。
11月15日（水）に、社内交流イベントを開催いたします。
今回のイベントは、[イベント内容]を予定しております。お忙しいとは思いますが、ご都合の良い時間にご参加ください。
当日は、[服装]で、[持ち物]も不要です。
部署や役職関係なく、社員一同で親睦を深めましょう。皆様のご参加を心よりお待ちしております！
参加ご希望の方はこちらまで[返信期日]までにご連絡ください。[担当者]
上記例文では、「お忙しいとは思いますが」「ご都合の良い時間で」「服装自由」「持ち物不要」といった言葉を使い、参加へのハードルを下げています。
早期参加を促す特典を提示する
イベントの参加率をさらに高めるためには、早期参加者への特典を提示することも有効です。
例えば、「早期参加者には特別なプレゼントをご用意」「先着〇名様限定で特別な席をご用意」といった特典を設けることで、参加者は「早めに申し込んだ方がお得だ」と感じ、積極的に参加を検討するようになります。
特典は、イベントの内容や予算に合わせて工夫しましょう。
参加者にとって魅力的な特典を用意することで、参加意欲を向上させることが期待できます。
また、特典の内容を具体的に明記することで、参加者は特典の内容を理解し、より参加意欲を高めることができます。
例文：早期参加特典付きのメール
件名：【12/20開催】年末大感謝祭のお知らせ！
社員各位
いつもありがとうございます。
12月20日（金）に、年末大感謝祭を開催いたします！
今回は、1年の締めくくりとして、[イベント内容]など、楽しい企画を多数ご用意しました。
さらに、11月30日（木）までに参加申し込みをされた方には、[早期参加特典]をプレゼントいたします。
ぜひ、お早めにお申し込みください！
参加をご希望の方は[返信期日]までに[担当者]までご連絡ください。
上記例文では、「11月30日（木）までのお申し込みで[早期参加特典]をプレゼント」とすることで、早期参加を促しています。
社内イベント告知メール作成時の注意点
社内イベントの告知メールは、参加者の行動を左右する重要なコミュニケーションツールです。
そのため、メールを作成する際には、いくつかの注意点を守る必要があります。
以下では、特に重要な3つのポイントについて解説します。
誤字脱字がないか最終確認をする
メールを作成したら、送信前に必ず内容をチェックしましょう。
誤字脱字は、メールの信頼性を損なうだけでなく、イベントへの参加意欲を低下させる可能性もあります。
特に、日時や場所などの重要な情報に誤りがあると、参加者に混乱を招いてしまいます。
メールのチェックは、自分だけでなく、他の人に確認してもらうと、より効果的です。
客観的な視点で見てもらうことで、自分では気づかなかった誤りを発見できることがあります。
社内メールのマナーを守る
社内メールでは、基本的なビジネスマナーを守る必要があります。
丁寧な言葉遣いや適切な敬語を使うのはもちろんのこと、読みやすいように適切な改行や段落分けを心がけましょう。
また、宛先を間違えないように注意することも重要です。
イベントの対象者以外にメールを送ってしまうと、関係のない人に迷惑をかけるだけでなく、情報漏洩につながる可能性もあります。
メールを送信する前には、必ず宛先を確認するようにしましょう。
個人情報や機密情報の扱いに注意する
社内イベントの告知メールでは、参加者の個人情報を取り扱う場合があります。
例えば、参加者の氏名や所属部署、連絡先などを記載する際には、個人情報保護法などの法令を遵守する必要があります。
また、イベントの内容によっては、社内の機密情報が含まれる可能性もあります。
これらの情報が外部に漏洩しないように、メールの送信方法や保管方法には十分に注意しましょう。
特に、メールに添付ファイルを含める場合は、ファイルにパスワードを設定するなど、セキュリティ対策を徹底する必要があります。
また、メールの転送や複製は、原則として禁止するように社内でルールを定め、周知徹底することも重要です。
まとめ｜効果的な社内イベント告知メールで組織を活性化
このガイドでは、社内イベントの告知メールを作成する上での重要なポイントを詳しく解説してきました。
改めて、特に重要な点を以下にまとめます。
- イベント内容を明確に伝える件名
- 詳細と参加メリットを記載した本文
- 返信期限と担当者の明記
これらの要素をしっかりと押さえることで、参加者の関心を引きつけ、イベントへの参加を促進できます。
さらに、イベントの種類に応じた適切なテンプレートを活用することで、より効果的な告知メールを作成できます。
ぜひ、このガイドで紹介した例文を参考に、貴社のイベントに合わせたメールを作成してください。
告知メールを作成する際には、まずイベントの目的を明確にしましょう。
そして、参加者にどのような体験をしてほしいのかを具体的にイメージすることが大切です。
その上で、イベントの魅力を最大限に伝えられるよう、言葉を選んでみましょう。
焦らずに、一つ一つのステップを丁寧に踏むことで、きっと素晴らしい告知メールが完成するはずです。
効果的な社内イベント告知メールは、組織を活性化するだけでなく、社員間のコミュニケーションを深める絶好の機会となります。
社員一人ひとりがイベントを通じて繋がりを深め、より働きがいのある職場環境を築けるよう、このガイドがお役に立てれば幸いです。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
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