インターンシップ修了証の送付メール作成3つのポイントと例文

件名：【株式会社[会社名]】インターンシップ修了証送付のご案内

株式会社[会社名]

[学生氏名]様

お世話になっております。

株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は、弊社のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。

[学生氏名]様のインターンシップ修了を心よりお祝い申し上げます。

インターンシップ期間中、[学生氏名]様には大変熱心に取り組んでいただき、社員一同大変感謝しております。

つきましては、インターンシップ修了証を添付ファイルにて送付いたします。

ご確認いただけますと幸いです。

[ファイル名].pdf

インターンシップに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。

[連絡先部署名]

[電話番号]

[メールアドレス]

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

インターンシップ、お疲れ様でした。

修了証を送るメールって、ちょっとドキドキしますよね。

「きちんと送らないと」と思いつつ、何を書けばいいか迷う…そんな人事担当者の方も多いのではないでしょうか。

でも大丈夫。

この記事を読めば、インターンシップ修了証の送付メールがスムーズに作成できます。

今回は、メールの基本構成から、テンプレート、送る理由、注意点までをまとめました。

この記事が、皆さんの採用活動の一助となれば嬉しいです。

さあ、一緒に見ていきましょう。

インターンシップ修了証送付メールの基本構成

件名で修了証送付を明確に伝える

まず、メールの第一印象を決めるのは件名です。

ここで「インターンシップ修了証」を送るメールだと、一目で分かるようにしましょう。

件名が曖昧だと、学生がメールを見落としてしまうかもしれません。

例えば、「【[会社名]】インターンシップ修了証送付のご案内」のように、具体的に書くのがおすすめです。

これにより、学生は「何のメールだろう？」と迷うことなく、すぐに内容を確認できます。

件名で内容を明確に伝えることは、スムーズなコミュニケーションの第一歩です。

例文1：件名で修了証送付を明確にする

件名：【[会社名]】インターンシップ修了証送付のご案内

この例文では、件名を見ただけで、どの会社のインターンシップの修了証に関するメールかが明確にわかります。

例文2：件名で学生に安心感を与える

件名：【[会社名]】インターンシップ修了証を同封いたしました

この例文では、修了証がメールに添付されていることがすぐに伝わるため、学生は安心してメールを開封できます。

宛名の書き方と丁寧な挨拶のポイント

メールの宛名は、学生の名前を正確に記載しましょう。

[学生氏名]様と書くのが基本です。

挨拶は、インターンシップへの参加に対する感謝の気持ちを込めて、丁寧に行いましょう。

「[学生氏名]様」の後に改行を入れ、

「この度は、弊社のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました」

といった一文を加えると、より丁寧な印象になります。

最初の挨拶で、学生に好印象を与え、その後の文章も読んでもらいやすくなります。

丁寧な言葉遣いを心がけ、学生への敬意を表しましょう。

例文3：丁寧な挨拶を入れる

件名：【[会社名]】インターンシップ修了証送付のご案内

[学生氏名]様

この度は、弊社のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。

この例文では、学生の名前を明記し、インターンシップへの参加に対する感謝の気持ちを伝えています。

本文で修了を祝福し感謝を伝える

本文では、まずインターンシップの修了を祝福する言葉を述べましょう。

例えば、

「この度、[学生氏名]様のインターンシップ修了を心よりお祝い申し上げます」

といった表現が適切です。

次に、インターンシップ期間中の学生の努力や成果に対する感謝の気持ちを伝えます。

「インターンシップ期間中、[学生氏名]様には大変熱心に取り組んでいただき、社員一同大変感謝しております」

のように、具体的なエピソードを交えて感謝を伝えると、より学生の心に響くでしょう。

インターンシップを通して、学生がどのような成長を遂げたのか、具体的な言葉で伝えてみましょう。

そうすることで、学生は達成感を感じ、企業への好感度も高まります。

例文4：修了を祝福し感謝を伝える

件名：【[会社名]】インターンシップ修了証送付のご案内

[学生氏名]様

この度は、弊社のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。

さて、[学生氏名]様のインターンシップ修了を心よりお祝い申し上げます。

インターンシップ期間中、[学生氏名]様には大変熱心に取り組んでいただき、社員一同大変感謝しております。

この例文では、インターンシップ修了を祝福し、参加した学生への感謝の気持ちが述べられています。

修了証送付メールのテンプレートと具体的な書き方 3つのポイント

インターンシップ修了証を送付するメールを作成する際に、具体的なテンプレートがあると便利です。

ここでは、すぐに使えるテンプレートと、各項目をどのように書けば良いかを解説します。

修了証の添付方法から、署名、今後の連絡先まで、丁寧かつ正確に記載するためのポイントを押さえましょう。

1. 修了証の添付方法とファイル形式

修了証をメールに添付する際は、ファイル形式と添付方法に注意が必要です。

一般的にはPDF形式が推奨されます。

PDFは、多くの環境でファイルを開くことができ、レイアウトが崩れる心配も少ないためです。

ファイル名は「[学生氏名]_インターンシップ修了証.pdf」のように、誰の修了証であるか一目でわかるようにしましょう。

メールに添付する際には、ファイルがきちんと添付されているか、送信前に必ず確認してください。

例文1：修了証を添付する場合のメール

件名：インターンシップ修了証送付のご連絡

[学生氏名]様

この度は、[会社名]のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。

インターンシップの修了証を添付ファイルにて送付いたします。ご確認ください。

[ファイル名].pdf

今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。

例文2：ダウンロードリンクを共有する場合のメール

件名：インターンシップ修了証送付のご連絡

[学生氏名]様

この度は、[会社名]のインターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。

修了証につきましては、下記URLよりダウンロードをお願いいたします。

[ダウンロードURL]

今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。

上記例文のように、修了証を添付するだけでなく、ダウンロードリンクで共有する方法もあります。

企業の状況に合わせて使い分けると良いでしょう。

2. 署名の書き方と人事担当者情報

メールの最後には、必ず署名を入れましょう。

署名には、会社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。

これにより、メールの信頼性が増し、受け取った側も安心して対応できます。

署名は、メールソフトの設定で自動的に挿入されるようにしておくと、毎回手動で入力する手間が省けます。

例文：署名例

[会社名]

[部署名]

[担当者名]

[電話番号]

[メールアドレス]

署名に担当者の連絡先を記載することで、学生からの問い合わせにもスムーズに対応できます。

3. 今後の連絡先と問い合わせ先を記載

メールの最後に、今後の連絡先や問い合わせ先を明記することも重要です。

インターンシップに関する質問や、今後の採用活動に関する問い合わせに対応するためです。

連絡先を明記することで、学生は安心して企業に連絡できます。

また、企業側も学生とのコミュニケーションを円滑に進めることができます。

例文：連絡先と問い合わせ先

インターンシップに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。

[連絡先部署名]

[電話番号]

[メールアドレス]

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

上記のように、連絡先を記載する際には、問い合わせ内容に応じて、適切な部署や担当者を案内するようにしましょう。

インターンシップ採用で修了証送付が重要な理由

学生の達成感を高め企業イメージ向上

インターンシップの修了証を送付することは、学生の達成感を大きく高める効果があります。

インターンシップ期間中、学生は新しい知識やスキルを習得し、多くの課題に取り組んできたはずです。

修了証は、その努力の成果を形として示すものであり、学生にとって大きなモチベーションになります。

修了証を手にすることで、学生はインターンシップでの経験を肯定的に捉え、自信を持って次のステップに進むことができるでしょう。

また、修了証の送付は、企業が学生の成長を真摯にサポートしている姿勢を示すことにもつながり、企業イメージの向上にも貢献します。

採用活動における学生との良好な関係構築

修了証送付は、採用活動においても非常に重要な役割を果たします。

インターンシップは、企業と学生が相互理解を深める貴重な機会です。

修了証の送付は、インターンシップの終了後も学生との関係を良好に保ち、継続的なコミュニケーションを促進するきっかけとなります。

修了証送付メールを通じて、学生に感謝の気持ちを伝え、今後のキャリア形成を応援するメッセージを送ることで、企業に対する学生のエンゲージメントを高めることができます。

将来的な採用活動において、インターンシップ参加者が自社のファンとなり、応募や推薦につながる可能性も高まります。

企業の人事担当者としての信頼性を確立

修了証の送付は、企業の人事担当者としての信頼性を確立する上でも重要です。

インターンシップは、学生にとって社会人としての第一歩を踏み出す大切な機会であり、企業側の対応は、学生のその後のキャリア形成に大きな影響を与えます。

修了証を丁寧に送付することは、企業が学生を尊重し、責任を持って対応している姿勢を示すことになります。

このような姿勢は、学生からの信頼を得るだけでなく、企業の評判を高めることにもつながります。

人事担当者は、修了証送付を通じて、企業の顔としての責任を果たす必要があるでしょう。

送付メール作成時の注意点と人事担当者が確認すべきこと

誤字脱字がないか最終確認する

メールを作成する際、誤字脱字がないかの確認は非常に重要です。

誤字や脱字があると、受け取った人に不注意な印象を与えてしまいます。

特に、企業名や氏名などの固有名詞は、間違いがないように細心の注意を払いましょう。

送信前に必ず複数人でチェックするなど、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。

丁寧なメールを作成し、企業の信頼性を高めましょう。

送付先のメールアドレスを再確認する

メールを送信する前に、送付先のメールアドレスが正しいか再度確認しましょう。

メールアドレスの間違いは、情報漏洩や誤送信につながる可能性があります。

特に、複数の学生に一斉送信する場合は、宛先を間違えないように注意が必要です。

送信前には、必ず宛先リストを確認し、個人情報を守るための対策を徹底しましょう。

慎重な対応が、企業としての信頼を守ることに繋がります。

個人情報保護法に配慮した対応

インターンシップ修了証の送付メールでは、個人情報保護法に配慮した対応が求められます。

学生の氏名やメールアドレスなどの個人情報は、適切に管理する必要があります。

メールの一斉送信を行う際は、BCCを使用するなど、他の受信者にメールアドレスが表示されないように注意しましょう。

また、個人情報が含まれるファイルを添付する場合には、パスワードを設定するなど、セキュリティ対策を徹底してください。

個人情報保護法を遵守し、学生からの信頼を損なわないように努めましょう。

修了証送付メールを『代筆さん』でスムーズに作成

修了証送付を丁寧に行うことが大切だと分かっていても、相手の名前を正確に記載し、適切な敬語を使いながら、感謝と祝福の気持ちを文章に込めるには、相応の時間と集中力が必要になります。

そんなときに頼りになるのが、AIを活用したメール作成支援ツール『代筆さん』です。

『代筆さん』は、伝えたい内容や目的を日本語で入力するだけで、読み手に配慮した自然なビジネスメールを、AIが自動で提案してくれるWebサービスです。

例えば、インターンシップ修了証を送るメールを作成する際には、「丁寧な挨拶の表現」「修了を祝う一文」「添付ファイルへの言及」といった要素を過不足なく含んだ文面を、短時間で整えることができます。

さらに、よく使うメール文面を定型文として登録できる機能もあり、定期的に発生するメール業務の効率化にもつながります。

もちろん、AIが生成した文章が常に完ぺきとは限りませんが、ひな型があることで確認や微調整に専念でき、ゼロから考えるよりもはるかにスムーズに作業が進みます。

『代筆さん』には無料プランが用意されており、まずは気軽に試せる点も魅力です。

比較的リーズナブルな有料プランもあり、日常的なメール作成を支援する実用的なツールとして、多くのビジネスパーソンに支持されています。

インターンシップ修了証送付メールのまとめ

インターンシップ修了証の送付メールについて、これまで見てきた内容をまとめると、以下の3点が特に重要です。

1. 件名で修了証送付を明確に伝える
2. 宛名と丁寧な挨拶、感謝の言葉で学生への配慮を示す
3. 誤字脱字のチェックや個人情報保護への配慮を徹底する

これらのポイントを念頭に置くことで、学生に好印象を与え、企業としての信頼性を高めることができるでしょう。

もし、「感謝や祝福の気持ちはあるけれど、うまく言葉にできない」と感じる方は、ぜひ『代筆さん』の活用を検討してみてください。

インターンシップ修了証を送る際に求められる丁寧で配慮のある文章を、自動で整えてくれる心強いツールです。

インターンシップは、学生にとっても企業にとっても、貴重な経験となるものです。

修了証の送付を通じて、学生の成長を祝福し、今後の活躍を応援する気持ちを伝えていきましょう。