件名：[会社名] [職種名] 採用選考の結果について
株式会社[会社名]
[応募者名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、採用担当の[担当者名]です。この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございました。
先日は、[一次/二次/最終]面接にお越しいただき、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
慎重に選考を進めさせて頂きました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
今回の選考では、[応募者名]様の[具体的なスキルや経験]に大変魅力を感じました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。
[応募者名]様の今後のご活躍を、[会社名]一同、心より応援しております。
今回はご縁がなかったものの、ぜひ今後も[会社名]にご関心をお持ちいただければ幸いです。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
採用活動、お疲れ様です。
応募者の方々との出会いは、企業にとっても貴重な機会ですよね。
しかし、残念ながら今回は見送りとなる場合もあります。
そんな時、どのように不採用を伝えれば、応募者の気持ちを尊重しつつ、企業の印象を損なわずに済むのか、悩むこともあるのではないでしょうか？
この記事では、不採用通知メールの書き方について、基本構成から具体的な例文、注意点までを徹底解説します。
この記事を読めば、不採用通知メールで応募者の信頼を繋ぎ、今後の関係構築にも繋げられるはず。
ぜひ最後までお付き合いくださいね。
1. 不採用通知メールの基本構成と必須要素
採用を見送るという難しい判断を、応募者に失礼なく伝えるためには、メールの構成と内容がとても大切です。
ここでは、不採用通知メールを作成する上で、必ず押さえておきたい基本構成と必須要素について解説していきます。
これらのポイントをしっかり守ることで、応募者の方に誠意が伝わる、丁寧な不採用通知メールを作成することができます。
件名で不採用を明確に示す
まず、メールの件名で「不採用」であることを明確に伝えることが重要です。
応募者は、選考結果のメールを心待ちにしています。
件名で結果をはっきりと示すことで、応募者の不安を和らげ、メールを開封する心の準備をしてもらうことができます。
件名で不採用を伝えることは、応募者への配慮の第一歩です。
「選考結果のご連絡」
のような曖昧な表現ではなく、
「[会社名] [職種名] 選考結果のお知らせ」
「[会社名] [職種名] 選考結果（不採用）」
のように、具体的に記載しましょう。
応募への感謝を冒頭で伝える
メールの冒頭では、応募してくれたことへの感謝の気持ちを必ず伝えましょう。
選考に時間を使ってくれた応募者に対して、まずは感謝の言葉を述べることで、相手への敬意を示すことができます。
例えば、
「この度は、[会社名]の[職種名]にご応募いただき、誠にありがとうございました」
といったように、具体的な職種名を添えて感謝の気持ちを伝えましょう。
応募者は、企業が自分の応募を真剣に受け止めてくれたと感じ、不採用という結果でも、企業に対するネガティブな感情を抱きにくくなります。
不採用理由の丁寧な伝え方
不採用理由を伝える際には、応募者の心情に配慮した丁寧な表現を心がけましょう。
不採用理由を具体的に伝えることで、応募者は納得しやすくなり、今後のキャリアアップにも繋げることができます。
ただし、応募者の能力不足を指摘するような直接的な表現は避け、
「今回の募集職種では、[応募者の強み]よりも、[求めるスキル]を重視した選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は貴意に沿いかねる結果となりました」
など、応募者の強みを認めつつ、企業の求める人物像とのミスマッチがあったことを伝えるようにしましょう。
2. 不採用通知メールの例文と状況別アレンジ
続いては、不採用通知メールの具体的な例文を、状況別に分けてご紹介します。
一次面接の結果、二次面接以降の結果、今後の応募を歓迎する場合など、状況に応じた適切な表現を使い分けることが重要です。
それぞれの例文を参考に、応募者へ失礼のない、丁寧な不採用通知メールを作成しましょう。
一次面接不合格の場合の例文
一次面接の結果、残念ながら不合格となってしまった応募者へのメール例文です。
まだ選考の初期段階であるため、今後の成長に繋がるような、前向きなメッセージを添えることが大切です。
一次面接不合格通知の例文
件名：[会社名] 採用選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
先日は、一次面接にお越しいただき、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
慎重に選考を進めさせて頂きました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦ください。
今回の選考を通じて、[応募者名]様の素晴らしいご経験と熱意に触れることができました。
今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
一次面接の不合格を伝える際は、応募への感謝と選考に時間を割いていただいたことへの配慮を忘れずに伝えましょう。
また、応募者の人柄や熱意に触れることができたという点を付け加えることで、単なる不合格通知ではなく、応募者への敬意を示すことができます。
二次面接以降不合格の場合の例文
二次面接や最終面接など、選考が進んだ段階での不合格通知は、一次面接の場合よりも丁寧な対応が求められます。
選考に時間を割いていただいたことへの感謝に加え、選考過程で感じた応募者の良い点に触れることで、応募者の心情に配慮した内容を心がけましょう。
二次面接以降不合格通知の例文
件名：[会社名] 採用選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
先日は、二次面接（または最終面接）にお越しいただき、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
複数回の面接を通し、[応募者名]様の素晴らしいご経験と[会社名]への熱意を深く理解することができました。
慎重に選考を進めさせて頂きました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
[応募者名]様の今後のご活躍を、[会社名]一同、心より応援しております。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
選考が進んだ段階での不合格通知では、選考過程で得た応募者の印象や評価を具体的に伝えることが望ましいです。
これにより、応募者は自身の強みや改善点を知ることができ、今後の活動に繋げることができます。
今後の応募を歓迎する場合の例文
今回は不合格となったものの、将来的に再度応募してほしいと感じる応募者に対しては、その旨を明確に伝えましょう。
不合格という結果だけを伝えるのではなく、今後の関係性構築に繋げるためのメッセージを加えることが重要です。
今後の応募を歓迎する不合格通知の例文
件名：[会社名] 採用選考の結果について
[応募者名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
先日は、面接にお越しいただき、貴重なお時間を頂戴いたしましたこと、重ねて御礼申し上げます。
慎重に選考を進めさせて頂きました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
今回の選考では、[応募者名]様の[具体的なスキルや経験]に大変魅力を感じました。
今回はご縁がなかったものの、ぜひ今後も[会社名]にご関心をお持ちいただければ幸いです。
今後の[応募者名]様の益々のご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
今後の応募を歓迎する際は、応募者のどのような点に魅力を感じたのかを具体的に伝えることが大切です。
これにより、応募者は自身の強みを認識し、今後のキャリア形成に繋げることができます。
また、再応募への期待を示すことで、企業と応募者との良好な関係を維持することができます。
3. 不採用連絡で注意すべきマナーとポイント
連絡は迅速に行う
不採用の連絡は、応募者にとって非常にデリケートな情報です。
選考プロセスが終了したら、できるだけ早く結果を伝えることが大切です。
迅速な連絡は、応募者への誠意を示すだけでなく、企業としての信頼性を高めることにも繋がります。
選考期間が長引く場合は、状況をこまめに共有することも重要です。
連絡が遅れる場合は、その理由と具体的な連絡時期を事前に伝えましょう。
応募者の心情に配慮した表現を使う
不採用の連絡は、応募者にとって残念な知らせです。
そのため、メールの文面では、応募者の心情に配慮した丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。
機械的な印象を与える表現は避け、温かみのある言葉を選ぶことが大切です。
例えば、「今回は貴意に沿いかねる結果となりました」といった表現は、直接的な否定を避け、応募者の気持ちに寄り添う印象を与えます。
不採用理由を伝える際も、具体的な改善点を挙げつつ、今後の成長を応援するようなメッセージを加えることで、前向きな印象を与えることができます。
連絡手段はメールが基本
不採用の連絡手段は、基本的にメールを使用します。
電話連絡は、応募者の状況によっては対応が難しい場合や、記録に残らないというデメリットがあります。
メールであれば、応募者は自分の都合の良い時に内容を確認でき、後から見返すことも可能です。
また、企業側にとっても、複数の応募者に同時に連絡を送ることができるため、効率的な連絡手段と言えます。
ただし、応募者が特に電話での連絡を希望している場合や、状況に応じて適切な連絡手段を選ぶことも重要です。
4. 不採用通知を送る際に避けるべきNG行為
不合格理由を曖昧にする
不採用理由を曖昧に伝えることは、応募者にとって不親切な対応です。
なぜ不合格だったのかが分からなければ、応募者は自身の改善点を見つけられず、次に繋げることが難しくなります。
具体的な理由を伝えることで、応募者は納得しやすくなり、企業への不信感を抱くリスクを減らすことができます。
ただし、詳細な理由を伝える際には、個人情報や企業秘密に触れないように注意が必要です。
個人を非難するような表現を使う
不採用通知で、応募者の人格や能力を否定するような表現は絶対に避けるべきです。
例えば、「あなたの能力では弊社には不十分です」といった直接的な批判は、応募者を深く傷つけ、企業のイメージを大きく損ないます。
代わりに、「今回の募集要件との合致度を総合的に判断した結果」のような、客観的で丁寧な表現を心がけましょう。
不採用連絡の遅延
選考結果の通知が遅れると、応募者は不安を感じます。
特に、結果を待つ間は他の企業の選考にも影響が出る可能性があり、応募者の機会を奪うことにもなりかねません。
連絡が遅れることで、企業への不信感が増大し、応募者からの信頼を失う原因となります。
選考が終了したら、できるだけ早く結果を通知するように努めましょう。
5. 採用見送り連絡後のフォローアップ
採用見送りをお知らせした後も、企業の対応は重要です。
不採用となった応募者へのフォローアップは、企業イメージを維持し、将来的な関係構築にも繋がる可能性があります。
丁寧な対応を心がけましょう。
企業イメージを損なわない対応
不採用の連絡後、応募者から問い合わせが来る場合があります。
質問には、誠実かつ迅速に対応しましょう。
問い合わせには、感情的にならず冷静に対応することが重要です。
不採用理由について、詳細を伝える必要はありませんが、可能な範囲でフィードバックをすることも有効です。
企業としての誠意を示すことで、応募者の理解を得られる可能性が高まります。
また、SNSなどで不採用の事実を公開する応募者もいます。
そのような場合も、企業として冷静に対応することが大切です。
今後の関係構築に繋げる
不採用となった応募者も、将来的に顧客や取引先になる可能性も秘めています。
そのため、不採用になったからといって関係を断つのではなく、今後の関係構築に繋がるような対応を心がけましょう。
例えば、自社が開催するイベントやセミナーがあれば、案内を送るのも一つの方法です。
また、SNSなどで情報発信を続け、企業との繋がりを保つこともできます。
採用選考でご縁がなかったとしても、良い関係を築くことで、将来的にビジネスチャンスが生まれる可能性もあります。
不採用者も企業のファンとなり得る存在として、大切に接しましょう。
まとめ 不採用通知メールで応募者の信頼を繋ぐ
不採用通知メールは、応募者にとって残念な知らせであると同時に、企業の姿勢が問われる重要なコミュニケーションです。
これまでの内容を振り返り、特に重要な点をまとめると、以下の3つが挙げられます。
- 件名で不採用を明確に示す
- 応募への感謝と不採用理由を丁寧に伝える
- 迅速な連絡を心がけ、応募者の心情に配慮した表現を使う
これらのポイントを踏まえ、不採用通知メールを作成することで、応募者の信頼を損なわずに、むしろ企業への理解を深める機会にすることも可能です。
次に、今回の記事を読んだあなたが、さらに一歩踏み出すための具体的な行動提案です。
まずは、自社の過去の不採用通知メールを見直してみましょう。
改善点を見つけたら、今回学んだポイントを参考に、より丁寧で応募者に寄り添ったメールを作成するためのテンプレートを作成することをおすすめします。
テンプレートを用意することで、毎回メールを作成する手間を省けるだけでなく、企業全体のコミュニケーションの質を向上させることにもつながります。
今回の記事が、あなたの会社と応募者のより良い関係構築の一助となれば幸いです。
今回の選考では残念ながらご縁がなかったとしても、あなたの会社が、今後さらに素晴らしい人材と巡り合うことを心から応援しています。
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