件名：【[会社名]】[年度]新卒採用説明会のご案内
株式会社[会社名]
[氏名]様お世話になっております。
[会社名]、採用担当の[担当者名]です。この度は、弊社の新卒採用にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、下記のとおり[年度]新卒採用説明会を開催いたします。
貴社におかれましても、ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。■説明会詳細
日時：[説明会日時]
場所：[説明会場所]
内容：
- 会社概要説明
- 事業内容紹介
- 質疑応答■説明会で得られるメリット
- 弊社の事業内容や企業文化への理解が深まります。
- 実際に働く社員から直接話を聞くことができます。
- 質疑応答を通して疑問や不安を解消できます。■参加申し込み方法
下記URLよりお申し込みください。
[説明会申し込みURL]■申し込み締め切り
[申し込み締め切り日]皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
株式会社[会社名]
[部署名]
[名前]
新卒採用活動を成功させるための第一歩、それは学生の心に響く案内メールを送ることです。
多くの企業が新卒採用に力を入れている今、他の企業に埋もれてしまわないように、学生の目を引くメールを作成する必要があります。
この記事では、新卒採用の案内メールで応募者との良好な関係を築くためのノウハウを徹底解説していきます。
この記事を読めば、新卒採用の案内メールの基本から応用まで、まるっと理解できるはず。
まずは、新卒採用の案内メールの基本構成と重要ポイントについて見ていきましょう。
この記事を読み進めることで、案内メールの各要素が持つ役割を理解し、より効果的なメール作成が可能になります。
1. 新卒採用 案内メールの基本構成と重要ポイント
新卒採用の案内メールは、企業の顔として学生に最初に届くメッセージです。
そのため、企業の魅力を伝え、学生の興味を引きつけるための工夫が欠かせません。
ここでは、新卒採用の案内メールを作成する上で重要な基本構成とポイントを解説します。
件名で興味を引く。開封率を高めるテクニック
メールの第一印象を決めるのは、件名です。
多くのメールに埋もれてしまわないよう、学生の興味を引く件名を作成しましょう。
件名を作成する上でのポイントは以下の通りです。
具体的な情報を入れる
「[企業名] 新卒採用説明会のご案内」のように、メールの内容が一目でわかるようにしましょう。
緊急性を加える
「【〇月〇日締切】」といったように、期限を明記することで、学生の行動を促すことができます。
学生にメリットを提示する
「[企業名]で働く魅力とは？」のように、学生にとって有益な情報を提示することで、開封率を高めることができます。
記号や数字を効果的に使う
「【〇〇限定】」「[企業名]の全てがわかる。」など、記号や数字を使うことで、件名に目を引く効果を持たせることができます。
効果的な件名を作成することで、開封率を高め、学生にメールを読んでもらうための第一歩を踏み出しましょう。
本文は簡潔に。情報を整理して伝える方法
メールの本文は、情報を整理して、簡潔に伝えることが重要です。
学生は多くの企業からメールを受け取っているので、長文で読みにくいメールは敬遠されがちです。
情報を効果的に伝えるために、以下の点に注意しましょう。
挨拶と自己紹介
丁寧な挨拶と、企業名、担当者名を明記しましょう。
要点を最初に伝える
説明会や応募に関する情報を最初に伝え、学生が知りたい情報をすぐに把握できるようにしましょう。
箇条書きを活用する
情報を整理して、箇条書きで記載することで、視覚的に見やすく、内容を理解しやすくしましょう。
専門用語は避ける
専門用語は避け、学生にもわかりやすい言葉で説明しましょう。
適度な改行を入れる
改行を適度に入れることで、文章を読みやすくしましょう。
情報を整理し、簡潔に伝えることで、学生にストレスなく内容を理解してもらいましょう。
締め切りを明記。応募を促す効果的な表現
説明会や応募には締め切りを設けることが一般的です。
締め切りを明記することで、学生の行動を促し、応募忘れを防ぐことができます。
効果的に締め切りを伝えるために、以下の点に注意しましょう。
締め切り日を明確に記載する
「〇月〇日（〇）〇時まで」のように、締め切り日時を正確に記載しましょう。
締め切りを強調する
締め切り日を太字や赤字にするなどして強調し、学生の目に留まるようにしましょう。
早期応募のメリットを伝える
「早期応募の方には特典があります」など、早期応募のメリットを伝えることで、応募を促すことができます。
期限が迫っていることを伝える
「締め切り間近です。」など、期限が迫っていることを伝え、学生の行動を促しましょう。
締め切りを効果的に伝えることで、学生の応募を促し、採用活動を円滑に進めましょう。
2. 新卒採用 説明会 案内メールの書き方と注意点
説明会日程や場所を正確に記載する
新卒採用説明会の案内メールで最も重要なことの一つは、説明会の日程と場所を正確に記載することです。
学生は複数の企業の説明会に参加することが多いため、情報が曖昧だと混乱を招き、参加率の低下につながる可能性があります。
日時、場所、開始時間、終了時間、交通手段などを明確に記載し、参加者が迷うことなく会場に到着できるように配慮しましょう。
オンライン説明会の場合は、参加に必要なURLやアクセス方法を記載する必要があります。
また、万が一変更が生じた場合は、速やかに連絡することが重要です。
参加メリットを伝え興味を持たせる
説明会への参加を促すためには、参加することで得られるメリットを具体的に伝えることが大切です。
「企業理念やビジョンへの理解が深まる」「社員のリアルな声を聞ける」「質疑応答を通じて疑問を解消できる」など、学生が魅力を感じる点をアピールしましょう。
単に説明会の日程を伝えるだけでなく、「この説明会に参加すれば、将来のキャリアを考える上で役立つ」と思わせることが重要です。
参加者にとって有益な情報を提供することで、説明会への参加意欲を高められます。
申し込み方法と期限を明確に示す
説明会への参加を希望する学生がスムーズに申し込めるように、申し込み方法と期限を明確に示しましょう。
申し込みフォームのURLや、メールでの申し込み方法、締め切り日を具体的に記載します。
締め切り日が近い場合は、再度メールでアナウンスするなど、参加を促す工夫も有効です。
申し込み方法が複雑だと、学生が途中で離脱してしまう可能性があるため、シンプルで分かりやすい方法を提示することが大切です。
期限を明示することで、学生は計画的に行動でき、企業側も参加人数の予測が立てやすくなります。
例文 説明会日程と場所を記載したメール
件名：[会社名] 2025年度新卒採用 説明会のご案内
[氏名]様
いつもお世話になっております。[会社名]採用担当の[担当者名]です。
この度、2025年度新卒採用に向けた会社説明会を下記日程にて開催いたします。
【日時】
[説明会日時]
【場所】
[説明会場所]
[説明会場所へのアクセス]詳細は下記URLをご確認ください。
[説明会詳細URL]皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
説明会の日時、場所、アクセス方法を明記した基本的な例文です。
学生が迷うことなく会場に到着できるよう、詳細な情報を記載しましょう。
オンライン説明会の場合は、URLを記載します。
例文 説明会参加のメリットを記載したメール
件名：[会社名] 新卒採用説明会でキャリアアップへの第一歩を
[氏名]様
[会社名]採用担当の[担当者名]です。
この度、弊社の説明会にご参加いただくと、以下のメリットがあります。
- 企業理念や事業内容について深く理解できる
- 実際の業務内容やキャリアパスについて社員から直接話を聞ける
- 質疑応答の時間で疑問や不安を解消できる
[説明会日時]に開催します。
是非ご参加ください。詳細はこちら：[説明会詳細URL]
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
説明会に参加するメリットを具体的に記述した例文です。
学生の参加意欲を高めるために、説明会で得られる具体的な価値を伝えましょう。
例文 説明会の申し込み方法と締め切りを記載したメール
件名：[会社名] 2025年度新卒採用 説明会 参加申し込み受付中
[氏名]様
[会社名]採用担当の[担当者名]です。
2025年度新卒採用 説明会のお申し込みを受け付けております。
参加をご希望の方はこちらからお申し込みください。【申し込み方法】
[申し込みフォームURL]
【締め切り】
[申し込み締め切り日]皆様のご参加を心よりお待ちしております。
株式会社[会社名]
採用担当 [担当者名]
申し込み方法と締め切りを明記した例文です。
申し込みフォームへのリンクや締め切り日を記載することで、学生がスムーズに申し込めるように促しましょう。
締め切り日が迫っている場合は、リマインドメールも有効です。
3. 新卒採用 応募 案内メールの作成ステップ
新卒採用の応募を促す案内メールは、学生が最初に行う企業とのコミュニケーションです。
このメールの内容によって、応募者の企業に対する印象が大きく左右されることもあります。
ここでは、応募案内メールを作成する上で重要な3つのステップを解説します。
応募資格や必要な書類、応募方法、応募後の流れを明確に伝えることで、スムーズな採用活動につなげましょう。
応募資格と必要書類を具体的に記載
応募案内メールでは、まず応募資格を明確に記載しましょう。
例えば、対象となる学部や学科、卒業年度などを具体的に示します。
これにより、学生は自分が応募できるかどうかを判断できます。
また、必要な応募書類についても、過不足なく伝えましょう。
履歴書、成績証明書、卒業見込証明書など、企業が求める書類をリストアップして提示します。
書類の形式や提出方法についても触れておくと、学生はスムーズに応募準備を進められます。
不明点があれば問い合わせるよう促す一文も添えると、より丁寧な印象になります。
応募資格に関する説明
弊社では、[学部名]学部、[学科名]学科に所属し、[卒業年度]年[月]卒業見込みの方を対象としています。
応募にあたり、以下の書類が必要となります。
・履歴書（[形式]）
・成績証明書
・卒業見込証明書ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
応募方法を分かりやすく説明する
次に、応募方法を分かりやすく説明することが重要です。
企業の採用ホームページの応募フォームを使うのか、メールで直接書類を送付するのか、郵送なのか、応募方法を具体的に記載しましょう。
応募フォームを使用する場合は、フォームへのリンクを記載し、メールで送付する場合は、件名や添付ファイルの形式について指示します。
郵送の場合は、送付先住所、担当部署、締切日などを明記しましょう。
応募方法が複雑だと、学生は応募をためらってしまうかもしれません。
応募プロセスを簡潔に伝え、学生が迷わず応募できるように工夫しましょう。
応募方法の説明
応募は、弊社の採用ホームページの応募フォームから受け付けています。
以下のURLからアクセスしてください。
[応募フォームURL]応募書類をメールで送付する場合は、件名を「[氏名] 応募書類」とし、PDF形式で添付してください。
郵送の場合は、以下の住所宛に送付ください。
[送付先住所]
[担当部署]応募締切は、[締切日]です。
応募後の流れについて言及する
最後に、応募後の流れについて言及しましょう。
応募書類の受付完了メールの送付、選考結果の通知方法、面接の日程など、応募後のプロセスを事前に伝えることで、学生は安心して応募できます。
選考期間や選考ステップを具体的に示し、いつ頃に連絡があるかなどを伝えることも大切です。
また、問い合わせ先を明記することで、学生の不安を解消できます。
応募後の流れを明確に示すことで、学生は安心して選考に臨めるでしょう。
応募後の流れに関する説明
応募書類の受付後、1週間以内に受付完了メールをお送りします。
選考の結果については、[選考期間]を目安に、メールまたは電話にてご連絡いたします。
面接の日程については、別途調整させていただきます。
ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお問い合わせください。
これらのステップを踏むことで、学生はスムーズに応募ができ、企業にとっても効率的な採用活動につながります。
応募案内メールは、学生と企業との最初の接点となるため、丁寧で分かりやすい内容を心がけましょう。
次は、効果的な新卒採用案内メールの例文集を紹介します。
4. 効果的な新卒採用 案内メール例文集
ここまで、応募案内のメール作成ステップについて解説しました。
続いては、具体的なメール例文を提示し、説明会への参加や応募を効果的に促す方法を説明します。
これらの例文を参考に、自社の状況に合わせてメールを作成してください。
説明会参加を促すメール例文
まずは、説明会への参加を促すメール例文を見ていきましょう。
件名で学生の興味を引き、説明会に参加するメリットを具体的に伝えることが重要です。
説明会参加を促すメール例文1
件名：【[会社名]】未来を拓く！新卒向け会社説明会のご案内
[氏名]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
この度、[会社名]では、[年度]新卒採用に向けた会社説明会を開催することになりました。
当日は、[会社名]の事業内容や企業文化、働く環境について詳しくご説明いたします。また、社員との質疑応答の時間も設けておりますので、[氏名]様の疑問や不安を解消できる絶好の機会です。
ぜひ、[会社名]の魅力を知っていただき、今後のキャリア形成にお役立てください。皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、説明会開催のお知らせとともに、参加するメリットを具体的に記載しています。
また、質疑応答の時間があることを明示することで、参加へのハードルを下げています。
説明会参加を促すメール例文2
件名：【[会社名]】[分野]に特化した新卒向けオンライン説明会のご案内
[氏名]様
[会社名]の[担当者名]です。
今回、[会社名]では[分野]に特化したオンライン説明会を開催します。
この説明会では、[分野]の最前線で活躍する社員が登壇し、具体的な仕事内容やプロジェクト事例をご紹介いたします。
また、オンライン開催のため、ご自宅などから気軽にご参加いただけます。
[氏名]様のキャリアアップに繋がる情報が満載ですので、ぜひご参加ください。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文は、特定の分野に興味を持つ学生に向けた内容です。
オンライン開催であることを明記することで、遠方に住む学生も参加しやすいように配慮しています。
応募を促すメール例文
次に、応募を促すメールの例文を見ていきましょう。
応募資格や必要書類を明確に記載し、応募方法を分かりやすく説明することが重要です。
応募を促すメール例文1
件名：【[会社名]】[職種] 2025年新卒採用のエントリー受付を開始しました
[氏名]様
[会社名]の[担当者名]です。
[会社名]では、2025年新卒採用のエントリー受付を開始いたしました。
今回募集する[職種]は、[業務内容]に携わっていただきます。
[会社名]の成長を支える重要なポジションで、[氏名]様の活躍を期待しています。
エントリーをご希望の方は、以下のURLから詳細をご確認ください。
[エントリーURL][会社名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、募集職種を明確に示し、仕事内容を簡単に説明しています。
また、エントリーURLを記載することで、応募への導線をスムーズにしています。
応募を促すメール例文2
件名：【[会社名]】あなたの情熱をカタチに！新卒採用のエントリー受付中
[氏名]様
[会社名]の[担当者名]です。
[会社名]では、[年度]新卒採用のエントリーを受け付けております。
[会社名]は、[企業理念]を掲げ、[事業内容]を通じて社会に貢献しています。
[氏名]様の熱意と個性を活かし、共に未来を創りませんか。
エントリーに必要な書類は、以下の通りです。
・履歴書
・[その他必要書類]詳細は下記URLをご確認ください。
[エントリーURL][会社名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、企業理念を明記することで共感を促し、応募への動機づけを行っています。
必要書類を明記することで、応募者がスムーズに準備できるように配慮しています。
応募完了を知らせるメール例文
最後に、応募完了を知らせるメールの例文を見ていきましょう。
応募受付の確認とともに、今後の選考スケジュールを伝えることが重要です。
応募完了を知らせるメール例文
件名：【[会社名]】新卒採用エントリー完了のお知らせ
[氏名]様
[会社名]の[担当者名]です。
この度は、[会社名]の新卒採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。
[氏名]様のエントリーを確かに受け付けました。
今後の選考スケジュールについては、追ってご連絡いたします。
しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]
この例文では、応募完了の連絡とともに、今後の選考スケジュールについて言及しています。
これにより、応募者は安心して選考を待つことができます。
5. 新卒採用 メールテンプレートの活用法
テンプレートをベースに自社向けにカスタマイズ
新卒採用の案内メールを作成する際、毎回ゼロから文章を考えるのは大変な作業です。
そこで便利なのがメールテンプレートです。
テンプレートを基盤にすることで、メール作成の時間を大幅に削減できます。
ただし、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の特色や採用活動の目的に合わせて調整することが重要です。
例えば、企業の文化や雰囲気をメールに反映させることで、応募者に親近感を持ってもらえます。
また、ターゲットとする学生層に合わせて、言葉遣いや表現を調整することも効果的です。
自社の魅力を最大限に伝えられるように、テンプレートをカスタマイズしましょう。
効果測定を行いテンプレートを改善していく
メールテンプレートは一度作ったら終わりではありません。
定期的に効果測定を行い、改善を続けることが大切です。
開封率やクリック率などのデータを分析することで、どの部分が効果的で、どの部分を修正すべきかが見えてきます。
例えば、件名を変えるだけで開封率が大きく変わることがあります。
また、本文の内容や表現を少し変えるだけで、応募者の反応が良くなることもあります。
データを基に、仮説を立て、検証を繰り返すことで、より効果的なメールテンプレートを作り上げることができます。
採用担当者がスムーズに使えるように工夫する
効果的なメールテンプレートを作成したら、採用担当者がスムーズに使えるように工夫することも重要です。
テンプレートは、誰でも簡単に使えるように、分かりやすく整理しておく必要があります。
例えば、テンプレートを種類ごとに分類し、必要な時にすぐに使えるようにしておきましょう。
また、テンプレートの使い方のマニュアルを作成することも有効です。
さらに、採用担当者からのフィードバックを収集し、テンプレートを定期的に見直すことで、より使いやすいものに改善できます。
テンプレートを活用して、採用担当者の業務効率化を目指しましょう。
まとめ 新卒採用 案内メールで応募者との良好な関係を築こう
新卒採用における案内メールは、学生の第一印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。
効果的なメールを作成することで、応募者の意欲を高め、良好な関係を築くことができます。
これまでの内容をまとめると、特に重要なポイントは以下の3点です。
- 件名で興味を惹きつけ、開封率を上げること
- 本文は簡潔かつ情報を整理して伝えること
- 締め切りを明記し、応募を促すこと
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んだ採用活動を行うために、まずはメールテンプレートを自社向けにカスタマイズすることから始めてみましょう。
テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の魅力を最大限に引き出すように調整することで、より効果的な案内メールを作成できます。
そして、何よりも大切なのは、学生一人ひとりに寄り添う気持ちをメールに込めること。
丁寧で温かみのあるメールは、きっと学生の心に響き、企業への信頼感や親近感へと繋がるでしょう。
新卒採用は、企業と学生がお互いを知り、共に成長していくための最初のステップです。
案内メールを通じて、素晴らしい出会いをたくさん生み出してください。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
