休暇報告メールの書き方｜社内向け報告の5つのポイント

件名：[期間] 休暇取得のご連絡

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度、[開始日]から[終了日]までの[期間]、[休暇理由]のため、休暇を取得させていただきます。
つきましては、下記の通り業務の進捗状況と引継ぎについてご報告いたします。

■業務の進捗状況

• [業務名1]：[進捗状況]
• [業務名2]：[進捗状況]
• [業務名3]：[進捗状況]

■引継ぎ内容

• [業務名1]：[担当者名]様へ[引継ぎ内容]
• [業務名2]：[担当者名]様へ[引継ぎ内容]

休暇中は、[連絡可能時間帯]であれば、[連絡先]にてご連絡可能です。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

休暇明けには、改めてご挨拶と業務報告をさせていただきます。

[名前]

休暇、楽しみですよね。

でも、その前にちょっと待って。

社内への休暇報告メール、どう書けばいいか迷っていませんか？

この記事では、休暇報告メールの書き方を徹底解説します。

基本構成から、具体的な例文、そしてマナーまで、あなたの休暇をスムーズにする情報が満載です。

この記事を読めば、もう休暇報告メールで悩むことはありません。

さあ、一緒に休暇準備を始めましょう。

1. 休暇報告メールの基本構成と件名の書き方

休暇報告メールは、あなたの不在を社内に知らせ、業務の引継ぎをスムーズに行うための大切なコミュニケーションツールです。

ここでは、メールの基本構成と、まず最初に目に入る件名の書き方について解説します。

件名で休暇報告と内容を明確にする

メールの件名は、内容を簡潔に伝えるための重要な要素です。

「休暇報告」と一目でわかるように記載し、さらに休暇期間や具体的な内容を付け加えることで、受け取った人がすぐにメールの目的を理解できるようにしましょう。

例えば、「[期間] 休暇取得のご連絡」や「[期間] 夏季休暇のお知らせ」のように、具体的に記載するのがおすすめです。

件名例

• [日付]～[日付] 休暇取得のご連絡
• [期間] 夏季休暇のお知らせ
• [日付]～[日付] [休暇の種類]取得のご連絡
• [氏名] [期間] 休暇取得のご連絡
• [プロジェクト名] [期間] 休暇取得のお知らせ

件名を見ただけで、誰が、いつ、どんな休暇を取るのかが把握できるように工夫しましょう。

これにより、メールを受け取った人が、迅速に適切な対応をすることができます。

宛名と挨拶で丁寧な印象を与える

メールの宛名は、社内の誰に送るかによって使い分けましょう。

部署全体に送る場合は「部署の皆様」とし、上司に送る場合は役職名と氏名を記載します。

個人に送る場合は「[氏名]様」としましょう。

挨拶は、時候の挨拶や「いつもお世話になっております」といった言葉を添えることで、丁寧な印象を与えます。

宛名と挨拶の例

• [部署名]の皆様
• [役職] [氏名]様
• [氏名]様

いつもお世話になっております。

[部署名]の皆様

この度、[休暇期間]の間、休暇を取得させていただくことになりました。[氏名]です。

皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

宛名と挨拶は、メールの第一印象を決める大切な要素です。

丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のないように注意しましょう。

2. 休暇中の業務状況を報告する本文の書き方

次は、本文の書き方をご紹介します。

休暇中の業務状況を簡潔に記載する

休暇中の業務状況は、同僚が業務を引き継ぐ上で重要な情報です。

具体的にどのような業務が進行中であったか、または完了したかを簡潔に記載しましょう。

例えば、プロジェクトの進捗状況、顧客対応の状況、その他重要なタスクの状況などを記載します。

もし、休暇中に特に動きがなかった場合は「特筆事項はありません」と記載しても問題ありません。

重要なのは、同僚が業務をスムーズに引き継げるように、必要最低限の情報を分かりやすく伝えることです。

長文にならないように、箇条書きなどを活用して簡潔にまとめましょう。

不在中の協力へのお礼を述べる

休暇中は、同僚に業務を代行してもらうなど、多くの人に協力してもらうことになります。

休暇明けの報告メールでは、協力してくれた同僚へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。

具体的には、誰にどのような業務を依頼したのかを明確に記載し、その協力に対する感謝の言葉を述べましょう。

これにより、チーム内の協力体制がより円滑になり、今後の業務にも良い影響を与えるでしょう。

例文：不在中の協力へのお礼を述べるメール

件名：[休暇期間]の休暇報告と御礼

[部署名]の皆様

先日は[休暇期間]の休暇をいただき、ありがとうございました。

皆様のおかげで、[業務内容]を滞りなく進めることができました。特に[協力者名]様には、[具体的な協力内容]で大変お世話になりました。

この場を借りて、心より感謝申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

[自分の名前]

この例文では、休暇を取得したことへの感謝と、具体的な協力内容を明記しています。

協力者への感謝の言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

3. 休暇明けの業務報告で伝えるべき3つのこと

休暇明けの業務報告は、スムーズな業務再開のために非常に重要です。

ここでは、具体的に伝えるべき3つのポイントを解説します。

これらを意識することで、周囲との連携を円滑にし、よりスムーズに業務に戻ることができるでしょう。

業務の進捗状況と引継ぎ内容を明確にする

休暇前に進めていた業務がどこまで進捗しているのか、そして休暇中に誰にどのような業務を引き継いだのかを明確に伝えましょう。

これにより、関係者は現状を正確に把握でき、業務の遅延や混乱を防ぐことができます。

例文 進捗状況と引継ぎ内容の報告

件名：[休暇期間]の休暇明け業務報告

[部署名]の皆様

お世話になっております。[氏名]です。

[休暇期間]の休暇をいただき、ありがとうございました。

休暇前に担当しておりました[業務名]の進捗状況ですが、[進捗状況]まで完了しております。

また、休暇中は[担当者名]様に[引継ぎ内容]の業務を依頼しておりました。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

[氏名]

この例文では、休暇前に担当していた業務の進捗状況と、休暇中に誰にどの業務を依頼していたかを具体的に示しています。

これにより、受け取った側は状況を把握しやすくなります。

今後の業務予定を共有する

休暇明け、今後どのように業務を進めていくのか、具体的な予定を共有しましょう。

これにより、チーム全体の業務計画が立てやすくなり、スムーズな連携に繋がります。

いつまでに何を完了させるのか、具体的な期日を明示すると、より効果的です。

例文 今後の業務予定の共有

件名：[休暇期間]の休暇明け業務報告

[部署名]の皆様

お世話になっております。[氏名]です。

[休暇期間]の休暇をいただき、ありがとうございました。

今後の業務予定についてですが、[業務名]については[期日]までに完了させる予定です。

また、[業務名]については、[期日]を目処に[内容]を進めてまいります。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお声掛けください。

[氏名]

この例文では、具体的な業務名と期日を明示することで、今後の業務計画を共有しています。

これにより、関係者は今後の動きを予測しやすくなります。

関係者への感謝を伝える

休暇中に業務を代行してくれた同僚や、自身の不在をカバーしてくれた関係者へ感謝の気持ちを伝えましょう。

感謝の言葉は、その後の良好な関係構築に繋がります。

些細なことでも、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

例文 関係者への感謝

件名：[休暇期間]の休暇明け業務報告

[部署名]の皆様

お世話になっております。[氏名]です。

[休暇期間]の休暇をいただき、ありがとうございました。

休暇中、[担当者名]様には[業務内容]のご対応いただき、大変助かりました。

皆様のご協力に心より感謝申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

[氏名]

この例文では、具体的に誰に、どのような業務を代行してもらったのかを明記し、感謝の気持ちを伝えています。

これにより、感謝の気持ちがより具体的に伝わりやすくなります。

4. 社内向け休暇報告メールの例文集

休暇取得前後の報告メールと、休暇明けの業務報告メールの例文をそれぞれ紹介します。

状況に応じて使い分けられるように、具体的な例文を参考にしてください。

休暇取得前後の報告メール例文

まずは、休暇に入る前に送る報告メールと、休暇から戻った際に送る報告メールの例文を見ていきましょう。

これらのメールは、関係者に休暇を知らせ、業務の引継ぎをスムーズに行うために重要です。

休暇取得前の報告メール例文

件名：[氏名] [休暇期間] 休暇取得のご連絡

[部署名] [役職] [宛先氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度、[休暇期間]に[休暇理由]のため休暇を取得させていただきます。

期間中はご迷惑をおかけしますが、[担当業務]については[引継ぎ担当者]に引継ぎを行っております。[緊急連絡先]までご連絡ください。

ご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

この例文は、休暇に入る前に、関係者に休暇期間と理由を伝える基本的なメールです。

引継ぎ担当者や緊急連絡先を明記することで、不在中の業務が円滑に進むように配慮しています。

休暇明けの出社報告メール例文

件名：[氏名] 休暇明けのご挨拶

[部署名] [役職] [宛先氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

[休暇期間]の休暇を終え、本日より通常業務に戻りました。

休暇中は皆様にご迷惑をおかけしましたが、おかげさまでゆっくり休養することができました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

この例文は、休暇明けに、関係者へ復帰を知らせるメールです。

休暇中に協力してくれたことへの感謝を述べると、より丁寧な印象になります。

休暇明けの業務報告メール例文

次に、休暇明けに業務報告をするメールの例文を見ていきましょう。

ここでは、休暇中に滞っていた業務の進捗状況や、今後の予定を共有することで、スムーズな業務再開を目指します。

休暇明けの業務報告メール例文

件名：[氏名] 休暇明けの業務報告

[部署名] [役職] [宛先氏名]様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

[休暇期間]の休暇をいただき、ありがとうございました。本日より業務を再開いたしました。

休暇中にいただきました[依頼事項]については、現在[進捗状況]です。

今後の予定としては、[今後の予定]を予定しております。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問合せください。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、休暇中に滞っていた業務の進捗状況、今後の業務予定を具体的に記載しています。

これにより、関係者が業務の状況を把握しやすくなり、スムーズな連携につながります。

5. 休暇報告メール作成時の注意点とマナー

最後に、休暇をメールで報告するときの注意点・マナーを紹介します。

休暇期間を正確に記載する

休暇報告メールで最も重要なことの一つは、休暇期間を正確に記載することです。

休暇期間は、業務の引継ぎやスケジュール調整に不可欠な情報です。

日付や曜日を間違えることがないように、カレンダーなどを確認しながら正確に記載しましょう。

また、休暇期間が複数日にわたる場合は、開始日と終了日を明確に記載することで、関係者が休暇期間を正しく把握できます。

連絡が取れる時間帯を記載する

休暇中に緊急の連絡が必要な場合に備えて、連絡が取れる時間帯を記載しておくと親切です。

休暇中は基本的に業務から離れるべきですが、どうしても連絡が必要な場合もあるかもしれません。

連絡が取れる時間帯を記載しておくことで、関係者は連絡をするタイミングを判断できます。

もし、休暇中に全く連絡が取れない場合は、その旨を記載しておきましょう。

これにより、関係者は連絡を控えることができます。

休暇中の連絡可能時間帯を記載する例文

件名：[氏名] [休暇期間]の休暇取得のご連絡

[部署名]の皆様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度、[休暇開始日]から[休暇終了日]まで休暇を取得いたします。

休暇中のご連絡については、[連絡可能時間帯]の時間帯であれば対応可能です。

ご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

[氏名]

この例文では、休暇期間と連絡可能な時間帯を具体的に記載しています。

これにより、関係者は緊急時でも適切な対応が可能です。

休暇報告メールのまとめ

休暇報告メールを作成する上で、特に重要なポイントをまとめると以下の3つになります。

1. 件名で休暇の報告と内容を明確に伝えること
2. 休暇中の業務状況と協力への感謝を述べること
3. 休暇明けには業務の進捗と今後の予定を共有すること

これらのポイントを踏まえることで、スムーズな情報共有と業務連携が可能になります。

休暇報告メールは、ただ休暇を知らせるだけでなく、チームや関係者との連携を円滑にするための大切なコミュニケーションツールです。

今回ご紹介した内容を参考に、まずは一度、休暇報告メールのテンプレートを作成してみてはいかがでしょうか。

そうすることで、いざという時にも慌てずに、スムーズな休暇取得と業務復帰ができるはずです。

皆さんがしっかりと休暇を取り、リフレッシュして、さらに活躍されることを心から応援しています。