件名:【[イベント名]】ご参加のお礼とアンケートご協力のお願い
株式会社[会社名]
[参加者名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、盛況のうちにイベントを終えることができました。つきましては、今後のイベント運営の参考とさせていただきたく、
アンケートへのご協力をお願い申し上げます。アンケート回答はこちらからお願いいたします。
[アンケートURL]ご多忙のところ大変恐縮ですが、
[回答期限]までにご回答いただけますと幸いです。今後とも、株式会社[会社名]をよろしくお願いいたします。
イベントやセミナーのあと、参加者の皆さんの貴重なご意見を集めるアンケート。
せっかくなら、たくさんの方に気持ちよく回答してもらいたいですよね。
この記事では、そんなアンケート依頼メールの書き方について、基本から応用まで、イベントをさらに良くするためのヒントをたっぷりお届けします。
この記事を読めば、参加者の心に響くアンケート依頼メールが書けるようになりますよ。
まずは、基本の構成と注意点から見ていきましょう。
アンケート依頼メールの基本構成と注意点
アンケート依頼メールは、ただお願いするだけでなく、相手に「協力したい」と思ってもらえるような工夫が必要です。
ここでは、メールの基本構成と、書く際に注意すべきポイントを解説します。
しっかりポイントを押さえて、効果的なアンケートを実施しましょう。
件名で目的を明確にする
まず、メールを開封してもらうために最も重要なのが件名です。
件名を見ただけで「何のメールだろう?」と疑問に思わせてしまっては、せっかく送ったメールも読んでもらえない可能性があります。
件名には、アンケートのお願いであることが一目でわかるように、具体的に記載することが大切です。
例えば、「[イベント名]に関するアンケートご協力のお願い」のように、イベント名とアンケートであることを明記しましょう。
件名で目的を明確にすることで、受信者の協力意欲を高めることができます。
宛名の書き方と丁寧な挨拶
メール本文の最初に、宛名を正しく記載することは、ビジネスメールのマナーとして非常に重要です。
参加者一人ひとりに宛てて書くのが理想ですが、参加人数が多い場合は、「[イベント名]にご参加いただいた皆様」のように、参加者全体を対象とした宛名でも問題ありません。
宛名の後には、必ず丁寧な挨拶を添えましょう。
例えば、
- いつも大変お世話になっております
- 先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました
といった挨拶を入れることで、相手に丁寧な印象を与えることができます。
挨拶は、メールの第一印象を左右する大切な要素なので、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
参加者アンケートで重要な3つの項目
アンケートを実施する上で、質問項目は非常に重要です。
効果的なアンケートを作成するために、特に重要な3つの項目について解説します。
これらの項目を適切に設定することで、イベントやセミナーの改善に繋がる貴重なフィードバックが得られます。
1. イベントの満足度を問う質問
まず、参加者の満足度を測る質問は必須です。
イベント全体を通して、参加者がどの程度満足したかを把握します。
満足度を測る質問では、段階評価を用いると回答しやすくなります。
例えば、
今回のイベントにご満足いただけましたか?
という質問に対して、
- 非常に満足
- 満足
- どちらとも言えない
- 不満
- 非常に不満
などの選択肢を用意します。
数値で評価できる質問も有効です。
今回のイベントを10点満点で評価すると何点ですか?
といった質問で、より具体的な満足度を把握できます。
2. 具体的な改善点を聞く質問
次に、具体的な改善点を聞く質問も重要です。
満足度だけでなく、具体的にどの部分が良かったのか、または改善が必要なのかを把握します。
これにより、次回以降のイベント企画に役立つ情報を得られます。
例えば、
- 今回のイベントで特に良かった点は何ですか?
- 改善してほしい点はありますか?
といった質問を設けます。
具体的な回答を得るために、選択肢だけでなく自由記述欄も用意すると良いでしょう。
参加者の率直な意見を聞くことで、イベントの質を向上させることができます。
3. 自由記述式のフィードバック欄
最後に、自由記述式のフィードバック欄を設けることが重要です。
選択式の質問だけでは拾いきれない、参加者の詳細な意見や感想を得られます。
これにより、イベントに対する深い理解と、改善のための具体的なヒントを得ることが期待できます。
今回のイベントに関するご意見やご感想を自由にお聞かせください
といった質問を設けます。
自由記述欄を設ける際には、回答しやすいように文字数制限を設けたり、具体的なテーマを提示したりする工夫も有効です。
これにより、より質の高いフィードバックを得ることができます。
効果的なアンケート依頼メールの例文
この見出しでは、アンケート依頼メールの具体的な例文を2パターンご紹介します。
イベント直後の迅速な依頼と、回答期限を明記した丁寧な依頼、それぞれの状況に合わせたメール文面を作成しました。
イベント直後の迅速な依頼メール
イベント終了後、参加者の記憶が鮮明なうちにアンケートを依頼するメールです。
迅速な行動は、回答率の向上につながります。
イベント直後のアンケート依頼メール
件名:【[イベント名]】ご参加のお礼とアンケートのお願い
[参加者名]様
先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
お陰様で、盛況のうちにイベントを終えることができました。
つきましては、今後のイベント運営の参考とさせていただきたく、アンケートへのご協力をお願い申し上げます。
[アンケートURL]
ご多忙中恐縮ですが、ご回答いただけましたら幸いです。
今後とも、[会社名]をよろしくお願いいたします。
この例文は、イベント参加のお礼とともに、アンケートへの協力をストレートにお願いするものです。
参加者の記憶が新しいうちに、迅速にアンケートを依頼することで、回答率の向上が期待できます。
回答期限を明記した丁寧なメール
回答期限を設け、参加者に回答を促す丁寧なメールです。
期限を明記することで、回答忘れを防ぎ、計画的なアンケート回収が可能です。
回答期限付きアンケート依頼メール
件名:【[イベント名]】アンケートご協力のお願い([回答期限]まで)
[参加者名]様
先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
イベントはいかがでしたでしょうか。
より良いイベント運営のため、皆様からのご意見・ご感想をいただきたく、アンケートへのご協力をお願い申し上げます。
回答期限:[回答期限]
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
今後とも、[会社名]をよろしくお願いいたします。
この例文では、回答期限を明示することで、参加者に回答を促しています。
また、「より良いイベント運営のため」という言葉を添えることで、アンケートへの協力意義を明確に伝えています。
期限を設けることで、計画的にアンケートを回収しやすくなります。
フィードバックを促すための3つのポイント
アンケートへの回答率を上げるには、参加者に「回答するメリット」を理解してもらうことが重要です。
ここでは、さらに効果的にフィードバックを促すための3つのポイントを紹介します。
1. 回答のメリットを伝える
アンケートに回答することで、参加者自身にどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えましょう。
例えば、「今後のイベント改善に役立つ」といった抽象的な表現だけでなく、「[イベント名]の質をさらに向上させ、次回は[参加者]様にとってより有益なものにしたい」といったように、参加者の視点に立ったメリットを提示することが効果的です。
回答メリットを伝える例文
件名:【[イベント名]】アンケートご協力のお願い
[参加者名]様
先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
より良いイベント運営のため、皆様からのご意見・ご感想をぜひお聞かせください。
アンケートにご回答いただいた方には、[特典内容]をご用意しております。
ご多忙中恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
[会社名] [担当者名]
2. 回答期限を設定する
回答期限を設定することで、参加者の「後で回答しよう」という先延ばしを防ぎ、回答率を高める効果が期待できます。
期限を設ける際は、回答期間を十分に確保しつつ、早めに回答を促すように伝えましょう。
例えば、「[日付]までにご回答ください」だけでなく、「お早めにご回答いただけると大変助かります」といった一言を添えることも有効です。
回答期限を設定した例文
件名:【[イベント名]】アンケートご協力のお願い([日付]まで)
[参加者名]様
先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
今後のイベント改善のため、皆様からのご意見・ご感想をぜひお聞かせください。
回答期限は[日付]までとなっております。
ご多忙中恐縮ですが、ご協力いただけますと幸いです。
[会社名] [担当者名]
3. 感謝の言葉を添える
アンケートへの協力は、参加者の貴重な時間を使う行為です。
そのため、依頼メールの冒頭や末尾に感謝の言葉を添えることで、参加者の協力意欲を高めることができます。
単に「ご協力お願いします」と伝えるだけでなく、「ご多忙のところ恐縮ですが」「ご協力いただけると大変助かります」といった丁寧な表現を心がけましょう。
感謝の言葉を添えた例文
件名:【[イベント名]】アンケートご協力のお願い
[参加者名]様
先日は[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
より良いイベント運営のため、皆様からのご意見・ご感想をお聞かせいただけると大変助かります。
ご多忙中恐縮ですが、アンケートへのご協力をお願いいたします。
[会社名] [担当者名]
アンケート依頼メールの効果を高める方法
回答しやすいアンケート形式を選択
アンケートの回答率を上げるためには、回答しやすい形式を選ぶことが重要です。
質問数を絞り、選択式や段階評価など、回答者が気軽に答えられる形式を優先しましょう。
長文記述が必要な質問は、必要最低限に留めるのがおすすめです。
回答形式の例
- 選択式: 複数の中から一つを選ぶ形式
- 段階評価: 満足度を5段階などで評価する形式
- チェックボックス: 複数選択が可能な形式
- 短文記述: 簡潔な文章で回答する形式
回答形式を工夫することで、回答者の負担を減らし、より多くのフィードバックを得られる可能性が高まります。
メール以外の告知方法も検討
アンケートへの協力を促すためには、メールだけでなく、他の告知方法も検討しましょう。
イベントの公式サイトやSNSで告知したり、イベント中にアンケートへの協力を呼びかけるのも有効です。
その他の告知方法の例
- イベント公式サイト: イベントページにアンケートへのリンクを掲載
- SNS: イベントの公式アカウントでアンケートを告知
- イベント中のアナウンス: イベント中にアンケートへの協力を呼びかけ
- QRコード: 会場にQRコードを掲示し、アンケートに誘導
多様な告知方法を組み合わせることで、より多くの参加者にアンケートの存在を知らせ、回答率の向上に繋げることができます。
まとめ アンケート依頼メールで顧客満足度向上へ
ここまで、アンケート依頼メールの作成における重要なポイントを見てきました。
改めて、特に重要な点を3つに絞って確認しましょう。
- アンケートの目的を明確にした件名と丁寧な挨拶を心がける
- イベントの満足度、具体的な改善点、自由記述欄を設ける
- 回答のメリット提示、期限設定、感謝の言葉で回答を促す
これらのポイントを踏まえ、アンケート依頼メールを作成することで、参加者からの貴重なフィードバックを効果的に収集できます。
さらに、回答しやすいアンケート形式を選択し、メール以外の告知方法も検討することで、より多くの意見を集めることができるでしょう。
ぜひ、今回の内容を参考に、アンケート依頼メールを作成してみてください。
顧客からのフィードバックは、今後のイベントやサービスを改善し、顧客満足度を向上させるための貴重な宝となります。
積極的にアンケートを活用し、より良い関係性を築いていきましょう。
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