社内メールで連絡先記載漏れを確認する3つのステップと例文

件名：【要確認】[資料名]に関する連絡先のご確認

株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様

お世話になっております。
[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。

先日は、[資料名]をお送りいただき、ありがとうございました。

恐縮ですが、[資料名]に連絡先の記載がないことを確認いたしました。

つきましては、大変お手数ですが、[確認したい連絡先]について、[期限]までにご連絡いただけますでしょうか。

ご返信は、本メールへのご返信、または[返信方法]にてお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。

社内メールで、「あれ？連絡先が書いてない」ってこと、ありますよね。

そんな時、どうやって相手に確認すればいいか、ちょっと悩みませんか？

この記事では、そんなプチトラブルをスムーズに解決するためのメールの書き方を紹介します。

連絡先記載漏れを確認するメールの基本から、相手に失礼なく、かつ確実に返信をもらうコツまで、具体的なステップで解説していきます。

この記事を読めば、あなたもメールの達人になれるかも。

まずは、基本の構成から見ていきましょう。

1. 連絡先記載漏れを確認するメールの基本構成

件名で要件を明確に伝える

件名はメールの顔。

一目で「何のメールだろう？」と分からせるのが重要です。

要件が不明確だと、読んでもらえない可能性も…。

例えば、「【ご確認】〇〇資料の連絡先について」のように、具体的に記載しましょう。

こうすることで、相手はメールの内容をすぐに理解でき、スムーズに対応できます。

件名を見ただけで、対応が必要なメールだと認識してもらえるように工夫しましょう。

宛名と挨拶で丁寧な印象を与える

メールの冒頭は、丁寧な挨拶から始めましょう。

宛名は、相手の名前を間違えないようにしっかりと確認。

役職も忘れずに記載しましょう。

例えば、「[部署名] [役職] [氏名]様」のように、正確に書くことが大切です。

挨拶は「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」など、状況に合わせて使い分けましょう。

丁寧な言葉遣いは、相手に良い印象を与え、その後のやり取りをスムーズに進めるための潤滑油となります。

心遣いが伝わるメールを心がけましょう。

2. 連絡先記載漏れを指摘する際の注意点

柔らかい表現で相手への配慮を示す

連絡先の記載漏れを指摘する際、相手に不快感を与えないように配慮が必要です。

特に社内メールでは、日頃の関係性を考慮した丁寧な言い回しが求められます。

ストレートな表現は避け、「お手数ですが」「恐縮ですが」といったクッション言葉を使用しましょう。

また、相手のミスを責めるような印象を与えないように注意が必要です。

例えば、「記載漏れがあります」と直接的に指摘するのではなく、「念のため確認させていただきたいのですが」といった表現を用いることで、柔らかい印象を与えることができます。

相手への配慮を示すことで、その後のやり取りも円滑に進めやすくなります。

具体的な箇所を明示する

連絡先の記載漏れを指摘する際には、具体的にどの部分が不足しているのかを明確に伝えることが重要です。

例えば、「メール署名にご連絡先が記載されておりません」のように、場所を特定して指摘しましょう。

具体的な箇所を示すことで、相手はすぐに修正に取り掛かることができます。

曖昧な表現では、相手がどこを修正すれば良いか分からず、混乱を招く可能性があります。

また、修正漏れを防ぐためにも、具体的な箇所を伝えることは非常に大切です。

例文 連絡先記載漏れ指摘

件名：[件名]

[宛先]様

いつもお世話になっております。[差出人]です。

先日は[メールの内容]について、ご連絡いただきありがとうございました。

恐縮ですが、念のため確認させていただきたいのですが、メール署名にご連絡先が記載されておりませんでした。

お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

この例文では、件名に要件を明記し、丁寧な挨拶から始めています。

そして、連絡先が不足している箇所を具体的に「メール署名」と示しています。

さらに、「恐縮ですが」「念のため確認させていただきたいのですが」といったクッション言葉を使用することで、相手への配慮を示しています。

3. 返信を促す効果的な依頼方法

返信期限を明確に示す

連絡先記載漏れの確認を依頼するメールでは、相手にいつまでに返信してほしいかを明確に伝えることが重要です。

返信期限を具体的に示すことで、相手は対応の優先度を判断しやすくなり、スムーズな対応につながります。

期限を設定する際は、相手の業務状況も考慮し、無理のない範囲で設定するように心がけましょう。

返信方法を具体的に伝える

返信期限と合わせて、どのように返信してほしいかを具体的に伝えることも大切です。

例えば、メールで返信するのか、チャットツールで連絡するのか、あるいは直接電話で連絡するのかなど、具体的な方法を指示することで、相手は迷うことなく対応できます。

また、返信内容についても、どのような情報が必要なのかを明確に伝えることで、スムーズなやり取りが期待できます。

返信期限と返信方法を明記した例文

件名：【要確認】[資料名]に関する連絡先記載漏れについて

[部署名] [担当者名]様

いつも大変お世話になっております。[あなたの名前]です。

先日は[資料名]をお送りいただき、ありがとうございました。

恐れ入りますが、[資料名]に[連絡先情報]の記載がないことを確認いたしました。
つきましては、大変お手数ですが、[連絡先情報]について、[期限]までにご連絡いただけますでしょうか。

ご返信は、本メールへのご返信、または[返信方法]でお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。

この例文では、返信期限を「[期限]まで」、返信方法を「[返信方法]」と変数で示しています。

実際のメールでは、具体的な期日や返信方法を記載してください。

例えば、返信期限を「〇月〇日の〇時まで」、返信方法を「メールでご返信」のように具体的に記述します。

また、相手が返信しやすいように、返信内容についても「メールの返信で、[連絡先情報]をご連絡ください」のように具体的に伝えると、より丁寧な印象になります。

状況別 連絡先記載漏れ確認メール例文

ここでは、連絡先記載漏れを確認するメールの例文を、状況別に紹介します。

新規取引先と社内担当者の場合で、どのような点に注意すべきか、具体的な例文とともに確認していきましょう。

新規取引先への依頼メール例文

新規の取引先へ連絡する際は、特に丁寧なコミュニケーションが求められます。

相手に不快感を与えないよう、言葉遣いや表現に配慮が必要です。

新規取引先への連絡先確認依頼メール

件名：[打ち合わせ日時] のご連絡に関する確認のお願い

[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様

いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。

先日は、[打ち合わせ内容]について貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

さて、ご連絡いただいたメールを確認したところ、[確認したい箇所]に連絡先のご記載がないようでした。大変恐縮ですが、[確認したい連絡先]について、お教えいただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]

この例文では、まず打ち合わせのお礼を述べ、相手への感謝の気持ちを示しています。

その上で、連絡先の記載漏れを丁寧に指摘し、具体的な箇所を明示することで、相手に正確な状況を伝えられるようにしました。

社内担当者への依頼メール例文

社内担当者への連絡は、ある程度フランクな表現でも問題ない場合があります。

しかし、丁寧さを欠いてはいけません。

相手への配慮を忘れずに、依頼するようにしましょう。

社内担当者への連絡先確認依頼メール

件名：[案件名]に関する連絡先のご確認

[部署名] [氏名]様

お疲れ様です。[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。

先日は、[案件名]について、ご連絡いただきありがとうございました。

確認させていただいたところ、[確認したい箇所]にご連絡先が見当たらなかったため、念のためご確認させていただきたくご連絡いたしました。お手数ですが、[確認したい連絡先]について、ご教示いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]

この例文では、社内メールでよく使われる「お疲れ様です」という挨拶から始めています。

件名で要件を明確に伝え、本文では丁寧な言葉遣いを心がけつつ、連絡先の記載漏れについて確認を促すようにしました。

今回の記事のまとめ

この記事では、社内メールで連絡先の記載漏れを確認する際のポイントを解説しました。

最後に、記事の重要な点を振り返り、今後の行動に繋げるためのメッセージをお伝えします。

1. 連絡先記載漏れを確認するメールの基本構成を理解する
2. 相手への配慮を忘れずに、具体的な箇所を指摘する
3. 返信期限と返信方法を明確に伝える

これらのポイントを踏まえ、今後はメール作成時に、連絡先を含めた必要な情報の記載漏れがないか、送信前に再度確認する習慣をつけましょう。

このちょっとした心がけで、コミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上にも繋がります。

今回の記事が、あなたのビジネスコミュニケーションの一助となれば幸いです。