件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
株式会社[会社名]
[内定者氏名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。
心よりお祝い申し上げます。つきましては、下記についてご案内いたします。
- 入社日：[入社日]
- 提出書類：
- 卒業証明書
- [その他必要書類]
- 提出期限：[提出期限]
- 配属先部署：[配属先部署]
- 入社後の担当者：[担当者名]
- 内定承諾の手順：同封の承諾書にご署名の上、ご返送ください。
- 内定承諾期限：[承諾期限]
- 給与：月額[基本給]、賞与は年[回数]回、その他手当として[手当名]を支給いたします。
- 福利厚生：[福利厚生内容]
詳細は同封の雇用条件通知書をご確認ください。ご不明な点やご質問がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
担当：[担当部署] [担当者名]
メールアドレス：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号][内定者氏名]様と一緒に働ける日を、社員一同心待ちにしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
採用活動、お疲れ様です。
選考を通過した方に内定を伝える瞬間は、企業にとっても候補者にとっても特別なものですよね。
このメール、実はとっても重要で、その後の入社意欲を左右すると言っても過言ではありません。
「どんなメールを送れば喜んでもらえるんだろう？」「失礼のないように、でも気持ちよく伝えたい。」
そんな悩みを抱えている採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、内定通知メールの書き方から、送る際の注意点、その後のフォローアップまで、まるっと解説していきます。
内定者の方に「この会社に入社してよかった。」と思ってもらえるような、最高のスタートを切れるはずです。
まずは、内定通知メールの基本構成と必須項目から見ていきましょう。
内定通知メール作成の基本構成と必須項目
採用内定の通知は、企業と内定者の間で初めて交わされる、正式なコミュニケーションです。
このメールが、その後の関係性を築く上で非常に重要になります。
ここでは、内定通知メールを作成する上での基本構成と、必ず含めるべき項目について、詳しく解説していきます。
件名で内定通知であることが明確にわかるようにする
まず、メールの件名を見ただけで、内定通知であることがはっきりとわかるようにすることが大切です。
件名で内容が明確であれば、内定者はすぐにメールを開封し、内容を確認できます。
たとえば、「【株式会社〇〇】採用内定のご連絡」といった件名が、一般的でわかりやすいでしょう。
これにより、他のメールに埋もれてしまったり、見落とされてしまうリスクを減らすことができます。
宛名と挨拶は丁寧さを心がける
メールの冒頭では、必ず宛名を記載し、丁寧な挨拶を心がけましょう。
宛名は、内定者の氏名をフルネームで記載するのが基本です。
企業によっては、役職を付ける場合もあります。
挨拶の言葉は、「〇〇様」の後に「この度は、採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました」といった感謝の言葉を添えると、より丁寧な印象を与えられます。
丁寧な言葉遣いは、企業としての誠意を示すだけでなく、内定者に安心感を与えることができます。
採用内定の旨を正式に伝える
挨拶の後に、いよいよ採用内定の旨を正式に伝えます。
「厳正なる選考の結果、貴殿を弊社採用内定とさせていただくことになりました」
といったように、採用内定となったことを明確に記載します。
ここで大切なのは、曖昧な表現を避け、はっきりと内定を伝えることです。
お祝いの言葉とともに、入社を心待ちにしている気持ちを伝えることも、内定者の入社意欲を高める上で効果的です。
次の項目では、内定通知メールで具体的に伝えるべき5つの重要事項を解説していきます。
採用内定通知メールで伝えるべき5つの重要事項
採用内定通知メールは、内定者にとって入社への期待を高める重要なコミュニケーションです。
ここでは、メールに記載すべき5つの重要事項を解説します。
これらの情報を明確に伝えることで、内定者は安心して入社準備を進めることができ、企業側もその後の手続きを円滑に進められます。
1. 入社日と必要書類の提出期限を明記する
内定者が最初に行うべき行動は、入社日の確認と必要な書類の準備です。
入社日を具体的に明記することで、内定者は入社までのスケジュールを立てやすくなります。
また、提出が必要な書類とその期限を明確に伝えることで、書類不備によるトラブルを防ぎ、スムーズな入社手続きを促します。
例文：入社日と必要書類の提出期限を明記する場合
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[内定者氏名]様
拝啓
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。つきましては、入社日を[入社日]とさせていただきます。
また、入社にあたり、以下の書類を[提出期限]までにご提出くださいますようお願い申し上げます。・卒業証明書
・[その他必要書類]敬具
上記例文では、入社日と必要書類、それぞれの提出期限を明記しています。
内定者は、この情報をもとに必要な準備を進めることができます。
2. 配属先部署と担当者名を伝える
配属先部署と担当者名を伝えることは、内定者が入社後の具体的なイメージを持つ上で大切です。
誰に連絡を取れば良いのか、どの部署で働くことになるのかを事前に伝えることで、入社への不安を軽減できます。
また、配属先の情報を事前に伝えることは、内定者のエンゲージメントを高める効果も期待できます。
例文：配属先部署と担当者名を伝える場合
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[内定者氏名]様
拝啓
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。配属先は[配属先部署]となります。
入社後の担当者は[担当者名]となりますので、ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。敬具
上記例文では、配属先部署と担当者名を明記することで、内定者は入社後の具体的なイメージを持つことが可能です。
3. 内定承諾の手順と期日を具体的に記載する
内定承諾の手順と期日を具体的に記載することは、企業と内定者の双方にとって重要なプロセスです。
承諾の手順を明確にすることで、内定者はどのように返事をすれば良いのか迷うことなく、スムーズに手続きを進めることができます。
また、回答期限を設けることで、企業側も採用計画を立てやすくなります。
例文：内定承諾の手順と期日を記載する場合
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[内定者氏名]様
拝啓
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。つきましては、内定承諾の可否について、[承諾期限]までにご回答いただきますようお願いいたします。
ご承諾いただける場合は、同封の承諾書にご署名の上、ご返送ください。敬具
この例文では、承諾期限と承諾方法を明示することで、内定者は迷うことなく返答できます。
4. 給与や待遇について詳細を伝える
給与や待遇に関する情報は、内定者が入社を決める上で非常に重要な要素です。
基本給だけでなく、手当や福利厚生など、詳細な情報を事前に伝えることで、内定者の不安を解消し、入社へのモチベーションを高めることができます。
具体的な金額や制度を明記し、誤解のないように伝えることが重要です。
例文：給与や待遇について詳細を伝える場合
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[内定者氏名]様
拝啓
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。給与につきましては、月額[基本給]、賞与は年[回数]回、その他手当として[手当名]を支給いたします。
福利厚生については、[福利厚生内容]をご用意しております。
詳細については、同封の雇用条件通知書をご確認ください。敬具
上記例文では、基本給、賞与、手当、福利厚生について具体的に記載することで、内定者は安心して入社を検討できます。
5. 今後の連絡方法や問い合わせ先を案内する
内定後から入社までの間、内定者が疑問や不安を感じた際に、すぐに相談できる窓口を設けておくことが重要です。
連絡方法や問い合わせ先を明確に案内することで、内定者は安心して入社までの期間を過ごすことができます。
また、担当者の連絡先を記載することで、よりスムーズなコミュニケーションが可能です。
例文：今後の連絡方法や問い合わせ先を案内する場合
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[内定者氏名]様
拝啓
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[内定者氏名]様を[職種]として採用内定とさせていただくことになりました。今後のご連絡やご質問は、下記担当までお願いいたします。
担当：[担当部署] [担当者名]
メールアドレス：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号]敬具
この例文では、担当部署、担当者名、メールアドレス、電話番号を明記することで、内定者はスムーズに問い合わせることができます。
内定通知メールの文例と状況別の使い分け
内定通知メールは、状況に応じて適切な文面を使い分けることが大切です。
ここでは、内定承諾を促す場合、内定辞退に対する配慮を示す場合、新卒採用向け、中途採用向けと、4つのケースに分けて文例を紹介します。
それぞれの状況に合わせて、最適な文面を作成しましょう。
内定承諾を促す場合の文例
内定承諾を促す場合は、入社への期待感を高めるような表現を心がけましょう。
内定者の不安を解消し、入社意欲を向上させるようなメッセージを添えることが重要です。
以下に、内定承諾を促す場合の文例を記載します。
例文：内定承諾を促すメール
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[氏名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
慎重なる選考の結果、[氏名]様を[職種名]として採用内定とさせていただくことになりました。[氏名]様のこれまでのご経験やスキルは、当社の[部署名]において大いにご活躍いただけると確信しております。
入社後は、[具体的な業務内容やプロジェクト]など、[氏名]様の能力を最大限に発揮できる環境をご用意いたします。つきましては、内定承諾の手続きについて、同封の書類をご確認いただき、[期日]までにご回答をお願いいたします。
[氏名]様と一緒に働ける日を、社員一同心待ちにしております。株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
内定承諾を促す際には、内定者の入社への期待感を高めるような表現や、入社後の具体的な業務内容を示すことで、入社への意欲を高める効果が期待できます。
内定辞退に対する配慮を示す文例
内定辞退の連絡を受けた場合は、まず丁寧にお礼を述べ、今後の活躍を応援する言葉を添えましょう。
企業としての誠意を示し、円満な関係を保つことが大切です。
以下に、内定辞退に対する配慮を示す文例を記載します。
例文：内定辞退に対する配慮を示すメール
件名：【[会社名]】採用内定辞退のご連絡について
[氏名]様
この度は、採用内定のご連絡に対し、ご丁寧な辞退のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
[氏名]様のご決断を尊重いたします。今回は、ご期待に沿えず大変残念ではございますが、[氏名]様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
内定辞退の連絡に対しては、感謝の気持ちを伝えるとともに、相手の決断を尊重する姿勢が重要です。
今後の活躍を応援する言葉を添えることで、企業としての誠意を示すことができます。
新卒採用向け内定通知の文例
新卒採用の場合、社会人経験がないため、丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけましょう。
入社後の研修やキャリアパスについて具体的に説明することで、内定者の不安を解消することが重要です。
以下に、新卒採用向けの内定通知の文例を記載します。
例文：新卒採用向け内定通知メール
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[氏名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、[氏名]様を[職種名]として採用内定とさせていただくことになりました。[氏名]様の[評価ポイント]は、当社の[部署名]において、大いにご活躍いただけると確信しております。
入社後は、[新卒研修の内容]を通じて、社会人としての基礎をしっかりと身につけていただきます。
また、[キャリアパスの例]など、[氏名]様の成長をサポートする体制も整えていますので、ご安心ください。内定承諾の手続きについては、同封の書類をご確認いただき、[期日]までにご回答をお願いいたします。
[氏名]様と一緒に働ける日を、社員一同楽しみにしております。株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
新卒採用向けの内定通知では、入社後の研修やキャリアパスについて具体的に説明することで、内定者の不安を解消し、入社への期待感を高めることができます。
中途採用向け内定通知の文例
中途採用の場合は、これまでの経験やスキルを評価した点を明確に伝え、即戦力としての活躍を期待する旨を伝えましょう。
入社後の具体的な業務内容やキャリアアップの機会について説明することで、入社意欲を高めることが大切です。
以下に、中途採用向けの内定通知の文例を記載します。
例文：中途採用向け内定通知メール
件名：【[会社名]】採用内定のご連絡
[氏名]様
この度は、[会社名]の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
慎重なる選考の結果、[氏名]様を[職種名]として採用内定とさせていただくことになりました。[氏名]様の[過去の職務経験]と[スキル]は、当社の[部署名]において、即戦力としてご活躍いただけると確信しております。
入社後は、[具体的な業務内容]や[期待する役割]をお任せしたいと考えております。
また、[キャリアアップの機会]など、[氏名]様の更なる成長を支援する体制も整えております。内定承諾の手続きについて、同封の書類をご確認いただき、[期日]までにご回答をお願いいたします。
[氏名]様と一緒に働ける日を、社員一同心待ちにしております。株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]
中途採用向けの内定通知では、これまでの経験やスキルを評価した点を明確に伝え、即戦力としての活躍を期待する旨を伝えることが重要です。
具体的な業務内容やキャリアアップの機会を説明することで、入社意欲を高める効果が期待できます。
採用内定通知メールで避けるべき3つの注意点
採用内定通知メールは、企業の印象を大きく左右する重要なコミュニケーションツールです。
そのため、細心の注意を払い、丁寧な対応を心がける必要があります。
ここでは、内定通知メールを作成する際に特に注意すべき3つのポイントを解説します。
これらをしっかり守り、内定者の方に良い印象を与えられるようにしましょう。
誤字脱字や誤った情報の記載は厳禁
内定通知メールは、企業から内定者への最初の公式なメッセージです。
そのため、メールの内容に誤字脱字や誤った情報が含まれていると、企業の信頼性を損なう可能性があります。
特に、内定者の氏名、入社日、給与、待遇などの重要な情報に誤りがあると、内定者に不信感を与えてしまうでしょう。
メールを送信する前には、必ず複数人で内容を確認し、間違いがないかを徹底的にチェックするようにしましょう。
また、自動変換機能などによって意図しない言葉に変換されていないか、細部まで注意深く確認する必要があります。
一方的な表現や強要するような文面は避ける
内定通知メールは、内定者に対して入社を促すためのものではありますが、一方的な表現や強要するような文面は避けるべきです。
例えば、「必ず〇月〇日までに入社してください」といった命令口調や、内定者の意思を無視した決めつけは、内定者に不快感を与えます。
内定者には、入社するかどうかを検討する権利があります。
そのため、内定通知メールでは、内定を承諾してほしいという気持ちを伝えるとともに、内定者の意思を尊重する姿勢を示すことが大切です。
言葉遣いや表現に注意し、内定者が安心して入社を検討できるような文面を心がけましょう。
返信期限が短すぎる設定は避ける
内定通知メールには、内定承諾の返信期限を記載する必要があります。
しかし、返信期限をあまりに短く設定してしまうと、内定者は十分に検討する時間がないまま返事を迫られることになり、不信感を抱く可能性があります。
また、他の企業の内定も検討している場合、返信期限が短いと、内定を辞退せざるを得ない状況に追い込まれてしまうかもしれません。
内定者が返信するまでの時間を考慮し、適切な期限を設定することが重要です。
一般的には、1週間から10日程度の期間を設けるのが適切でしょう。
また、返信期限の設定理由を添えることで、内定者への配慮を示すことができます。
内定通知メール送信後のフォローアップについて
内定者からの問い合わせには迅速かつ丁寧に対応する
内定通知メールを送った後、内定者からの質問や疑問に対応することは非常に重要です。
内定者は、入社に向けて様々な不安や期待を抱えています。
そのため、企業は内定者の質問に対して、迅速かつ丁寧に回答するよう心がけましょう。
質問への回答が遅れたり、不十分な回答をしたりすると、内定者の企業に対する信頼を損ねる可能性があります。
内定者の不安を解消し、入社への期待を高めるためにも、丁寧なコミュニケーションを意識しましょう。
内定者フォローで入社意欲を高める
内定を出したからといって、採用活動が終わったわけではありません。
内定から入社までの期間は、内定者の入社意欲を高めるための重要な期間です。
内定者フォローは、内定者の不安を解消し、企業への理解を深め、入社後の活躍を促進するために不可欠です。
具体的には、内定者懇親会や社内見学、内定者向けの研修などを実施することが効果的です。
これらの取り組みを通じて、内定者と企業との間のエンゲージメントを高め、入社意欲をさらに向上させることが期待できます。
内定辞退者への対応は誠意を持って行う
内定を出したすべての人が、必ずしも入社するとは限りません。
内定辞退の連絡があった場合は、まずその意思を尊重し、誠意をもって対応することが重要です。
辞退理由を丁寧に確認し、今後の採用活動に活かすための情報収集にも努めましょう。
内定辞退の連絡があったからといって、ぞんざいな対応をすることは避けるべきです。
将来的に、内定辞退者が顧客や取引先になる可能性も考慮し、企業としての品格を保った対応を心がけることが大切です。
まとめ 内定通知メールは採用活動の重要な締めくくり
採用活動における内定通知メールは、単なる事務連絡ではなく、企業と内定者の関係を築く上で非常に重要な役割を担っています。
これまでの内容を振り返り、特に重要なポイントを以下にまとめました。
- 内定通知メールの基本構成と必須項目を遵守する
- 伝えるべき重要事項を明確に記載する
- 状況に応じた適切な文例を使い分ける
これらのポイントを踏まえ、内定通知メールを作成する際には、まず自社の状況や候補者に合わせて内容を十分に検討することが大切です。
採用活動は、内定通知をもって終わりではありません。
内定者が安心して入社日を迎えられるよう、メール送信後のフォローアップまで丁寧に行いましょう。
迅速な対応は、入社への期待感を高め、内定辞退を防ぐことにも繋がります。
内定者の入社意欲を高めるためには、内定期間中のコミュニケーションが非常に重要です。
企業側は、内定者に寄り添い、不安や疑問を解消できるようなサポート体制を整えましょう。
内定者と良好な関係を築き、共に働ける日を楽しみに待ちましょう。
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