件名：[大学名]大学 [氏名]です。OB訪問のお願い
[OB氏名]様
いつも大変お世話になっております。[大学名]大学[学部名]の[氏名]と申します。
この度は、[OB氏名]様が[企業名]の[部署名]でご活躍されていることを知り、ぜひお話を伺いたくご連絡いたしました。
現在、[業界名]業界を中心に就職活動をしており、[OB氏名]様の[部署名]でのご経験や、[企業名]での働き方について、詳しくお話を伺いたいと考えております。
つきましては、大変恐縮ですが、一度お時間をいただけないでしょうか。
ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますと幸いです。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。[氏名]
[大学名]大学 [学部名] [学年]
[連絡先電話番号]
[メールアドレス]
さあ、就活の扉を開けるメールを書こう！
この記事では、OB訪問や教授への相談を成功させるための、メール作成術を伝授します。
就活メールって、ちょっと緊張するけど、大丈夫。
この記事を読めば、基本構成からマナー、具体的な例文までバッチリ。
あなたの熱意が伝わるメールで、就活を有利に進めちゃいましょう。
この記事では、まずメールの基本構成とマナーについて解説し、次にOB訪問、教授への相談メールの書き方、返信マナー、注意点と進みます。
この記事を読み終える頃には、自信を持ってメール作成できるようになりますよ。
1. 就活相談メールの基本構成とマナー
就活相談メールは、あなたの第一印象を左右する大切なツールです。
基本的な構成とマナーを守ることで、相手に失礼なく、スムーズなコミュニケーションを築けます。
まずは、メールの基本的な構成要素と、それぞれのポイントを見ていきましょう。
件名で内容を明確に伝える
メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。
件名を見ただけで、メールの内容がわかるように、具体的に書きましょう。
例えば、
「〇〇大学の[氏名]です。OB訪問のお願い」
のように、大学名、氏名、用件を簡潔にまとめるのがおすすめです。
件名が曖昧だと、相手はメールを開くのを後回しにしてしまうかもしれません。
一目で内容がわかる件名にすることで、相手への配慮を示しましょう。
件名で「。」や「？」などの記号を多用するのは避けて、ビジネスシーンにふさわしい件名を心がけてくださいね。
宛名と挨拶は丁寧に
宛名は、メールを送る相手の名前を正しく記載することが基本です。
株式会社の場合は、「株式会社〇〇 〇〇様」のように、会社名、部署名、役職名、氏名を正確に書きましょう。
大学教授の場合は、「〇〇大学 〇〇先生」のように、大学名と先生の氏名に「先生」をつけて書きます。
挨拶は、「いつも大変お世話になっております」や「お忙しいところ恐れ入ります」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
初めてメールを送る場合は、「初めてご連絡させていただきます」と書き出し、自己紹介につなげるのがスムーズです。
相手への敬意を示すことが、良好な関係を築く第一歩になります。
ビジネスシーンでは、相手に失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
自己紹介は簡潔に
自己紹介は、大学名、学部、学科、氏名など、相手があなたを特定するために必要な情報を簡潔に伝えましょう。
長々と自己PRを語るのではなく、2〜3行程度にまとめるのが理想です。
例えば、
「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の[氏名]と申します」
のように、簡潔に自己紹介をしましょう。
OB訪問を依頼する場合は、大学名と氏名に加えて、OB・OGの方の卒業年度や部署を記載すると、よりスムーズに話が進みやすくなります。
教授に相談する場合は、研究室名や興味のある分野についても触れると、より効果的です。
目的を明確にし、相手にわかりやすく自己紹介をすることが大切です。
相談内容と依頼事項を具体的に
相談内容や依頼事項は、具体的に記載しましょう。
「〇〇についてお話を伺いたい」だけでなく、
「〇〇の業務内容について、〇〇の観点から詳しくお話を伺いたい」
のように、具体的に書くことで、相手も回答しやすくなります。
OB訪問を依頼する場合は、訪問の目的や質問事項を具体的に書き、相手に訪問するメリットを伝えましょう。
大学教授に相談する場合は、相談したい内容や目的、希望する面談日時などを具体的に記載しましょう。
抽象的な表現は避け、具体的に伝えることで、相手とのスムーズなコミュニケーションにつながります。
依頼する際は、相手への感謝の気持ちを忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
2. OB訪問メールの書き方と例文
OB訪問メールで重要な3つのポイント
OB訪問は、企業で働く先輩から直接話を聞ける貴重な機会です。
メールを送る際には、失礼のないよう丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
ここでは、OB訪問メールで特に重要な3つのポイントを解説します。
1. 自己開示
まず、自分が何者であるかを明確に伝えることが大切です。
大学名、学部、学年、そして興味を持っている業界や職種を具体的に書きましょう。
これにより、OB・OGの方もあなたへの理解が深まり、より適切なアドバイスが期待できます。
2. 訪問目的の明確化
OB訪問を希望する理由、つまり訪問目的を明確に伝えましょう。
「業界について知りたい」「具体的な仕事内容について質問したい」など、
何を知りたいかを具体的に書くことで、相手も準備がしやすくなります。
3. 相手への配慮
OB・OGの方は、多忙な時間を割いて対応してくれます。
相手の都合を考慮し、複数の候補日時を提示するなど、
相手への配慮を忘れないようにしましょう。
OB訪問メール例文：初めての連絡
初めてOB・OGの方に連絡する際のメール例文です。
丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のないようにしましょう。
ここでは、[大学名]大学の[学部名]に所属する[氏名]さんが、
[企業名]の[部署名]で働く[OB氏名]さんにメールを送る想定で記述します。
初めてのOB訪問依頼メール
件名：OB訪問のお願い（[大学名] [氏名]）
[OB氏名]様
初めまして。[大学名]大学[学部名]の[氏名]と申します。
この度は、[OB氏名]様が[企業名]でご活躍されていることを知り、ぜひお話を伺いたく、ご連絡させていただきました。
私は現在、[興味のある業界]業界を中心に就職活動をしており、[OB氏名]様の[部署名]でのご経験や、[企業名]での働き方について、ぜひお話を伺いたいと考えております。
つきましては、大変恐縮ですが、一度お時間をいただけないでしょうか。
ご都合の良い日時をいくつかお教えいただけると幸いです。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。[氏名]
[大学名]大学 [学部名] [学年]
[連絡先電話番号]
[メールアドレス]
OB訪問メール例文：返信への御礼
OB訪問の依頼に対し、快く承諾していただいた場合の返信メールです。
感謝の気持ちを伝えつつ、訪問日時の確認を丁寧に行いましょう。
OB訪問承諾への御礼メール
件名：Re：OB訪問のお願い（[大学名] [氏名]）
[OB氏名]様
ご多忙の中、OB訪問のご快諾をいただき、誠にありがとうございます。[氏名]です。
ご連絡いただいた[訪問日時]に、ぜひお伺いさせていただければと思います。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。お忙しいところ大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
[氏名]
[大学名]大学 [学部名] [学年]
[連絡先電話番号]
[メールアドレス]
3. 大学教授への相談メールの書き方と例文
教授への相談メールで注意すべき点
大学教授への相談メールは、OB・OGへのメールとは異なる点に注意が必要です。
教授は多忙なため、メールを送る際には失礼のないように、かつ要点を絞って伝えることが重要です。
まず、教授との関係性を考慮しましょう。
授業で教わったことがある、研究室に所属しているなど、関係性によってメールの書き方が変わります。
初めて連絡する場合は、自己紹介を丁寧に行い、なぜ教授に相談したいのかを明確に伝えましょう。
また、相談内容を具体的に伝えることも重要です。
漠然とした相談ではなく、事前に業界や企業について調べた上で、具体的な質問をすると、教授も回答しやすくなります。
研究室訪問や面談の依頼をする場合は、候補日をいくつか提示するなど、教授の都合を考慮した行動を心がけましょう。
教授への相談メール例文：研究室訪問依頼
研究室訪問を依頼する際のメール例文です。
ここでは、大学の[学部名]に所属する[氏名]さんが、[教授名]教授の研究室訪問を依頼する状況を想定しています。
訪問を希望する理由と、事前に調べた内容を伝えることで、教授に熱意を伝えることがポイントです。
例文：研究室訪問依頼
件名：研究室訪問のお願い ([氏名])
[教授名]先生
いつもお世話になっております。[学部名]の[氏名]です。
先生のご専門である[研究分野]に大変興味があり、現在、[業界名]の企業を中心に就職活動を進めております。
先生のご研究内容を詳しくお伺いし、今後の企業選びの参考にさせていただきたく、研究室訪問のご機会をいただけないでしょうか。つきましては、下記日程でご都合の良い日時をいくつかお教えいただけますと幸いです。
- [日付] [時間]
- [日付] [時間]
- [日付] [時間]
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
[氏名] [大学名] [学部名] [学科名] [学年]
[電話番号]
[メールアドレス]
教授への相談メール例文：面談のお礼
面談後には、感謝の気持ちを伝えるメールを送りましょう。
面談で得られた学びや、今後の就職活動への活かし方を具体的に伝えることで、教授に良い印象を与えることができます。
例文：面談のお礼
件名：先日はありがとうございました ([氏名])
[教授名]先生
先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。[氏名]です。
先生のお話から、[業界名]の現状や課題について深く理解することができました。特に、[具体的な学びの内容]というお話は、今後の企業選びの軸として大変参考になりました。
今回の面談で得た学びを活かし、就職活動に励んでまいります。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
[氏名] [大学名] [学部名] [学科名] [学年]
[電話番号]
[メールアドレス]
4. 就職活動メールの返信マナー
就職活動では、OB・OGや大学教授など、多くの方とメールでやり取りをします。
相手に失礼なく、スムーズなコミュニケーションをするために、返信のマナーをしっかり押さえておきましょう。
返信はなるべく早く行う
メールの返信は、できるだけ早く行うのが基本です。
相手はあなたの返信を待って、スケジュールを調整したり、次の行動を考えたりしています。
返信が遅れると、相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。
特に、OB訪問や面談の日程調整に関するメールは、迅速な対応を心がけましょう。
目安として、24時間以内の返信を目標にすると良いでしょう。
もし、すぐに返信できない場合は、「確認にお時間をいただきたい」旨を伝え、いつまでに返信するかの目処を示すと丁寧です。
件名はそのままで返信する
メールに返信する際は、原則として件名は変更せずにそのまま返信しましょう。
件名を変えてしまうと、過去のやり取りとの関連性が分かりにくくなり、相手がメールを見落としてしまう可能性があります。
ただし、返信を重ねるうちに件名が長くなってしまった場合は、「Re:」の数を減らす程度に調整しても問題ありません。
お礼の言葉を必ず添える
返信メールには、必ずお礼の言葉を添えましょう。
時間を割いて返信してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることは、社会人としての基本的なマナーです。
例えば、「ご返信いただきありがとうございます」や「お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました」といった言葉を使い、相手への感謝の気持ちを表現しましょう。
また、返信内容に対する感謝の言葉だけでなく、今後のアクションに対する意欲を示すと、より丁寧な印象を与えられます。
例文：返信への感謝とお礼
件名：Re：[OB訪問のお願い]
[OB氏名]様
お世話になっております。[大学名]の[氏名]です。
ご多忙中にも関わらず、ご返信いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程で、ぜひOB訪問させていただきたく存じます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
この例文は、OB訪問の依頼に対する返信へのお礼を述べる際のものです。
返信への感謝の言葉と、OB訪問への意欲を伝えることで、好印象を与えられるでしょう。
5. 就活相談メール作成の注意点
就活相談メールを作成する上で、いくつか注意すべき点があります。
これらの点に留意することで、より丁寧で相手に好印象を与えるメールを作成できます。
言葉遣いは丁寧にする
まず、言葉遣いは常に丁寧であることを心がけましょう。
相手は目上の人であることがほとんどです。
尊敬語や謙譲語を適切に使い、失礼のない文章を心がけましょう。
誤字脱字がないか確認する
メールを送信する前には、必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。
誤字脱字が多いと、相手に「注意力が散漫な人」という印象を与えてしまう可能性があります。
送信前に必ず見直しをしましょう。
自己中心的な依頼にならないようにする
相談メールは、あくまで相手に時間を割いてもらうものです。
そのため、自己中心的な依頼にならないように注意しましょう。
例えば、相手の都合を考慮せず、一方的に自分の都合の良い日時を指定するようなことは避けましょう。
また、質問内容が漠然としていたり、自分で調べればわかるような内容を質問することも避けるべきです。
相手に負担をかけすぎないよう、具体的な質問を心がけましょう。
まとめ：就活相談メールで円滑な就職活動を
就職活動を円滑に進めるためには、相談メールを効果的に活用することが大切です。
これまでの内容を振り返り、特に重要なポイントを以下にまとめました。
- 件名で内容を明確に伝えること
- 丁寧な言葉遣いを心がけること
- 相談内容と依頼事項を具体的に記述すること
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んだ行動として、送信前に必ずメールの内容を第三者に確認してもらうことをおすすめします。
客観的な視点から見てもらうことで、誤字脱字や言葉遣いのミスを防ぎ、より丁寧で正確なメールを作成できます。
これにより、相手に失礼な印象を与えるリスクを減らし、スムーズなコミュニケーションにつながるでしょう。
就職活動は、多くの学生にとって初めての経験であり、不安を感じることもあるかもしれません。
しかし、一歩ずつ丁寧に準備を進めることで、必ず納得のいく結果にたどり着けると信じています。
あなたの就職活動が実りあるものとなるよう、心から応援しています。
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