件名：【ご協力のお願い】[アンケート名]に関するアンケート
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、[アンケート目的]を目的としたアンケートを、皆様にご協力いただきたくご連絡いたしました。
本アンケートは、[アンケートで得たい情報]を把握し、[具体的な改善策や目標]に繋げることを目的としています。
皆様からの貴重なご意見は、今後の[具体的な施策や改善活動]に役立ててまいります。
つきましては、ご多忙中恐縮ではございますが、下記のアンケートフォームよりご回答いただけますようお願い申し上げます。
[アンケートフォームURL]
回答期限：[回答期限]
回答にかかる所要時間は[所要時間]分程度です。
なお、ご回答いただいた内容は、統計的に処理を行い、個人が特定できる形で公表することは一切ございません。安心してご回答ください。
また、回答は任意であり、皆様のご都合の良い範囲でご協力いただければ幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。
何卒、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
社内アンケートって、社員のホンネを知るための大切なチャンスですよね。
でも、せっかくアンケートを実施しても、なかなか回答が集まらない…なんて経験、ありませんか？
この記事では、そんな悩みを解決するために、社内アンケートの返信率をグッと高めるメールの書き方を徹底解説します。
メールの書き方次第で、社員の協力度が大きく変わるんです。
この記事を読めば、もうアンケートの返信率に頭を悩ませる必要はありません。
ぜひ最後まで読んで、アンケート成功への第一歩を踏み出しましょう。
この記事では、まず、アンケート依頼メールで重要な3つのポイントをお伝えし、具体的な文例や回答率を高める施策、そして注意点まで、余すところなく解説していきます。
社内アンケート依頼メールで重要な3つのポイント
アンケートへの協力をスムーズに得るためには、メールでしっかりと情報を伝えることが大切です。
ここでは、特に重要な3つのポイントを詳しく見ていきましょう。
1. 依頼の目的と回答期限を明確に伝える
まず、なぜこのアンケートを実施するのか、その目的を明確に伝えることが重要です。
「〇〇改善のため」「社員の意見を反映するため」など、具体的な目的を示すことで、回答者はアンケートの必要性を理解し、協力意欲を高めることができます。
さらに、回答期限を明示することで、「いつまでに回答すれば良いのか」という迷いをなくし、回答を促すことができます。
期限を設けることで、回答の先延ばしを防ぎ、スムーズなアンケート回収につながります。
2. アンケートの回答によるメリットを提示する
アンケートに回答することで、回答者にどんなメリットがあるのかを具体的に提示することも大切です。
例えば、
- 「回答結果をもとに、〇〇を改善します」
- 「回答者の意見を今後の〇〇に反映します」
など、回答することで得られるポジティブな変化を伝えることで、回答者は「自分の意見が会社に役立つんだ。」と感じ、積極的にアンケートに協力してくれるでしょう。
また、回答者全員に、アンケート結果を共有することも、メリットの一つとして提示できます。
3. 回答しやすいアンケート形式と所要時間を示す
回答しやすいアンケート形式であること、また、回答にかかる所要時間を事前に伝えることも重要です。
回答形式は、選択式、記述式、あるいはその両方など、アンケートの内容によって適切なものを選ぶようにしましょう。
所要時間を伝えることで、回答者は「時間がないから後で」と先延ばしにすることを防ぐことができます。
回答にかかる時間が短いことをアピールすることで、心理的なハードルを下げ、より多くの回答を得られるように工夫しましょう。
返信率を高める社内アンケート協力依頼メールの文例
ここまで、社内アンケートの依頼メールで重要な3つのポイントについて解説しました。
続いては、それらを踏まえ、さらに返信率を高めるための具体的なメール文例を3つご紹介します。
件名、本文、回答期限の伝え方、それぞれに焦点を当て、効果的な表現をみていきましょう。
件名で興味を引きつける文例
まずは、開封率を高めるために、件名で従業員の興味を引くことが重要です。
アンケートの内容が「自分ごと」として捉えられるような工夫を凝らしましょう。
例文：現状把握を目的としたアンケート
件名：【重要】[部署名]の働き方に関するアンケートご協力のお願い
[部署名]の皆様
いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。
この度、皆様の働き方に関するアンケートを実施することになりました。
ぜひ皆様の率直なご意見をお聞かせください。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。
この例文では、「【重要】」という言葉で注意を引きつけ、さらに「[部署名]の働き方」という具体的な内容を提示することで、対象者に自分事として捉えてもらいやすくしています。
例文：改善を目的としたアンケート
件名：[部署名]の課題解決にご協力ください！アンケート回答のお願い
[部署名]の皆様
いつもありがとうございます。
より良い職場環境を作るため、アンケートを実施いたします。
皆様からの貴重なご意見を、今後の改善に役立てていきたいと考えております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。
こちらの例文では、「課題解決」という言葉を使用し、アンケートへの協力が職場環境の改善に繋がることを示唆しています。
従業員は、アンケートに協力することで、自分たちの意見が反映されるという期待感を持つことができます。
本文で協力を促す丁寧な表現の文例
次に、メールの本文では、アンケートの目的を再度伝え、回答への協力を丁寧に促すことが重要です。
一方的な依頼にならないよう、相手への配慮を忘れずに、協力を依頼しましょう。
例文：シンプルで丁寧な依頼
件名：[アンケート名]ご協力のお願い
社員の皆様
いつも業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、[アンケート目的]を目的としたアンケートを実施いたします。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、皆様のご協力をお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文は、シンプルながらも丁寧な言葉遣いを心がけ、従業員への配慮を示しています。
アンケートの目的を明確に伝えることで、回答する意義を理解してもらいやすくなります。
例文：回答によるメリットを示す依頼
件名：[アンケート名]ご協力のお願い
社員の皆様
いつもありがとうございます。
より働きやすい環境づくりのため、[アンケート名]を実施いたします。
皆様からのご意見は、今後の[改善策]に役立ててまいります。
お忙しいところ恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
この例文では、アンケートの回答が具体的な改善に繋がることを示唆しています。
回答者にとって、アンケートに協力するメリットが明確に伝わるように工夫しました。
回答期限を強調する文例
最後に、回答期限は必ず明記し、期限を強調することも重要です。
回答を促すために、期限を過ぎると回答できなくなることを明示すると効果的です。
例文：期限を具体的に伝える
件名：[アンケート名]ご協力のお願い
社員の皆様
いつも業務にご尽力いただき、ありがとうございます。
この度、[アンケート目的]を目的としたアンケートを実施いたします。
回答期限は、[回答期限]までとなっております。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。
この例文では、回答期限を具体的に示し、期限内に回答を促しています。
具体的な期日を示すことで、回答忘れを防ぎ、回答率の向上に繋げることができます。
例文：期限を過ぎると回答できないことを伝える
件名：【期限付き】[アンケート名]ご協力のお願い
社員の皆様
いつもありがとうございます。
[アンケート目的]を目的としたアンケートを実施いたします。
回答期限は[回答期限]までです。期限を過ぎますと回答できなくなりますのでご注意ください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。
この例文では、「【期限付き】」という言葉で注意を喚起し、期限を過ぎると回答できなくなることを明示することで、回答を促しています。
緊急度を伝えることで、回答の優先度を上げることができます。
次は、さらに回答率をアップさせるための具体的な施策について解説していきます。
回答率アップのための3つの施策
ここまで協力依頼メールの文例を紹介しました。
次は、さらに回答率を高めるための3つの施策を解説します。
メールの作成だけでなく、アンケート全体の設計や運用も重要です。
回答しやすいアンケート設計にする
アンケートの回答率を上げるためには、回答しやすい設計が不可欠です。
設問数はできるだけ少なく、回答形式は選択式を多く取り入れましょう。
記述式の設問は必要最低限に絞り、回答に時間がかかりすぎないように工夫してください。
回答にかかる時間の目安を示すことで、回答者の心理的な負担を減らすことができます。
また、質問の意図が明確で、回答者が迷わないように配慮しましょう。
専門用語や抽象的な表現は避け、誰でも理解できる言葉を選ぶことが大切です。
回答形式も、単一回答か複数回答かを明確にしましょう。
アンケートの冒頭で、回答方法を丁寧に説明すると、回答者の混乱を防げます。
アンケート設計のポイント
- 設問数を絞り、回答時間を短くする
- 選択式を多くし、記述式を少なくする
- 質問の意図を明確にする
- 専門用語や抽象的な表現を避ける
- 回答形式（単一/複数回答）を明示する
- 回答方法を最初に丁寧に説明する
リマインダーメールを効果的に活用する
回答期限が近づいても回答が集まらない場合は、リマインダーメールを送りましょう。
ただし、何度も送りすぎると、回答者に不快感を与えてしまう可能性があります。
リマインダーメールを送る頻度やタイミングは慎重に検討しましょう。
一般的には、回答期限の数日前と、回答期限の当日に送るのが効果的です。
リマインダーメールを送る際には、催促するような表現は避けましょう。
「回答期限が近づいてきました」というような、丁寧な表現を心がけてください。
回答がまだの従業員に対して、回答を促すだけでなく、アンケートへの協力を感謝する気持ちも伝えましょう。
また、回答期限を過ぎてしまった場合でも、アンケートの重要性を改めて伝え、回答を促すことが大切です。
リマインダーメールのポイント
- 送信頻度を適切に調整する
- 催促するような表現は避ける
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- アンケートへの協力を感謝する
- 回答期限を過ぎても回答を促す
回答者へのフィードバックを検討する
アンケートの回答後、結果を回答者にフィードバックすることも有効な施策です。
アンケートの結果を共有することで、回答者は自分たちの意見が組織に反映されていると感じられます。
これにより、アンケートへの協力意欲を高めることが期待できます。
フィードバックは、アンケート結果の概要や、回答者の意見がどのように反映されるかを具体的に示すと良いでしょう。
結果の共有方法としては、社内ポータルサイトでの公開や、メールでの配信などが考えられます。
回答者全員にフィードバックすることが難しい場合は、一部の代表的な意見や、改善策を共有するだけでも効果があります。
フィードバックを通じて、組織全体で課題を共有し、改善に向けて協力する姿勢を示すことが重要です。
フィードバックのポイント
- アンケート結果を共有する
- 回答者の意見が反映されることを示す
- 結果の概要や改善策を具体的に示す
- 社内ポータルやメールで結果を共有する
- 回答者への感謝の気持ちを伝える
社内アンケート協力依頼メール作成の注意点
社内アンケートの実施は、従業員の意見を収集し、より良い職場環境を構築するための重要な手段です。
しかし、その効果を最大限に引き出すためには、メール作成時に注意すべき点があります。
ここでは、従業員のプライバシーを尊重し、協力を得やすくするためのポイントを解説します。
個人情報保護に配慮する
アンケートを実施する際には、回答者の個人情報保護に最大限の注意を払う必要があります。
- 匿名性を確保する: 回答内容と回答者を紐付けないように、匿名形式での回答を基本としましょう。
- 収集目的を明確にする: アンケートで収集した情報の利用目的を具体的に伝え、回答者に安心感を与えることが重要です。
- プライバシーポリシーを明示する: 個人情報の取り扱いについて、社内のプライバシーポリシーを提示し、透明性を確保しましょう。
例文 個人情報保護に関する注意喚起
件名：【ご協力のお願い】[アンケート名]に関するアンケート
社員各位
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
この度、[アンケート名]に関するアンケートを実施させていただきます。
本アンケートでは、皆様の貴重なご意見を参考に、より働きやすい環境づくりを目指しております。
ご回答いただいた内容は、統計的に処理を行い、個人が特定できる形で公表することは一切ございません。
安心してご回答いただけますよう、ご協力をお願いいたします。
ご回答期限：[回答期限]
[部署名] [担当者名]
この例文では、回答の匿名性を保証し、個人が特定される形で公表しないことを明記することで、回答者の不安を軽減しています。
一方的な依頼にならないように注意する
アンケートへの協力を依頼する際、一方的な依頼にならないように、従業員の立場に立って配慮することが大切です。
- 回答は任意であることを明確にする: 回答が強制ではないことを伝え、回答者の意思を尊重する姿勢を示しましょう。
- アンケートの目的と意義を説明する: なぜこのアンケートを実施するのか、回答がどのように活かされるのかを具体的に説明することで、回答者のモチベーションを高めることができます。
- 協力への感謝を伝える: 回答してくれた従業員に対して、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
例文 回答は任意である旨を伝える
件名：[アンケート名]に関するアンケートご協力のお願い
[宛先]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
この度、[アンケート名]に関するアンケートを実施させていただきたく、ご協力をお願いいたします。
本アンケートは、[アンケートの目的]を把握するために行うものです。
皆様からの貴重なご意見は、今後の[改善策など]に役立ててまいります。
なお、ご回答は任意であり、皆様のご都合の良い範囲でご協力いただければ幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。
[部署名] [担当者名]
この例文では、「ご回答は任意であり」と明記することで、回答者の自主性を尊重する姿勢を示しています。
また、アンケートの目的を伝えることで、回答の意義を理解してもらいやすくなります。
まとめ 社内アンケートの成功は協力依頼メールで決まる
ここまで、社内アンケートの協力依頼メールについて、さまざまなポイントを見てきました。
改めて、特に重要な点をまとめると、以下の3つが挙げられます。
- 依頼の目的と回答期限の明確化
- 回答によるメリットの提示
- 回答しやすい形式と所要時間の明示
これらの要素を丁寧に盛り込むことで、従業員の方々はアンケートの意図を理解し、協力しやすくなります。
そして、よりアンケートの返信率を高めるためには、メールを作成する前に、回答しやすいアンケート設計になっているかを確認しましょう。
また、回答期限が近づいてきたら、リマインダーメールを送ることも効果的です。
さらに、アンケート結果を回答者にフィードバックすることも、次回のアンケートへの協力を促す上で重要になります。
今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ、従業員の方々が気持ちよく協力してくれるような、そんな依頼メールを作成してください。
きっと、アンケートの成功につながるはずです。
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