件名：【[研修名]】[研修内容]のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
[会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。この度、皆様の[スキル名]向上を目的とした[研修名]を、下記の通り開催することになりましたので、ご案内申し上げます。
本研修では、[研修テーマ]について、[研修の目的]を達成することを目標とします。
研修概要は以下の通りです。
- 対象者：[対象部署]の社員
- 研修日時：[研修日時]
- 研修場所：[研修場所]
- 研修内容：
- [研修内容1]
- [研修内容2]
- [研修内容3]
本研修にご参加いただくことで、[期待される効果]といったメリットが期待できます。
皆様の業務効率化、スキルアップに繋がる研修と存じますので、ぜひご参加ください。参加をご希望の方は、[申し込み方法]にて、[申し込み期限]までにお申し込みください。
ご不明な点がございましたら、お気軽に[問い合わせ先]までお問い合わせください。
皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
「今回の研修、なんだかよくわからない…」
「忙しいから、まあいいか…」
そんな風に社員さんに思われてしまっては、せっかくの研修も効果が半減ですよね。
でも大丈夫。
この記事を読めば、研修への参加を促す魅力的な案内メールが書けるようになります。
参加率を上げるためのメールの書き方を、基本構成から具体的な文例まで徹底解説。
最初のステップとして、まずはメールの基本構成をしっかり押さえましょう。
この記事を読めば、きっとあなたの研修案内メールは、社員さんの「参加したい。」を引き出すものに変わりますよ。
1. 社内研修実施のお知らせメールの基本構成
件名で研修内容と告知を明示
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。
件名を見ただけで、メールの内容が理解できるように、研修内容と告知であることが明確にわかるようにしましょう。
たとえば「【〇〇研修】のご案内」のように、研修名と「ご案内」という言葉を組み合わせると、ビジネスメールとして適切です。
また、件名に具体的な研修内容を盛り込むことで、社員の関心を引くこともできます。
「【〇〇スキルアップ研修】～〇〇の知識を深めよう～」のように、研修で得られるスキルや知識を具体的に示すと、より効果的です。
例文：件名
件名：【新入社員研修】ビジネスマナー研修のご案内
この例では、新入社員研修であることと、研修内容がビジネスマナーであることを明確に示しています。
件名：【全社員対象】コミュニケーション能力向上研修のご案内
全社員対象であることと、研修内容がコミュニケーション能力向上であることが一目でわかります。
宛名と挨拶で丁寧さを演出
ビジネスメールでは、宛名と挨拶は丁寧に行うことが基本です。
宛名は「〇〇部の皆様」や「社員各位」のように、対象者を明確にしましょう。
部署全体に送る場合は「〇〇部 各位」でも良いでしょう。
挨拶は「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」など、状況に応じて使い分けます。
丁寧な言葉遣いを心がけることで、社員に好印象を与え、研修への参加意欲を高める効果も期待できます。
例文：宛名と挨拶
[部署名] 各位
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
部署全体に送る場合の、丁寧な宛名と挨拶の例です。
社員各位
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
全社員に送る場合の、丁寧な宛名と挨拶の例です。
研修概要を簡潔に説明
メールの冒頭で、研修の目的、対象者、日程など、研修の概要を簡潔に説明しましょう。
長文にならないように、要点をまとめて記載することが重要です。
研修の目的を明確にすることで、社員は「なぜこの研修が必要なのか」を理解しやすくなります。
また、対象者を明記することで、誰が参加すべきなのかを明確にし、参加を促すことができます。
概要を簡潔に伝えることで、読み手はメールの内容をスムーズに把握でき、その後の詳細な説明へのスムーズな流れを作ることができます。
例文：研修概要の説明
この度、社員の皆様の[スキル名]向上を目的とした研修を、下記の通り開催することになりました。
対象：[対象部署]の社員
日程：[研修日程]
研修の目的、対象者、日程を簡潔にまとめた例です。
今回は、[会社名]のさらなる成長のため、[研修テーマ]に関する研修を実施いたします。
全社員の皆様に、ぜひご参加いただきたくご案内申し上げます。
日時：[研修日時]
研修の目的、対象者、日程を簡潔にまとめた例です。
全社員に参加を促す場合の表現を用いています。
2. 研修内容詳細を分かりやすく伝える
研修の目的と期待される効果を解説
研修内容を具体的に伝えることは、社員の参加意欲を高める上で非常に重要です。
まず、研修の目的を明確に示しましょう。
なぜこの研修を行うのか、受講することでどのようなスキルや知識が得られるのかを具体的に解説します。
これにより、社員は研修の必要性を理解しやすくなります。
さらに、研修によってどのような効果が期待できるのかを示すことで、参加するメリットをより具体的にイメージさせることが大切です。
例えば、業務効率の向上やキャリアアップにつながるなど、受講後の具体的な変化を提示しましょう。
具体的な研修内容を箇条書きで提示
研修の目的と効果を伝えたら、次は具体的な研修内容を説明しましょう。
研修でどのようなテーマを扱い、どのようなプログラムで進められるのかを、箇条書きで分かりやすく提示します。
これにより、社員は研修の全体像を把握しやすくなり、参加へのハードルを下げることができます。
専門用語を使う場合は、適宜解説を加えるなどの配慮も必要です。
また、研修内容だけでなく、研修時間や休憩時間なども含めて記載すると、社員はより安心して参加できます。
講師や担当者の情報を共有
研修内容の詳細を伝える際には、講師や担当者の情報も共有しましょう。
どのような人が研修を担当するのかを伝えることで、社員は研修に対する信頼感を持つことができます。
講師の経歴や専門分野、実績などを簡潔に紹介すると良いでしょう。
担当者がいる場合は、部署名や連絡先を明記しましょう。
これにより、社員は研修内容について質問したい場合や、何かトラブルが発生した場合に、誰に連絡すれば良いのかが明確になります。
事前に情報を開示することで、社員の安心感を高め、研修へのスムーズな参加を促しましょう。
3. 研修日程と参加方法を明確に記載する
研修日時と場所を正確に伝える
研修案内メールでは、研修日時と場所の記載は非常に重要です。
参加者がスケジュールを調整し、研修に遅れることなく参加できるように、正確な情報を記載しましょう。
日付、曜日、開始時間、終了時間を明記し、場所は会議室名やオンラインの場合は参加URLを記載します。
もし、複数日程がある場合は、それぞれの日程を明確に記載するようにしましょう。
参加申し込み期限と方法を説明
研修への参加を希望する社員が、スムーズに申し込めるように、参加申し込みの期限と方法を具体的に説明しましょう。
申し込み期限は、研修準備や参加人数の把握のために重要な情報です。
期限を明記することで、参加希望者の申し込み漏れを防ぐことができます。
また、申し込み方法についても、社内システム、メール、またはその他の方法など、具体的な手順を分かりやすく記載しましょう。
例文 参加申し込み方法の説明
参加をご希望の方はこちらの[URL]からお申し込みください。
申し込み期限は、[日付]までとさせていただきます。
定員になり次第、締め切らせていただきますので、お早めにお申し込みください。
この例文は、申し込み方法と期限を簡潔に伝えています。
URLをクリックするだけで申し込めるようにすることで、参加者の手間を減らすことができます。
参加に関する注意事項を記載
研修への参加にあたって、参加者が事前に知っておくべき注意事項があれば、必ず記載しましょう。
例えば、持ち物、服装、事前準備、研修資料の配布方法など、参加者がスムーズに研修に参加するための情報を記載します。
これにより、参加者は安心して研修に臨むことができ、研修の質を高めることにもつながります。
例文 参加に関する注意事項
研修当日は、筆記用具と[資料名]をご持参ください。
服装は[服装]でお願いいたします。
[その他注意事項]
この例文では、持ち物、服装、その他の注意事項を明確に伝えています。
参加者が事前に準備できるように、必要な情報を過不足なく提供しましょう。
4. 参加を促すためのポイント
参加メリットを具体的に提示
研修への参加を促すためには、参加することで得られる具体的なメリットを示すことが重要です。
単に「スキルアップ」といった抽象的な表現ではなく、研修によってどのような能力が向上し、それがどのように業務に役立つのかを具体的に伝えましょう。
例えば、「Excelの効率的な使い方を習得し、資料作成時間を20%削減できる」といった具体的な効果を示すことで、参加者のモチベーションを高めることができます。
また、研修内容が個人のキャリア目標にどう繋がるのかを示すことも、参加を促す上で有効です。
参加メリットの例
件名：【参加者募集】業務効率化のためのExcel研修
[部署名]の皆様
いつも業務お疲れ様です。
この度、皆様の業務効率化を目的としたExcel研修を実施いたします。
本研修では、Excelの基本操作から応用テクニックまでを網羅的に学び、資料作成時間を大幅に短縮することが可能です。研修に参加することで、以下のメリットが得られます。
- Excelの基本操作を習得し、作業時間を短縮できる
- データ分析スキルが向上し、より精度の高い意思決定が可能になる
- 業務効率化に関する知識を深め、生産性を向上させることができる
皆様の積極的なご参加をお待ちしております。
人事部 [担当者名]
この例では、研修で得られる具体的なスキルと、それが業務にどう役立つかを明確に示しています。
参加者が研修の価値を理解しやすいため、参加意欲を高める効果が期待できます。
質疑応答や連絡先を記載
研修内容について疑問や不安を感じる社員もいるため、質問を受け付ける窓口を設けることが重要です。
メール本文に質疑応答の担当者と連絡先を明記することで、参加者は安心して研修に申し込むことができます。
また、研修に関する問い合わせ先を明確にすることで、参加を検討する社員が疑問点を解消しやすくなり、参加へのハードルを下げることができます。
さらに、問い合わせ方法として、メールアドレスだけでなく、電話番号やチャットツールなど、複数の手段を用意しておくと、より丁寧な印象を与えられます。
問い合わせ先の例
件名：【ご案内】新入社員向けビジネスマナー研修
新入社員の皆様
研修についてご不明な点やご質問がございましたら、お気軽に下記までお問い合わせください。
人事部研修担当：[担当者名]
メールアドレス：[メールアドレス]
電話番号：[電話番号]
受付時間：平日9:00～17:00皆様の積極的なご参加をお待ちしております。
人事部 [担当者名]
この例では、メールアドレス、電話番号、受付時間など、問い合わせに必要な情報を具体的に記載しています。
これにより、参加者は安心して問い合わせをすることができ、研修への参加意欲を高めることができます。
締切日のリマインドを入れる
研修の申し込み締め切り日が近づいていることをリマインドすることは、参加を促す上で非常に有効です。
締め切りを過ぎてしまうと、研修に参加したくても参加できなくなるため、参加を検討している社員に対して、改めて申し込みを促す必要があります。
リマインドメールを送る際には、締め切り日を強調し、申し込み方法を再掲すると効果的です。
また、締め切り間際のタイミングでリマインドメールを送ることで、参加を迷っていた社員の背中を押すことができます。
リマインドメールの例
件名：【締切間近】[研修名] のご案内
[部署名]の皆様
先日ご案内いたしました[研修名]の参加申し込み締め切りが[日付]に迫っております。
まだお申し込みがお済みでない方は、お早めにお手続きをお願いいたします。研修の詳細はこちらをご覧ください：[研修詳細ページURL]
参加申し込みはこちらから：[申し込みフォームURL]
皆様の積極的なご参加をお待ちしております。
人事部 [担当者名]
この例では、締め切りが迫っていることを明確に伝え、申し込みを促しています。
また、詳細ページや申し込みフォームへのリンクを再掲することで、参加者はスムーズに申し込みを行うことができます。
5. 社内研修案内メールの文例と注意点
状況に合わせた文例を紹介
社内研修の案内メールは、研修の内容や対象者によって、最適な文面が異なります。
ここでは、いくつかの状況を想定した文例を紹介します。
それぞれの文例を参考に、自社の状況に合わせて調整してください。
新入社員向け研修の案内メール
件名：【新入社員向け】ビジネスマナー研修のご案内
新入社員の皆様
新入社員研修の一環として、ビジネスマナー研修を実施いたします。
社会人としての基本的なマナーを身につけ、今後の業務に活かしていただくことを目的としています。
研修では、名刺交換、電話応対、メール作成などの基本を学びます。
詳細は以下の通りです。
日時：[研修日時]
場所：[研修場所]
参加申し込み期限：[申し込み期限]研修への参加を心よりお待ちしております。
人事部 [担当者名]
この文例は、新入社員を対象としたビジネスマナー研修の案内です。
件名で研修対象者と研修内容を明確にし、新入社員が研修の目的を理解しやすいように記述しています。
管理職向け研修の案内メール
件名：【管理職向け】リーダーシップ研修のご案内
管理職の皆様
リーダーシップ研修を下記の通り実施いたします。
本研修では、組織を牽引するリーダーシップの向上を目指します。
チームマネジメント、目標設定、部下育成などの実践的なスキルを習得できます。
詳細は以下の通りです。
日時：[研修日時]
場所：[研修場所]
参加申し込み期限：[申し込み期限]ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
人材開発部 [担当者名]
この文例は、管理職を対象としたリーダーシップ研修の案内です。
研修の目的を明確にし、管理職にとって必要なスキルが学べることをアピールしています。
全社員向け研修の案内メール
件名：【全社員対象】情報セキュリティ研修のご案内
社員の皆様
情報セキュリティ研修を下記の通り実施いたします。
近年、情報漏洩のリスクが高まっております。
本研修では、情報セキュリティに関する最新の知識を学び、リスクを回避するための行動を身につけます。
詳細は以下の通りです。
日時：[研修日時]
場所：[研修場所]
参加申し込み期限：[申し込み期限]皆様のご参加をお待ちしております。
情報システム部 [担当者名]
この文例は、全社員を対象とした情報セキュリティ研修の案内です。
研修の重要性を伝え、社員の参加意欲を高めるように記述しています。
メール作成時の注意点
研修案内メールを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 件名: 研修内容が一目でわかるように記載しましょう。
- 宛名: 参加対象者を明確にしましょう。
- 挨拶: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 研修概要: 目的、内容、効果を簡潔に伝えましょう。
- 研修詳細: 日時、場所、申し込み方法などを正確に記載しましょう。
- 締め切り: 申し込み期限を明記しましょう。
- 連絡先: 問い合わせ先を記載しましょう。
- 言葉遣い: 丁寧でわかりやすい言葉を選びましょう。
- 誤字脱字: 送信する前に必ず確認しましょう。
- 添付ファイル: 必要に応じて資料を添付しましょう。
送信前の最終チェック
メールを送信する前に、以下の点を最終確認しましょう。
- 宛先が正しいか
- 件名が適切か
- 挨拶文に誤りはないか
- 研修内容、日時、場所は正確か
- 申し込み方法に誤りはないか
- 添付ファイルは問題ないか
- 誤字脱字がないか
- 署名が入っているか
これらの項目をチェックすることで、より正確で丁寧な研修案内メールを作成できます。
まとめ 社内研修案内メールで社員の参加を促進しよう
ここまで、社内研修の案内メールを作成する上での重要なポイントを解説してきました。
改めて、特に大切な点をまとめると以下のようになります。
- 研修内容、日時、参加方法の明確化
- 研修参加のメリットを具体的に提示
- 丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がける
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んで、研修案内メールを送信する前に、ぜひ一度、社員の皆さんが「この研修に参加したい」と思えるかどうかを想像してみてください。
もし少しでも改善点が見つかれば、修正することで、より多くの社員の皆さんが研修に興味を持ち、積極的に参加してくれるはずです。
今回の研修が、皆さんにとって有意義な学びの場となり、個々の成長、そして組織全体の発展に繋がることを心から願っています。
プロ級のビジネスメールを、たった数秒で作成！
代筆さんで、面倒なメール作成から解放されませんか？
時間節約、品質向上、ストレス軽減 すべてを一度に実現します。
- 適切な言葉遣いと構成で、印象アップ
- ビジネスシーンに応じた多彩なテンプレート
- 代筆さんによる文章の自動校正と改善提案
