件名：【[請求書番号]】[会社名] [請求内容]のご請求
[会社名] [部署名]
[役職] [氏名]様いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。
さて、この度は[請求内容]に関するご請求書を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
請求金額は[請求金額]円（税込）でございます。
内訳は添付の請求書をご確認ください。お支払い期限は[支払い期限]までとなっております。
お手数をおかけいたしますが、期日までにお支払いいただきますようお願いいたします。お支払い方法は、銀行振込にてお願い申し上げます。
振込先は以下の通りです。[銀行名] [支店名] [口座種別] [口座番号]
口座名義：[口座名義]ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社をよろしくお願いいたします。
請求書をメールで送るって、ちょっとドキドキしますよね。
でも大丈夫。
この記事を読めば、もう迷うことはありません。
請求書送付メールの基本から、具体的な書き方、注意点まで、まるっと解説します。
この記事を読めば、請求書をメールで送るコツをつかむことができますよ。
一緒に学んでいきましょう。
請求書送付メールの基本とマナー
請求書を送るメールは、ただ請求書を添付して送ればいいというものではありません。
ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールの一つです。
相手に失礼なく、スムーズに支払いを進めてもらうためには、基本的なマナーを守ることが大切です。
ここでは、請求書送付メールの基本的な考え方と、守るべきマナーについて解説します。
請求書を送るメールの重要性
まず、請求書送付メールは、請求書の内容を正確に伝え、相手に気持ちよく支払いをしてもらうためのものです。
そのため、丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、必要な情報をきちんと記載することが重要です。
件名、宛名、挨拶、請求内容、支払い期限、支払い方法など、必要な要素を漏れなく記載することで、相手に安心感を与えることができます。
また、請求書を送るタイミングも重要です。
契約時や納品時など、事前に決めた期日を守るようにしましょう。
期日を守ることで、相手からの信頼を得ることができます。
請求書を送る際には、相手への配慮を忘れずに、丁寧な対応を心がけましょう。
請求書送付メールの件名の書き方
メールの件名は、相手が最初に目にする部分であり、メールの内容を判断する上で非常に重要です。
請求書送付メールの件名は、一目で「請求書に関するメールである」とわかるように書く必要があります。
具体的には、「【[会社名]】[請求書番号]のご送付」のように、会社名、請求書番号、そして「請求書」というキーワードを入れることがおすすめです。
件名で重要なポイントは、シンプルでわかりやすいことです。
長すぎる件名や曖昧な表現は避けましょう。
また、件名に「重要」「至急」などの言葉を入れるのは、緊急度の高い場合を除き、避けた方が良いでしょう。
相手に圧迫感を与えてしまう可能性があります。
件名は、相手に「何のメールだろう？」と思わせないように、明確に書くことを心がけましょう。
送付状の役割と記載すべき項目
請求書を送る際、メール本文は送付状としての役割も担います。
送付状とは、請求書と一緒に送る挨拶状のようなものです。
送付状には、請求書を送る目的、請求金額、支払い期限、支払い方法などを記載します。
送付状の役割は、請求書の内容を補足し、相手にスムーズな支払いを促すことです。
送付状があることで、請求書だけでは伝えきれない情報や、支払いに関する注意点を伝えることができます。
送付状には、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への感謝の気持ちを添えることも大切です。
記載すべき項目は、会社名、担当者名、請求書番号、請求金額、支払い期限、支払い方法などです。
これらの情報を明確に記載することで、相手との認識のずれを防ぐことができます。
請求書送付メール本文の作成ポイント
請求書をメールで送る際、本文は非常に重要です。
相手に失礼なく、必要な情報をきちんと伝えることが求められます。
ここでは、請求書送付メールの本文を作成する際のポイントを解説します。
丁寧な挨拶から始まり、請求内容、金額、支払い方法まで、具体的に見ていきましょう。
丁寧な挨拶と自己紹介
メールの冒頭では、まず丁寧な挨拶を心がけましょう。
挨拶は、相手への敬意を示すと共に、円滑なコミュニケーションを築くための第一歩です。
その後、自社名と担当者名を名乗り、誰からのメールかを明確に伝えます。
これにより、受け取った側は安心して内容を確認できます。
例文 挨拶と自己紹介
件名：[件名]
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
丁寧な挨拶と自己紹介は、ビジネスメールの基本です。
相手に良い印象を与えるためにも、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
毎回同じ挨拶文を使用するのではなく、状況に応じて少し変更を加えるのも良いでしょう。
請求内容と金額の明記
次に、請求書の内容を具体的に記載します。
請求書番号、発行日、そして最も重要な請求金額を明記してください。
これらの情報は、相手が請求内容を把握する上で不可欠です。
金額は、税込み価格と税抜き価格を分けて記載すると、より親切です。
また、複数の請求項目がある場合は、内訳を記載することも検討しましょう。
例文 請求内容と金額
件名：[件名]
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
さて、下記の通りご請求申し上げます。
請求書番号：[請求書番号]
発行日：[発行日]
請求金額：[請求金額]円（税込）※内訳については添付の請求書をご確認ください。
請求内容と金額を明確にすることで、支払いの遅延やトラブルを未然に防ぐことができます。
もし請求内容について不明点があれば、遠慮なく問い合わせて欲しい旨を付け加えるのも良いでしょう。
支払い期限と支払い方法の案内
最後に、支払い期限と支払い方法を明確に案内します。
支払い期限は、請求書の発行日から〇日後など、具体的な期日を記載しましょう。
支払い方法は、銀行振込、クレジットカード決済など、複数の選択肢がある場合は、それぞれを明記します。
振込先口座の情報は、間違いがないように正確に記載してください。
これらの情報は、相手がスムーズに支払い手続きを進める上で非常に重要です。
例文 支払い期限と支払い方法
件名：[件名]
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
さて、下記の通りご請求申し上げます。
請求書番号：[請求書番号]
発行日：[発行日]
請求金額：[請求金額]円（税込）支払い期限：[支払い期限]
支払い方法：銀行振込
振込先：[銀行名] [支店名] [口座種別] [口座番号]
口座名義：[口座名義]恐れ入りますが、期日までにお支払い頂きますようお願い申し上げます。
支払い期限と支払い方法を明確にすることで、請求業務を円滑に進めることができます。
また、支払いに関する問い合わせ先を記載すると、より親切でしょう。
これらの情報を丁寧に記載することで、相手との信頼関係を築き、スムーズな取引につながります。
請求書送付メールのテンプレートと例文
そのまま使える送付メールテンプレート
請求書を送付する際の基本的なメールテンプレートを紹介します。
このテンプレートは、ビジネスシーンで広く利用できる汎用的な形式です。
必要に応じて内容を調整し、自社の状況に合わせて活用してください。
基本の請求書送付メールテンプレート
件名：[請求書番号] [会社名] [ご担当者名]様
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
さて、この度は、[請求内容]に関するご請求書を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
請求金額は[請求金額]円でございます。
支払い期限は[支払い期限]までとなっております。
恐れ入りますが、期日までにお支払いいただきますようお願いいたします。
その他ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社をよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[部署名]
[役職] [氏名]
[電話番号]
[メールアドレス]
このテンプレートを使うことで、請求書の送付をスムーズに行えます。
件名には請求書番号を記載することで、相手方が管理しやすくなります。
また、請求金額と支払い期限を明記することで、請求内容を正確に伝えることができます。
状況別の請求メール例文
ここでは、状況に応じた請求メールの例文を紹介します。
それぞれの状況に合わせて、適切な表現を使い分けることで、より丁寧なコミュニケーションが可能になります。
請求書再送のメール例文
以前送付した請求書が届いていない場合や、紛失された可能性がある場合に再送する際のメール例文です。
件名：【再送】[請求書番号] [会社名] [ご担当者名]様
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日は、[請求内容]に関する請求書をお送りいたしましたが、
お手元に届いておりますでしょうか。
念のため、再度請求書を添付いたしますので、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
請求金額は[請求金額]円でございます。
支払い期限は[支払い期限]までとなっております。
お手数をおかけいたしますが、期日までにお支払いいただきますようお願いいたします。
その他ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社をよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[部署名]
[役職] [氏名]
[電話番号]
[メールアドレス]
請求内容変更のメール例文
請求書の内容に変更があった場合のメール例文です。
変更点と、変更後の金額を明記します。
件名：【請求内容変更】[請求書番号] [会社名] [ご担当者名]様
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日お送りいたしました[請求書番号]の請求書につきまして、
請求内容に変更がございましたので、改めてご請求書を送付いたします。
変更後の請求金額は[変更後の請求金額]円でございます。
支払い期限は[支払い期限]までとなっております。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますようお願いいたします。
その他ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社をよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[部署名]
[役職] [氏名]
[電話番号]
[メールアドレス]
支払い遅延のお願いメール例文
支払いが遅れており、改めて支払いをお願いする場合のメール例文です。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。
件名：【お支払いのお願い】[請求書番号] [会社名] [ご担当者名]様
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
さて、[請求書番号]の請求書につきまして、お支払い期限を過ぎておりますが、
現在お支払いの確認が取れておりません。
大変恐縮ではございますが、ご確認いただき、早急にお支払いいただきますようお願い申し上げます。
請求金額は[請求金額]円でございます。
支払い期限は[支払い期限]でございました。
もし行き違いで既にお支払い済みでしたら、ご容赦ください。
その他ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社をよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[部署名]
[役職] [氏名]
[電話番号]
[メールアドレス]
これらの例文を参考に、状況に応じたメールを作成してください。
次は、請求書送付メールを送る際の注意点について解説します。
請求書送付メールを送る際の注意点
ファイル形式とセキュリティ対策
請求書をメールで送付する際、ファイル形式はPDFが基本です。
PDFは、異なる環境でもレイアウトが崩れにくく、改ざんもされにくいというメリットがあります。
ExcelやWord形式で送付すると、相手の環境によっては正しく表示されない可能性があります。
また、請求書には個人情報や取引に関する重要な情報が含まれているため、セキュリティ対策も重要です。
パスワードを設定したり、暗号化するなどして、情報漏洩のリスクを減らすようにしましょう。
誤送信防止のための確認作業
請求書を誤った相手に送ってしまうと、情報漏洩につながるだけでなく、取引先との信頼関係を損ねる可能性もあります。
メールを送信する前には、宛先が正しいか、添付ファイルに間違いがないか、請求金額に誤りがないかなどを必ず確認しましょう。
特に、複数の請求書を同時に送る場合は、添付ファイルと宛先の組み合わせを間違えないように注意が必要です。
請求書メール送付のまとめ
請求書をメールで送付する際、これまでお伝えした内容で特に重要なポイントは以下の3つです。
- 件名で請求書送付であることが明確にわかるように記載する
- 送付状には、請求内容、金額、支払い期限、支払い方法を記載する
- セキュリティ対策としてPDF形式で送付し、誤送信がないよう確認を徹底する
これらのポイントを念頭に置いて、請求書メールを作成すれば、取引先との信頼関係を損なうことなく、スムーズなやり取りができるはずです。
もし、請求書メールの作成にまだ不安がある場合は、まずはテンプレートを活用し、少しずつ慣れていくのがおすすめです。
焦らず、一つ一つのステップを丁寧に確認していきましょう。
あなたのビジネスが、請求業務を通じてさらに発展していくことを心から応援しています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
