件名：年末年始休業のお知らせ
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、年末年始の休業期間について、下記の通りご案内申し上げます。
休業期間： [開始日]～[終了日]
休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
緊急のご連絡につきましては、[緊急連絡先担当者名] ([緊急連絡先電話番号]、[緊急連絡先メールアドレス])までお願いいたします。
緊急時以外のご連絡につきましては、[営業再開日]以降にご対応させていただきます。休業期間中のメール対応につきましては、[営業再開日]以降順次対応させていただきます。
本年も大変お世話になりました。来年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
年末年始の休暇、準備はもう万端ですか？
取引先やお客様への休暇連絡、意外と忘れがちで慌ててしまうものですよね。
でも大丈夫。
この記事を読めば、スマートで失礼のない年末年始休暇のお知らせメールを作成できます。
社外向けメールの書き方、重要なポイント、そして例文まで、分かりやすく解説しますので、安心して年末年始を迎えられますよ。
それでは、早速見ていきましょう。
1. 社外向け年末年始休暇連絡メールの書き方
年末年始の休暇連絡は、ビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーションです。
適切なメールを送信することで、取引先やお客様との良好な関係を維持できます。
逆に、連絡不足や不適切な表現は、信頼関係を損なう可能性も。
この記事では、社外向け年末年始休暇連絡メール作成のポイントを4つに絞って解説します。
休業期間の明確な記載
まず何よりも重要なのは、休業期間を明確に記載することです。
曖昧な表現は誤解を招く原因になります。
開始日と終了日を正確に伝え、営業再開日を明記しましょう。
例えば、
12月29日（金）～1月3日（水）まで年末年始休暇とさせていただきます
のように、日付を具体的に記載することが大切です。
祝日や週末を含める場合は、それも明確に示すことで、相手側の予定調整をスムーズにします。
業務連絡に関する対応について
休業期間中の業務連絡に関する対応についても、事前に明確に伝えておく必要があります。
メールの返信が遅れること、緊急時の連絡先などを具体的に記載しましょう。
例えば、
休業期間中はメールの返信が遅れる場合がございます。緊急のご連絡は[緊急連絡先]までお願いいたします
のように記載することで、相手側の不安を解消できます。
対応可能な業務と不可能な業務を区別して記載するのも効果的です。
緊急連絡先情報の明記
休業期間中に緊急事態が発生した場合に備え、必ず緊急連絡先を明記しましょう。
担当者名と連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載し、連絡可能な時間帯も合わせて記載すると、より親切です。
緊急連絡先を記載することで、相手は安心して休業期間を迎えられます。
ただし、緊急時以外への連絡は控えるようお願いする旨も併記しましょう。
丁寧な言葉遣い、敬語の使用
ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣い、敬語の使用が不可欠です。
親しい間柄であっても、ビジネスシーンではフォーマルな表現を心がけましょう。
「～させていただきます」「～いたします」などの謙譲語を用いることで、相手への配慮を示すことができます。
また、句読点の使い方にも注意し、誤字脱字がないか確認しましょう。
丁寧な言葉遣いは、相手への敬意と信頼感を示す重要な要素です。
2. ビジネスメールで重要なポイント：失礼のない書き方
丁寧な言葉遣いや正確な情報に加え、ビジネスメールでは相手に失礼なく、スムーズに情報伝達できるよう配慮することが大切です。
年末年始休暇のお知らせメールでも、これらのポイントは特に重要になります。
スムーズな業務の引き継ぎや、良好な顧客関係維持のためにも、以下の3点に注意しましょう。
件名に重要な情報を簡潔にまとめる
件名はメールの第一印象を左右します。
年末年始休暇のお知らせメールでは、すぐに内容が把握できるよう、簡潔に重要な情報をまとめることが重要です。
例えば、「[会社名] 年末年始休業のお知らせ」のように、会社名と休業の旨を明記することで、受信者はすぐに内容を理解できます。
件名が長すぎると、重要な情報が埋もれてしまい、相手に読んでもらえない可能性があります。
例文：件名に重要な情報を簡潔にまとめる
件名：〇〇株式会社 年末年始休業のお知らせ
[宛先]様
[本文]
この例文では、会社名と休業のお知らせを簡潔に記載することで、受信者がすぐに内容を把握できるようにしています。
本文は簡潔で分かりやすく
本文は、休業期間、緊急連絡先、業務連絡に関する対応などを明確に記載します。
箇条書きや太字などを活用して、重要な情報を目立たせることで、読みやすさを向上させましょう。
長文は読み飛ばされる可能性が高いため、簡潔に要点を絞ることが大切です。
専門用語は避け、誰でも理解できる言葉を使うように心がけましょう。
例文：本文を簡潔で分かりやすく記述する
件名：[会社名] 年末年始休業のお知らせ
[宛先]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、下記期間を年末年始休業とさせていただきます。
休業期間： [開始日]～[終了日]
休業期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
[緊急連絡先]
この例文では、休業期間を太字で強調し、緊急連絡先を明記することで、重要な情報を分かりやすく伝えています。
締めの言葉で感謝の気持ちを伝える
締めの言葉では、日頃のご愛顧への感謝の気持ちを伝えましょう。
簡潔ながらも丁寧な言葉遣いを心がけ、良好な関係を維持する上で重要なポイントとなります。
例文：締めの言葉で感謝の気持ちを伝える
件名：[会社名] 年末年始休業のお知らせ
[宛先]様
[本文]
年末年始は何かとご多忙の時期かと存じますが、
本年も大変お世話になりました。来年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
この例文では、感謝の気持ちを伝えることで、良好な顧客関係を維持することに繋がるでしょう。
これらのポイントを踏まえ、失礼のない丁寧なメールを作成することで、相手への配慮とプロ意識の高さを示すことができます。
年末年始休暇のお知らせメールは、単なる休業連絡だけでなく、顧客との良好な関係を維持するための重要なツールです。
3. 年末年始休暇のお知らせメール例文集
丁寧な言葉遣い、簡潔な文章で、相手に失礼なく休暇を伝えられる例文を3パターンご紹介します。
それぞれの状況に合わせて使い分けてください。
通常営業の場合の例文
通常営業の場合：年末年始休暇のお知らせ
件名：年末年始休暇のお知らせ
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、弊社は下記期間を年末年始休暇とさせていただきます。
休暇期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
年明け[日付]より通常営業いたします。
本年も大変お世話になりました。来年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[日付]～[日付]
この例文は、年末年始も通常営業を行う場合に適しています。
休暇期間と通常営業再開日を明確に記載し、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を維持できます。
一部部署のみ休業の場合の例文
一部部署のみ休業の場合：年末年始休暇のお知らせ
件名：年末年始休暇のお知らせ（[部署名]）
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、弊社[部署名]は下記期間を年末年始休暇とさせていただきます。
この期間、[部署名]へのご連絡は[日付]以降にご対応させていただきます。
その他部署につきましては、通常通り営業しております。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
本年も大変お世話になりました。来年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[日付]～[日付]
一部部署のみ休業する場合、休業する部署を明確に記載することが重要です。
他の部署の営業状況も伝えることで、混乱を避けることができます。
完全休業の場合の例文
完全休業の場合：年末年始休暇のお知らせ
件名：年末年始休業のお知らせ
[取引先名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら、弊社は下記期間を年末年始休業とさせていただきます。
休業期間中は、ご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦ください。
年明け[日付]より通常営業いたします。
本年も大変お世話になりました。来年も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[日付]～[日付]
完全休業の場合は、休業期間を明確に伝え、緊急連絡先などを別途記載するなど、対応を明確にすることが大切です。
簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
4. メール送信後の確認事項
年末年始休暇のお知らせメールを送信したら、すぐに確認作業を行いましょう。
せっかく丁寧に作成したメールも、送信ミスがあれば意味がありません。
また、送信後も、相手への配慮を忘れずに対応することが大切です。
送信ミスがないか確認する
まず、送信ミスがないかを確認しましょう。
宛先が間違っていないか、添付ファイルに漏れはないか、本文に誤字脱字がないかなどを、念入りにチェックします。
特に、宛先間違いは重大なミスにつながるので、十分注意が必要です。
もし、送信ミスに気づいた場合は、すぐに訂正メールを送信し、誤送信したメールは削除依頼をするのが適切です。
例文：送信ミス訂正メール
件名：訂正とお詫び：年末年始休暇のお知らせ
[宛先]様
先ほどお送りした年末年始休暇のお知らせメールに、宛先間違いがありました。
誠に申し訳ございませんでした。
正しくは上記の通りです。恐れ入りますが、誤送信されたメールは削除していただきますようお願いいたします。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
[会社名] [部署名] [氏名]
この例文は、宛先を間違えてメールを送信してしまった場合の訂正メールです。
迅速な対応と丁寧な謝罪が重要です。
返信がない場合の対応を考える
メールを送信後、重要な取引先などから返信がない場合は、状況を確認する必要があります。
年末年始は業務が休みに入る企業も多いので、すぐに返信がないのは普通のことですが、重要な連絡事項の場合は、別途連絡手段で確認するのが良いでしょう。
例えば、電話連絡をする、もしくは、担当者へ直接連絡できるよう、緊急連絡先を記載したメールを送信するなど、状況に応じて適切な対応を検討しましょう。
送信後の確認作業は、ビジネスにおける信頼関係を築く上で非常に重要です。
丁寧な対応を心がけ、スムーズな年末年始の業務移行につなげましょう。
年末年始休暇のお知らせメール：まとめ
ここまで、年末年始休暇のお知らせメールの作成について、様々なポイントを見てきましたね。
改めて重要な点を整理すると、以下の3点が挙げられます。
- 休業期間の明確な記載と緊急連絡先の明記
- 業務連絡への対応方法の明確化
- 丁寧な言葉遣い、敬語の使用
これらの点を踏まえた上で、相手に失礼なく、スムーズに情報伝達できるメールを作成することが大切です。
せっかく丁寧に作成したメールも、送信ミスでは台無しになってしまいます。
送信前に必ず内容を確認し、誤字脱字や宛先間違いがないかチェックすることをおすすめします。
年末年始は何かと慌ただしい時期ですが、落ち着いて確認作業を行うことで、気持ちの良い新年を迎えることができるはずです。
準備万端で、素敵な年末年始をお過ごしください。
来年も皆様にとって素晴らしい一年になりますように。
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