会議報告メールの書き方 3つのポイントと社内報告例文

件名：[日付][会議名] 報告

株式会社[会社名]
[宛名]様

お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。

先日[日付]に開催されました[会議名]につきまして、下記の通りご報告いたします。

開催日時：[日付] [時間]
開催場所：[場所]
参加者：[参加者名]
議題：[議題]

本会議では、[会議の結論や決定事項]が決定いたしました。
主な議題は下記の通りです。

• [議題1]
• [議題2]
• [議題3]

上記の決定事項を踏まえ、[今後のアクション]を実施いたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。

会議の報告メール、書くのってちょっとドキドキしますよね。

でも大丈夫。

この記事を読めば、もう迷うことはありません。

会議の内容をしっかり伝えつつ、あなたの評価もアップするような報告メールが書けるようになりますよ。

この記事では、まず報告メールの基本構成と必須項目をバッチリ解説。

さらに、分かりやすい書き方のポイントや、すぐに使える例文とテンプレートもご用意しました。

議事録の活用法や、メール作成時の注意点も押さえて、もう「報告メール、どうしよう…」なんて悩むのは終わりにしましょう。

では、会議報告メールのコツを一緒に見ていきましょう！

会議報告メールの基本構成と必須項目

会議報告メールは、会議の内容を関係者に正確に伝え、今後のアクションにつなげるための重要なツールです。

基本構成と必須項目をしっかり押さえて、分かりやすく、スムーズな情報共有を目指しましょう。

件名で会議内容と報告であることを明確にする

まず、メールの顔とも言える件名です。

ここで「何の会議の報告なのか」を明確にしましょう。

例えば、「[日付] [会議名] 報告」のように、会議名と報告であることを明記することで、受信者はメールの内容をすぐに把握できます。

件名を見ただけで「これは自分に関係があるメールだ」と認識してもらえるように、分かりやすい件名を心がけましょう。

件名の例

• 「10月25日 新商品開発会議 報告」
• 「[プロジェクト名] 定例会議 報告」

宛先は報告相手に合わせて適切に設定

次に、宛先の設定です。

報告メールは、誰に、どこまで情報を共有するのかを明確にすることが大切です。

上司への報告であれば、上司のみを宛先に、チームメンバーへの共有であれば、チームメンバーを宛先に設定しましょう。

関係者全員に送る必要がある場合は、Toだけでなく、CcやBccも適切に使い分けることが重要です。

宛先の例

• To：[報告先の上司の名前]
• Cc：[チームメンバーの名前]
• Bcc：[情報共有のみが必要な関係者]

会議概要と参加者を簡潔に記載する

メールの冒頭では、会議の概要と参加者を簡潔に記載しましょう。

いつ、どこで、どのような目的で開催された会議なのかを明確にすることで、受信者はメールの内容をスムーズに理解できます。

簡潔な本文の例

例：

〇〇様

いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。

先日[日付]に開催されました[会議名]につきまして、下記の通りご報告いたします。

• 開催日時：[日付] [時間]
• 開催場所：[場所]
• 参加者：[参加者名]
• 議題：[議題]

会議の概要と参加者を明確にすることで、報告メールの信頼性が高まります。

また、後から情報を振り返る際にも役立ちます。

会議報告メールの書き方3つのポイント

会議報告メールを作成する際、ポイントを押さえることで、より分かりやすく、効果的な報告ができます。

ここでは、特に重要な3つのポイントを解説します。

結論を最初に述べること、具体的な内容を箇条書きで整理すること、そして今後のアクションや課題を明確に記述することです。

これらのポイントを意識することで、報告内容がスムーズに伝わり、関係者間での認識のずれを防ぐことができます。

1. 結論を最初に述べて報告内容を把握しやすくする

会議報告メールでは、まず最初に結論を述べることが重要です。

これにより、受信者はメールの目的と報告内容の要点をすぐに把握できます。

例えば、

〇〇プロジェクトの進捗について、△△の課題が確認されました

のように、最初に結論を明確に伝えることで、その後の詳細な説明がスムーズに理解されます。

結論を最初に述べることで、読み手はメール全体の内容を効率的に把握でき、その後の具体的な説明も理解しやすくなります。

2. 具体的な内容を箇条書きで分かりやすく整理する

会議で話し合われた具体的な内容については、箇条書きを用いて整理すると、非常に分かりやすくなります。

箇条書きは、情報を整理し、視覚的に捉えやすくする効果があります。

例えば、決定事項や議論された内容を項目ごとに分けることで、内容が整理され、読みやすさが向上します。

また、箇条書きを使うことで、長文になりがちな報告メールをコンパクトにまとめることができ、読み手の負担を軽減できます。

3. 今後のアクションや課題を明確に記述する

会議報告メールの最後には、今後のアクションや課題を明確に記述することが重要です。

会議で決定した事項に基づいて、誰が、いつまでに、何をするのかを具体的に示しましょう。

また、会議で明らかになった課題についても、今後の対応策や検討事項を記載することで、関係者間で共通認識を持つことができます。

具体的なアクションプランを示すことで、会議の成果を次のステップにつなげることができ、業務の円滑な進行に貢献します。

社内報告メールで使える例文とテンプレート

会議の報告メールを作成する際、誰に、どのような内容を伝えるべきか迷うこともあるでしょう。

ここでは、上司への報告とチームメンバーへの共有、それぞれの状況に応じた例文と、テンプレート利用時の注意点を紹介します。

上司への報告メール例文

上司への報告メールは、会議の結論や重要な決定事項を簡潔に伝えることが重要です。

具体的な行動や今後の課題についても明確に記述しましょう。

上司への報告メール例文

件名：[日付][会議名]　ご報告

[上司の名前]様

お疲れ様です。[自分の名前]です。

先日[日付]に開催された[会議名]について、ご報告いたします。

本会議では、[会議の結論や決定事項]が決定いたしました。

主な議題は以下の通りです。

• [議題1]
• [議題2]
• [議題3]

上記の決定事項を踏まえ、[今後のアクション]を実施いたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

[自分の名前]

この例文は、会議の結論を冒頭で伝え、その後に具体的な議題を箇条書きで示しています。

最後に今後のアクションを記述することで、上司が状況を把握しやすくなります。

チームメンバーへの報告メール例文

チームメンバーへの報告メールは、会議の内容を共有し、今後の協力体制を築くために重要です。

各メンバーが担当するタスクや、共有しておきたい情報を明確に伝えましょう。

チームメンバーへの報告メール例文

件名：[日付][会議名]　結果共有

チームメンバー各位

お疲れ様です。[自分の名前]です。

先日[日付]に開催された[会議名]の結果を共有いたします。

会議では、[会議の目的や概要]について話し合いました。

主な共有事項は以下の通りです。

• [共有事項1]
• [共有事項2]
• [共有事項3]

上記内容を踏まえ、各担当者は[担当タスク]に取り組んでください。

ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。

[自分の名前]

この例文では、会議の目的や概要を共有し、各メンバーが確認すべき事項を箇条書きで示しています。

担当タスクを明記することで、チーム全体の連携をスムーズにすることができます。

報告メールのテンプレート利用時の注意点

報告メールのテンプレートは非常に便利ですが、そのまま使用するのではなく、状況に応じて調整することが大切です。

例えば、以下のような点に注意しましょう。

• 件名: 会議名や報告内容に合わせて具体的に記載する
• 宛先: 報告相手に合わせて適切な役職や名前を記載する
• 本文: 会議の内容に合わせて、不要な情報を削除したり、必要な情報を追加したりする
• 表現: 丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字脱字がないか確認する

テンプレートをそのまま使用するのではなく、上記の点を意識して調整することで、より正確で分かりやすい報告メールを作成することができます。

次は、会議議事録を報告メールに活用するコツについて解説します。

会議議事録を報告メールに活用するコツ

会議の内容を正確に伝えるために、議事録は非常に役立つツールです。

しかし、議事録をそのままメールに添付するだけでは、相手に内容が伝わりにくい場合があります。

ここでは、議事録を効果的に活用し、報告メールの質を高めるためのコツを解説します。

議事録をメールに添付する場合の注意点

議事録をメールに添付する際は、いくつかの注意点があります。

まず、ファイル形式です。

テキストファイル、Wordファイル、PDF形式など、多くの人が閲覧できる形式で添付しましょう。

内容の改変が許されない場合はPDF形式がおすすめです。

また、ファイルサイズが大きすぎると相手のメールボックスを圧迫する可能性があるため、必要に応じて圧縮を検討したり、クラウドストレージでの共有を考えましょう。

さらに、添付ファイルのみで報告を済ませるのではなく、メール本文で会議の概要や重要なポイントを簡潔にまとめることが大切です。

これにより、受信者は添付ファイルを開く前に、会議の内容を把握することができます。

議事録の内容を要約して報告メールに記載する

議事録の内容を報告メールに記載する際は、要約することが重要です。

議事録は詳細な記録であるため、すべてをメールに記載すると長文になり、読みにくくなってしまいます。

まずは、会議の目的や決定事項、今後のアクションプランなど、最も重要なポイントを抽出します。

次に、これらのポイントを箇条書きなどで整理し、分かりやすく記述しましょう。

また、議事録に記載されている内容をそのままコピー＆ペーストするのではなく、報告相手に合わせた言葉遣いや表現に修正することも大切です。

これにより、よりスムーズに情報が伝わるでしょう。

例えば、上司への報告であれば、結論や重要な決定事項を冒頭に述べ、その根拠となる情報を簡潔に記述します。

一方、チームメンバーへの報告であれば、具体的なタスクや役割分担を中心に記述すると効果的です。

会議報告メール作成時の注意点とよくあるミス

最後に、会議報告メールの注意点とミスが多いポイントを解説します。

誤字脱字や表現の間違いがないか確認する

会議報告メールを作成する際、誤字脱字や不適切な表現は、相手に不信感を与え、内容の正確性を損なう原因となります。

送信前に必ず内容をチェックし、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

特にビジネスシーンでは、正確な情報伝達が重要です。

誤った情報を伝えてしまうと、業務に支障をきたす可能性もあるため、注意が必要です。

報告内容に抜け漏れがないかチェックする

会議で決定した事項や重要な情報が抜けていると、報告メールとしての意味をなさなくなります。

報告メールを作成する際には、会議で話し合われた内容を再度確認し、抜け漏れがないかを入念にチェックしましょう。

もし内容に不明な点があれば、関係者に確認を取ることが大切です。

また、会議中にメモを取るなどして、情報収集を確実に行うことも重要です。

まとめ：会議報告メールの質を高めて業務効率化へ

会議報告メールは、会議の内容を関係者に共有し、その後の業務を円滑に進めるために不可欠なツールです。

質の高い報告メールは、情報伝達の効率を高め、誤解を防ぎ、チーム全体の生産性向上に貢献します。

これまでの内容をまとめると、会議報告メールを作成する上で特に重要なポイントは以下の3点です。

1. 報告内容を明確にする
2. 情報を整理して分かりやすく伝える
3. 今後のアクションを具体的に示す

これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んで、会議報告メールの質を向上させるために、ぜひ実践していただきたいことがあります。

それは、送信前に必ず「第三者視点でのチェック」を行うことです。

自分自身で書いた文章は、どうしても主観が入りやすくなります。

そこで、同僚やチームメンバーに一度目を通してもらい、内容が正確に伝わるか、誤解を生む表現はないかなどを確認してもらいましょう。

この一手間を加えることで、より質の高い会議報告メールを作成することができ、業務効率化へと繋がるはずです。

会議報告メールは、単なる事務的な連絡手段ではなく、チームの連携を深め、プロジェクトを成功に導くための重要なコミュニケーションツールです。

この記事で紹介したポイントを参考に、より質の高い会議報告メールを作成し、あなたのチームの業務効率化を実現してください。