件名：【[会議名]】[日付]開催予定の会議キャンセルに関するお詫び
株式会社[会社名]
[役職] [宛名]様お世話になっております。
[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。さて、[日付]に開催を予定しておりました[会議名]につきまして、誠に恐縮ではございますが、[理由]のため、今回は見送らせていただきたく存じます。
ご多忙の折、日程をご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
つきましては、[代替案や今後の対応]
[例：後日改めて日程調整のご連絡をさせて頂きたく存じます。]
[例：今回の議題に関する資料を別途お送りいたします。]この度は、ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
会議の予定、せっかく時間をあけていたのに…。
でも、どうしてもキャンセルしなきゃいけない時ってありますよね。
そんな時、どうすれば参加者に失礼なく、スムーズに伝えられるか、悩む方もいるのではないでしょうか？
この記事では、そんなお悩みを解決。
会議キャンセルメールで伝えるべき基本事項から、ビジネスシーン別の例文、さらには連絡する際のマナーまで、まるっと解説します。
これを読めば、もう会議キャンセルメールで迷うことはありません。
ぜひ、最後まで読んで、スマートな対応を身につけてくださいね。
会議キャンセルメールで伝えるべき基本事項
会議キャンセルをメールで伝える際、いくつかの重要なポイントがあります。
これらをしっかり押さえることで、相手に失礼なく、スムーズにキャンセルを伝えることができます。
ここでは、会議キャンセルメールで必ず伝えるべき基本事項を4つご紹介します。
件名で会議中止を明確に伝える
まず、メールの件名で会議が中止になったことを明確に伝えましょう。
件名を見ただけで「会議がキャンセルになった」とすぐにわかるようにすることが大切です。
例えば、「【重要】[日付][会議名]中止のお知らせ」のように、件名に【重要】という言葉を入れると、相手の注意を引きやすくなります。
また、会議名と日付を入れることで、どの会議がキャンセルになったのかを明確に伝えることができます。
冒頭で会議キャンセルのお詫びを述べる
メールの冒頭では、会議をキャンセルすることに対するお詫びの言葉を述べましょう。
参加者の時間を割いてもらっていることへの感謝と、予定を変更させてしまうことへのお詫びを丁寧に伝えることが大切です。
例えば、「大変恐縮ですが」「誠に申し訳ございませんが」などの言葉を添えて、お詫びの気持ちを伝えましょう。
会議キャンセル理由を簡潔に説明する
次に、会議をキャンセルする理由を簡潔に説明しましょう。
長々と理由を述べる必要はありませんが、相手に納得してもらえるように、事実に基づいた理由を述べるようにしましょう。
例えば、「[理由]のため、」といった形で、簡潔に伝えましょう。
ただし、個人的な理由や詳細すぎる説明は避けた方が無難です。
代替案や今後の対応を示す
最後に、会議の代替案や今後の対応について示しましょう。
キャンセルするだけで終わらせるのではなく、今後のスケジュール調整や、別の方法での情報共有などを提案することで、相手に安心感を与えることができます。
例えば、「後日改めて日程調整をさせてください」や「資料を共有させていただきます」など、具体的な対応を示すと、より丁寧な印象になります。
ビジネスシーン別 会議キャンセルメールの例文
会議のキャンセルを伝えるメールは、社内向けと社外向けで書き方や言葉遣いを使い分けることが大切です。
それぞれの状況に応じた適切なメールを作成し、相手に失礼のない対応を心がけましょう。
ここでは、社内向けと社外向けの例文と、それぞれのポイントを解説します。
社内向け会議キャンセルメールの例文
社内向けの会議キャンセルメールは、社外向けよりもややくだけた表現でも問題ありません。
しかし、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。
社内向け 会議キャンセルメール 例文1
件名：【[会議名]】[日付]開催予定の会議キャンセルのお知らせ
[部署名]の皆様
いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。
さて、[日付]に開催を予定しておりました[会議名]ですが、
諸般の事情により、今回は見送らせていただくことになりました。
ご多忙の中、ご調整いただいた皆様には大変申し訳ございませんが、
ご理解いただけますようお願い申し上げます。
なお、代替日程につきましては、後日改めてご連絡させていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文は、社内のメンバーに対して、会議キャンセルを通知する基本的なメールです。
件名で会議のキャンセルを明確に伝え、冒頭でお詫びを述べ、理由を簡潔に説明しています。
最後に代替案を提示することを伝えています。
社内向け 会議キャンセルメール 例文2
件名：【[会議名]】[日付]開催予定の会議中止のご連絡
[部署名]各位
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
[日付]に予定しておりました[会議名]ですが、
参加者の都合により、今回は中止とさせていただきます。
急なご連絡となり大変恐縮ですが、何卒ご容赦ください。
今回の件で、何かご不明な点がございましたら、お気軽にお尋ねください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
こちらの例文は、参加者の都合により会議を中止する場合のメールです。
理由を簡潔に伝え、何かあれば質問してほしいと、相手への配慮を示しています。
社外向け会議キャンセルメールの例文
社外向けの会議キャンセルメールは、より丁寧で誠実な言葉遣いが求められます。
相手に失礼のないように、細心の注意を払いましょう。
社外向け 会議キャンセルメール 例文1
件名：【[会議名]】[日付]開催予定の会議キャンセルに関するお詫び
[会社名] [部署名] [役職] [宛先名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
さて、[日付]に開催を予定しておりました[会議名]ですが、
誠に恐縮ではございますが、弊社の都合により、今回は見送らせていただきたく存じます。
ご多忙の折、日程をご調整いただいたにも関わらず、
大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
後日改めて、代替日程をご連絡させていただきます。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
この例文は、社外の取引先に対して、会議キャンセルを通知する丁寧なメールです。
件名でお詫びを明確に伝え、冒頭で改めてお詫びを述べています。
理由を「弊社の都合」としていますが、詳細を伝える必要はありません。
社外向け 会議キャンセルメール 例文2
件名：【[会議名]】[日付]開催予定の会議延期のご連絡
[会社名] [部署名] [役職] [宛先名]様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[会議名]について、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。
さて、[日付]に予定しておりました[会議名]ですが、
諸般の事情により、延期させていただくことになりました。
大変申し訳ございませんが、改めて日程調整のご連絡をさせていただきます。
ご迷惑をおかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも、変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[あなたの名前]
こちらの例文は、会議を延期する場合のメールです。
延期の理由を「諸般の事情」とぼかすことで、詳細を伝える必要がないように配慮しています。
日程調整を改めて行うことを伝え、相手への迷惑を最小限に抑えるように努めています。
会議キャンセル連絡で注意すべきマナー
続いては、会議キャンセル連絡で注意すべきマナーについて解説します。
キャンセル連絡はできるだけ早く行う
会議のキャンセルが決まったら、できるだけ早く参加者へ連絡しましょう。
急な予定変更は、参加者のスケジュールに影響を与えるため、迅速な連絡が大切です。
特に、重要な会議や参加者が多い場合は、早めの連絡を心がけることで、混乱を最小限に抑えられます。
連絡が遅れると、参加者の不信感を招く可能性もあるため、迅速な対応を徹底しましょう。
丁寧で誠実な言葉遣いを心がける
会議のキャンセルを伝える際は、丁寧で誠実な言葉遣いを心がけましょう。
メールの文面は、相手への配慮を示す大切な要素です。
お詫びの言葉を述べ、キャンセル理由を丁寧に説明することで、相手に不快感を与えないように努めましょう。
また、一方的な連絡にならないよう、相手への気遣いを意識した表現を使いましょう。
例えば、「大変恐縮ですが」「ご迷惑をおかけしますが」といった言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。
代替案を提示する際は参加者の都合を考慮する
会議をキャンセルする際は、可能な限り代替案を提示しましょう。
代替案を提示することで、参加者の不便さを軽減できます。
しかし、代替案を提示する際は、参加者の都合を十分に考慮することが重要です。
参加者のスケジュールを確認し、できるだけ全員が参加しやすい日時を提案しましょう。
また、代替案が難しい場合は、今後の対応について具体的に説明することで、参加者の理解を得やすくなります。
例えば、代替会議の日程調整を後日行う旨を伝えたり、議事録を共有したりするなど、柔軟な対応を心がけましょう。
会議キャンセルをメール以外で連絡する場合
メールでの連絡が基本ではありますが、状況によってはメール以外の手段も検討する必要があります。
特に緊急度が高い場合や、参加者全員に迅速な情報伝達が必要な場合は、別の連絡手段を検討しましょう。
緊急性の高い場合は電話連絡も検討する
会議の直前でのキャンセルや、参加者に至急伝えなければならない情報がある場合は、電話での連絡が最も確実で迅速な手段です。
メールの場合、相手がすぐに確認するとは限りません。
電話であれば、直接会話ができるため、状況を正確に伝えやすく、相手の反応もすぐに確認できます。
緊急性の高い連絡が必要な状況は、例えば以下のようなケースが考えられます。
- 会議開始の直前に、急遽キャンセルが決まった場合
- 会議に必要な資料が不足していることが判明した場合
- 参加者に重要な変更点が発生した場合
このような状況では、メールでの連絡に加えて、電話での連絡も検討しましょう。
電話連絡後、改めてメールで詳細を伝えることで、より丁寧な対応となります。
チャットツールでの連絡も有効な手段
社内での連絡であれば、ビジネスチャットツールを活用することも有効な手段です。
チャットツールは、メールよりも手軽に連絡が取れるため、迅速な情報伝達が可能です。
また、グループチャットを活用すれば、複数人に同時に連絡できます。
チャットツールでの連絡は、以下のようなケースで特に有効です。
- 参加者が全員同じチャットツールを利用している場合
- 会議の変更点が軽微な場合
- 参加者同士で情報共有が必要な場合
ただし、チャットツールは、メールに比べて連絡が流れてしまいやすいという側面もあります。
そのため、重要な連絡の場合には、チャットツールでの連絡に加え、メールでも正式に連絡することを推奨します。
まとめ：会議キャンセル連絡は丁寧な対応が重要
ここまでの内容を振り返り、会議キャンセル連絡で特に重要なポイントをまとめます。
- 件名で会議中止を明確に伝える
- キャンセル理由と代替案を提示する
- 丁寧で誠実な言葉遣いを心がける
これらの点を意識することで、参加者からの理解を得やすくなり、その後の業務もスムーズに進むでしょう。
会議のキャンセルは、時に相手の予定を大きく変更させてしまう可能性があります。
だからこそ、メールを送る際には、相手への配慮を忘れないことが大切です。
まずは、この記事で紹介した例文やマナーを参考に、丁寧なコミュニケーションを心がけてみましょう。
そうすることで、きっとあなたの誠意が伝わり、より良い関係を築けるはずです。
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