件名：[日付] [会議名] 議事録
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。先日[日付]に開催いたしました[会議名]の議事録を共有いたします。
下記、内容をご確認ください。
■会議概要
- 日時：[日付] [開始時間]～[終了時間]
- 参加者：[参加者名1]、[参加者名2]、[参加者名3]
- 欠席者：[欠席者名]
- 議題：[議題]
■決定事項
- [決定事項1]：[担当者名1]が[期日]までに[内容]を実施
- [決定事項2]：[担当者名2]が[期日]までに[内容]を完了
■その他
- [未決定事項]：[内容]については、次回会議にて決定
- [課題]：[内容]について、[担当者名3]が情報収集を進める
上記につきまして、ご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
社内でのミーティング後、議事録メールの作成に時間がかかっていませんか？
「結局、何が決まったんだっけ？」「あの時、誰が何を言ってたっけ？」
そんなモヤモヤを抱えた経験、ありますよね。
議事録は、参加者全員の認識を合わせ、スムーズな業務遂行に不可欠なもの。
でも、どう書けば分かりやすいのか、迷うこともあるでしょう。
この記事では、議事録メール作成の基本から、具体的な書き方、共有時の注意点まで、
あなたの「困った」を解決する情報が満載です。
この記事を読めば、議事録作成がスムーズになり、情報共有がより円滑になること間違いなし。
さあ、議事録作成のコツを掴んで、業務効率をグッと向上させましょう。
1. 議事録メール作成の基本 報告メールの構成要素
まずは、議事録メール作成の基本となる、報告メールの構成要素から見ていきましょう。
件名で内容を明確に伝える
議事録メールでまず大切なのは、件名で内容を明確に伝えることです。
「〇月〇日〇〇会議議事録」のように、一目で内容が分かるように記載しましょう。
件名を見ただけで、メールの重要度や内容が把握でき、
他のメールに埋もれて見過ごされることを防ぎます。
例文 件名
件名：10月15日 マーケティング戦略会議 議事録
この例では、日付と会議名が明記されており、内容が一目で分かります。
参加者と日時を記載する
次に、参加者と日時を記載します。
誰が、いつ、どの会議に参加したのかを明確にすることで、
後から内容を振り返る際に役立ちます。
参加者名を記載することで、
「あの時、誰がどんな意見を言ったか」を思い出しやすくなります。
また、欠席者がいた場合も、誰が欠席したのかを記録しておきましょう。
例文 参加者と日時
日時：2024年10月15日 13:00～14:00
参加者：[参加者名1]、[参加者名2]、[参加者名3]
欠席者：[欠席者名]
この例では、会議の日時、参加者、欠席者が明確に記載されています。
結論と決定事項を明記する
議事録メールで最も重要なのが、結論と決定事項を明記することです。
会議で何が決まったのか、どのような結論に至ったのかを、
明確に記載することで、参加者全員の認識を一致させることができます。
結論や決定事項は、箇条書きで簡潔にまとめると、より分かりやすくなります。
また、決定事項に基づいて、誰がいつまでに何をするのか、
具体的なアクションプランも記載しておくと、より効果的です。
例文 結論と決定事項
結論：
- 新商品のターゲット層は20代女性に決定
- 販売開始日は12月1日に決定
決定事項：
- [担当者名1]：11月15日までに新商品のプロモーション資料を作成
- [担当者名2]：11月20日までに販売戦略の詳細を決定
この例では、会議で決定した結論と、具体的なアクションプランが明確に記載されています。
次の見出しでは、さらに具体的な議事録の書き方について解説していきます。
2. 報告メール 議事録の具体的な書き方 フォーマット例
議事録メールの基本的な構成要素について解説しました。
続いては、さらに具体的な書き方と、すぐに使えるフォーマット例を紹介します。
議事録は、参加者だけでなく、欠席者にも会議の内容を正確に伝える重要な役割があります。
ポイントを押さえて、分かりやすい議事録を作成しましょう。
箇条書きで簡潔にまとめる
議事録は、長文で詳細に書くよりも、箇条書きで簡潔にまとめる方が読みやすくなります。
特に、忙しいビジネスパーソンは、短い時間で情報を把握したいと考えています。
箇条書きを活用し、情報を整理して伝えましょう。
例文：箇条書きの議事録
件名：[日付] [会議名] 議事録
[宛先]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
先日の[会議名]の議事録を共有いたします。
- 議題：[議題]
- 決定事項：
- [決定事項1]
- [決定事項2]
- 担当者：
- [担当者1]：[担当業務]
- [担当者2]：[担当業務]
- 次回アクション：[次回アクション]
以上、ご確認よろしくお願いいたします。
この例文では、会議の重要なポイントを箇条書きでまとめています。
決定事項、担当者、次回のアクションを明確に記載することで、参加者が次に何をすべきか理解しやすくなります。
具体的な発言内容を記録する
議事録には、単に結論だけでなく、重要な発言内容も記録しておくと、後から議論の背景を理解するのに役立ちます。
ただし、すべての発言を記録する必要はありません。
議論のポイントとなった発言や、今後の業務に影響を与える可能性のある発言を記録しましょう。
例文：発言内容を記録した議事録
件名：[日付] [会議名] 議事録
[宛先]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
先日の[会議名]の議事録を共有いたします。
- 議題：[議題]
- 主な発言：
- [発言者1]：「[発言内容1]」
- [発言者2]：「[発言内容2]」
- 決定事項：[決定事項]
- 次回アクション：[次回アクション]
以上、ご確認よろしくお願いいたします。
この例文では、発言者の名前と発言内容をセットで記録しています。
誰がどのような意見を述べたのかを明確にすることで、後から議論の経緯を追うことができます。
未決定事項や課題を明確にする
会議で決定しなかった事項や、今後の課題についても、議事録に明確に記載しましょう。
これにより、参加者は未解決の問題を認識し、次回以降の会議で議論を深めることができます。
未決定事項や課題を放置せず、次のステップに進むための情報として活用しましょう。
例文：未決定事項を記載した議事録
件名：[日付] [会議名] 議事録
[宛先]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
先日の[会議名]の議事録を共有いたします。
- 議題：[議題]
- 決定事項：[決定事項]
- 未決定事項：
- [未決定事項1]
- [未決定事項2]
- 課題：
- [課題1]
- [課題2]
- 次回アクション：[次回アクション]
以上、ご確認よろしくお願いいたします。
この例文では、決定事項だけでなく、未決定事項と課題を分けて記載しています。
これにより、会議で残された問題点を明確にし、今後の対策を立てやすくなります。
3. 社内メール 議事録共有時の注意点とマナー
次は、議事録メールを共有する際の注意点とマナーについて解説します。
誤字脱字がないか確認する
議事録の内容はもちろんですが、誤字脱字にも注意が必要です。
誤字脱字が多いと、内容の正確性だけでなく、メール全体の印象も損ねてしまいます。
可能な場合は全体への共有前にダブルチェックを行い、修正するとベストです。
誤字脱字チェックの例文
件名：[日付] [会議名] 議事録（案）
[部署名] [役職] [氏名]様
お疲れ様です。[氏名]です。
先日の[会議名]の議事録内容のダブルチェックをお願いします。
内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたらご連絡ください。
誤字脱字がないか、十分に確認したつもりですが、もし見過ごしがございましたらご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
この例文は、議事録を送付する際に、誤字脱字がないか確認したことを伝えるものです。
念入りにチェックした上で、もし見落としがあった場合の配慮も示しています。
送信前に上司に確認する
特に重要な会議や決定事項が含まれる議事録は、送信前に上司に確認してもらうことをおすすめします。
上司の承認を得ることで、内容の正確性を高めるだけでなく、組織としての意思決定をスムーズに進めることができます。
上司確認依頼の例文
件名：[日付] [会議名] 議事録（確認のお願い）
[上司の役職] [上司の氏名]様
お疲れ様です。[氏名]です。
先日の[会議名]の議事録を作成いたしました。
つきましては、内容をご確認いただき、承認をいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
この例文は、上司に議事録の内容を確認してもらい、承認を得ることを目的としています。
上司に確認を依頼することで、内容の不備や認識のずれを防ぎ、より正確な情報共有につながります。
期日を守って送信する
議事録は、会議後できるだけ早く共有することが大切です。
時間が経つほど、参加者の記憶が薄れたり、決定事項の実行が遅れたりする可能性があります。
期日を設定し、それを守って送信するように心がけましょう。
期日厳守を伝える例文
件名：[日付] [会議名] 議事録
関係各位
お疲れ様です。[氏名]です。
先日の[会議名]の議事録を送付いたします。
内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたら[期日]までにご連絡ください。
期日厳守でご協力をお願いいたします。
この例文は、議事録の確認期限を明示し、期日を守るように促すものです。
期限を設けることで、関係者からのフィードバックを効率的に集めることができ、その後の業務を円滑に進めることができます。
4. 議事録のテンプレート活用で効率アップ
議事録作成の効率を上げるには、テンプレートの活用がおすすめです。
毎回ゼロから作成する手間を省き、記載内容の抜け漏れを防ぐことができます。
テンプレートをカスタマイズする
テンプレートは、自社の会議スタイルや目的に合わせてカスタマイズしましょう。
例えば、以下のような項目をテンプレートに含めておくと便利です。
- 会議名
- 開催日時
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 未決定事項
- 次回アクション
- 担当者
テンプレートをカスタマイズする際は、自社の会議の目的に合わせて項目を調整しましょう。例えば、プロジェクト会議であれば、進捗状況や課題点を記録する項目を追加すると便利です。
テンプレートをカスタマイズすることで、毎回同じ形式で議事録を作成でき、情報共有がスムーズになります。
共有しやすい形式で保存する
作成した議事録は、チーム内で共有しやすい形式で保存しましょう。
例えば、以下のような方法があります。
- WordやGoogleドキュメントなどのドキュメント形式
- PDF形式
- チームの共有フォルダ
- 議事録管理ツール
議事録は、Wordなどの編集可能な形式で保存し、必要に応じてPDF形式で共有すると便利です。また、チームの共有フォルダに保存することで、メンバー全員がアクセスしやすくなります。
共有しやすい形式で保存することで、メンバーがいつでも議事録を確認でき、情報伝達の効率が向上します。
また、議事録管理ツールを活用することで、過去の議事録の検索や管理が容易になります。
まとめ 議事録メールで円滑な情報共有を
ここまでの内容を振り返り、議事録メール作成のポイントを3つにまとめました。
- 件名で内容を明確に伝え、参加者と日時を記載する
- 結論と決定事項を明記し、箇条書きで簡潔にまとめる
- 誤字脱字がないか確認し、期日を守って送信する
これらのポイントを押さえることで、議事録メールは格段に分かりやすくなります。
さらに、テンプレートを活用することで、毎回ゼロから作成する手間を省き、効率的に議事録を作成できます。
まずは、自社に合ったテンプレートを一つ用意し、それをベースにカスタマイズしていくのがおすすめです。
議事録メールは、会議の内容を参加者全員で共有し、認識のずれを防ぐための重要なツールです。
今回の記事が、あなたのチームの情報共有をより円滑にするための一助となれば幸いです。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
