件名：【特許出願報告】[発明の名称]に関する審査状況のご報告
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。この度は、[発明の名称]（特許出願番号：[特許出願番号]）に関する審査状況についてご報告いたします。
[日付]に特許庁へ出願し、現在[審査段階]の段階にございます。
[具体的な審査状況]という状況でございます。今後の見通しとしましては、[今後の見通し]を予定しております。
進捗があり次第、改めてご報告いたします。引き続き、よろしくお願いいたします。
株式会社[会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの名前]
特許出願の進捗、どうしたらいいかわかりますか？
企業にとって、知的財産は宝の山。
その権利を守るための特許出願は、重要なステップです。
でも、出願後の報告って、意外とどう書けばいいか迷いますよね。
今回は、特許出願の報告メールについて、基本構成から具体的な例文まで、まるっと解説します。
これを読めば、報告メールで迷うことはもうありません。
記事の構成は以下の通り。
まずは基本構成から見ていきましょう。
特許出願報告メールの基本構成
件名で報告内容を明確にする
件名はメールの顔。
報告内容が一目でわかるように、具体的に書きましょう。
例えば、
【特許出願報告】〇〇発明の出願完了のご報告
のように、件名だけで「何の報告か」「どんな内容か」がわかるようにするのがポイントです。
件名を見ただけで、メールを開封する優先順位も変わるかもしれません。
宛先と挨拶で丁寧な印象を与える
宛先は、報告する相手によって使い分けましょう。
上司や役員など、社内の目上の方には「〇〇部長」や「〇〇様」のように、役職や敬称を付けて丁寧に。
また、挨拶は、ビジネスメールの基本です。
「いつもお世話になっております」といった挨拶で、丁寧な印象を与えましょう。
審査状況報告メールの書き方と注意点
特許出願の審査状況を報告するメールは、進捗を共有し、関係者間の認識を一致させるために重要です。
ここでは、具体的な記述方法と注意点を見ていきましょう。
進捗状況を具体的に記述する
審査状況報告メールでは、まず現在の進捗状況を具体的に記述することが重要です。
「審査請求が完了しました」「一次審査の結果が通知されました」など、具体的な状況を記載しましょう。
これにより、受け取った側は状況を正確に把握できます。
また、審査期間や今後のスケジュールについても触れると、より親切な印象を与えられます。
曖昧な表現は避け、具体的な日付や手続き名などを記載するように心がけましょう。
例えば、
[日付]に審査請求を行い、[日付]に審査着手通知を受領しました
のように記載します。
専門用語は分かりやすく解説する
特許に関する報告では、専門用語の使用は避けられません。
しかし、受信者全員が専門知識を持っているとは限りません。
そのため、専門用語を使用する場合は、分かりやすい言葉で解説を加えるようにしましょう。
例えば、「拒絶理由通知」という言葉を使うのであれば、「特許が認められない理由が記載された通知」といった説明を加えることで、より理解が深まります。
専門知識がない人にも正確に情報を伝えられるよう、配慮が必要です。
例えば、
出願公開とは、特許の内容を公開することです
のように、簡単な言葉で説明を加えましょう。
今後の見通しを共有する
審査状況を報告するだけでなく、今後の見通しについても共有することが大切です。
今後、[時期]頃に審査結果が通知される見込みです
[時期]までに意見書を提出する必要があります
など、具体的な予定を伝えることで、関係者は今後の対応を計画しやすくなります。
また、見通しを共有することで、関係者間の連携がスムーズになり、適切な意思決定を促すことにも繋がります。
例えば、
今後の流れとしては、[日付]までに審査官からの指摘事項に対する回答を準備し、[日付]までに特許庁に提出する予定です
のように記載します。
報告メールで伝えるべき重要事項
特許出願の報告メールでは、いくつかの重要な情報を正確に伝える必要があります。
これらの情報を適切に伝えることで、関係者間での認識のずれを防ぎ、スムーズな意思決定を支援できます。
具体的にどのような情報を盛り込むべきか、以下で詳しく解説していきます。
特許出願番号と発明の名称を明記する
まず、報告メールには必ず特許出願番号と発明の名称を明記しましょう。
これにより、どの特許出願に関する報告なのかを明確にできます。
特許出願番号は、特許庁が付与する個別の識別番号であり、発明の名称と合わせて記載することで、報告内容の特定が容易になります。
これらの情報を正確に記載することで、関係者が情報を共有しやすくなり、誤解を防ぐことができます。
例文 特許出願番号と発明の名称の記載例
件名：【特許出願報告】[発明の名称]に関する審査状況について
[部署名] [役職] [氏名] 様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日ご報告いたしました、特許出願「[発明の名称]」（特許出願番号：[特許出願番号]）に関する現在の審査状況について、下記の通りご報告いたします。
[報告内容]
今後ともよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
審査結果を正確に伝える
次に、審査結果を正確に伝えることが重要です。
審査結果には、特許査定、拒絶査定、審査保留など様々なケースがあります。
これらの結果を曖昧な表現で伝えてしまうと、関係者の間で誤解が生じる可能性があります。
そのため、審査結果を正確に、かつ分かりやすい言葉で伝えるよう心がけましょう。
例えば、拒絶査定が出た場合は、その理由や根拠についても説明すると、より理解が深まります。
例文 審査結果報告の記載例
件名：【特許出願報告】[発明の名称]に関する審査結果について
[部署名] [役職] [氏名] 様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日ご報告いたしました、特許出願「[発明の名称]」（特許出願番号：[特許出願番号]）に関する審査結果が出ましたのでご報告いたします。
審査の結果、[審査結果]となりました。
[審査結果の詳細]
今後ともよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
今後の対応を明確にする
最後に、今後の対応を明確にすることも重要です。
審査結果に応じて、どのような対応が必要なのかを具体的に示しましょう。
例えば、特許査定が出た場合は、登録手続きのスケジュールを共有します。
また、拒絶査定が出た場合は、今後の対応策（意見書提出や補正など）について説明します。
これにより、関係者が今後の動きを把握しやすくなり、スムーズな連携が可能になります。
例文 今後の対応についての記載例
件名：【特許出願報告】[発明の名称]に関する今後の対応について
[部署名] [役職] [氏名] 様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日ご報告いたしました、特許出願「[発明の名称]」（特許出願番号：[特許出願番号]）の審査結果を踏まえ、今後の対応についてご報告いたします。
審査の結果、[審査結果]となりました。
つきましては、今後の対応として、[今後の対応]を予定しております。
今後ともよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
知的財産権報告書作成時の注意点
客観的な事実に基づいて報告する
知的財産権に関する報告書を作成する際は、主観的な意見や推測を避け、客観的な事実のみを記述することが重要です。
特許庁からの通知内容、審査の進捗状況、専門家からの意見など、具体的な根拠に基づいた情報を提供しましょう。
これにより、報告書の信頼性が高まり、関係者間での認識のずれを防ぐことができます。
例えば、「〇〇の可能性が高い」といった曖昧な表現ではなく、
特許庁からの通知には〇〇と記載されている
のように具体的な事実を明示することが求められます。
法務部門との連携を意識する
知的財産権の報告書は、法務的な側面も含むため、作成にあたっては法務部門との連携が不可欠です。
特に、権利の取得や侵害に関する判断は専門的な知識が必要となるため、法務部門の意見を十分に尊重し、協力しながら報告書を作成しましょう。
また、報告書の内容が会社の法的な戦略や方針と一致しているかを確認することも重要です。
法務部門との連携を密にすることで、リスクを回避し、より正確で信頼性の高い報告書を作成することができます。
特許出願報告メールの例文
審査状況報告のメール例文
特許出願の審査状況を報告する際のメール例文です。
進捗状況を具体的に伝え、関係者が現状を把握できるように意識しましょう。
審査状況報告メール例文1
件名：【特許出願報告】[発明の名称]の審査状況について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日ご報告いたしました[発明の名称]の特許出願につきまして、現在の審査状況をご報告いたします。
現在、特許庁における[審査段階]の段階に入っております。[審査状況の詳細]という状況です。
今後につきましては、[今後の見通し]を予定しております。引き続き進捗があり次第、速やかにご報告いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
この例文では、件名で報告内容を明確にし、挨拶の後に現在の審査状況を伝えています。
審査段階と具体的な状況を記述し、今後の見通しを示すことで、受け取った側が状況を理解しやすくなっています。
審査状況報告メール例文2
件名：【特許出願】[発明の名称]の進捗状況のご報告
[宛先]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
[発明の名称]の特許出願の進捗状況について、ご報告させていただきます。
[日付]に特許庁へ出願し、[出願番号]が付与されました。現在は一次審査待ちとなっております。
審査期間は[期間]程度が見込まれております。進捗がありましたら、改めてご連絡させていただきます。
引き続き、よろしくお願いいたします。
この例文は、出願日と出願番号を明記し、現在の審査状況を具体的に伝えています。
審査期間の見込みを共有することで、関係者が今後のスケジュールを立てやすくなります。
審査結果報告のメール例文
特許出願の審査結果を報告する際のメール例文です。
審査結果を正確に伝え、今後の対応を明確にすることが重要です。
審査結果報告メール例文1
件名：【特許出願結果報告】[発明の名称]の審査結果について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[あなたの名前]です。
先日ご報告いたしました[発明の名称]の特許出願につきまして、審査結果が出ましたのでご報告いたします。
結果といたしまして、[審査結果]という結果となりました。[審査結果の詳細]
今後の対応としましては、[今後の対応]を予定しております。
今後ともよろしくお願いいたします。
この例文では、件名で報告内容を明確にし、審査結果と詳細を具体的に伝えています。
今後の対応を示すことで、関係者が次のステップを理解できるようになっています。
審査結果報告メール例文2
件名：【特許査定】[発明の名称]の特許査定のご連絡
[宛先]様
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
[発明の名称]の特許出願につきまして、特許査定となりましたことをご報告いたします。
出願番号は[出願番号]、特許番号は[特許番号]となります。
今後につきましては、特許料の納付手続きを進めてまいります。詳細については、別途ご連絡いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
この例文は、特許査定という良い結果を報告する内容です。
出願番号と特許番号を明記し、今後の手続きを伝えることで、関係者が安心できるように配慮しています。
まとめ 特許出願報告の円滑な進め方
特許出願の報告は、企業の知的財産戦略において非常に重要なプロセスです。
報告を円滑に進めるために、これまでの内容を振り返り、特に重要なポイントを3つにまとめました。
- 報告内容の明確化
- 正確な情報伝達
- 関係部署との連携
これらのポイントを意識することで、報告の質が向上し、社内でのスムーズな情報共有が実現します。
そして、これらのポイントを踏まえ、さらに報告を円滑に進めるために、一つアドバイスさせてください。
報告メールを作成する際には、まず下書きを作成し、送信前に必ず複数人で内容を確認するようにしましょう。
第三者の視点を入れることで、誤解を生む表現や情報漏れを防ぎ、より正確で分かりやすい報告書を作成することができます。
特許出願の報告は、企業の技術力を守り、競争力を高めるための大切な一歩です。
この報告を通じて、関係者全員が同じ方向を向き、プロジェクトの成功へと繋がることを心から願っています。
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